Фильтрация данных

Фильтрация данных

В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для (Filter For) и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для (Filter For) являются очень простыми способами отбора записей, причем самым простым является фильтр по выделенному фрагменту — он позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для (Filter For) используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.

Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо:

  1. В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.
  2. Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному (Filter by Selection) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet).

Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.

Фильтр позволяет отбирать записи, не содержащие выбранного значения. Для этого необходимо выбрать значение, нажать правую кнопку мыши и выполнить команду Исключить выделенное (Filter Excluding Selection).

На рис. 2.57 показан результирующий набор, полученный применением фильтра по выделенному к таблице «Заказы» (Orders) демонстрационной базы данных (Northwind). Чтобы получить такой результат:

  1. Откройте таблицу «Заказы» в режиме Таблицы.
  2. Выделите в столбце «Клиент» какое-нибудь значение, например Ernst Handel.
  3. Нажмите кнопку Фильтр по выделенному (Filter by Selection) на панели инструментов.

Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр (Remove Filter) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet) или воспользоваться одноименной командой контекстного меню.

Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому если теперь нажать на кнопку Применение фильтра (Apply Filter) на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи.

Кнопки Применение фильтра (Apply Filter) и Удалить фильтр (Remove Filter) являются по сути одной кнопкой, состояние (нажата, отжата) и подпись которой меняются в зависимости от того, установлен или нет фильтр для таблицы. Еще одним признаком, по которому можно узнать, что в таблице отображаются отфильтрованные записи, является слово ФЛТР (FLTR) в строке состояния окна приложения.

Для того чтобы установить фильтр по выделенному фрагменту, можно воспользоваться также командой контекстного меню Фильтр по выделенному (Filter by Selection) или выбрать из меню Записи (Records) команду Фильтр, Фильтр по выделенному (Filter, Filter by Selection).

Похожей возможностью фильтрации записей обладает поле Фильтр для (Filter For). Его можно использовать в том случае, когда не удается быстро найти образец отбора в столбце таблицы.

Чтобы использовать возможности поля Фильтр для (Filter For), необходимо:

  1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.
  2. Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для (Filter For) в контекстном меню (рис. 2.58).

Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу , а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу . При этом можно вводить в поле Фильтр для (Filter For) новые значения и по нажатии клавиши обновлять содержимое выборки.

В поле Фильтр для (Filter For) можно указывать не только конкретные значения, но и выражения, требующие вычислений.

Чтобы применить обычный фильтр, необходимо:

  1. Открыть таблицу в режиме Таблицы (например, откройте таблицу «Заказы» (Orders)).
  2. Нажать кнопку Изменить фильтр (Filter by Form) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet). Появится форма фильтр (Filter by form) — специальное окно для изменения фильтра (рис. 2.59). Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора И. Для того чтобы объединить условия по ИЛИ, нужно раскрыть другую вкладку формы, щелкнув по ярлычку Или в нижней части формы.

При вводе условий отбора в поля формы можно использовать любые выражения, которые возможны в Access (см. разд. «Выражения в Access»гл. 4).

Условия отбора записей, которые вводятся в поля формы фильтр (Filter by Form), можно сохранить в базе данных в виде запроса. Для этого необходимо при открытой форме фильтр (Filter by Form) нажать кнопку Сохранить как запрос (Save As Query) на

панели инструментов. Затем в диалоговом окне Сохранение в виде запроса (Save As Query) ввести имя запроса и нажать кнопку ОК. Когда потребуется повторить установку такого фильтра, нужно опять же при открытой форме фильтр (Filter by Form) нажать кнопку Загрузить из запроса (Load from Query) на панели инструментов.

Создание расширенного фильтра, как более сложного, будет рассматриваться в гл. 4.

Отобранные с помощью фильтра данные можно копировать, экспортировать и рассылать. Копирование данных из выборки осуществляется так же, как копирование данных в таблице.

Экспорт данных из выборки позволяет сохранить их в отдельном файле. Чтобы экспортировать данные, необходимо:

  1. Выбрать в меню Файл (File) команду Экспорт (Export).
  2. В окне Экспорт объекта: Таблица в (Export Table to) выбрать папку для экспорта файла.
  3. В поле Имя файла (File Name) ввести имя файла, в который осуществляется экспорт.
  4. В поле Тип файла (Save as Type) выбрать тип файла, в который осуществляется экспорт.
  5. Нажать кнопку Сохранить все (Export All).

В отличие от обычного экспорта данных, рассылка позволяет сразу отправить результаты выборки по электронной почте разным адресатам для дальнейшего ознакомления с материалами, их анализа и т. п. Чтобы отослать результаты выборки, необходимо:

  1. Выбрать в меню Файл (File) команду Отправить (Send To).
  2. Из раскрывающегося меню выбрать пункт Почтовый клиент (Mail Recipient (as Attachment)).
  3. В окне Послать (Send) выбрать тип файла.
  4. Нажать кнопку ОК и далее выполнить стандартную процедуру для отправки почтового сообщения в своем почтовом клиенте.

Источник:
http://www.taurion.ru/access/2/29

Todo list online

Как ПРАВИЛЬНО применить сортировку и фильтр в БД Microsoft Access

Иногда вам нужно увидеть группу записей, которая имеет общее значение в одном поле в Access. Возможно, все они перечисляют конкретный город, определенную должность, или все продукты, которые имеют одинаковую стоимость. Всегда желая помочь, Access включает в себя специальный инструмент для этой цели: команду Filter.

Фильтр использует ваши критерии и отображает все соответствующие записи, создавая мини-таблицу только записей, соответствующих вашим требованиям. Это похоже на мгновенный запрос без всякой работы и планирования. Конечно, это не так гибко или мощно, как запрос, но это все, что вам нужно, когда вы ищете довольно простой ответ.

Инструмент «Фильтр» появляется в разделе «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная» ленты, и для простого фильтра есть следующие варианты:

Расширенный фильтр по Форма

Расширенный фильтр / Сортировка

Каждый тип фильтра выполняет одну и ту же базовую функцию, но несколько иначе. Расширенная опция фильтра / сортировки, найденная нажатием кнопки «Дополнительно», открывает окно, в котором на самом деле создается запрос: выбор таблиц и полей для фильтрации, настройка критериев для использования фильтра при поиске конкретных записей.

Фильтры работают в таблицах, формах и запросах. Хотя вы можете применить фильтр к отчету, фильтрация отчетов может быть сложной задачей. Конечно, то, что вы читаете здесь, может быть применено к этому процессу, если вы хотите попробовать его самостоятельно. И то, чему вы научитесь применять к таблице, также может применяться, когда вы работаете с запросами и формами.

Фильтрация по содержимому поля

Основная команда Фильтр позволяет фильтровать ваши записи, поэтому вы просматриваете только записи, соответствующие определенным критериям. Предположим, например, что вы хотите видеть все записи для людей, живущих в определенном городе. Вот как это сделать:

В интересующей вас таблице щелкните маленький треугольник по имени поля для поля, которое вы хотите фильтровать (в данном случае — City).

Доступ отображает всплывающее меню.

Не щелкните правой кнопкой мыши заголовок в верхней части столбца (где он говорит Город). Щелчок правой кнопкой мыши показывает другое всплывающее меню, заполненное замечательными вещами, которые вы можете сделать в этом столбце таблицы.

Фильтрация одного поля на основе записей этого поля.

Если вы хотите опустить некоторые записи из вашего фильтра, удалите их флажки во всплывающем меню.

Удалить отметки из отдельных записей.

Снимите флажок «Выбрать все», чтобы снять отметку со всех элементов.

Снимите все флажки, чтобы вы могли легко проверить только те записи, чьи записи соответствия вы хотите увидеть.Когда все записи отмечены, вы увидите все записи.

Поместите флажки рядом с теми записями, которые вы хотите использовать при построении фильтра для поля.

Доступ просматривает выбранное поле и отображает только те записи, которые соответствуют вашим критериям фильтра.

Отображаются все записи, соответствующие установленным критериям (в силу отмеченных элементов). Это может быть несколько записей, множество записей или только один.

Чтобы вернуться назад и просмотреть все оригинальные (нефильтрованные) записи, вы можете выбрать

Нажмите кнопку Toggle Filter в разделе Sort & Filter на ленте, чтобы удалить последний использованный фильтр.

Еще раз щелкните крошечный треугольник имени поля и выберите «Очистить фильтр» «Имя поля».

Если вы не помните, какие поля были отфильтрованы, вы можете указать их маленьким символом воронки, который появляется рядом с именем поля в представлении Datasheet.

Вся таблица, полная записей, возвращается к просмотру.

Фильтр по выбору

Команда выбора — самая простая из используемых команд Сортировка и Фильтр. Предполагается, что вы нашли одну запись, соответствующую вашим критериям. Использование фильтра «Выбор» очень похоже на захват кого-то в толпе и крик: «Ладно, все, кто похож на этого парня, выстроились там. «

Например, представьте, что вы хотите найти всех добровольцев, которые живут в Ландисвилле. Вы можете использовать фильтр выбора следующим образом:

Щелкните поле, в котором есть информация, которую вы хотите сопоставить.

В этом случае это поле «Город».

Прокрутите список до тех пор, пока не найдете полевую запись, которая будет служить подходящим примером для вашего фильтра.

Нажмите, чтобы выбрать значение, которое вы ищете, щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую выделение, и выберите «Равно» Независимо от . (В этом случае это будет Equals Landisville.) Вы также можете выбрать ячейку, а затем нажать кнопку «Выбор» на вкладке «Главная» (в разделе «Сортировка и фильтр») для доступа к тому же списку вариантов.

Доступ немедленно отображает таблицу, содержащую только записи, соответствующие вашему выбору.

Доступ показывает только те записи, которые соответствуют критерию Filter by Selection.

Нажмите кнопку Toggle Filter на панели инструментов после того, как вы закончите использовать фильтр.

Ваша таблица или форма вернется к ее регулярному отображению.

На этом этапе игры вы можете сохранить список всего, что соответствует вашему фильтру. К сожалению, простота и простота использования фильтра теперь возвращаются, чтобы преследовать вас. Чтобы навсегда записать отфильтрованный поиск, вам нужно создать запрос.

Вы также можете использовать меню «Фильтр», в котором отображаются параметры сортировки и список значений полей. Когда вы выведете всплывающее меню, откройте «Выбрать все» и затем проверьте значение, которое вы хотите найти. Затем выберите «Текстовые фильтры» из того же всплывающего меню. Тот же список опций (Equals, Not Equal, Begins With и т. Д.) Появляется как выпадающее меню, и вы можете сделать свой выбор там.

Фильтр по форме

Вы можете затянуть поиск, используя дополнительные фильтры, чтобы отсеять нежелательные совпадения, но это требует больших усилий.Для более простого способа изолировать группу записей в соответствии со значениями в более чем одном поле, попробуйте «Фильтровать по форме».

Фильтр по форме использует более одного критерия для просеивания записей. В некотором смысле это похоже на простой запрос. Он настолько похож на запрос, что вы даже можете сохранить критерии Filter by Form как полноценный запрос!

Предположим, например, что вам нужен список всех сотрудников вашей компании, которые работают в определенном отделе и имеют определенный заголовок. Вы можете выполнять два фильтра выбора (в полях «Департамент» и «Название должности», используя базу данных сотрудников в качестве примера) и записывать результаты каждого из них, чтобы получить свой список, или вы можете сделать только один поиск с помощью фильтра по форме и просмотреть все записи, соответствующие вашим критериям (на основе их записей в нескольких таблицах) за один шаг.

Чтобы использовать «Фильтр по форме», выполните следующие действия:

На вкладке «Главная» ленты нажмите кнопку «Дополнительно» в разделе «Сортировка и фильтрация».

Выберите «Фильтровать по форме» в меню.

Таблица заменяется на одну строку ячеек, по одной под каждым заголовком поля в вашей таблице.

Нажмите в пустой ячейке под именем поля для первого столбца, который вы хотите фильтровать.

Используйте полосы прокрутки, чтобы вывести столбец на экран, если он выключен вправо и не отображается.

Стрелка вниз переходит к столбцу, который вы нажимаете.

Обычно Access показывает кнопку со стрелкой вниз рядом с первым полем в таблице.

Если вы ранее использовали команду «Фильтр» с таблицей, Access помещает кнопку со стрелкой вниз в последнее поле, которое вы отфильтровали.

Фильтр по форме предлагает сетку и выпадающие списки для установки критериев для каждого поля.

Нажмите стрелку вниз, чтобы увидеть список значений, которые содержит поле.

В раскрывающемся списке отображаются все уникальные значения в поле.

В списке значений щелкните значение, которое вы хотите использовать в этом фильтре.

Например, если вы выберете Landisville из раскрывающегося списка в поле City, «Landisville» переместится в столбец City. Доступ автоматически добавляет цитаты — еще одна деталь, которую вы должны помнить!

Чтобы добавить еще один параметр фильтра для выбранного поля, щелкните вкладку «Или» в левом нижнем углу таблицы.

Появится новое окно «Фильтр по форме», позволяющее добавить альтернативное условие поиска. Access также предлагает вкладку Or в левом нижнем углу дисплея.

Команда Filter by Form любит отвечать на простые вопросы, такие как «Покажите мне всех добровольцев, которые живут в Ланкастере». «Он также предоставляет ответы на более сложные вопросы типа« Покажите мне все записи, содержащие Th в поле AvailableDays и у которых есть Landisville в поле City », и он легко выполняет обе задачи.

Задавая более сложный вопрос (например, «Покажите мне всех добровольцев в Ланкастере, которые любят фандрайзинг»), требуется запрос.

Нажмите вкладку Или, чтобы дополнительно определить критерии.

Для каждого дополнительного поля, которое вы хотите отфильтровать, нажмите вкладку «Or» и повторите шаги с 3 по 6.

В этом примере вторым фильтруемым полем является VolunteerInfo, а Фандрайзинг был введен в полевое поле.

Когда вы закончите ввод всех критериев для фильтра, нажмите кнопку Toggle Filter.

Доступ находит всех добровольцев, которые любят сбор средств на основе фильтрации двух полей таблицы.

Заключительная мысль о фильтре по форме:

Хотя вы можете получить фантазию, добавив или ищет контент вашего сердца, отслеживание вашего творчества становится очень трудным в кратчайшие сроки. Прежде чем зайти слишком далеко , напомните себе, что запросы работают лучше, чем фильтры, когда вопросы становятся сложными.

Когда вы закончите играть в свой фильтр, нажмите кнопку Toggle Filter. В этот момент ваша таблица вернется к нормальной (или, по крайней мере, так же нормально, как и таблицы данных).

Unfiltering в форме

Что вы будете делать, когда вводите критерии по ошибке? Или когда вы решите, что вы действительно не хотите включать Ланкастер в свой фильтр сразу после нажатия Lancaster? Нет проблем — команда Clear Grid приходит на помощь!

Когда вы нажимаете команду «Очистить сетку» (находится в расширенном меню «Сортировка и фильтр»), «Доступ» очищает все записи в сетке «Фильтр по форме» и дает вам приятное, чистое место, чтобы начать заново.

Фильтр, исключая выбор

Фильтр выбора также может использоваться для исключения определенных записей. Это отлично подходит для времен, когда вы хотите кратко скрыть кучу записей, в которых все имеют уникальный атрибут (конкретное состояние, город или почтовый индекс).

Вот как сделать фильтр выбора исключать для вас записи:

Прокрутите таблицу до тех пор, пока не найдете значение, которое вы хотите исключить.

Щелкните правой кнопкой мыши поле, содержащее это значение, и выберите «Не равно» ______ (где пустое представляет значение, которое вы нажали правой кнопкой) в появившемся меню.

Те записи, которые соответствуют выбранному вами значению, убираются с пути, поэтому вы можете сосредоточиться на записях, которые вас действительно интересуют.

Одним щелчком мыши Access скрывает всех добровольцев, чье значение поля «Состояние» является «Предполагаемым».

Вы также можете нажать кнопку «Выбор» (в разделе «Сортировка и фильтра» на вкладке «Главная») и выбрать «Не равно» из меню. Вы также заметите, что команды «Содержит и не содержат». Они удобны для отбраковки записей, которые имеют что-то общее, например, определенное слово или число внутри них. Вы также можете комбинировать фильтры, за исключением не только (например) добровольцев, которые являются перспективными, но и потенциальных волонтеров, которые живут в определенном городе или штате.

Источник:
http://rus.todolistonline.com/how-to-filter-data-in-access-2016

сайт уроков по программам word, excel, access и power point.

Как использовать фильтры базы данных Access

Если Вы решили использовать фильтры базы данных Access, то абсолютно естественно Вам хочется разобраться в этой теме как можно полнее и быстрее.

Начнем с того, что фильтры встроены с целью ускорить поиск и сортировку данных.

На ленте фрейм «Сортировка и фильтр», находится на закладке «Главная».

Подготовка к работе

Для того, чтобы разобраться в теме мы создаем тестовую базу данных.

В этой базе данных 3 записи и 4 поля: Код-статьи, Тема статьи, Раздел и Написана.

Типы данных у поля Код-статьи – счетчик, у полей Тема статьи и Раздел – текстовый тип данных.

У поля «Написана» тип данных – логический.

От простого к сложному

По смыслу фильтры можно разделить на три блока:

— фильтр по выделенному фрагменту;

1. Применение фильтра «Сортировка»

— Для применения фильтра необходимо выделить поле и кликнуть на кнопку сортировки по убыванию или возрастанию.

— так же можно применить сортировку выбрав настройку в имени поля.

Чтобы отменить изменения нажимаем «Удалить сортировку».

2. Применение фильтра «Фильтр по выделенному фрагменту»

— Данный фильтр используется по аналогии с поиском. Выделяем слово и применяем фильтр, чтобы система управления базами данных сама нашла записи с этим словом.

Например, мы можем найти все записи, которые содержат слово Access, не содержит, оканчивается и не оканчивается.

Выделив слово «Такое» и применив фильтр, мы получим в результате две записи, где встречается это слово.

Чтобы просмотреть данные без фильтра, нажимаем на кнопку «Фильтр».

3. Применение фильтра «Дополнительный фильтр»

Подходя к заключительному этапу мы уже порядком поработали и сейчас нуно собрать все силы, чтобы познакомиться с наиболее полезным дополнительным фильтром.

Его полезность в том, что можно создавать наиболее сложные запросы которые позволят с лазерной точностью отбирать нужные записи.

Начнем с первого этапа

— нажимаем «Дополнительно» / «Изменить фильтр».

— В новом окне выбираем настройки

Для этого выделяем нужное нам поле и используем язык запросов, либо в выпадающем списке выбираем нужные значения.

Чтобы отменить изменения нажимаем «Дополнительно» / «Очистить все фильтры»..

На рисунке виден результат работы фильтра который мы будем отменять.

Для полноты картины

Вот мы и подошли к завершению нашей темы.

Мы научились фильтровать запросы упорядочивая данные.

Если требуется произвести более сложный отбор, то к нашим услугам Запросы.

Так же можно использовать «Расширенный фильтр», который очень напоминает «Запросы» и вызвать его можно нажав «Дополнительно» / «Расширенный фильтр».

Здесь на рисунке в пункте 4 мы выбираем из списка полей, нужное нам поле.

В пункте 5, выбираем способ сортировки.

В пункте 6, выбираем условие отбора пользуясь языком запросов.

Затем нажав «Применить фильтр» получаем из базы данных ту запись в которой значение поля «Код статьи» равно 3.

Источник:
http://www.tech-office2010.ru/page/kak-ispolzovat-filtry-bazy-dannyh-access

Как сделать фильтры в access?

В этом уроке поговорим на тему «Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access».

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Когда записей в таблице становится достаточно много, большое значение приобретает возможность просматривать их выборочно и в определенном порядке. С помощью инструментов страницы «ленты» «Главная» можно скрыть некоторые столбцы и записи таблицы, а также отсортировать записи по одному или нескольким полям. Для того чтобы спрятать на время выделенный столбец или группу столбцов, раскройте раздел «ленты» «Записи».

Нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в открывшемся меню команду «Скрыть столбцы».


Для того чтобы снова показать скрытые столбцы, раскройте раздел «ленты» «Записи», нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в меню команду «Отобразить столбцы…».

В открывшемся окне диалога необходимо отметить галочками те столбцы, которые должны отображаться в представлении данных таблицы. Сделанные в окне изменения сразу отображаются в представлении. Отметьте галочкой скрытый столбец и нажмите кнопку «Закрыть».

Для того чтобы отображать только записи таблицы, отобранные по определенному признаку, можно использовать фильтр, то есть условие, задаваемое для поля. После применения фильтра записи, не удовлетворяющие заданному условию, будут скрыты. Для назначения фильтра выделите один из столбцов, например, столбец «Сумма» и нажмите кнопку «Фильтр» в разделе «ленты» «Сортировка и фильтр».

В списке значений поля уберите значения, которые не должны отображаться путем снятия галочек напротив каждого из значений. Для применения фильтра нажмите кнопку «ОК».

После применения нового фильтра представление данных обновляется. Поле с установленным фильтром маркируется специальным значком в заголовке.

Для временного снятия фильтра с выделенного поля нажмите кнопку «Удалить фильтр».

При снятии фильтра представление тоже обновляется. Повторно нажмите на эту же кнопку, чтобы включить фильтр снова.

Для окончательной очистки фильтра щелкните по стрелке в заголовке столбца таблицы и выберите команду «Снять фильтр с Сумма».

Чтобы задать условие для фильтра в виде логического выражения, вызовите снова окно настройки сортировки и фильтров.

Список доступных логических операторов будет зависеть от типа данных поля. Раскройте список «Числовые фильтры». Выберите в списке фильтр «Больше…» и, задав величину для сравнения, нажмите кнопку «ОК».

Теперь на экране будут отражаться только записи, содержащие в поле «Сумма» значения не менее двадцати. К отдельному полю можно применить только один простой фильтр, однако для каждого поля можно определить свой. В этом случае отображаться будут только записи, удовлетворяющие одновременно всем условиям. Более сложные фильтры, которые могут включать значения нескольких полей одновременно, задаются с помощью команды «Параметры расширенного фильтра».

Параметры фильтра действуют до закрытия таблицы и не теряются при переключении режима отображения. Если сохранить таблицу, примененный фильтр будет доступен и при следующем её открытии. Включать и выключать сохраненный фильтр можно с помощью кнопки панели навигации «Без фильтра» — «С фильтром», надпись на кнопке отражает текущее состояние поля. Нажмите на кнопку с надписью «С фильтром», чтобы отключить фильтр.

Для упорядочивания записей в представлении данных таблицы применяется сортировка по текстовым, числовым значениям или по дате. Сортировка позволяет пользователям находить нужные данные, не просматривая все данные подряд. Записи можно сортировать по одному или нескольким полям. Для установки порядка сортировки по возрастанию значений поля нажмите кнопку «По возрастанию».
Для сортировки по убыванию значений нажмите кнопку «По убыванию».

Для отмены сортировки по всем полям сразу нажмите кнопку «Очистить все сортировки».

В Microsoft Office Access записи сортируются по возрастанию или по убыванию без учета регистра. Порядок сортировки чисел, текста и специальных знаков зависит от выбранных параметров языка и стандартов для данного компьютера. При сортировке по нескольким полям сразу результат будет зависеть от порядка применения режима сортировки к этим полям. В случае, когда надо найти одну или несколько записей по фрагменту текста, входящему в одно из их полей, можно воспользоваться стандартным средством поиска Microsoft Office Access. Нажмите кнопку «Найти» на странице «ленты» «Главная».

В окне диалога «Поиск и замена» необходимо задать образец для поиска и выбрать нужные параметры поиска, например, задать область совпадение образца с любой частью поля, просмотр по всем записям.

Для перехода на следующую найденную запись нажмите кнопку «Найти далее».

После завершения поиска закройте окно.

Предположим, у нас есть форма, содержащая подчиненную форму, в которой отображается много записей, и вы хотели бы интерактивно задать в главной форме какое-нибудь условие для отбора интересующих записей в подчиненной форме, чтобы упростить их визуальный анализ.

Это несложно сделать с помощью применения фильтра для источника данных формы (в данном случае — подчиненной). Фильтр можно применить двумя способами:

  • с помощью интерфейса Access (соответствующих кнопок на панели инструментов Режим формы (Form View), команд стандартного меню и контекстного меню поля формы);
  • с помощью изменения значений свойств формы.

Первый способ применения фильтра в форме во многом аналогичен подобным действиям в режиме Таблицы, которые были рассмотрены в разд. «Фильтрация данных»гл. 2. Здесь мы рассмотрим второй способ.

В этом случае применяются свойства формы Фильтр (Filter) и Фильтр включен (Filter On). Свойство Фильтр (Filter) содержит строковое значение — предложение WHERE на языке SQL (без ключевого слова WHERE). Свойство Фильтр включен (Filter On) определяет, применен ли фильтр, указанный в свойстве Фильтр (Filter), к форме. В отличие от свойства Фильтр включен (Filter On), свойство Фильтр (Filter) можно задать и в режиме Конструктора, в окне свойств формы, чтобы фильтр применился в момент загрузки формы. Но нам нужно изменять фильтр динамически — в процессе работы с формой в режиме Формы. Мы реализуем это с помощью процедуры VBA. : .

И хоть данная глава не предназначена для описания программирования на VBA, мы приведем пример соответствующей процедуры VBA, поскольку он обеспечивает несложное решение довольно типичной задачи.

Рассмотрим решение этой проблемы на примере формы «Типы» (Categories), содержащей подчиненную форму «Список товаров» (Product List). Организуем отбор товаров в подчиненной форме в зависимости от наличия их поставок:

  1. Откройте форму «Типы» (Categories) базы данных «Борей» (Northwind) в режиме Конструктора.
  2. Создайте в главной форме элемент Поле со списком (Combo Box), содержащий два столбца с фиксированным набором значений (см. гл. 5). Метку списка назовите Условие:. Свойства списка должны иметь значения, описанные в табл. 9.1.

Источник:
http://word-office.ru/kak-sdelat-fil-try-v-access.html

Конференция VBStreets

Весь вкус программирования!

  • Список форумовПлатформы и технологииБазы данных
  • Изменить размер шрифта
  • FAQ
  • Вход

Access. Простой вопрос — как поставить фильтр в форме.

Access. Простой вопрос — как поставить фильтр в форме.

igor_m » 05.01.2008 (Сб) 19:41

Прошу помощи. Не знаю как сделать в Access.

Есть простая ленточная форма [form1] построенная на основании одной таблицы. В форме 2 поля: [id] — целое, [naim] — текст. Выводятся все строки таблицы.
В примечании формы есть поле со списком [FilterID]. Источник строк — таже таблица, поле [id] (целое).

Нужно чтобы при вводе в FilterID в форме оставались только строки соответствующие набранным цифрам (символам).
С ходу удалось сделать следующее:

Private Sub FilterID_Change()
If FilterID.Text <> «» Then
[id] = [FilterID]
End If
End Sub

Получилась ерундень: выбираешь в FilterID код и в верхней строке формы появляется соответствующая запись (с таким кодом), а вся остальная часть формы без изменения.

А нужно, чтобы все остальные записи были не видны.
Цель: вводишь «1» — в форме остаются только записи с кодом начинающиеся с этого символа: 12, 134, 188, 1223, 1578 и т.д. Вводишь еще «2» — остаются 12, 1223, 12321 и т.д.

Как поставить такой фильтр реагирующий на изменение комбобокса? Проще говоря:
1) как прикрутить запрос к этой форме? Или форму нужно строить не на основании табл, а на основании предварительно построенного запроса?
2) что за событие — ввод текста в комбобокс, которое нужно отслеживать?

Ну и желательно, чтоб в комбобоксе в списке тоже оставались только коды начинающиеся с введенных символов.

Каюсь за незнание стандартных вещей. Если есть похожий пример — киньте, разберусь.

Предыдущие вопросы снимаются

igor_m » 06.01.2008 (Вс) 14:41

Предыдущие вопросы снимаются.

Пользуясь очередным редким посещением любимого форума — уважение и благодарности таким людям как RayShade, alibek, GSerg и другим, чьи советы мне сильно помогали. Рад видеть, что форум уже много лет держится на достойном уровне и видеть знакомые ники в списке модераторов

Снова нужна помощь.

igor_m » 06.01.2008 (Вс) 16:25

Снова нужна помощь.

В общем, комбобокс не нужен т.к. все коды видны в форме, и достаточно обычного поля ввода.
Возникла проблема с перемещением фокуса.

Private Sub Form_Load() ‘ понятно — начальная очистка поля
FilterID.SetFocus
FilterID.Text = «»
End Sub

Private Sub FilterId_KeyUp(KeyCode As Integer, Shift As Integer) ‘ ввод данных
Dim s As String, strFilter As String, i As Byte
s = «SELECT tblMain.id, tblMain.naim, tblMain.layers_in_pal, tblMain.boxes_in_lay, tblMain.blocks_in_box, tblMain.tares_in_block, tblMain.category, tblMain.tare, tblMain.weight, tblMain.lengthbox, tblMain.widthbox, tblMain.heightbox FROM tblMain»
strFilter = Trim$(FilterID.Text)
i = Len(strFilter)
If i > 0 And i

Как бы острота вопроса снята, но

igor_m » 06.01.2008 (Вс) 20:13

Как бы острота вопроса снята.
Как всегда, в спешке родился очередной черезжопный вариант (что называется — уж как получилось). Если кто знает, как грамотно это делается — напишите, еще зайду сюда. Мне кажется — это должно делаться внутренними средствами без программирования.
Пока так:

Источник:
http://bbs.vbstreets.ru/viewtopic.php?p=6685075

РАБОТА С ФОРМАМИ, ОТЧЕТАМИ, ЗАПРОСАМИ И ФИЛЬТРАМИ В ACCESS

Цель работы:научиться создавать формы, запросы, отчеты; получить практические навыки по сортировке и фильтрации данных.

Теоретические сведения

Формы

Формыпредназначены для ввода информации в таблицу. В ACCESS существует три способа создания форм: Автоформа, Мастер форми Конструктор форм.

19.1.1.1 Работас Автоформой

Автоформаявляется самым простым способом создать Форму для ввода информации.

Для того чтобы создать Форму, выполните следующее:

1. В окне базы данных щелкните вкладку Формы.

2. Щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая форма (рисунок 19.1).

Рисунок 19.1 — Диалоговое окно Новая форма

3. Выберите один из пунктов, например, Автоформа: в столбец— для создания Формы, в которой все поля расположены в одном столбце; Автоформа: ленточная,когда поля расположены в одной строке или Автоформа: табличная,когда поля расположены на экране в виде таблицы.

4. В поле с раскрывающимся списком, расположенным внизу диалогового окна, выберите таблицу, с которой будет связана создаваемая Форма.

5. Нажмите кнопку ОК. Появится Форма, готовая для ввода данных.

19.1.1.2 Работа с Мастером форм

Мастер формпозволяет в процессе создания Формы выбрать поля, которые необходимо включить в Форму, стиль, внешний вид Формы.

Для того чтобы создать Форму в режиме Мастера форм, выполните следующее:

1. В окне базы данных выберите вкладку Формы и щелкните кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая форма (рисунок 19.1).

2. Выберите пункт Мастер форми щелкните кнопку ОК, чтобы запустить Мастер.

3. В появившемся диалоговом окне Создание форм (рисунок 19.2) в раскрывающемся списке Таблицы/Запросы выберите нужную таблицу.

Рисунок 19.2 — Диалоговое окно Создание форм

4. В списке Доступные полявыделите то поле, которое Вы хотите включить в Форму, а затем щелкните кнопку >, чтобы переместить его в список Выбранные поля.

5. Повторяйте действия пункта 4 до тех пор, пока не выберете из данной таблицы все поля, которые хотите включить. Если Вы хотите включить в Форму поля из другой таблицы или запроса, повторите пункты 3 и 4, затем щелкните кнопку Далее.

6. Выберите внешний вид Формы: в один столбец, ленточный, табличный или выровненный. Результат выбора будет отражаться в области просмотра диалогового окна. Щелкните кнопку Далее.

7. В появившемся диалоговом окне выберите стиль оформления Формы. Выбрав нужный стиль, нажмите кнопку Далее.

8. В верхней части диалогового окна в поле ввода текста Задайте имя формывведите название. Нажмите кнопку Готово.Появится Форма, готовая к вводу данных (рисунок 19.3).

Рисунок 19.3 — Форма, созданная с помощью Мастера

Ввод данных в Форму

Для того, чтобы ввести данные в таблицу с помощью Формы, откройте в базе данных вкладку Формы, выделите нужную Форму и нажмите кнопку Открыть. Щелкните то поле, скоторого Вы хотите начать, и введите данные. Чтобы перейти к следующему полю, нажмите клавишу Tab(к предыдущему Shift+Tab).Когда Вы дойдете до последнего поля, то, нажав клавишу Tab,Вы переместитесь к первому полю новой записи. Для перемещения между записями служат кнопки, находящиеся в нижней части формы:

‑ на одну запись назад или вперед;

‑ к первой или последней записи;

‑ к новой записи.

Поиск, замена и сортировка данных

Поиск данных

Для поиска определенной записи в базе данных используется функция Поиск,Для того, чтобы найти нужную запись, используя Поиск, выполните следующее:

· в режиме таблицы выберите команду Найти в меню Правка, или щелкнитекнопкуНайти… напанели инструментов.Появится диалоговое окно (рисунок 19.4);

Рисунок 19.4 — Диалоговое окно Поиск и Замена. Закладка Поиск

· в поле ввода Образец введите текст или число, которое необходимо найти;

· в раскрывающемся списке Совпадение выберите:

Поля целиком— будет найдено поле, в котором содержится только указанный текст;

С начала поля— будут найдены поля, начинающиеся с введенного текста;

С любой частью поля— будут найдены поля, в котором содержится указанный текст, при этом не имеет значения, где в поле этот текст расположен;

· в раскрывающемся списке Просмотр выберите Вниз, чтобы провести поиск только в направлении после текущей записи, Вверх – перед текущей записью, Все — для просмотра всех записей. Для ограничения поиска можно учитывать использование регистра, формат полей и заданное для поиска поле;

· щелкните кнопку Найти далее, чтобы найти первый элемент, который совпадает с заданным. Чтобы найти следующий элемент, нажмите кнопку Найти далее;

· после окончания поиска щелкните кнопку Закрыть.

Замена данных

Рисунок 19.5 — Диалоговое окно Поиск иЗамена.Закладка Замена

Для того чтобы заменить существующие данные на новые, выполните следующие действия:

· в меню Правка выберите закладку Заменить. Появитсядиалоговое окно (рисунок 19.5);

· в поле Образец: введите текст, который нужно найти, а в поле Заменить на: введите текст, на который нужно заменитьнайденный текст;

· перед нужными вам параметрами установите контрольные метки и нажмите кнопку Найти далее. Для того, чтобы заменить найденныйтекст, нажмите кнопку Заменить;

· после окончания процедуры замены щелкните кнопку Закрыть.

Сортировка данных

Для того, чтобы провести сортировку данных в порядке возрастания (от А до Я или от 1 до 10), выберите поле, в котором Вы хотите произвести сортировку, и щелкните кнопку Сортировка по возрастаниюна панели инструментов или выберите в строке меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию.

Для того, чтобы провести сортировку данных в порядке убывания (от Я до А или от 10 до 1), выберите поле, в котором Вы хотите произвести сортировку, и щелкните кнопку Сортировка по убыванию напанели инструментов или выберите в строке меню Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию.

Использование фильтров

Фильтрыиспользуются тогда, когда необходимо исключить большое количество записей для просмотра только тех, которые Вас интересуют. Существует три способа применения фильтра: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и расширенный фильтр.

Источник:
http://infopedia.su/5×1364.html