Как создать словарь данных в Access

Как создать словарь данных в Access

Словарь данных похож на навигационную карту или код ключа для всех типов данных, которые могут быть помещены в любую базу данных. Он содержит данные о ваших собственных данных. Создайте помощника, кот

Содержание:

Словарь данных похож на навигационную карту или код ключа для всех типов данных, которые могут быть помещены в любую базу данных. Он содержит данные о ваших собственных данных. Создайте помощника, который будет поддерживать и обновлять банковские условия и согласованные соглашения об именах. Ручка и бумага могут помочь обрисовать идею того, что должно быть включено в базу данных.

направления

Словарь данных содержит данные о ваших собственных данных (Открытое книжное изображение Космиком от Fotolia.com)

Откройте «Microsoft Access». Найдите полосу меню в верхней части страницы и выберите «Файл». Нажмите «Создать», а затем «Очистить базу данных». Новый банк откроется. Снова нажмите «Файл» и «Сохранить как». Введите название своего банка в поле «Имя файла» и нажмите «Сохранить».

Нажмите на пустой банк под первым столбцом с надписью «Добавить новое поле». Введите «Имя таблицы», «Имя атрибута», «Содержание», «Тип», «Формат», «Вариация», «Обязательный» и «CP», нажимая клавишу «Tab» между ними. «CP» означает «ключ-первичный.» это поле, которое вызывает базу данных, чтобы знать, что использовать в качестве точки привязки для организации информации в процессе поиска пользователя.

Нажмите «Файл» и «Сохранить», чтобы сохранить свою работу. Делайте это периодически при создании словаря данных.

Поместите курсор в первое поле «Имя таблицы» и введите название банка. Например, если вы создаете файл для сохранения информации об учетной записи клиента, вы можете назвать его «Учетные записи». Например, используйте «FirstName» или «LastName». Размещенные идентификаторы будут использоваться в программе. Обычно программы не допускают пробелов между именами переменных ,Имена дескрипторов кажутся нормальными для пользователя в любом графическом интерфейсе пользователя. Используйте стрелку вниз на клавиатуре, чтобы перечислить имя каждого атрибута.

Поместите курсор в первую строку и перейдите в раздел «Содержимое», где будет указана информация. Например, для «FirstName» это может быть что-то вроде «Имя клиента». Используйте стрелку вниз на клавиатуре, чтобы заполнить информацию, относящуюся к особенностям каждого атрибута.

Поместите курсор обратно на первую строку и перейдите к столбцу «Тип». Заполните каждый тип для каждого имени атрибута. Некоторые примеры могут быть «число», «дата» или «символ». Повторите этот процесс для каждого оставшегося столбца. Примерами форматов могут быть: «9999» или «999-99-9999» или «мм / дд / гггг» или «9,999,999» и «99,99».

Установите поле «Вариация», в котором будут описаны допустимые вариации для количеств или дат. Вам может не потребоваться заполнять этот столбец для каждого имени атрибута, так как это не всегда применимо.

Заполните столбец «Обязательно», простое поле «да» или «нет». Если пользователю необходимо ввести определенное поле, введите «s»; в противном случае введите «n».

Выберите поле, рядом с которым будет размещен «CP». Размещайте только рядом с полями, которые база данных использует для поиска информации. Если вы хотите, чтобы банк осуществлял поиск по имени и фамилии, например, это будут поля, которые будут помещены рядом с «CP».

Выйдите из Microsoft Access, когда закончите.

Источник:
http://ru.laermfeuer.org/criar-dicionario-dados-access-como_66862-4318

Информационные технологии

Словарь терминов Access

Система управления базами данных (СУБД) — это программа для создания и использования баз данных.

База данных (БД) — это хранилище данных некой предметной области, организованное для удобного накопления и быстрого поиска информации.

Объекты базы данных Access — таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица — множество строк (записей), содержащих данные, разнесенные по поименованным столбцам (полям).

Поле — столбец таблицы. Каждое поле таблицы имеет уникальное имя, характеризуется типом данных и свойствами, зависящими от этого типа.

Тип данных — характеристика поля, определяющая тип данных, который может содержать это поле. Существуют следующие типы данных: текстовый, числовой, дата/время, денежный, логический, счетчик, гиперссылка, MEMO, OLE и др.

Свойства поля — это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением, вводом и отображением данных в поле. Перечень доступных свойств зависит от типа данных поля. Например, есть такие свойства, как: Размер поля, Обязательное поле, Условие на значение и др.

Ключевое поле (Первичный ключ) — поле с уникальными непустыми значениями, однозначно идентифицирующими каждую запись в таблице. Применяется для связи таблиц.

Ключевое поле (Первичный ключ) — одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ должен иметь уникальные непустые значения. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах. Внешний ключ — поле подчиненной таблицы, которое связано с ключевым полем главной таблицы. Если включено обеспечение целостности, то каждое значение внешнего ключа совпадает с одним из существующих значений в связанном ключевом поле.

Запись — строка таблицы. Каждая запись таблицы содержит сведения о каком-либо конкретном объекте предметной области.

Поле записи — пересечение строки и столбца (ячейка таблицы).

Значение поля записи — содержимое соответствующей ячейки таблицы.

Поле со списком — элемент управления, который состоит из поля, в которое можно вводить значения, и раскрывающегося списка заранее подготовленных значений, из которого можно выбрать значение и сохранить его в поле. Использование поля со списком делает более удобной работу с базой данных и снижает вероятность ошибок ввода.

Свойства подстановки поля со списком: Свойство Источник строк содержит имя таблицы, из которой берутся данные для поля со списком. Свойство Присоединенный столбец содержит номер столбца указанной таблицы. Столбцы нумеруются слева направо, начиная с единицы.

Схема данных — графическое представление структуры базы данных, содержит списки полей таблиц и межтабличные линии связи. Позволяет устанавливать (удалять) межтабличные связи и изменять параметры связи.

Связь таблиц. Обычно в базе данных создается несколько таблиц. В одной таблице хранится информация об объектах одного типа, в другой таблице — об объектах другого типа. Если разнотипные объекты реального мира связаны между собой, то и таблицы могут быть связаны для отражения этой связи. Разнотипные объекты могут иметь общее свойство. Информация об этом свойстве хранится в столбце одной таблицы и в столце другой таблицы. С помощью этих столбцов и осуществляется межтабличная связь.

Список полей — окно с перечнем полей таблицы. Ключевые поля выделены полужирным шрифтом.

Линия связи — линия, соединяющая ключевое поле главной таблицы и внешний ключ подчиненной таблицы. Если включено обеспечение целостности, то у концов линии появляются символы, показывающие тип связи (1 ко многим, или 1:1).Типы межтабличных связей: «один-к-одному», «один-ко-многим», «многие-ко-многим».

Внешний ключ — поле подчиненной таблицы, которое связано с ключевым полем главной таблицы. Если включено обеспечение целостности, то каждое значение внешнего ключа совпадает с одним из существующих значений в связанном ключевом поле.

Связавание таблиц осуществляется способом перетаскивания первичного ключа главной таблицы на внешний ключ подчиненной таблицы в схеме данных.

Требования к связываемым полям: связываемые поля должны иметь одинаковую по смыслу информацию и одинаковый тип данных.

Главная и подчиненная таблица: если таблицы связаны связью «один-ко-многим», то таблица на стороне «один» называется главной, а на стороне «многие» — подчиненной таблицей. Первичный ключ главной таблицы связан с внешним ключом подчиненной таблицы. Если таблицы связаны связью «один-к-одному», то левая таблица в окне «Изменение связей» называется главной, а правая — подчиненной (связанной) таблицей.

Целостность данных — правила, которые СУБД автоматически соблюдает при вводе и удалении значений в связанных полях таблиц. Обеспечение целостности данных Вы можете включить либо отключить при создании связи в схеме данных. Правила целостности:

первичный ключ должен содержать уникальные непустые значения,

внешний ключ должен содержать только те значения, которые уже имеются среди значений первичного ключа. Из этого следует:

нельзя вводить во внешний ключ значения, которых нет в первичном ключе,

нельзя изменять значения первичного ключа, для которых имеются совпадающие значения во внешнем ключе (если только не разрешено каскадное обновление связанных полей),

нельзя удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в подчиненной таблице (если только не разрешено каскадное удаление связанных записей).

Каскадное обновление связанных полей: для автоматического обновления значений внешнего ключа в подчиненной таблице при изменении значения первичного ключа в главной таблице, установите флажки Обеспечение целостности данных и Каскадное обновление связанных полей. Для предотвращения изменений значения первичного ключа в главной таблице, если существуют связанные записи в подчиненной таблице, установите флажок Обеспечение целостности данных и снимите флажок Каскадное обновление связанных полей.

Каскадное удаление связанных записей: для автоматического удаления связанных записей в подчиненной таблице при удалении записи в главной таблице установите флажки Обеспечение целостности данных и Каскадное удаление связанных записей. Для предотвращения удаления записей из главной таблицы, если имеются связанные записи в подчиненной таблице, установите флажок Обеспечение целостности данных и снимите флажок Каскадное удаление связанных записей.

Фильтр — набор условий, применяемых для отбора или сортировки записей.

Условие отбора в фильтре — выражение, относящееся к определенному полю таблицы, используемое для отбора записей, удовлетворяющих этому выражению.

Выражение — формула, записанная с использованием операторов , констант, функций, имен объектов базы данных. В результате вычисления формулы получается единственное значение. Правила, используемые при записи выражений:

Числа вводятся без ограничителей, например, 21

Текст заключается в кавычки, например «Иванов»

Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99#

Операторы, используемые в выражениях:

логические: And (И), Not (Нет), Or (Или);

Like — для нахождения части значения поля;

In — для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

Between… And — для выбора значений из определенного интервала.

Форма — объект базы данных. Различают формы ввода-вывода и управляющие формы.Форма ввода-вывода представляет собой окно, специально разработанное для удобства ввода и просмотра информации. Управляющая форма представляет собой окно, специально разработанное для удобства работы с базой данных.

Читайте также  Защита данных с помощью резервного копирования и восстановления

Источник данных формы — таблицы или запросы, на основе которых создается форма. Источником данных формы могут служить несколько таблиц или запросов.

Свободная форма — форма для которой не указан источник данных. Используется для построения управляющих форм.

Элемент управления. Объект графического интерфейса пользователя (такой как поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя.

Присоединенное поле — текстовое поле в форме, в котором отображается информация из поля текущей записи таблицы или запроса, на основе которых построена форма.

Свободное поле — текстовое поле в форме или отчете, которое не присоединено ни к какому источнику данных. В это поле пользователь может вводить свою информацию.

Запрос — объект базы данных. Запросы используются для выборки данных из таблиц, для изменения данных в таблицах, для вычислений.

Запрос на выборку — средство базы данных, позволяющее выбрать информацию из нескольких таблиц и других запросов в соответствии с условиями отбора . Кроме того, запросы на выборку позволяют производить вычисления.

Запрос на обновление — средство обновления устаревших данных в таблице.

Запрос на добавление — средство добавления записей из одной таблицу в другую. Таблицы должны иметь поля, с одинаковой по смыслу информацией.

Запрос на удаление — средство удаления из таблицы или нескольких таблиц записей, удовлетворяющих заданным условиям.

Запрос на создание таблицы — средство создания новой таблицы на основе существующих таблиц.

Перекрёстный запрос позволяет произвести вычисления в таблице базы данных и выдать результаты в виде перекрёстной таблицы . Применение перекрёстных таблиц позволяет более компактно и наглядно представить обобщенную информацию, сформированную на основе исходной таблицы базы данных.

Запрос с параметром — запрос, после запуска которого запрашивается ввод условий отбора. Чтобы создать запрос с параметром надо в условии отбора набрать в квадратных скобках произвольный поясняющий текст. Запросы с параметром создаются для удобства работы пользователя.Источник данных для запроса — таблицы и другие запросы, включенные в запрос.

Вычисляемое поле — поле, определенное в запросе для вычисления выражения для каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей.

Построитель выражений — средство системы Access, позволяющее автоматизировать построение сложных выражений.

Отчет — объект базы данных , обеспечивающий формирование печатных документов на основе информации из базы данных.

Приложение — база данных, обеспечивающая удобную среду общения пользователя с базой данных. Это подразумевает работу, в основном, с помощью управляющих форм, без непосредственного обращения к таблицам и запросам.

Связь между формой и запросом может быть организована так:

В форме создать свободное поле (или поле со списком)

В запросе в условии отбора сделать ссылку на это поле

В форме сделать кнопку для запуска этого запроса

Связь между формой и отчетом можно установить так:

Создать отчёт на основе запроса

В форме создать свободное поле (или поле со списком)

В запросе в условии отбора использовать ссылку на поле (или поле со списком), расположенное в форме

В форме создать кнопку для открытия отчета.

Источник:
http://kabanov.ucoz.com/index/slovar/0-177

Составление частотного словаря слов средствами Microsoft Office

Сайт ВИО (vio. *****) – электронный журнал «Вопросы Интернет-образования»

Выдержки из статьи http://vio. *****/vio_28/cd_site/Articles/art_2_3.htm

Составление частотного словаря слов средствами Microsoft Office

Написать эту статью побудили три материала, опубликованные в журнале.

1. Замечательная статья Ирины Алексеевны Морозовой «Коллективное лингвистическое исследование» о составлении частотного словаря букв русского алфавита [1]. На основе этой статьи можно организовать увлекательный урок, внеклассное мероприятие, она может стать основой исследовательской работы. Так что, если у статьи могут быть фанаты, то мы относимся к их числу.

2. Константин Алексеевич Попов «Использование частотных словарей при изучении иностранных языков» [2]. В этой статье рассматривается использование генераторов частотных словарей в учебном процессе.

3. «Все на борьбу с рутиной!» Павла Юрьевича Белкина и дальнейшее обсуждение этой статьи, в которой рассматривается проблема поиска и замены символов в MS Word [3]-[5].

Как у нас, так и у учеников, возник вопрос: «А можно ли средствами стандартных программ, без обращений к специальным, составить частотный словарь слов одного или нескольких произведений?»

В результате совместных изысканий появился способ, прямо скажем, не лишенный недостатков, который, однако, работает. Он может служить хорошей иллюстрацией глубокой интеграции офисных программ пакета Microsoft Office и хорошим практикумом для уроков компьютерных технологий.

Как можно использовать частотный словарь? Увлекательный рассказ о статистическом лексическом анализе можно найти по адресу http://euro. svoboda. org/programs/sc/2001/sc.062601.asp. Там же есть и предостережение от излишнего увлечения такими методами.

Итак, наша идея состоит в следующем: удалить из текста все знаки кроме букв русского языка, получив, таким образом, список слов, а затем отсортировать его и, сгруппировав одинаковые слова, подсчитать количество слов в каждой группе.

Далее, собственно, сам способ:

Сначала откроем анализируемый текст в Microsoft Word.

Шаг 1. Уберем из текста точки, запятые, цифры, латинские буквы и… В принципе, избавимся от всего, кроме букв русского алфавита. Это можно сделать с помощью пункта меню ПравкаЗаменить. При поиске необходимо использовать отрицание [!] и подстановочные знаки [А-я]. Запрос на все символы, кроме букв русского алфавита, будет выглядеть так [!А-я]. Заменять будем на пробел, хотя это и необязательно. Можно использовать на любой другой символ, например, @ или специальный символ ^p («символ абзаца»). Нажимаем кнопку Заменить все.

Шаг 2. Убираем из текста лишние пробелы, заменяя двойные на одиночные до тех пор, пока двойные еще встречаются [5].

Шаг 3. Преобразуем весь текст к верхнему регистру ФорматРегистрВСЕ ПРОПИСНЫЕ, предварительно выделив весь текст ПравкаВыделить все.

Шаг 4. Преобразуем текст в таблицу ТаблицаПреобразоватьтекст в таблицу. В качестве разделителя используем пробел. Данная таблица характерна тем, что у нее один столбец и в каждой ячейке стоит отдельное слово.

Шаг 5. Выделяем полученную таблицу и копируем в буфер обмена.

Далее можно воспользоваться одной из двух других знаменитых офисных программ: Microsoft Excel или Microsoft Access.

Шаг 6. Создаем новую книгу Excel.

Шаг 7. В ячейке A1 пишем заголовок: «Частотный анализ слов в произведении «Полтава».

Шаг 8. Вставляем таблицу из буфера обмена, начиная с ячейки A2.

Шаг 9. На отдельном листе создаем сводную таблицу ДанныеСводная таблица. Это ли не повод рассказать ученикам о сводной таблице!

Шаг 10. Нажмите клавишу Поместить в. Мы увидим отчет из слов встречающихся в произведении. Для того чтобы вывести количество вхождений данного слова в текст, достаточно перетащить элемент в сводную таблицу. По умолчанию будет как раз вычисляться количество повторений этого слова, что собственно нам и нужно. Таким образом, мы получили частотный словарь. Далее его можно изменять по своему усмотрению. Изменяя свойства поля можно отсортировать сводную таблицу по убыванию, подсчитать долю слов в произведении, добавить столбец с длиной слов и т. п.

Для Microsoft Access:

Шаг 6. Создаем новую базу данных. В режиме конструктора создаем таблицу «Слова» с полем [Слово].

Шаг 7. Переходим в режим таблицы и Вставляем таблицу из буфера обмена.

Шаг 8. Создаем запрос на выборку, используя групповые операции и функцию Count, подсчитывающую сумму по группе. При необходимости сортируем по нужному полю.

Замечание: можно решить эту задачу только с помощью Word и макросов на языке Visual Basic for Application (VBA), но это не совсем соответствует поставленной задаче. С другой стороны, при таком подходе можно автоматизировать описанные выше действия. Можно также попробовать составить частотный словарь с учетом словоформ, правда, только для английского языка.

Последовательность действий будет примерно такой:

Шаг 1. Удаляем из текста все знаки, кроме букв русского языка.

Шаг 2. Удаляем из текста лишние пробелы.

Шаг 3. Устанавливаем один шрифт для всего текста. Выделяем и переводим в верхний регистр.

Шаг 4. Заменяем пробелы на символ конца абзаца.

Шаг 5. Сортируем по возрастанию.

Шаг 6. Составляем частотный словарь и вычисляем длину слов.

Шаг 7. Преобразуем в таблицу с тремя столбцами.

Шаг 8. Выводим во второй столбец количество вхождений данного слова, а в третий — его длину.

Шаг 9. Добавляем заголовок.

Большинство описанных выше операций можно просто записать в макросы с помощью режима «Запись макроса» (СервисМакросНачать запись).

Пример этих макросов находится в документе Частотный анализ слов_А_С_ Пушкин_ ПОЛТАВА. doc. Для выполнения макросов необходимо установить в пункте меню СервисМакросБезопасность уровень безопасности: «Низкий» или «Средний».

После изменения уровня безопасности — перезапустите MS Word.

Запустите форму my_form, нажав кнопку Составление словаря на панели Частотный анализ.

Если вы хотите, чтобы макросы были доступны для других документов, просто скопируйте их и панель с кнопкой с помощью «Организатора» в шаблон Normal. dot (СервисШаблоны и надстройки…).

Источник:
http://pandia.ru/text/78/557/25204.php

Пошаговое руководство создания частотного словаря с помощью MS Word и MS Excel:

1 Пошаговое руководство создания частотного словаря с помощью MS Word и MS Excel: 1. ПОДГОТОВКА ТЕКСТА В MS WORD: Шаг 1. Копируем текст в MSWord, избавляемся от всех знаков пунктуации (в том числе от пробелов) и разносим каждое слово на отдельную строку с помощью инструмента Заменить (команда Ctrl+H): Для поиска/замены знаков препинания необходимо включить опцию «Подстановочные знаки» (включается по кнопке «Больше >>»). Не все знаки пунктуации можно перечислять «как есть», некоторые из них сами являются командой для функции подстановочных знаков, поэтому их нужно перечислять через обратный слеш ! или?. Лучше поставить перед каждым знаком. Если нужно, скопируйте:[.,:;»()!? -] Обратите внимание, что если оставить знак дефиса в этом перечне, то такие слова, как «когда-нибудь» будут разделены на два отдельных слова (как и предлагает Л.Н. Засорина в своем частотном словаре). Замена производится на Знак Абзаца (кнопка «Специальный» или команда ^p). Шаг 2. После того, как знаки убраны, а каждое слово на отдельной строке, выделяем весь текст (команда Ctrl+A) и командой Shift+F3 приведем все слова к единому регистру (текст получится более стройным, если все слова будут с маленькой буквы).

Читайте также  Создание структуры таблицы БД Access инструкцией SQL, Программирование в СУБД Access 2003

2 2. ОБРАБОТКА В MS EXCEL: Затем следует избавиться от пустых строк с помощью того же инструмента замены (Ctrl+H), только теперь Подстановочные знаки должны быть отключены. Чтобы убрать пустые строки нужно Найти каждые два Знака абзаца (^p^p) и Заменить на один такой Знак абзаца (^p). За один проход по кнопке Заменить всё количество пустых строк сократится только вдвое. Замену следует производить до тех пор, пока пустых строк совсем не останется. Текст готов к дальнейшей обработке в MS Excel. Выделить весь текст Ctrl+A, вырезать Ctrl+X. Шаг 3. Полученный список следует вставить в MS Excel в ячейки A2 и С2. Первый столбец для словоупотреблений, второй для их грамматических категорий, а третий слова, приведенные к их исходной форме (леммы). Назовите их соответственно:

3 Шаг 4. Лемматизация для столбца С и определение для каждого словоупотребления его грамматической категории в столбце B производится самостоятельно (при этом MS Excel помогает с автозаполнением слов, упомянутых в списке выше). Шаг 5. Для создания частотного словаря, выделим столбцы с грамматическими категориями и леммами, проведя мышью по их буквам: B и C. На вкладке Вставка слева выбираем Сводная таблица. Рекомендуется не менять предложенные параметры, сводная таблица будет создана на новом листе: Для заполнения таблицы 1 из пояснения к Лабораторной работе 3 включите поле Грамматических категорий и перетащите его в область Σ Значения. Затем в столбце C рассчитайте относительную частоту грамматических категорий.

4 Шаг 6. Для наглядности простройте диаграмму из данных A и C (несмежные диапазоны выделяются с прижатой клавишей Ctrl). Диаграмму можно будет вставить в лабораторную работу для каждого из отрывков (см. рис. ниже). Шаг 7. Для заполнения таблицы 2 из пояснения к Лабораторной работе 3 включите опцию Леммы чтобы получить следующую картину (Названия строк должны стоять именно в таком порядке Грам. кат. выше, чем Лемма): Чтобы отсортировать глаголы и другие части речи не по алфавиту, а по частоте использования, станьте на ячейку с первым значением (на рис. это ячейка B5) и нажмите сортировку (от Я до А). Кнопка сортировки находится на Главной вкладке справа (рядом с опцией Найти и выделить).

5 Шаг 8. Создайте таблицу 2 и заполните ее по следующему принципу: в колонку Частота:>=2 следует копировать только те строки, в которых перечислены слова, упомянутые более 1 раза в произведении. В колонку Частота 1 остальные, уникальные леммы. Существительные Частота: >=2 Частота: 1 клён 3 береза, верба, деревня, дом, дорога, доска, жена, лето, нога, метель 2 песня, попойка, скромность, сосна, сторож, сугроб Глаголы Частота: >=2 Частота: 1 выйти 2 опасть 2 встретить, дойти, казаться, нагнуться, обнимать, погулять, приметить, приморозить, распевать, стать, стоять, увидеть, услышать, утонуть, утратить и т.д. Частота: >=2 Частота: 1 Если со вставкой в колонку Частота:>=2 вопросов обычно не возникает, то при вставке уникальных лемм следует учитывать, что при копировании из MS Excel в ячейку таблицы MS Word вставляется вложенная таблица. Ее следует преобразовать в текст на вкладке Макет, либо изначально вставлять скопированный текст через Специальную вставку. или или Отсортируйте строки уникальных лемм по алфавиту (от А до Я). Затем произведите замену Знаков Абзаца ^p на запятую с пробелом:

Источник:
http://docplayer.ru/36326443-Poshagovoe-rukovodstvo-sozdaniya-chastotnogo-slovarya-s-pomoshchyu-ms-word-i-ms-excel.html

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Источник:
http://geekon.media/sozdanie-bazy-dannyx-v-ms-access-2007/

БАЗА ДАННЫХ ACCESS

Изучив материал данной главы, студент должен:

знать

  • • назначение СУБД Access;
  • • структуру лингвистической базы данных (Л БД) под управлением Access;
  • • взаимодействие пользователя с ЛБД;

уметь

• использовать в лингвистических исследованиях базы данных под управлением

Access;

  • • наполнять Л Б/Ι из текстовых файлов:
  • • формировать запросы к Л БД и получать из нее требуемую информацию;

владеть

  • • навыками поиска и отбора текстовой и лексикографической информации;
  • • навыками создания алфавитно-упорядоченных и частотных словарей в Access;
  • • навыками полнотекстового поиска в ЛБД.

Microsoft Office Access, или просто Microsoft Access, – реляционная СУБД корпорации Microsoft, которая входит в интегрированный пакет прикладного программного обеспечения MS Office. Это программное приложение имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и БД. Помимо оригинального программного обеспечения такого рода, к которому относятся все продукты Microsoft, на рынке также представлены свободно распространяемые программные средства, которые обеспечивают идентичные возможности при работе с БД, например OpenOffice.orgBase. В процессе решения практической задачи мы будем знакомиться с основными компонентами MS Access, включая построители таблиц, экранных форм, SQL-запросов, отчетов, выводимых на печать.

Общее представление о СУБД Access

Существуют различные версии СУБД Access, начиная с 1992 г. постепенно расширяющей функциональные возможности. Мы будем изучать Microsoft Office Access 2010 (из комплекта программ Microsoft Office 2010).

Для использования Microsoft Access необходимо приобрести лицензию. Однако для использования готовых приложений, созданных с помощью Access, лицензия не требуется. Корпорация Microsoft распространяет полнофункциональную версию Access как отдельно, так и совместно с другими приложениями (Word, Excel и др.) в составе пакетов Microsoft Office. Аналогичный по функциональным возможностям офисный пакет Open Office распространяется бесплатно.

Установка и запуск программы Microsoft Access

После приобретения Access требуется установить ее, следуя онлайн-инструкциям и экранным подсказкам. Затем нажмите на кнопку Microsoft Office Access на рабочем столе, и программа будет запущена. В верхней части экрана имеется значок Новая пустая база данных. Нажмите на него, и в правой части экрана появится окно с надписью Имя файла. Введите в него название новой базы данных Lexicon.accdb и укажите каталог, где она будет размещена. Нажав на кнопку Создать, вы перейдете в окно Работа с таблицами этой базы данных н сможете приступить к заполнению таблиц данными. Но прежде следует узнать, какие типы данных можно вводить в таблицу.

Поля таблиц Access

Как правило, первым полем таблицы является поле Кол, которое создается автоматически и представляет собой счетчик записей, получающий приращение на единицу каждый раз, когда вводится новая запись. Следующие поля задаются пользователем. Пользователь последовательно вводит название поля в верхней части таблицы. Затем следует перейти в режим Конструктора, нажав кнопку Вид в левом верхнем углу экрана. В режиме Конструктор каждому полю можно присвоить тин поля, выбрав его из списка:

  • • текстовый;
  • • MEMO;
  • • числовой;
  • • дата/время;
  • • денежный;
  • • счетчик;
  • • логический;
  • • OLE;
  • • гиперссылка;
  • • вложение.

Мы будем знакомиться с типами полей по ходу решения практических задач.

Пример

Создание базы данных в MS Access. Мы будем создавать БД с именем Lexicon на основе текста сказки «Петух и жерновцы». Первая таблица ПРЕДЛОЖЕНИЯ будет содержать все предложения сказки с номерами от ее начала. Таблица СЛОВА будет содержать все слова сказки. Затем мы составим частотный словарь словоформ, выполним лемматизацию [1] , припишем каждой лексеме ее лемму и составим частотный словарь лемм. Наконец, мы припишем каждой лемме часть речи и составим частотный словарь частей речи.

Сказка «Петух и жерновцы»

Жил да был себе старик со старухою, бедные-бедные! Хлсба-то у них не было; вот они поехали в лес, набрали желудей, привезли домой и начали есть. Долго ли, коротко ли они ели, только старуха уронила один желудь в подполье. Пустил желудь росток и в небольшое время дорос до полу. Старуха заприметила и говорит:

– Старик! Надобно пол-то прорубить; пускай дуб растет выше; как вырастет, не станем в лес за желудями ездить, станем в избе рвать.

Старик прорубил пол; деревцо росло, росло и выросло до потолка. Старик разобрал и потолок, а после и крышу снял; дерево все растет да растет и доросло до самого неба. Не стало у старика со старухой желудей, взял он мешок и полез на дуб.

Лез, лез и взобрался на небо. Ходил, ходил по небу, увидал: сидит кочеток золотой гребенек, масля на головка, и стоят жерновцы. Вот старик-то долго не думал, захватил с собою и кочетка и жерновцы и спустился в избу. Спустился и говорит:

  • – Как нам, старуха, быть, что нам есть?
  • – Постой, – молвила старуха, – я попробую жерновцы.

Взяла жерновцы и стала молоть: ан блин да пирог, блин да пирог! Что ни повернет – все блин да пирог. И накормила старика.

Ехал мимо какой-то барин и заехал к старику со старушкой в хату.

– Нет ли, – спрашивает, – чего-нибудь поесть?

– Чего тебе, родимый, дать поесть, разве блинков?

Взяла жерновцы и намолола: нападали блинки да пирожки.

Приезжий поел и говорит:

  • – Продай мне, бабушка, твои жерновцы.
  • – Нет, – говорит старушка, – продать нельзя.

Он взял да и украл у ней жерновцы. Как увидали старик со старушкою, что украдены жерновцы, стали горе горевать.

– Постой, – говорит кочеток золотой гребенек, – я полечу, догоню!

Прилетел он к боярским хоромам, сел на ворота и кричит:

– Кукуреку! Боярин, боярин, отдай наши жерновцы золотые, голубые! Боярин, боярин, отдай наши жерновцы золотые, голубые!

Как услыхал барин, сейчас приказывает:

– Эй, малый! Возьми, брось его в воду.

Поймали кочетка, бросили в колодезь; он и стал приговаривать:

– Носик, носик, пей воду! Ротик, ротик, пей воду! – и выпил всю воду.

Выпил всю воду и полетел к боярским хоромам; уселся на балкон и опять кричит:

– Кукуреку! Боярин, боярин, отдай наши жерновцы золотые, голубые! Боярин, боярин, отдай наши жерновцы золотые, голубые!

Барин велел повару бросить его в горячую печь.

Поймали кочетка, бросили в горячую печь – прямо в огонь; он и стал приговаривать:

– Носик, носик, лей воду! Ротик, ротик, лей воду! – и залил весь жар в печи.

Вспорхнул, влетел в боярскую горницу и опять кричит:

– Кукуреку! Боярин, боярин, отдай наши жерновцы золотые, голубые! Боярин, боярин, отдай наши жерновцы золотые, голубые!

Гости услыхали это и побегли из дому, а хозяин побег догонять их; кочеток золотой гребенек схватил жерновцы и улетел с ними к старику и старухе.

  • [1]Лемматизация – процесс приведения словоформы к лемме – ее нормальной (словарной) форме. В русском языке нормальными формами считаются следующие морфологические формы: для существительных – именительный падеж, единственное число; для прилагательных – именительный падеж, единственное число, мужской род; для глаголов, причастий, деепричастий – глагол в инфинитиве.

Источник:
http://studme.org/43430/informatika/baza_dannyh_access