Мастер подстановок

Мастер подстановок. Создание поля Подстановки

Создание таблицы. Создание новой базы данных

Создание базы данных из одной таблицы

Цель работы:

Изучить принципы построения реляционной базы данных, освоить правила создания и основные приёмы редактирования таблиц.

Задачи работы:

1. Создать таблицу в режиме Таблица.

2. Редактировать таблицу в режиме Конструктор

3. В режиме Конструктор редактировать типы и свойства полей таблицы: выполнять подстановку значений, вводить ограничения на значения и т.д.)

1.1. запустить программу: Пуск/ Microsoft Office/ Microsoft Office Access ;

1.2. выбрать значок «Новая база данных»;

1.3. присвоить имя файлу: Специальность_Ф_И;

1.4. нажать кнопку «Создать» (ACCESS создаст новую, пустую базу данных)

Внимание! Под окошком, в котором задаётся имя файла, указывается адрес, по которому файл будет сохранён.

2.1. При создании новой БД, откроется таблица в режиме заполнения с двумя полями (по умолчанию): Код и Добавить поле.

2.2. Нажмите правой кнопкой мыши на слово Код в открывшемся меню выберите команду переименовать и введите КодСтудента, аналогично вместо добавить поле введите Фамилия студента, следующее поле

2.3. «Сотрудники» Наберите с клавиатуры имена полей: Код Сотрудника, Имя, Фамилия, Должность.

2. Определение типа данных.

Выберите для всех полей типы данных.

Основные типы данных

· Текстовый: алфавитно-цифровые данные (до 255 символов)

· Мемо: текст большого размера (до 64000 символов)

· Числовой: числовые данные (имеет форматы: байт, целое, длинное целое, одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, код репликации, действительное)

· Дата/время: дата и время (8 байт)

· Денежный: число, имеющее денежный формат (8 байт)

· Счетчик: автоматическая нумерация записей, выполняемая в ACCESS, начиная с 1 (4 байта). Внимание! Редактировать поле, имеющее тип Счётчик, нельзя!

· Логический: логические данные, принимающие значение истина или ложь

· Поле объекта OLE: графические, видео, звуковые файлы

· Гиперссылка: гиперссылки, представляющие путь к файлу на жёстком диске, либо адрес в сетях Интернет

· Вложение (только для MS Office Access 2007): позволяет хранить вложенные файлы, изображения размером до двух гигабайт

Примечание: Кроме вышеперечисленных типов данных в списке указан элемент Мастер подстановок, позволяющий выбирать значение поля из фиксированного списка или таблицы.

Имена полей можно задать в Режиме таблицы, но типы полей можно задать только в режиме Конструктора . Для того, чтобы перейти в режим Конструктора, на вкладке Главная, нажав на кнопке Режим, выберите Конструктор. Сохраните таблицу под именем.

3. Свойства поля. Каждое поле имеет индивидуальные свойства, определяющие как должны храниться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств зависит от выбранного типа данных и определяется в бланке Свойств поля в нижней части окна конструктора таблиц.

Размер поля – определяется в символах только для полей, имеющих типы Текстовый и Мемо. По умолчанию длина поля составляет 255 символов.

Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчики ДатаВремя. Выбирается один из форматов представления данных.

Число десятичных знаков — определяет количество разрядов в дробной части числа.

Маска ввода — определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера.

Подпись поля — содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете (данная надпись может и не совпа­дать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).

Значение по умолчанию — содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы. Например, если в поле «Город» ввести значение по умолчанию Тюмень, то при вводе записей о прожи­вающих в Тюмени, это поле можно пропускать, а соответствующее зна­чение (Тюмень) будет вводиться автоматически. Это облегчает ввод зна­чений, повторяющихся чаще других.

Условие на значение — определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле зна­чений. Например, если скидка не может превышать 10%., то для этого поля можно задать условие на значение: читать все изречения.

Источник:
http://studopedia.ru/1_4201_master-podstanovok-sozdanie-polya-podstanovki.html

Создание и удаление поля подстановки

Создание поля подстановки не только делает данные более понятными, но и позволяет избежать ошибок данных, ограничивая значения, которые можно вводить. Поле подстановки может отображать понятное пользователю значение, связанное с другим значением в таблице исходных данных. Например, вам нужно записать заказ клиента в таблице «Заказы». Однако все сведения о клиентах отслеживаются в таблице «Клиенты». Вы можете создать поле подстановки, отображающее сведения о клиенте в элементе управления «поле со списком» или «список». Затем, когда вы выбираете клиента в этом элементе управления, в записи заказа сохраняется соответствующее значение, например значение первичного ключа клиента.

Примечание. В Access есть другие типы полей списков: поле списка значений, которое хранит только одно значение из допустимых, определенных в свойстве, и многозначное поле, в котором можно хранить до 100 значений, разделенных запятой (,). За дополнительной информацией обращайтесь к статьям Создание и удаление поля списка значений и Создание и удаление многозначного поля.

В этой статье

Что такое поле подстановки?

Поле подстановки — это поле таблицы, значение которого получено из другой таблицы или запроса. По возможности следует создавать поле подстановки с помощью мастера подстановок, который упрощает процесс, автоматически заполняя соответствующие свойства полей и создавая нужный тип связи между таблицами.

Создание поля подстановки в Конструкторе

Откройте таблицу в режиме Конструктор.

В первой доступной пустой строке щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите имя поля подстановки.

В столбце Тип данных этой строки щелкните стрелку, а затем в раскрывающемся списке выберите пункт Мастер подстановок.

Примечание. Мастер подстановок в зависимости от выбранных в нем настроек создает списки трех типов: поле подстановки, поле списка значений и многозначное поле.

Внимательно следуйте указаниям мастера.

На первой странице выберите вариант Объект «поле подстановки» получит значения из другой таблицы или другого запроса и нажмите кнопку Далее.

На второй странице выберите таблицу или запрос со значениями и нажмите кнопку Далее.

На третьей странице выберите одно или несколько полей и нажмите кнопку Далее.

На четвертой странице выберите порядок сортировки для полей при отображении в списке и нажмите кнопку Далее.

На пятой странице настройте ширину столбца, чтобы упростить чтение значений и нажмите кнопку Далее.

На шестой странице при необходимости измените имя поля, установите флажок Включить проверку целостности данных, выберите вариант Каскадное удаление или Ограничить удаление и нажмите кнопку Готово.

Дополнительные сведения о применении проверки целостности данных см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.

Сведения о связанных и отображаемых значениях

Поле подстановки предназначено для замены отображаемого числа, например ИД, более понятным значением, таким как имя. Например, вместо отображения идентификатора контакта Access может показать имя контакта. Идентификатор контакта является связанным значением. Оно автоматически ищется исходной таблице или запросе и заменяется именем контакта. Имя контакта является отображаемым значением.

Читайте также  Добавление и изменение первичного ключа таблицы в Access

Важно понимать разницу между отображаемым и связанным значением поля подстановки. Отображаемое значение автоматически выводится в режиме таблицы (по умолчанию). Тем не менее сохраняется именно связанное значение, использующееся в условиях запроса, а также приложением Access при связывании таблиц.

Ниже в примере поля подстановки «КомуНазначено»:

1 Имя сотрудника является отображаемым значением

2 ИД сотрудника является связанным значением, сохраняемым в свойстве Присоединенный столбец поля подстановки.

Обновление свойств поля подстановки

Если для создания поля подстановки используется мастер подстановок, его свойства задаете вы. Чтобы изменить структуру многозначного поля, укажите свойства Подстановки.

Откройте таблицу в Конструкторе.

Щелкните имя поля подстановки в столбце Имя поля.

В разделе Свойства поля откройте вкладку Подстановка.

Задайте свойству Тип элемента управления значение Поле со списком, чтобы видеть все доступные изменения свойств, отражающие ваш выбор. Дополнительные сведения см. в разделе Свойства поля подстановки.

Удаление поля подстановки

Важно! При удалении поля подстановки, в котором содержатся данные, эти данные теряются без возможности восстановления, отменить это действие нельзя. Поэтому перед удалением каких-либо полей или других компонентов базы данных создавайте резервную копию базы данных. Также удаление поля подстановки может быть запрещено, так как применяется проверка целостности данных. Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.

Удаление из режима таблицы

Откройте таблицу в режиме Режим таблицы.

Найдите поле подстановки, щелкните правой кнопкой мыши строку заголовка и выберите команду Удалить поле.

Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.

Удаление из конструктора

Откройте таблицу в режиме Конструктор.

Щелкните область выделения строки рядом с полем подстановки, а затем нажмите клавишу DELETE, либо щелкните правой кнопкой мыши область выделения строки и выберите команду Удалить строки.

Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.

Источник:
http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B8-%D1%83%D0%B4%D0%B0%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8F-%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B8-87e84cbd-d60c-4473-8a98-3e391c42f239

Связывание таблиц и удаление связей в Microsoft Access

Работа с базами данных — процесс, требующий определённых навыков и понимания некоторых нюансов. Разработанная компанией Microsoft программа Access даёт пользователям возможность быстро создавать и редактировать БД. Один из важнейших моментов, с которым обязательно нужно разобраться, при создании БД — связывание её элементов. В этой статье разберёмся с тем, как создать или удалить связи между таблицами в Access. Давайте же начнём. Поехали!

Прежде чем мы перейдём к связыванию, необходимо создать так называемые ключевые поля. Что это такое? Ключевое поле — это поле, определяющее каждую запись. Теперь перейдём непосредственно к его созданию. Открыв нужную таблицу, щёлкните правой кнопкой мыши по вкладке и выберите пункт «Конструктор». Затем добавьте новое поле. Например, если у вас есть список сотрудников, то ключевым стоит сделать «код сотрудника», указав тип данных «счётчик» либо «числовой». Чтобы сделать его ключевым, нажмите кнопку «Ключевое поле», расположенную на панели инструментов Microsoft Access. Далее, необходимо проделать то же самое для всех остальных таблиц.

Теперь уже можно связывать наши таблицы. Чтобы сделать это, откройте вкладку «Работа с базами данных» и в разделе «Отношения» ленты инструментов выберите пункт «Схема данных». Перед вами откроется окно, в котором понадобится выбрать все таблицы. Поочерёдно кликните по каждой из них. Закончив, выйдите из этого окна. Теперь нужно определиться с тем, как именно связывать. Например, есть две таблицы: «Бренд» и «Одежда», между которыми необходимо связать между собой. Поле «Код бренда» должно быть и там, и там. Если оно отсутствует — создайте его. При этом для записей категории «Бренд» оно будет ключевым (так называемый первичный ключ), а для «Одежда» — обычным (внешний ключ). Первичный ключ «Код бренда» перетащите на внешний ключ «Код бренда». После этого появится диалоговое окно, в котором нужно отметить галочками пункты: «Обеспечение целостности…», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей». Отметив все пункты, нажмите кнопку «Создать». Появится чёрная линия, соединяющая указанные строки. Созданная связь имеет название «один ко многим». То есть в приведённом примере это будет означать, что один бренд может выпускать много разной одежды.

Далее, аналогичным образом свяжите все остальные, не забывая добавлять поля. Имея минимум три таблицы (среди которых две основных и одна промежуточная), вы можете создать тип связи «многие ко многим». Для заполнения полей, являющихся внешними ключами, можно использовать «Мастер подстановок». Чтобы сделать это, перейдите в режим конструктора и в разделе «Тип данных» выберите пункт «Мастер подстановок». В открывшемся окне выберите откуда будет взята информация для заполнения. Затем укажите нужные поля и нажмите кнопку «Далее». Следующие два окна можно пропустить. В конце кликните по кнопку «Готово». Прежде чем начать заполнение, программа предложит вам сохраниться, щёлкните «Да». Обратите внимание, что заполнение таким способом возможно только в случае, если связь ещё не установлена. Если у вас так не получилось, то вы можете удалить её и заполнить ячейки. После этого она автоматически появится, однако, вам понадобится кликнуть по ней два раза и отметить галочками пункты: «Обеспечение целостности…», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».

Чтобы удалить связь, кликните по кнопке «Схема данных» на панели инструментов, затем щёлкните по линии, показывающей её, и нажмите на клавиатуре клавишу delete.

Теперь вы знаете как добавляются и удаляются связи при работе с БД в программе Microsoft Access. Обладая этими навыками, вы уже сможете создавать полноценные, функционирующие БД, однако, продолжайте развивать свои знания программы Access. Пишите в комментариях была ли полезной для вас эта статья и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.

Источник:
http://nastroyvse.ru/programs/review/svyazyvanie-i-udalenie-svyazej-access.html

Как сделать подстановку счётчика из другой таблицы в зависимости от выбранного города в форме в Access 2013?

Известно, что названия городов России, изредка повторяются и единственное, что нам в таком случае может помочь отличить их — это регион.

Я подумал решить эту проблему выбора города в базе данных, где издана книга, выбором соответствующего уникального идентификатора (в таблице поле «Номер»), с дальнейшей целью подстановки в таблице в соответствующих полях вместо идентификатора уже выпадающего списка с городом и регионом. В самой таблице, хочу пояснить, встречается выпадающий список с подстановкой идентификатора (тип данных «Счётчик») города из другой таблицы. Но меня интересует, чтобы подставлялся соответствующий город и регион в форме, а не в таблице, как Вы уже поняли.

Для наглядности прикрепляю скриншоты.

В чём заключается вопрос? Как сделать при выборе Города и региона в Форме автоматическую подстановку его идентификатора в таблицу книги? Надеюсь, достаточно подробно и ясно разъяснил вопрос.

Тигран, здравствуйте!
Вы хотите, чтобы в форме «Книги» вместо кода «Место издательства» отображался Город и Регион из связанной таблицы в виде списка? И чтобы при выборе другого города обновлялся «Код» в соответствующей таблице?
Насколько я вижу, вы заранее создали отдельный запрос (возможно, проблема в том, что он оказался не связан с источником данных формы).
Это делать не обязательно, в Access 2013 есть «мастер» выпадающих списков, делающий именно то, что вы желаете. На вкладке «Конструктор» в режиме конструктора формы разверните «Элементы управления» и убедитесь, что нажата кнопка «Использовать мастера» (по умолчанию должна быть нажата).
Теперь выберите оттуда же элемент управления «Поле со списком» и перетащите на форму, запустится мастер (Первая картинка).
Дальше интуитивно понятно, источником будет «Города России», столбцы «Город» и «Регион».
Чтобы изменения сохранялись, не забудьте поменять опцию на «Сохранить в поле» и выберите «Место издательства».
На последнем шаге мастера укажите подпись к данным (лейбл на форме).
Вобщем-то на этом всё, список будет выпадать, форма менять значение Код в таблице книги.

Читайте также  Методика построения еr

PS Небольшое замечание: верная идея вынести список мест издательств в отдельную таблицу, но в таком виде, т. е. вместе с регионами, со временем может возникнуть проблема. Если городов будет очень много, то список будет очень большой. Кроме того, будут излишние данные в виде повторяющегося Региона. В этом случае Регионы лучше тоже вынести в отдельную таблицу, а выбор Города сделать, например, пошагово — сначала Регион, потом город. =)

Источник:
http://otvet.mail.ru/question/188738746

СОЗДАНИЕ ПОЛЯ ПОДСТАНОВКИ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЛИЦ В СУБД ACCESS

Особенности работы со слабоуспевающими и одаренными детьми в школе

свидетельство каждому участнику

скидка на курсы для всех участников онлайн-конференции

13 – 15 октября 2020г 19:00 (МСК)

Витебский государственный политехнический колледж ВГТУ

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS

Создание поля подстановки

Поле подстановок – это поле в таблице, значения которого загружаются из другой таблицы или из списка значений. Ввод значений в поле подстановок существенно упрощается за счёт выбора данных из раскрывающегося списка и повышает производительность процесса формирования таблиц.

Поле подстановок можно создавать вручную или автоматически путем заполнения полей мастера подстановок. По возможности следует использовать второй вариант, так как мастер подстановок автоматически заполняет соответствующие свойства поля и при этом создаёт соответствующие связи между таблицами.

Предположим, что имеется база данных Университет , содержащая таблицы Студент , Специальность , Группа и Факультет (рис. 1-4) и в качестве примера рассмотрим добавление в таблицу Студент поля Наименование_факультета , используя операцию подстановки.

Рис. 1. Пример заполнения таблицы Студент

Рис. 2. Пример заполнения таблицы Специальность

Рис. 3. Пример заполнения таблицы Группа

Рис. 4. Пример заполнения таблицы Факультет

Так как в рассматриваемой базе данных есть таблица Факультет , то целесообразно создать поле подстановки и в процессе заполнения поля Наименование_факультета использовать подстановку нужного наименования из раскрывающегося списка 1 . Создание поля подстановок удобно осуществлять с использованием Мастера. Для этого необходимо:

— открыть таблицу Студент ;

— открыть вкладку ПОЛЯ ;

— щёлкнуть левой кнопкой мышки (ЛКМ) по кнопке Щелкните для добавления на последнем поле таблицы;

— из открывшегося краткого меню подать команду Подстановка и отношение (рис. 5). На экране появится окно Создание подстановки (рис. 6), в котором отображается список значений для выбора. По умолчанию предлагается импортировать значения из другой таблицы или другого запроса;

Рис. 5. Краткий список свойств поля

Рис. 6. Окно Создание подстановки

— щёлкнуть ЛКМ по кнопке Далее . На экране появится второе окно Создание подстановки (рис. 7), в котором предлагается выбрать таблицу или запрос со значениями, которые будет содержать поле подстановки. Факультет и щёлкнуть ЛКМ по кнопке Далее ;

Рис. 7. Окно выбора объекта, из которого будет импортировано поле подстановки

— выделить таблицу Факультет и щёлкнуть ЛКМ по кнопке Далее . На экране появится третье окно Создание подстановки (рис. 8), в котором запрашиваются поля таблицы Факультет , значения которых будет содержать поле подстановки в таблице Студент .

Рис. 8. Окно с запросом на выбор столбцов подстановки

— в разделе Доступные поля задать поле Наименование_факультета и щёлкнуть ЛКМ по кнопке, обозначенной стрелочкой на рис. 8.Заданное поле будет перемещено в раздел Выбранные поля ;

— в следующих, четвёртом и пятом окнах Создание подстановки (рис. 9 и 10) нужно выбрать порядок сортировки элементов списка и задать нужную ширину столбца списка. В окне на рис. 10 рекомендуется активизировать опцию Скрыть ключевой столбец ;

Рис. 9. Окно с запросом порядка сортировки записей

Рис. 10. Окно с запросом ширины поля

— в шестом окне Создание подстановки (рис. 11) задать подпись поля подстановки (заголовок столбца) и щёлкнуть ЛКМ по кнопке Готово . В качестве названия в данном примере логично задать Наименование_факультета .

Рис. 11. Окно с запросом заголовка поля подстановки

На этом создание поля подстановки закончено.

Теперь для заполнения данными ячеек поля Наименование_факультета пользователь должен щёлкнуть ЛКМ по заполняемой ячейке, раскрыть список и выбрать нужное название факультета, как показано на рис. 12.

Рис. 12. Заполнение ячейки поля Наименование_факультета данными

1. Сеннов, А. Access 2010. Учебный курс / А. Сеннов. – СПб : Питер, 2010. 288 с. : ил.

2. Шелкоплясова, Т.Н. Основы компьютерной грамотности : пособие [Текст] / Т.Н. Шелкоплясова, Е.С. Шелкоплясов, О.А. Левкович – Минск : Элайда, 2008. – 656 с. : ил.

1 Все представленные в таблицах данные являются вымышленными. Совпадения с реально существующими данными следует рассматривать как случайные.

Источник:
http://infourok.ru/sozdanie-polya-podstanovki-dlya-zapolneniya-tablic-v-subd-access-2164590.html

Список подстановки

Пришло время наполнить таблицу Список конкретной информацией. Для этого выполните следующие шаги.

1. В окне базы данных откройте список таблиц и дважды щелкните на значке Список. Выбранная таблица откроется в режиме просмотра данных.

2. Добавьте несколько записей в соответствии с рис. 16.7.

Рис. 16.7. Список состоявшихся контактов

Примечание Чтобы расширить столбец Описание, содержащий длинные текстовые строки, поместите указатель мыши на его правую границу и, когда значок сменится на двунаправленную стрелку, перетащите границу вправо.

Не забывайте, что числа в столбце Код_Контакты должны соответствовать номерам записей таблицы Контакты, описывающих людей, с которыми вы контактировали. Согласитесь, что искать соответствующие номера очень неудобно. Access позволяет автоматизировать эту операцию с помощью списка подстановки, который настраивается следующим образом.

3. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов. Откроется окно конструктора таблицы.

4. В списке типа данных для поля Код_Контакты выберите пункт Мастер подстановок.

5. В первом окне мастера оставьте выбранным положение переключателя Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и щелкните на кнопке Далее. Три положения переключателя второго окна мастера выводят на экран список таблиц, запросов или объединяют эти два списка. Здесь нужно выбрать таблицу или запрос на роль источника подстановки. В нашем случае база данных кроме таблицы Список содержит только один объект — таблицу Контакты, которая и окажется выбранной в окне мастера.

6. Щелкните на кнопке Далее. Третье окно мастера, показанное на рис. 16.8, предлагает выбрать из таблицы Контакты поля, участвующие в подстановке. Этот список обязан содержать то поле, значения которого должны помещаться в поле Код_Контакты, то есть одноименное поле таблицы Контакты.

7. Щелкните на пункте Код_Контакты.

Рис. 16.8. Мастер подстановок

Рис. 16.9. Параметры подстановки

8. Щелкните на кнопке со стрелкой вправо. В список источника подстановки следует также добавить те поля, содержимое которых должно отображаться вместо численного значения, помещаемого из поля Код_Контакты таблицы Контакты в поле Код_Контакты таблицы Список. Будет удобно выбирать людей по их именам и фамилиям.

9. Добавьте в список Выбранные поля пункты Фамилия и Имя.

10. Затем щелкните на кнопке Далее.

11. В следующем окне мастер продемонстрирует два столбца таблицы-источника, скрыв столбец Код_Контакты, содержащий идентификатор записи. Щелкните на кнопке Далее.

12. В поле последнего столбца введите название Контакт, которое заменит имя столбца Код_Контакты, и щелкните на кнопке Готово.

Читайте также  Элемент управления Список

13. В появившемся окне диалога щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость сохранения построенной структуры.

Примечание Параметры списка подстановки появятся на вкладке Подстановка, показанной на рис. 16.9. Если вы знакомы с языком структурированных запросов SQL, то сможете разобраться в запросе Источник строк, который формирует таблицу подстановки.

14. Щелкните на кнопке Вид, чтобы снова переключиться в режим ввода данных. Теперь в третьем столбце таблицы вместо чисел видны фамилии, соответствующие этим числам, хотя само значение поля Код_Контакты не изменилось. Access автоматически ищет соответствующую запись таблицы Контакты по числу, содержащемуся в поле Код_Контакты, и выводит в ячейку текст поля Фамилия — второго поля таблицы Контакты из выбранных в окне мастера подстановки. Давайте попробуем добавить в таблицу Список еще одну запись.

Рис. 16.10. Список подстановки

15. Щелкните на нижней ячейке столбца Дата и введите дату 10.10.97.

16. Нажмите клавишу Tab и напечатайте текст Письмо с предложениями о сотрудничестве.

17. Снова нажмите клавишу Tab и щелкните на появившейся кнопке раскрывающегося списка, как показано на рис. 16.10. Теперь вы можете выбирать людей из списка подстановки, сформированного на базе полей Фамилия и Имя таблицы Контакты.

18. Щелкните на втором пункте списка.

Access автоматически отыщет в таблице Контакты значение поля Код_Контакты для записи, содержащей информацию о Петре Петрове, и введет найденное число в поле Код_Контакты таблицы Список. Это значение останется скрытым. Вместо него в ячейке таблицы Список появится соответствующая фамилия, взятая из таблицы Контакты.

Источник:
http://tepka.ru/msoffice/1604.html