Создание запросов на удаления записей

Создание запросов на удаления записей

Запросы на удаление записей позволяют отобрать требуемые записи и удалить их за один прием. Принцип создания такого запроса аналогичен созданию запроса на обновление, однако, удаляя записи из связанных таблиц, необходимо помнить о том, что при этом не должна нарушаться целостность данных.

Если две таблицы связаны отношением «один-ко-многим», нельзя удалять записи из таблицы «один» если в таблице «многие» присутствуют соответствующие им записи. Сначала должны быть удалены записи в таблице «многие» и только потом — соответствующие им записи в таблице «один». Для того чтобы упростить этот процесс, Access позволяет при определении связей между таблицами установить флажок каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records). Такой флажок установлен, например, для связи таблиц «Заказы» (Orders) и «Заказано» (Order Details). Действительно, если требуется удалить из базы данных какой-то заказ, должны быть удалены не только запись об этом заказе в таблице «Заказы», но ч все позиции данного заказа в таблице «Заказано».

Для создания запроса на удаления мы воспользуемся уже имеющимся запросом на добавление записей «Копирование заказов».

  1. Откройте этот запрос в режиме Конструктора.
  2. Чтобы преобразовать запрос на добавление в запрос на удаление записей, выберите команду Запрос, Удаление (Query, Delete Query). В бланке запроса появится строка Удаление (Delete) (рис. 8.11). В первом столбце строки Удаление (Delete) показывается значение Из (From), которое указывает, что будут удаляться записи из таблицы «Заказы». Во втором столбце строки Удаление (Delete) вы видите значение Условие (Where), что указывает на использование этого столбца для определения критерия отбора удаляемых записей.

Рис. 8.11. Запрос на удаление записей из таблицы «Заказы»

  1. Нажмите кнопку Запуск (Run). Выводятся сообщение с приглашением подтвердить удаление записей и информация о количестве записей, которые будут удалены. Их будет столько же, сколько было отобрано в соответствующем запросе на добавление. В этот момент еще можно отменить удаление, для чего достаточно нажать кнопку Нет (No) в окне сообщения. Нажмите кнопку Да (Yes), подтверждая удаление. Будут удалены все заказы за 1996 год из таблицы «Заказы» (Orders) и все позиции заказов из таблицы «Заказано» (Order Details). Вы можете убедиться в этом, если откроете таблицу «Заказано».
  2. Сохраните запрос, дав ему имя: Удаление заказов.

Однако такое каскадное удаление записей не всегда возможно. Например, для рассмотренной нами в предыдущем разделе связи таблиц «Сотрудники» и «Заказы» нельзя устанавливать флажок каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records), т. к. удаление записи о сотруднике из таблицы «Сотрудники» не должно повлечь за собой удаление всех его заказов. Если вы попытаетесь удалить какую-либо запись о сотруднике и в таблице «Заказы» (Orders) окажутся заказы, принятые этим сотрудником, Access выдаст сообщение об ошибке (рис. 8.12).

Рис. 8.12. Запрос на удаление

Для того чтобы выполнялась автоматическая проверка целостности данных, не забудьте для всех связей в базе данных установить флажок Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity).

Источник:
http://www.taurion.ru/access/8/7

Создание и выполнение запроса на удаление

Если нужно быстро удалить большой объем данных или регулярно удалять определенные сведения из базы данных рабочего стола в Access, удобно воспользоваться запросом на удаление или обновление: в этом случае можно указать условия для быстрого поиска и удаления информации. Кроме того, с помощью запросов вы сэкономите время, потому что их можно повторно использовать после сохранения.

Примечание: Перед удалением данных или выполнением запроса на удаление убедитесь в том, что у вас есть резервная копия базы данных рабочего стола Access.

Если необходимо удалить всего несколько записей, использовать запрос не нужно. Можно открыть таблицу в режиме таблицы, выбрать поля (столбцы) или записи (строки), которые требуется удалить, и нажать клавишу DELETE.

Важно: Эта статья относится только к базам данных рабочего стола. Запросы на удаление и обновление невозможно использовать в веб-приложениях Access.

В этой статье

Выбор типа запроса

Для удаления данных из базы данных можно выбрать запрос на обновление или удаление. Выберите тип запроса на основании сведений в следующей таблице:

Запрос на удаление

Удаление всех записей (строк) из таблицы или двух связанных таблиц одновременно.

Примечание: Если записи хранятся на стороне «один» отношения «один-ко-многим», перед выполнения запроса на удаление необходимо изменить это отношение. Подробнее читайте в разделе по удалению данных из связанных таблиц.

Запросы на удаление удаляют все данные в каждом поле, вместе со значением ключа, который делает эту запись уникальной.

Запрос на обновление

Удаление отдельных полей из таблицы.

Упрощает удаление значений путем замены существующих значений на пустое значение (то есть без данных) или на пустую строку (пару двойных кавычек без пробела между ними).

Что необходимо проверить перед использованием запроса на удаление любых данных

Убедитесь, что файл не открыт в режиме только для чтения.

Щелкните правой кнопкой мыши кнопку Пуск и откройте проводник Windows.

Щелкните файл базы данных правой кнопкой мыши и выберите пункт Свойства.

Проверьте, не выбран ли параметр Только для чтения.

Проверьте наличие необходимых разрешений на удаление записей из базы данных. При необходимости обратитесь к системному администратору или разработчику базы данных.

Убедитесь, что содержимое базы данных активировано. По умолчанию приложение Access блокирует выполнение всех запросов (на удаление, обновление и создание таблицы), пока базе данных не будет предоставлено состояние доверенной. Чтобы узнать о признании базы данных доверенной, см. раздел Выполнение запроса, заблокированного из-за режима отключения содержимого.

Попросите других пользователей базы данных закрыть все таблицы, формы, запросы и отчеты, в которых используются удаляемые данные. Это позволит избежать конфликтов блокировки.

Перед редактированием или удалением записи необходимо создать резервную копию базы данных на случай необходимости отмены изменений.

Совет: Если к базе данных подключено большое количество пользователей, может потребоваться закрыть базу данных, а затем снова открыть ее в монопольном режиме.

Открытие базы данных в монопольном режиме

Откройте вкладку Файл и выберите пункт Открыть.

Найдите и выберите базу данных, щелкните значок стрелки рядом с кнопкой Открыть, а затем выберите команду Монопольный доступ.

Создание резервной копии базы данных

Откройте вкладку Файл и выберите пункт Сохранить как.

В разделе Сохранить базу данных как выберите пункт Резервная копия базы данных. Приложение Access закроет исходный файл, создаст резервную копию и снова его откроет.

Нажмите кнопку Сохранить как и укажите имя и расположение для резервной копии, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Примечание: При использовании базы данных, доступной только для чтения или созданной в более ранней версии приложения Аccess, может появиться сообщение о том, что резервную копию создать невозможно.

Чтобы вернуться к резервной копии, закройте и переименуйте исходный файл, чтобы получить возможность использовать имя исходной версии. Назначьте имя исходной версии резервной копии и откройте переименованную копию.

Использование запроса на удаление

Чтобы создать запрос на удаление, откройте вкладку Создание и в группе запросы нажмите кнопку конструктор запросов. В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните каждую таблицу, из которой вы хотите удалить записи, и нажмите кнопку Закрыть.

Таблица будет отображена в верхней части бланка запроса. В списке полей дважды щелкните звездочку (*), чтобы добавить все поля таблицы в бланк запроса.

Использование специальных условий в запросе на удаление

Важно: Условия служат для указания только тех записей, которые требуется удалить. В другом случае запрос на удаление удалит все записи в таблице.

Дважды щелкните поле, которое вы хотите использовать в качестве условия для удаления, введите одно из условий в строке условие в конструкторе запросов, а затем снимите флажок Показать для каждого поля условия.

Пример использования этого параметра: Предположим, вы хотите удалить все ожидающие заказы для клиента. Чтобы найти только те записи, в бланк запроса нужно добавить поля «код заказчика» и «Дата заказа», а затем ввести ИДЕНТИФИКАЦИОНный номер клиента и дату, на которую заказы клиента стали недействительными.

На вкладке Конструктор выберите команду Режим > Режим таблицы.

Убедитесь, что выбраны записи, которые требуется удалить, а затем нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить запрос.

Для выполнения запроса дважды щелкните его в области навигации.

Использование запроса на обновление

Примечание: Запросы на обновление невозможно использовать в веб-приложениях Access.

В этом разделе описано, как использовать запрос на обновление для удаления отдельных полей из таблиц. Помните, что выполнение запроса на обновление для удаления данных заменяет существующие значения на пустые или на строки нулевой длины (пару двойных кавычек, не разделенных пробелом), в зависимости от заданного условия.

На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

Выберите таблицу с данными, которые вы хотите удалить (если таблица связана, выберите таблицу на стороне отношения «один»), нажмите кнопку Добавить, а затем — Закрыть.

Таблица будет отображена в верхней части бланка запроса. В этом окне перечислены все поля выбранной таблицы.

Чтобы добавить все поля в бланк запроса, дважды щелкните звездочку (*). Это позволит удалить все записи (строки) из таблицы.

Дополнительно можно указать условия для одного или нескольких полей в строке Условия, а затем снять флажок Показать в каждом поле условий. Дополнительные сведения см. в таблице Примеры условий для выбора запросов.

Примечание: Условия служат для выбора только тех записей, которые необходимо изменить. В противном случае запрос на обновление изменит все записи в полях запроса на значение NULL.

На вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Режим, а затем — Режим таблицы.

Убедитесь, что выбраны записи, вместо которых нужно вставить значение NULL или строку нулевой длины (пару двойных кавычек без пробела между ними («»).

При необходимости повторяйте шаги 3–5, изменяя поля или условия отбора, пока не будут выбраны только те данные, которые нужно удалить. После этого нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить запрос.

Читайте также  Как создать словарь данных в Access - Статьи

Для выполнения запроса дважды щелкните его в области навигации.

Дополнительные сведения

Удаление данных из связанных таблиц

Если вы хотите удалить данные из нескольких связанных таблиц, необходимо включить параметры Целостность данных и Каскадное удаление связанных записей для каждой из связей. Это позволит запросу удалять данные из таблиц на сторонах отношения «один» и «многие». Подготовка к удалению связанных данных требует проверки следующих параметров.

Определите, какие из записей находятся на стороне отношения «один», а какие — на стороне «многие».

Если нужно удалить записи на стороне отношения «один» и связанные записи на стороне «многие», включите набор правил «Целостность данных» и разрешите операцию каскадного удаления. Далее в этом разделе описано понятие целостности данных и указано, как выполнить оба действия.

Если вам нужно удалить данные только на стороне отношения «один», сначала удалите отношение, а затем — данные.

Если требуется удалить данные только со стороны отношения «многие», создайте и выполните запрос на удаление, не внося изменений в отношение.

Чтобы узнать, какие записи находятся на сторонах отношения «один» и «многие», на вкладке Работа с базами данных в группе Отношения нажмите кнопку Схема данных. Вкладка Схема данных отображает таблицы в базе данных и связи между ними. Каждая связь изображается линией, соединяющей поля таблиц.

На рисунке ниже изображена типичная связь. В большинстве связей (если не во всех) присутствует сторона «один» и сторона «многие». В схеме связей сторона «один» обозначается единицей (1), а сторона «многие» — знаком бесконечности ().

При удалении записей, расположенных на стороне «один», удаляются также все связанные записи на стороне «многие». Однако при удалении записей на стороне «многие» записи на стороне «один» обычно не удаляются.

Коме того, приложение Access автоматически использует набор правил целостности данных. Эти правила обеспечивают правильность значений во внешних ключах базы данных. Внешний ключ — это столбец, значения которого совпадают со значениями в столбце первичного ключа в другой таблице.

Изменение связи

Следующие инструкции выполняются только если необходимо удалить данные на сторонах отношения «один» и «многие».

На вкладке Работа с базами данных в группе Отношения нажмите кнопку Схема данных.

Щелкните правой кнопкой мыши связь (линию) между таблицами, включенными в операцию удаления, и выберите в контекстном меню команду Изменить связь.

Убедитесь в том, что в диалоговом окне Изменение связей установлен флажок Обеспечение целостности данных.

Установите флажок Каскадное удаление связанных записей.

Примечание: Пока вы снова не отключите это свойство, при удалении записей, расположенных на стороне «один», будут удаляться также все связанные записи на стороне «многие».

Нажмите кнопку OK и закройте область Схема данных. После этого можно перейти к дальнейшим действиям.

Удаление связи

Откройте область Схема данных, если она закрыта.

На вкладке Работа с базами данных в группе Отношения нажмите кнопку Схема данных.

Запишите имена полей, участвующих в отношении, чтобы после удаления данных можно было восстановить связь.

Щелкните правой кнопкой мыши связь (линию) между таблицами, включенными в операцию удаления, и выберите в контекстном меню команду Удалить.

Примечание: Чтобы восстановить связь, откройте область Схема данных, как показано выше, и перетащите поле первичного ключа из таблицы «один» на поле внешнего ключа таблицы «многие». Будет открыто диалоговое окно Изменение связей. Если в исходном отношении была включена целостность данных, установите флажок Обеспечение целостности данных и нажмите кнопку Создать. В противном случае просто нажмите кнопку Создать.

Примеры условий отбора для запросов

В следующей таблице приведены примеры условий, которые можно использовать в запросах на выборку, когда требуется убедиться, что удаляются только необходимые данные. В некоторых из этих примеров используются подстановочные знаки.

Источник:
http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B8-%D0%B2%D1%8B%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B7%D0%B0%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%81%D0%B0-%D0%BD%D0%B0-%D1%83%D0%B4%D0%B0%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-6da65fe1-0fc7-4a64-8ef0-c052cd4c3ec5

Связывание таблиц и удаление связей в Microsoft Access

Работа с базами данных — процесс, требующий определённых навыков и понимания некоторых нюансов. Разработанная компанией Microsoft программа Access даёт пользователям возможность быстро создавать и редактировать БД. Один из важнейших моментов, с которым обязательно нужно разобраться, при создании БД — связывание её элементов. В этой статье разберёмся с тем, как создать или удалить связи между таблицами в Access. Давайте же начнём. Поехали!

Прежде чем мы перейдём к связыванию, необходимо создать так называемые ключевые поля. Что это такое? Ключевое поле — это поле, определяющее каждую запись. Теперь перейдём непосредственно к его созданию. Открыв нужную таблицу, щёлкните правой кнопкой мыши по вкладке и выберите пункт «Конструктор». Затем добавьте новое поле. Например, если у вас есть список сотрудников, то ключевым стоит сделать «код сотрудника», указав тип данных «счётчик» либо «числовой». Чтобы сделать его ключевым, нажмите кнопку «Ключевое поле», расположенную на панели инструментов Microsoft Access. Далее, необходимо проделать то же самое для всех остальных таблиц.

Теперь уже можно связывать наши таблицы. Чтобы сделать это, откройте вкладку «Работа с базами данных» и в разделе «Отношения» ленты инструментов выберите пункт «Схема данных». Перед вами откроется окно, в котором понадобится выбрать все таблицы. Поочерёдно кликните по каждой из них. Закончив, выйдите из этого окна. Теперь нужно определиться с тем, как именно связывать. Например, есть две таблицы: «Бренд» и «Одежда», между которыми необходимо связать между собой. Поле «Код бренда» должно быть и там, и там. Если оно отсутствует — создайте его. При этом для записей категории «Бренд» оно будет ключевым (так называемый первичный ключ), а для «Одежда» — обычным (внешний ключ). Первичный ключ «Код бренда» перетащите на внешний ключ «Код бренда». После этого появится диалоговое окно, в котором нужно отметить галочками пункты: «Обеспечение целостности…», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей». Отметив все пункты, нажмите кнопку «Создать». Появится чёрная линия, соединяющая указанные строки. Созданная связь имеет название «один ко многим». То есть в приведённом примере это будет означать, что один бренд может выпускать много разной одежды.

Далее, аналогичным образом свяжите все остальные, не забывая добавлять поля. Имея минимум три таблицы (среди которых две основных и одна промежуточная), вы можете создать тип связи «многие ко многим». Для заполнения полей, являющихся внешними ключами, можно использовать «Мастер подстановок». Чтобы сделать это, перейдите в режим конструктора и в разделе «Тип данных» выберите пункт «Мастер подстановок». В открывшемся окне выберите откуда будет взята информация для заполнения. Затем укажите нужные поля и нажмите кнопку «Далее». Следующие два окна можно пропустить. В конце кликните по кнопку «Готово». Прежде чем начать заполнение, программа предложит вам сохраниться, щёлкните «Да». Обратите внимание, что заполнение таким способом возможно только в случае, если связь ещё не установлена. Если у вас так не получилось, то вы можете удалить её и заполнить ячейки. После этого она автоматически появится, однако, вам понадобится кликнуть по ней два раза и отметить галочками пункты: «Обеспечение целостности…», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».

Чтобы удалить связь, кликните по кнопке «Схема данных» на панели инструментов, затем щёлкните по линии, показывающей её, и нажмите на клавиатуре клавишу delete.

Теперь вы знаете как добавляются и удаляются связи при работе с БД в программе Microsoft Access. Обладая этими навыками, вы уже сможете создавать полноценные, функционирующие БД, однако, продолжайте развивать свои знания программы Access. Пишите в комментариях была ли полезной для вас эта статья и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.

Источник:
http://nastroyvse.ru/programs/review/svyazyvanie-i-udalenie-svyazej-access.html

Запрос на удаление;

Запрос на добавление

Запрос на обновление

Запрос этого типа используется при необходимости внесения изменений во множество записей БД, поэтому целесообразно сделать резервную копию таблицы.

Выполняется этот вид запроса в два этапа: сначала проверяется правильность отбора обновляемых записей с помощью запроса на выборку, затем он преобразуется в запрос на обновление и выполняется повторно.

При обновлении полей следует иметь в виду, что если при проектировании таблицы в свойствах поля было указано «Условие на значение», то при обновлении этого поля условие может быть нарушено, чего не допустит MS Access. Поэтому нужно: или изменить условие на значение, или удалить это условие в Конструкторе.

Периодически убирая в архивные таблицы «старые» записи, можно увеличить быстродействие основных частей и улучшить обзорность БД.

Кроме того, при необходимости добавить данные в таблицу БД из другой базы можно также использовать запросы на добавление.

«Старые» или неиспользуемые записи таблиц можно удалить, но обязательно сначала произвести выборку и проверить ее. Целесообразно сделать копию.

Формы в MS Access

Для организации удобного интерфейса с БД используются формы. Форма позволяет вывести на экран одну запись в виде электронного бланка. Формы могут создаваться:

a) Вставка — Автоформа для выбранной таблицы;

b) вкладка Форма — кнопка Создать — Автоформа различных видов для выбранной таблицы.

2) Полуавтоматически с помощью Мастера форм:

a) вкладка Форма — Создать с помощью Мастера;

b) кнопка Создать — Мастер форм;

3) Вручную с помощью Конструктора форм:

a) вкладка Форма — Создать с помощью Конструктора;

b) Вставка — Форма — Конструктор форм;

c) кнопка Создать — Конструктор форм;

d) приведенным инструментом Новый объект:автоформа.

При создании формы в нее можно добавить объекты, улучшающие ее внешний вид и упрощающие работу с БД. К ним можно отнести поле ввода, надпись, кнопку, линии и прямоугольники. Большинство из них размещаются на Панели элементов.После выделения нужного элемента в панели его нужно растянуть на поле Формы.

Макет формы состоит из разделов: область данных (содержит данные из источника), заголовок формы (верхняя часть первой страницы), примечание формы (нижняя часть последней страницы), верхний и нижний колонтитулы (при печати формы).

При создании форм в режиме Конструктораможно использовать также вычисляемые поля иподчиненные формы.

Подчиненная форма— это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной, а форма внутри формы — подчиненной формой.

Читайте также  Как фильтровать данные в Access 2016 - манекены 2020 - Todo list online

Подчиненная форма удобна для вывода из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим», «один-к-одному». Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме.

При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.

Подчиненная форма может быть выведена в Режиме таблицыкак простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая.

Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы двух уровней вложенности. Перед созданием подчиненных форм следует проверить наличие связи «один-ко-многим» между таблицами.

Создать подчиненные формы можно двумя способами. Последовательность действий следующая:

a) создать формы главную (отношение «один») и подчиненную (отношение «много») отдельно для каждой таблицы;

b) открыть главную форму в режиме Конструктора.
Далее можно действовать по-разному.

Источник:
http://studopedia.su/17_59784_zapros-na-udalenie.html

Запросы на удаление

— самые простые и самые опасные из всех типов запросов на изменение. Запрос на удаление действует во многом так же, как запрос на выборку: вы задаете ряд условий отбора, и затем программа Access находит соответствующие записи в таблице. Но запросы на удаление не просто отображают записи, а удаляют их из вашей БД.

Дважды подумайте, прежде чем удалять что бы то ни было. Старая информация вам может понадобиться для отчетов или анализа. В разд. «Редактирование таблицы» главы 1 объясняется, почему.

незаменимы при одновременном удалении большого количества записей после завершения перемещения их в другую таблицу. В примере с запросом на добавление, описанном ранее в этой главе, вам, возможно, понадобится способ удаления исходных записей после копирования их в новую таблицу. Запрос на удаление отлично подходит для этого.

Для создания запроса на удаление выполните следующие действия.

1. Создайте новый запрос (Создание > Другие > Конструктор запросов (Create > Other > Query Design)).

2. В появившемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу, содержащую записи, которые вы хотите удалить. Затем щелкните мышью кнопку Закрыть для закрытия окна.

3. Измените тип вашего запроса на запрос на удаление, выбрав Работа с запросами | Конструктор > Тип запроса > Тип запроса: удаление (Query Tools | Design > Query Type > Delete).

В списке свойств полей исчезнут строки Сортировка и Вывод на экран и появится поле Удаление (Delete).

4. Добавьте поля, которые вы хотите использовать для отбора, и задайте условия отбора.

Ваши условия отбора определяют, какие записи удаляются, поэтому задавайте их очень аккуратно. Если вы не включите никаких условий отбора, Access удалит все записи при выполнении вашего запроса.

5. Добавьте любые другие поля, с помощью которых вы хотите проверить при предварительном просмотре на листе данных правильность отбора записей.

Очень важно убедиться в том, что вы удаляете только те записи, которые хотели удалить, У запросов на удаление есть чудесное свойство, которое поможет вам идентифицировать каждую запись, прежде чем вы выполните реальную операцию удаления. Для его применения щелкните дважды кнопкой мыши звездочку (*) в списке полей таблицы. Значение в строке Удаление автоматически изменится на Из (From), означающее, что данная информация не используется как часть условия отбора — напротив, она применяется для отображения списка предназначенных для удаления записей в ваших окнах предварительного просмотра.

На рис. 8.8 показан окончательный вариант запроса на удаление.

6. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и затем выберите Режим таблицы для того, чтобы увидеть строки, на которые повлияет ваш запрос.

Этот шаг позволит предварительно просмотреть строки, которые вы собираетесь удалить. Когда применяется звездочка (*), на экран выводится вся информация, относящаяся к каждой записи.

7. Если вы уверены, что получена корректная информация, вернитесь в Конструктор и затем выберите на ленте Работа с запросами | Конструктор > Результаты > Выполнить (Query Tools | Design > Results > Run) для удаления записей.

Рис. 8.8. Этот запрос удаляет записи со старыми заказами, первое поле в запросе определяет условие отбора (заказы с датами в поле DatePlaced (дата размещения) наступившими до 1900 г.). Второе поле (*) — сокращенная ссылка, позволяющая увидеть в окне предварительного просмотра все поля для того, чтобы можно было внимательно изучить данные, которые вы собираетесь удалять

Программа Access предупредит вас об изменении, которое собирается сделать. Щелкните мышью кнопку ОК, если хотите навсегда удалить записи.

8. Если хотите сохранить запрос, нажмите комбинацию клавиш + (или закройте вкладку запроса). Вы должны задать имя вашего запроса.

Если вы не собираетесь использовать запрос на удаление повторно, не сохраняйте его. Это опасное средство, которое не стоит оставлять под рукой.

Малоизвестная или недооцененная возможность. Скрытие запроса

Если вы хотите сохранить запрос под рукой для последующего использования, по считаете это слишком опасным, программа Access предоставляет более безопасную возможность. Вы можете скрыть запрос так, что он не будет выводиться в области переходов. В этом случае вы не воспользуетесь им по небрежности. Тот, кому он понадобится, вынужден будет отыскать его.

Для того чтобы скрыть запрос, щелкните его в области переходов правой кнопкой мыши и выберите команду Скрыть в данной группе (Hide in this Group). Запрос незаметно исчезнет из поля зрения.

Единственный способ вернуть в область переходов скрытый объект БД — щелкнуть правой кнопкой мыши заголовок области переходов (что-нибудь похожее на Все таблицы) и выбрать команду Параметры переходов (Navigation Options). Затем можно установить флажок Показывать скрытые объекты (Show Hidden Objects). Когда этот флажок установлен, скрытые объекты видны в области переходов, но они отображаются светло-серым цветом. Для возврата объекту нормального состояния видимости, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Показать в этой группе (Unhide in this Group).

Убедитесь в том, что вы не злоупотребили скрытием. Если это так, вы вынудите других включить режим Показывать скрытые объекты, который сделает видимыми и пригодными к использованию все запросы.

Если вас все еще беспокоит присутствие опасного запроса в вашей БД, рассмотрите возможность переноса запроса на изменение в совершенно отдельный файл БД и не разрешайте другим пользователям открывать этот файл. В разд. «Подготовка вашей базы данных» главы 18 приведена дополнительная информация о разделении БД на несколько файлов.

Источник:
http://crypto.pp.ua/2011/05/zaprosy-na-udalenie/

Лабораторная работа №3 Создание запросов на изменение в СУБД ACCESS

Лабораторная работа №3

Создание запросов на изменение в СУБД ACCESS.

Цель работы: в среде СУБД ACCESS освоить следующие приемы:

    Создание запроса на удаление записи Создание запроса на обновление записи Создание запроса на добавление записей Создание запроса на создание новой таблицы

Теоретические положения

Существует четыре типа запросов на изменение.

    На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее. На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах. На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты». На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создании архивной таблицы, содержащей старые записи.

Для быстрого изменения, вставки, создания или удаления наборов данных из базы данных используются управляющие запросы или запросы-действия.

Создание запросов-действий аналогично созданию запросов-выборок. Отличие лишь в том, что в режиме конструктора запросов необходимо указать тип действий над выбранными записями. Существует всего четыре типа запросов-действий:

Создание таблицы, обновление, удаление, добавление

Создание таблицы. Этот запрос позволяет сохранить набор данных, вышедших в ответ на запрос, в виде таблицы.

Обновление. Используется для того, чтобы обновить значения некоторых полей для всех записей, вышедших в ответ на запрос.

Удаление. Используется для удаления всех записей, вышедших в ответ на запрос.

Добавление. Используется для добавления данных в имеющуюся таблицу.

ACCESS отмечает запросы-действия специальными значками

1. Особенности работы с запросами-действиями

Для того чтобы обезопасить себя от каких-либо случайностей, необходимо перед выполнением запроса-действия создать резервную копию используемой таблицы.

Для создания резервной копии таблицы необходимо перейти в окно базы данных, выбрать таблицу, в которой произойдут изменения, а затем воспользоваться командой Правка/Копировать. Затем выполнить команду Правка/Вставить, и в диалоговом окне указать имя для копии таблицы.

Создание запросов на обновление, добавление и удаление невозможно без разрушения целостности данных, поэтому упражняться лучше на созданной копии таблице.

Новый запрос желательно создать вначале как запрос на выборку. Так вы сможете проверить правильность отбора записей.

Прежде чем щелкнуть по кнопке Запуск, просмотрите результат в режиме таблице, воспользовавшись кнопкой Вид.

Быстрое переключение между режимами Конструктора и Выполнения обычно осуществляется с помощью одноименных пиктограмм, расположенных на панели инструментов.

2. Запросы на создание таблицы

Для сохранения результатов выборки в реально существующей таблице используются запросы на создание таблицы. Это ускоряет доступ к данным, полученным по запросу. Сохранение в виде отдельной таблицы полезно и в том случае, если какие-либо данные нужно хранить в течение длительного времени.

Читайте также  Семейство запросов на изменение, Блог о шифровании

Например, сводную информацию по годам необходимо хранить в течение 5 лет. Для этого создается итоговый запрос и результат его выполнения сохраняется в виде отдельной таблицы. Для этого в режиме Конструктора запросов нужно выбрать команду Запрос/Создание таблицы.

Access выведет на экран диалоговое окно «Создание таблицы», где нужно указать имя таблицы, в которой будут сохранены результаты выборки

3. Запросы на обновление записей

Этот тип запросов-действий предназначен для изменения значений некоторых полей для всех выбранных записей. После входа в режим Конструктора запроса нужно выбрать команду Запрос/Обновление. После этого в бланке запроса появится строка Обновление. Эта строка используется для того, чтобы задать новые значения для выбранных записей.

Обновлять значения можно не только в полях критериев, а в любом поле таблицы. Также для выбранных записей можно создавать вычисляемые поля.

4. Запрос на удаление записей

Этот вид запросов служит для удаления группы записей базы данных, удовлетворяющих определенным условиям. Обычный запрос можно преобразовать в запрос на удаление с помощьюкоманды Запрос/Удаление в режиме Конструктора запросов. При этом в бланке запроса появится строка Удаление, где можно ввести условие для удаления записей

В режиме Конструктора запроса необходимо указать таблицу, в которой будут проводиться удаления. Затем определить критерии и обязательно просмотреть результаты выполнения запроса на выборку.

Если в результате запроса присутствуют только подлежащие удалению записи, следует преобразовать его в запрос на удаление.

Удаление записей может привести к непредсказуемым результатам, в том числе и к нарушению целостности базы данных, по следующим причинам:

— Таблица является частью отношения один-ко-многим

— В качестве условия обеспечения целостности данных использована опция Каскадное удаление связанных полей.

Например, вы решили исключить каких-то студентов и удалить соответствующие записи из таблицы Студенты. При этом существует также таблица Экзамены, которая связана с таблицей Студенты, отношением один – ко многим. Если для обеспечения целостности данных выбрана опция Каскадное удаление связанных полей, в результате удаления записей о студентах будут удалены записи об их оценках, то есть информация об успеваемости!

Если установлена опция Каскадное удаление связанных полей и вы пытаетесь удалить записи в режиме просмотра таблицы, то получите предупреждение о возможном удалении данных в других таблицах. А при использовании запросов на удаление вы не увидите предупреждения. MS Access выдаст только информацию о количестве удаляемых записей, но ничего не скажет про каскадное удаление.

5. Запрос на добавление записей

С помощью запроса на добавление записей можно скопировать выбранные записи и поместить их в другую таблицу. Можно также использовать запрос на добавление для переноса данных в используемую базу данных из другого источника (из какой-либо другой таблицы).

Выполнение запроса на добавление записей можно начать (также как и в других запросах-действиях) с запуска запроса-выборки – для того, чтобы убедиться, что вы копируете необходимые записи.

Если необходимо добавить записи к таблице в другой базе данных, сначала следует присоединить таблицу-источник к базе, содержащей целевую таблицу, с помощью команды Файл/Внешние данные/Связь с таблицами. Для отбора добавляемых записей нужно составить запрос на выборку. Затем надлежит выполнить составленный запрос и оценить результат, переключившись в режим таблицы с помощью команды Вид/Режим таблицы. После этого необходимо вернуться в режим Конструктора и активизировать команду Запрос/Добавление.

В открывающемся окне диалога нужно в поле Имя таблицы имя таблицы, к которой требуется присоединить данные из результирующего набора записей запроса. Закрытие диалогового окна кнопкой ОК приводит к тому, что Access добавляет в бланк запроса строку Добавление

В строку Добавление автоматически (или вручную ) вставляются имена тех полей целевой таблицы, которые совпадают с именами полей запроса. Далее следует выполнить запрос. Для этого выполните команду Запрос/ Выполнить или щелкните по кнопке Выполнить на панели инструментов. В специальном диалоговом окне Access укажет сколько записей будет добавлено к целевой таблице, и потребует подтвердить выполнение этой операции.

Однако при переключении на запрос-выборку и обратно Access не сохраняет соответствия имен полей. Так что если перед запуском соответствующего запроса на добавление записей вы хотите выполнить запрос-выборку, приходится заново задавать соответствия имен двух таблиц.

Добавленные по ошибке записи легко находятся и удаляются. Тем не менее, можно сэкономить время, если сделать резервную копию таблицы, в которой будет осуществляться добавление записей.

Выполнение работы

Откройте базу данных Борей, вкладку Запросы.

Разработка запроса на создание таблицы

Требуется создать новую таблицу Неперспективные товары на базе таблицы Товары и включить в нее те товары, поставки которых прекращены.

    В режиме конструктора создайте запрос на базе таблицы Товары, включив в него все поля этой таблицы В поле ПоставкиПрекращены в строке Условие отбора укажите Да (так в запросе устанавливается значение Истина для логического типа данных, можно также использовать выражение Истина) В верхнем меню Запрос выполните команду Создание таблицы и в появившемся диалоговом окне “Создание таблицы” укажите имя таблицы “Неперспективные товары”, выберите переключатель В текущей базе данных и нажмите кнопку ОК. Выполните запрос. Появится сообщение о создании новой таблицы с указанием числа записей, помещаемых в нее. Нужно выбрать Да. В результате будет создана требуемая таблица, которую можно увидеть на вкладке Таблицы. Откройте новую таблицу “Неперспективные товары” и просмотрите ее.

Создание запроса на обновление записей

Фирма Борей решила поднять цены на молочные продукты на 10% по отношению к установленным ранее. Необходимо внести изменения в таблицу Товары.

    В режиме конструктора создайте запрос на базе таблицы Товары, включив в него все поля этой таблицы В верхнем меню Запрос выполните команду Обновление В поле Цена в строке Обновление напишите выражение [Цена]+[Цена]*0,1 В строке Условие отбора укажите для поля код типа 4, что соответствует Молочным продуктам Выполните запрос. Появится сообщение об обновлении записей с указанием их числа Откройте таблицу “Товары” и просмотрите ее.

3. Создание запроса на удаление записей.

Требуется удалить из таблицы Товары те товары, поставки которых прекращены. Это удобно сделать с помощью запроса на удаление записей.

    В режиме конструктора создайте запрос на базе таблицы Товары, включив в него все поля этой таблицы В поле ПоставкиПрекращены в строке Условие отбора укажите Да (или Истина) В верхнем меню Запрос выполните команду Удаление. Выполните запрос. Появится сообщение об удалении записей из таблицы с указанием числа удаляемых записей. Нужно выбрать Да. Откройте новую таблицу “Товары” и просмотрите ее.

Создание запроса на добавление записей

Добавим товары из таблицы Неперспективные товары, имеющиеся на складе, в таблицу Товары.

    Создайте в режиме конструктора запрос, содержащий таблицу, записи из которой необходимо добавить в другую. Это будет запрос на базе таблицы Неперспективные товары. В режиме конструктора запроса нажмите стрелку рядом с кнопкой Тип запросана панели инструментов и выберите команду Добавление. На экране появится диалоговое окно Добавление. В поле Имя таблицы введите имя таблицы, в которую необходимо добавить записи. Это будет таблица Товары Выполните одно из следующих действий.

Если таблица находится в открытой в настоящий момент базе данных(это наш случай), выберите параметр в текущей базе данных.

Если таблица не находится в открытой в настоящий момент базе данных(это к общему сведению), выберите параметр в другой базе данных и введите имя базы данных, в которой находится таблица, или нажмите кнопку Обзор, чтобы указать путь к базе данных. Можно ввести путь к базе данных Microsoft FoxPro, Paradox или dBASE, а также строку подключения к базе данных SQL.

· Нажмите кнопку OK.

· Перетащите из списка полей в бланк запроса поля, которые необходимо добавить или которые будут использоваться при определении условия отбора.

Если в обеих таблицах выделенные поля имеют одинаковые имена, то соответствующие имена автоматически вводятся в строку Добавление. Если имена полей двух таблиц отличны друг от друга, нужно будет указать в строке Добавление имена полей таблицы-получателя.

· Для полей, перемещенных в бланк запроса, введите в ячейку Условие отбора условие отбора, по которому будет осуществляться добавление. Нашим условием является наличие товара на складе, т. е. в поле НаСкладе в строке Условие отбора введем условие >0

· Для предварительного просмотра добавляемых записей нажмите кнопку Вид на панели инструментов. Для возврата в режим конструктора снова нажмите кнопку Вид на панели инструментов.

· Для добавления записей нажмите кнопку Запуск на панели инструментов. Будет выведено сообщение о добавлении записей в таблицу Товары

· Просмотрите таблицу Товары

Выполните самостоятельно конструирование запросов действия

ЗАДАНИЕ На основе таблиц Билеты и Цены сконструировать запросы действия, которые выполняют:

• удаление записей в таблицах;

• обновление записей в таблицах;

Выполнить и сохранить все запросы под именами Созда­ние, Удаление, Обновление соответственно.

1. Назовите все виды запросов на изменение данных. В чем особенность этих запросов?

2. Для чего предназначен и как создается запрос на создание таблицы?

3. Для чего предназначен и как создается запрос на обновление записей?

4. Для чего предназначен и как создается запрос на добавление записей?

5. Для чего предназначен и как создается запрос на удаление записей?

Источник:
http://pandia.ru/text/80/101/7261.php