Суммирование в отчетах

Суммирование в отчетах

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В любом отчете Access, содержащем числа, можно использовать итоги, средние значения, проценты или суммы с накоплением, чтобы сделать данные более понятными. В этой статье рассказывается, как добавить такие элементы в отчет.

В этой статье

Типы агрегатов, которые можно добавить в отчет

В следующей таблице приведены типы агрегатных функций в Access, которые можно добавить в отчет.

Суммирует элементы в столбце.

Определяет среднее значение всех элементов столбца.

Подсчитывает количество элементов в столбце.

Возвращает элемент, имеющий наибольшее (числовое или по алфавиту) значение в столбце.

Возвращает элемент, имеющий наименьшее (числовое или по алфавиту) значение в столбце.

Показывает, насколько значения в столбце отклоняются от среднего значения.

Вычисляет дисперсию для всех значений в столбце.

Добавление суммы или другого агрегата в режиме макета

Режим макета предоставляет наиболее быстрый способ добавления сумм, средних значений и других агрегатов в отчет.

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

Щелкните поле, для которого вы хотите добавить агрегатное выражение. Например, если необходимо добавить сумму в столбец чисел, щелкните одно из чисел в этом столбце.

На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Итоги.

Выберите тип агрегатной функции, которую вы хотите добавить в поле.

Access добавляет текстовое поле в колонтитул отчета и задает в качестве значения его свойства Данные (Control Source) выражение, которое выполняет нужное вычисление. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле, которое выполняет такие же вычисления в каждом разделе примечания группы.

Дополнительные сведения о создании уровней группировки в отчетах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Добавление суммы или другого агрегата в режиме конструктора

Конструктор позволяет точнее настраивать размещение и внешний вид итоговых значений. В сгруппированных отчетах можно поместить итоги и другие агрегаты в заголовок или примечание каждой группы. Агрегаты уровня отчета можно поместить в заголовок или колонтитул отчета.

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Режим конструктора.

Щелкните поле, для которого вы хотите добавить агрегатное выражение. Например, если необходимо добавить сумму в столбец чисел, щелкните одно из чисел в этом столбце.

На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Итоги.

Выберите тип агрегатной функции, которую вы хотите добавить в поле.

Access добавляет текстовое поле в колонтитул отчета и задает в качестве значения его свойства Данные (Control Source) выражение, которое выполняет нужное вычисление. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле, которое выполняет такие же вычисления в каждом разделе примечания группы.

Дополнительные сведения о создании уровней группировки в отчетах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Вычисление сумм с накоплением (сумм с нарастающим итогом)

В Access можно создавать в отчетах суммы с накоплением. Сумма с накоплением — это сумма значений из всех записей группы или даже отчета.

Создание суммы с накоплением

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду конструктор .

На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните Поле.

Щелкните раздел подробностей, заголовок или примечание группы, чтобы создать текстовое поле.

Если рядом с текстовым полем отображается подпись, удалите ее или замените текст в ней на более осмысленный.

Выделите текстовое поле. Если страница свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

Откройте вкладку Данные. В ячейке свойства Данные (Control Source) введите имя поля или выражение, для которого вы хотите создать сумму с накоплением.

Например введите РасширеннаяЦена для поля «РасширеннаяЦена» или на уровне группы введите выражение =Sum([РасширеннаяЦена]).

Щелкните ячейку свойства Сумма с накоплением (Running Sum).

Щелкните стрелку раскрывающегося списка в поле свойства и выполните одно из указанных ниже действий.

Если вы хотите, чтобы сумма обнулялась при достижении следующего уровня группировки, выберите в списке Для группы.

Если вы хотите, чтобы сумма накапливалась до конца отчета, выберите в списке Для всего.

Закройте страницу свойств.

Примечание: Если для свойства Сумма с накоплением (Running Sum) задано значение Для всего, то общее итоговое значение можно повторить в колонтитуле отчета. Создайте в нем поле и задайте в качестве значения его свойства Данные (Control Source) имя поля, в котором вычисляется сумма с накоплением, например =[СуммаЗаказа].

Источник:
http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%81%D1%83%D0%BC%D0%BC%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B2-%D0%BE%D1%82%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%B0%D1%85-ad4e310d-64e9-4699-8d33-b8ae9639fbf4

Вычисляемые поля в запросе БД Access 2003

Вычисления в запросе БД Access 2003

В БД Microsoft Access вычисляемые поля могут быть созданы в запросе, форме или отчете. Вычисляемые поля используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов, Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля объектов базы данных Access вводят Выражения. Выражения — это формулы аналогичные формулам Excel, но только вместо ссылок на ячейки в них используются имена полей. Ввод выражений возможен как вручную, так и с помощью Построителя выражений.

Выражения могут содержать следующие элементы:

  • идентификаторы (имя поля и элемента управления, которые заключаются в квадратные скобки);
  • операторы (арифметические, логические, сравнения и другие операторы);
  • функции (готовые формулы, которые состоят из имени и аргумента, помещенного в круглые скобки)
  • константы (элементы, которые не изменяются в Выражении, например Null, Истина, Ложь);
  • значения (например, значения даты и времени, численные положительные или отрицательные значения).
  • =[Оценка]/1,2, где «=» — опрератор, [Оценка] — имя поля, а 1,2 — значение;
  • Date(), где Date — имя функции текущей даты, которая не имеет аргумента.

Рассмотрим создание вычисляемых полей в бланке запроса базы данных Access 2003. Для ввода Выражения в запрос его необходимо открыть в режиме Конструктора. Чтобы создать вычисляемое поле в запросе (в существующем или вновь создаваемом запросе) открытого в режиме конструктора, необходимо ввести Выражение в строку Поле свободного столбца бланка запроса. Выражение может выполнять вычисления, обрабатывать текст, указывать время и дату, проверять данные и т.д. Необходимо отметить, что каждая формула вычисляется только для отдельной строки таблицы бланка запроса.

Рассмотрим создание вычисляемого поля в бланке запроса на примере базы данных Training_students_VP. Постановка задачи: в запросе на выборку (Запрос 3) создать поле, в котором должны отображаться итоговые оценки (ниже на 20% от полученных по результатам рейтинга). Для решения этой задачи откроем бланк «Запроса 3» в режиме конструктора (Рис. 1).

Для создания вычисляемого поля можно применить «Построитель выражений». Для этого надо установить курсор в свободное поле и выбрать на панели инструментов команду Построить (можно также воспользоваться контекстным меню), откроется окно Построитель выражений.

В верхней области построителя расположено текстовое поле выражения, предназначенное для записи выражения. Ниже поля выражения размещается строка с операторами. Три текстовых поля в нижней области используются для выбора элементов, которые могут быть вставлены в текстовое поле выражения. Выражение можно записать с клавиатуры или сформировать из готовых функций, операторов и других элементов.

Для поставленной задачи в Построитель можно ввести выражение =[Оценка]/1,2 с клавиатуры (Рис.2) и щелкнуть на кнопке ОК.

В результате в бланке запроса появится вычисляемое поле =[Оценка]/1,2

Далее надо закрыть бланк запроса в режиме конструктора и открыть его в режиме таблицы. В таблице вычисляемое поле состоит из слова «Выражение» и цифры 1, которая показывает, каким по счету создано выражение. Необходимо также отметить, что результаты вычислений, отображаемые в записях, не отформатированы.

С учетом вышеизложенного следует изменить название вычисляемого поля и отформатировать его. Для этого необходимо вернуться в режим конструктора и слово Выражение1 заменить на «Итог_оценка». Затем щелкнуть правой кнопкой мыши на вычисляемое поле и в контекстном меню выбрать команду Свойства, откроется диалоговое окно Свойства поля (Рис. 5)

В окне Свойства поля установить формат, например Фиксированный и закрыть это окно. Затем закрыть запрос в режиме конструктора и открыть его в режиме таблицы. В результате на экране будет отображен запрос с отформатированным вычисляемым полем. Необходимо отметить, что значения вычисляемого поля не хранятся в базе данных, а являются результатом вычислений при формировании запроса.

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Источник:
http://www.lessons-tva.info/articles/informat/8.html

Вычисления в Access 2003;

В Accessвычисления выполняют в запросах и в отчетах. Все вычисления по формулам осуществляют только в запросах с помощью строки Групповая операция. Чаще всего используются следующие функции этой строки.

· Выражение. Выполнение вычислений в поле по формуле.

· Суммирование (Sum). Суммирует все значения выбранного поля.

· Среднее значение (Avg). Вычисляет среднее значение всех чисел в выбранном поле.

· Минимум (Min). Определение наименьшего числа в поле.

Читайте также  Section Access in Qlikview, Define Data Access in QlikView

· Максимум (Max). Определение наибольшего числа в поле.

Рис.19. Открываем окно со строкой Групповые операции

Для выполнения вычислений с использованием размещенных в полях запроса данных прежде всего проверьте в каких столбцах каких таблиц размещены необходимые для расчетов числа. Все эти столбцы (поля) включите в запрос. Затем следует, щелкнув левой кнопкой мыши в панели инструментов на кнопке Конструктор(рис. 19), добавить в окно запроса строку Групповая операция, которая по умолчанию скрыта. Откроется окно, показанное на рисунке 20. В некоторых версиях Accessв менюВидимеется строкаГрупповая операция, которая может быть использована для этой цели.

Рис.20. Строка Групповая операция

Строка Групповая операция должна появиться автоматически. В некоторых версиях Accessэтастрока автоматически не появляется. В таком случае надо в панели инструментов нажать кнопку с символом ∑ (Групповая операция), которая выделена на рисунке . Для записи формулы выбираем пустое поле. В строке Групповая операция во всех полях запроса по умолчанию записано значение Группировка. Для ввода формулы в выбранном поле этой строки надо поместить значение Выражение, что можно сделать следующим образом:

· Щелкните по строке Групповая операция в выбранном поле.

· Щелкните по появившейся в поле кнопке с треугольником.

· В раскрывшемся списке выберите строку Выражение (рис.21 ).

· В строке Вывод на экран надо отметить флажок.

Рис. 21. Выбор групповой операции «Выражение»

Формула записывается в строке Поле по тем же правилам, что и в Excel, но вместо адресов ячеек используются заключенные в квадратные скобки имена полей. Имя поля в формуле следует вводить с учетом регистра, вручную, не копировать! В формулу могут входить числа (константы), однако проценты необходимо преобразовать в десятичные дроби. Например, если требуется вычислить отпускную цену товара, увеличив оптовую цену на 25%, в строке Поле следует записать формулу:

После ввода формулы щелкните за пределами готового выражения, можно в другой строке. Вместо знака равенства Accessдобавит в начало формулы текст Выражение1:, который и станет именем поля. Этот текст можно позднее заменить. Если в запрос будет добавлено еще одно поле с формулой, оно получит имя Выражение2: и т.д. Откройте запрос и проверьте наличие нового поля с заголовком Выражение 1. Для того, чтобы просмотреть запрос в виде таблицы, выберите в меню команду Вид, в раскрывшемся списке – Режим таблицы. Для изменения заголовка поля щелкните в панели инструментов на кнопке Конструктор(рис. 19), затем в нужном столбце строки Поле (рис. 20) удалите прежнее имя и введите новое.

Источник:
http://studopedia.su/16_43671_vichisleniya-v-Access-.html

Пример вычисления общей суммы в таблице базы данных Microsoft Access с использованием SQL -запроса. Компонент TDBText

Бывают случаи, когда в таблице базы данных нужно сосчитать сумму числовых значений некоторого столбца. Для этого существуют разные методы вычисления, один из которых базируется на использовании соответствующего SQL -запроса.

В данной задаче, на примере таблицы Microsoft Access , вычисляется общая сумма с использованием SQL -запроса. Результат вычисления суммы заносится в компонент типа TDBText .

Используя данный пример, можно производить числовые вычисления над множеством записей заданного столбца.

Условие задачи

Дана таблица, сформированная средствами СУБД Microsoft Access . Таблица содержит данные с начисленной заработной платой работников предприятия.

Таблица имеет следующую структуру.

Приложение должно вычислять суммарную заработную плату всех работников предприятия. Результат суммы должен выводиться в компоненте типа TDBText сразу после загрузки приложения.

Решение

  1. Построение формы.

Из панели инструментов Tool Palette нужно разместить на форме следующие компоненты (рис. 1):

– из вкладки “dbGo” компонент TADOConnection. Создается объект с именем ADOConnection1. Этот компонент нужен для связи других компонент с файлом базы данных;

– из вкладки “ Data Access ” компонент TDataSource. Создается объект с именем DataSource1. Этот компонент связывает таблицу базы данных ADOTable1 с компонентом визуализации данных DBGrid1;

– из вкладки « Data Access ” компонент типа TDataSource. Создается объект с именем DataSource2. Этот компонент нужен для связи компонента ADOQuery1 с компонентом DBText1;

– из вкладки “dbGo” компонент типа TADOTable. Создается объект с именем ADOTable1. Этот компонент соответствует таблице Workers базы данных;

– из вкладки «dbGo» компонент типа TADOQuery. Этот компонент нужен для формирования SQL-запроса и отображения результата этого запроса в компоненте TDBText;

– из вкладки “ Data Controls ” компонент типа TDataGrid. Создается объект с именем DBGrid1. Этот компонент отображает таблицу Workers базы данных;

– из вкладки « Data Controls ” компонент типа TDBText. Создается объект с именем DBText1. Этот компонент отображает результат SQL-запроса, который формируется в компоненте ADOQuery1.

Результирующая сумма будет выводиться в компоненте DBText1.

Схема связей между компонентами изображена на рисунке 2.

Рис. 1. Компоненты формы

Рис. 2. Схема связей между компонентами программы

  1. Подключение базы данных. Свойство ConnectionString компонента ADOConnection1.

Процесс подключения приложения к базе данных Microsoft Access подробно описан здесь.

Приложение к базе данных подключается с помощью свойства ConnectionString компонента ADOConnection1 (рис. 3). В свойстве ConnectionString указывается тип поставщика данных и полный путь к файлу базы данных.

Рис. 3. Строка ConnectionString компонента ADOConnection1

  1. Настройка компонент формы.

Следующим шагом нужно осуществить настройку компонент между собой. Для этого нужно установить:

– в компоненте ADOConnection1 свойство LoginPrompt = “false” (запрет постоянного ввода имени пользователя и пароля при подключении к базе данных);

– в компоненте ADOTable1 свойство Connection = «ADOConnection1”;

– в компоненте ADOQuery1 свойство Connection = “ADOConnection1”;

– в компоненте DataSource1 свойство DataSet = “ADOTable1”;

– в компоненте DataSource2 свойство DataSet = «ADOQuery1”;

– в компоненте DBGrid1 свойство DataSource = “DataSource1”;

– в компоненте DBText1 свойство DataSource = “DataSource2”;

– в компоненте ADOTable1 свойство TableName = “Worker”;

– в компоненте DBGrid1 из свойства Options установить опцию dgEditing = false (запрет внесения данных в ячейки таблицы непосредственно из сетки DBGrid1).

  1. Свойство Active компонентаADOTable1.

Для отображения данных в DBGrid1 нужно выполнить следующие действия над компонентом ADOTable1 (рис. 4):

– выделить компонент ADOTable1;

– установить свойство Active в значение true.

После этого данные таблицы будут отображены в DBGrid1.

Рис. 4. Свойство Active компонента ADOTable1

  1. Настройка размеров компонент и формы.

На этом этапе осуществляется корректировка размеров и позиций компонент на форме согласно образцу, показанному на рисунке 5.

Рис. 5. Основная форма приложения

  1. Скрытие поля ID_Worker в DBGrid1.

Поле ID_Worker целесообразно скрыть, поскольку оно есть ключевым полем. Для этого из контекстного меню нужно вызвать редактор полей « Fields Editor ” компонента ADOTable1. Вызов редактора изображен на рисунке 6.

Рис. 6. Вызов редактора « Fields Editor ”

Откроется окно Form1.ADOTable1 . В этом окне, с помощью мышки, нужно вызвать контекстное меню. В контекстном меню выбрать команду « Add All fields ».

В результате окно редактора примет вид, как показано на рисунке 7.

Рис. 7. Редактор полей Form1.ADOTable1

В редакторе полей отображаются все поля таблицы Worker. Чтобы удалить поле ID_Worker нужно на строке ID_Worker сделать клик правой кнопкой «мыши» и в контекстном меню выбрать команду Delete. После этого можно закрыть редактора Form1.ADOTable1.

В результате, в таблице DBGrid1 будет отображено только два поля (рис. 8).

Рис. 8. Отображение таблицы Worker с двумя полями

  1. Установка в поле Salary фильтра для отображения с двумя знаками после запятой.

Для того, чтобы в поле Salary корректно отображалось значение суммы (2 знака после запятой), нужно выполнить следующее.

Выделить компонент ADOTable1. Вызвать редактора полей “Fields Editor… ” так как описано в пункте 6. В результате откроется список состоящий из двух полей Name и Salary. Выделить строку с названием Salary. В Object Inspector будет активирован объект с именем ADOTable1Salary.

Следующим шагом в Object Inspector в поле “ Display Format ” нужно установить значение « 0.00 » (рис. 9).

Рис. 9. Установка формата вывода в поле Salary объекта ADOTable1

После выполненных действий, значения в поле Salary таблицы будут выводиться с точностью 2 знака после запятой.

  1. Настройка компонента Label1.

В компоненте Label1 в свойстве Caption нужно ввести строку « Сумма = ».

  1. Свойство SQL компонента ADOQuery1.

Компонент DBGrid1 предназначен для вывода суммы на основе SQL -запроса. Сам SQL -запрос формируется в компоненте ADOQuery1 в свойстве « SQL… ” (рис. 10).

Рис. 10. Свойство SQL компонента ADOQuery1

После выбора этого свойства, вызовется редактор “ String List Editor ”, в котором нужно ввести текст SQL -запроса (рис. 11).

Для вычисления суммы нужно ввести следующий текст запроса:

После этого набранный текст запроса нужно подтвердить выбором команды (кнопки) «OK”.

Рис. 11. Текст SQL -запроса

В SQL -запросе будет вызвана функция агрегирования SUM, которая входит в синтаксис языка SQL. Функция SUM вычисляет сумму записей заданного столбца (столбца «Salary»). Также в SQL -запросе формируется новое поле с именем « Сумма ” в котором отображается результат суммы.

Функции агрегирования обеспечивают получение некоторой обобщенной информации.

Язык SQL имеет и другие стандартные функции агрегирования, которые можно использовать в программах:

Читайте также  Добавление и изменение первичного ключа таблицы в Access

– COUNT – выполняет подсчет записей в таблице или подсчет ненулевых значений в столбце таблицы;

– MIN – возвращает минимальное значение в столбце;

– MAX – возвращает максимальное значение в столбце;

– AVG – вычисляет среднее значение для значений, которые помещаются в столбце.

  1. Свойство Active компонента ADOQuery1.

Как было сказано ранее, результат SQL -запроса отображается в компоненте DBText1. SQL -запрос формируется в компоненте ADOQuery1. Для того, чтобы SQL -запрос был доступен для отображения нужно в компоненте ADOQuery1 свойство Active установить в значение “true” (рис. 12).

Рис. 12. Свойство Active компонента ADOQuery1

  1. Свойство DataField компонента DBText1.

Компонент DBText1 предназначен для отображения только одного значения. Этим значением может быть результат функции агрегирования или значение текущей записи некоторого поля. Поэтому, в этом компоненте предусмотрено свойство DataField (“Поле данных»). В этом свойстве указывается поле, которое должно выводиться в DBText1.

В нашем случае поле имеет название « Сумма ». Это название было введено в тексте SQL -запроса.

Рис. 13. Свойство DataField компонента DBText1

После установления поля DataField результат суммы отобразится в компоненте DBText1 (рис. 14).

Рис. 14. Отображение суммы в компоненте DBText1

  1. Установка вывода результата с точностью 2 знака после запятой в компоненте DBText1.

Поскольку компонент DBText1 получает данные от компонента ADOQuery1, то нужно настроить компонент ADOQuery1.

Последовательность шагов следующая.

Вызвать редактор полей “ Form1.ADOQuery1 ” компонента ADOQuery1 из контекстного меню (см. п. 7).

В редакторе полей вызвать контекстное меню и в этом меню выбрать команду « Add all fields ” (рис. 15).

Рис. 15. Команда « Add all fields ” из редактора полей Form1.ADOQuery1

В результате будет добавлено одно поле « Сумма », которое формируется в тексте SQL -запроса. Автоматически создается объект с именем ADOQuery1Сумма .

После выделения поля « Сумма », в Object Inspector нужно установить свойство DisplayFormat в значение « 0.00 » (рис. 16).

Рис. 16. Установка вывода результата с точностью 2 знака после запятой в DBText1

  1. Запуск приложения на выполнение.

Теперь можно запустить приложение на выполнение.

Источник:
http://www.bestprog.net/ru/2016/05/21/013-%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BC%D0%B5%D1%80-%D0%B2%D1%8B%D1%87%D0%B8%D1%81%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B5%D0%B9-%D1%81%D1%83%D0%BC%D0%BC%D1%8B-%D0%B2-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB/

Как в access посчитать сумму столбца

Advanced: требуется написание экспертов, взаимодействие и многоязыковые навыки.

Эта статья относится к файлу базы данных Microsoft Access (. mdb) или к файлу базы данных Microsoft Access (ACCDB).

В этой статье описываются два метода, которые можно использовать для создания запроса итогов с накоплением. Итоговый запрос итогов — это запрос, в котором итоговое значение каждой записи является суммированием этой записи и всех предыдущих записей. Этот тип запроса полезен для отображения совокупных итогов для группы записей (или за период времени) на графике или отчете.

Note (Примечание ) Вы видите демонстрацию методики, используемой в этой статье, в примере файла QrySmp00. exe.

Дополнительные сведения

Первый метод использует функцию DSum и условия в запросе для создания суммы с накоплением с течением времени. Функция DSum суммирует текущую запись и все предыдущие записи. Когда запрос перемещается на следующую запись, функция DSum выполняется снова и обновляет общий итог.

Следующий пример запроса использует таблицу Orders из учебной базы данных Northwind для создания суммы стоимости доставки за каждый месяц 1997. В целях повышения производительности примеры данных ограничены одним годом. Так как функция DSum выполняется один раз для каждой записи в запросе, для завершения обработки запроса может потребоваться несколько секунд (в зависимости от скорости компьютера). Чтобы создать и запустить этот запрос, выполните указанные ниже действия.

Откройте учебную базу данных Northwind.

Создайте новый запрос на выборку и добавьте таблицу Orders .

В меню вид выберите пункт итоги.

Note (Примечание ) В Access 2007 щелкните итоги в группе Показать/скрыть на вкладке конструктор .

В первом столбце бланка запроса введите следующее выражение в поле поле и выберите следующие значения для полей «Итого», «Сортировать» и «Показать»:

В выражении в поле поле отображается и сортируется часть года поля OrderDate.

Во втором столбце бланка запроса введите в поле поле следующее выражение и выберите следующие параметры для полей «Итого», «Сортировать» и «Показать»:

Выражение в поле поля сортирует и отображает часть месяца поля Дата заказа в виде целого значения от 1 до 12.

В третьем столбце бланка запроса введите в поле поле следующее выражение, а для полей Итого и Show выберите следующие параметры.

Note (Примечание ) В следующем примере знак подчеркивания (_) в конце строки используется в качестве символа продолжения строки. При повторном создании этого примера удалите знак подчеркивания в конце строки.

Выражение в поле поле использует функцию DSum () для суммирования поля фрахта, если значения в полях Амонс и Айеар меньше или равны текущей записи, обрабатываемой запросом.

В четвертом столбце бланка запроса введите следующее выражение в поле поле и выберите следующие значения для полей «Итого», «Сортировать» и «Показать»:

Выражение в поле поля отображает каждый месяц в текстовом формате, например Январь, фев, Мар и т. д.

В столбце пятый в бланке запроса введите следующее выражение в поле поле и выберите следующие значения для полей «Итого», «условия» и «Показать»:

Выражение в поле поля фильтрует набор записей запроса, чтобы включить данные только из 1997.

Выполните запрос. Обратите внимание, что в поле Рунтот отображаются следующие записи с накопленной суммой:

Второй метод использует итоговый запрос с функцией DSum () для создания итоговой суммы по группе.

Приведенный ниже пример запроса использует таблицу «заказы» для суммирования затрат на фрахт для каждого сотрудника, а также для расчета скользящей суммы фрахта. Чтобы создать и запустить запрос, выполните указанные ниже действия.

Откройте учебную базу данных Northwind. mdb.

Создайте новый запрос на выборку и добавьте таблицу Orders.

В Виевмену щелкните итоги.

Note (Примечание ) В Access 2007 щелкните итоги в группе Показать/скрыть на вкладке конструктор .

В первом столбце бланка запроса добавьте следующее поле в поле поле и выберите следующие параметры для полей «Итого» и «Показать»:

В этом поле данные группируются по КодСотрудника.

Во втором столбце бланка запроса добавьте следующее поле в поле поле и выберите следующие параметры для полей «Итого» и «Показать»:

Это поле суммирует данные доставки.

В третьем столбце бланка запроса введите в поле поле следующее выражение, а для полей Итого и Show выберите следующие параметры.

Note (Примечание ) В следующем примере знак подчеркивания (_) в конце строки используется в качестве символа продолжения строки. При повторном создании этого примера удалите знак подчеркивания в конце строки.

Выражение в поле поле использует функцию DSum () для суммирования поля фрахта, когда EmployeeID меньше текущего Емпалиас, а затем форматирует поле в долларах.

Выполните запрос. Обратите внимание, что в поле Рунтот отображаются следующие записи с накопленной суммой:

RPI.su — самая большая русскоязычная база вопросов и ответов. Наш проект был реализован как продолжение популярного сервиса otvety.google.ru, который был закрыт и удален 30 апреля 2015 года. Мы решили воскресить полезный сервис Ответы Гугл, чтобы любой человек смог публично узнать ответ на свой вопрос у интернет сообщества.

Все вопросы, добавленные на сайт ответов Google, мы скопировали и сохранили здесь. Имена старых пользователей также отображены в том виде, в котором они существовали ранее. Только нужно заново пройти регистрацию, чтобы иметь возможность задавать вопросы, или отвечать другим.

Чтобы связаться с нами по любому вопросу О САЙТЕ (реклама, сотрудничество, отзыв о сервисе), пишите на почту [email protected] . Только все общие вопросы размещайте на сайте, на них ответ по почте не предоставляется.

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Строка «Итог» в Access позволяет быстро просматривать сводную информацию о данных в столбцах таблицы. Например, если добавить строку «Итог» в таблицу со сведениями о покупках, можно отобразить сумму продаж, общее число единиц товара или количество купленных товаров.

Примечание: Чтобы отобразить сумму значений столбца, необходимо установить для типа данных столбца значение «Числовой», «Дробный» или «Денежный». Для нечисловых столбцов можно выбрать только итоговый тип «Количество значений».

Добавление строки «Итого»

В области навигации дважды щелкните таблицу, запрос или разделенную форму, чтобы открыть ее в режиме таблицы.

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.

Под таблицей появится строка Итог.

Щелкните в каждой ячейке строки Итого, где должен отображаться тот или иной итог, и выберите его тип.

Выбор типа итога

После добавления строки итогов вы выбираете тип итогового значения, отображаемого для каждого столбца. Например, агрегаты, такие как суммы, могут отображаться, если выбран тип данных «число», «десятичный» или «денежный». Подсчет значений возможно, если тип данных является текстовым значением.

Читайте также  Как создать форму в Access

Давайте сделаем так, чтобы в этом примере таблица отображала сумму значений в столбцах Цена покупки и Купленные товары и общее количество для столбца Позиция, как показано на изображении ниже.

Вместо слова Итого в первом столбце можно отобразить общее количество записей. Щелкните по строке Итоги для столбца элемент , щелкните стрелку и выберите команду подсчитать, чтобы увидеть общее количество элементов или число.

Потом щелкните стрелку в столбце Цена покупки и выберите пункт Сумма, чтобы увидеть общую цену покупки всех товаров.

Повторите предыдущий шаг для столбца Купленные товары, чтобы увидеть общее количество купленных товаров.

Примечание: Строку Итог нельзя удалить или вырезать, но можно скрыть, выбрав пункт Итоги на вкладке Главная.

Как работает «Сумма» и другие агрегатные функции

Агрегатные функции выполняют вычисления со столбцами данных и возвращают один результат. Они могут быть полезны, если вам нужно рассчитать единственное значение, например сумму или среднее. Следует помнить, что агрегатные функции применяются к столбцам данных. Это может показаться очевидным, но при разработке и использовании баз данных вы обычно уделяете внимание строкам данных и отдельным записям, чтобы пользователи могли вводить данные в поле, перемещать курсор вправо или влево для заполнения следующего поля и т. д. И наоборот, вы используете агрегатные функции, уделяя основное внимание группам записей в столбцах.

Предположим, что вы используете Access для хранения и отслеживания данных о продажах. С помощью агрегатных функций можно посчитать число проданных товаров в одном столбце, общую сумму продаж — во втором и средний объем продаж для каждого товара — в третьем.

В таблице ниже описаны агрегатные функции Access, которые доступны в строке «Итог». Помните, что в Access есть и другие агрегатные функции, но они используются в запросах.

Поддерживаемые типы данных

Доступна в строке «Итог»?

Вычисляет среднее значение для столбца. Столбец должен содержать числовые или денежные величины или значения даты или времени. Функция игнорирует пустые значения.

«Числовой», «Действительное», «Денежный», «Дата и время»

Подсчитывает число элементов в столбце.

Все типы данных, за исключением сложных повторяющихся скалярных данных, таких как столбец многозначных списков. Дополнительные сведения о многозначных списках можно найти в статье рекомендации по созданиюи удалению многозначных полей в руководствах , посвященных многозначным полям.

Возвращает элемент с наибольшим значением. Для текстовых данных наибольшим будет последнее по алфавиту значение, причем Access не учитывает регистр. Функция игнорирует пустые значения.

«Числовой», «Действительное», «Денежный», «Дата и время»

Возвращает элемент с наименьшим значением. Для текстовых данных наименьшим будет первое по алфавиту значение, причем Access не учитывает регистр. Функция игнорирует пустые значения.

«Числовой», «Действительное», «Денежный», «Дата и время»

Показывает, насколько значения отклоняются от среднего. Подробнее см. в следующем разделе Дополнительные сведения о функциях «Стандартное отклонение» и «Дисперсия».

«Числовой», «Действительное», «Денежный»

Суммирует элементы в столбце. Подходит только для числовых и денежных данных.

«Число», «Действительное», «Денежный»

Вычисляет статистическую дисперсию для всех значений в столбце. Подходит только для числовых и денежных данных. Если таблица содержит менее двух строк, Access возвращает пустое значение. Подробнее о функции «Дисперсия» см. в следующем разделе Дополнительные сведения о функциях «Стандартное отклонение» и «Дисперсия».

«Числовой», «Действительное», «Денежный»

Дополнительные сведения о функциях «Стандартное отклонение» и «Дисперсия»

Функции Стандартное отклонение и Дисперсия рассчитывают статистические значения. В частности, они применяются для значений, которые лежат в окрестности своего среднего значения и подчиняются закону нормального распределения (находятся на гауссовой кривой).

Предположим, что вы случайным образом выбрали 10 инструментов, изготовленных на одном станке, и измерили их прочность на излом для проверки станка и контроля качества. Если вы рассчитаете среднее значение прочности на излом, то увидите, что для большей части инструментов прочность на излом близка к среднему значению, но также есть инструменты с большими и меньшими показателями. Тем не менее если вы рассчитаете только среднее значение прочности на излом, этот показатель не даст вам никакой информации об эффективности контроля качества, поскольку несколько необычно прочных или хрупких инструментов могут увеличить или уменьшить среднее значение.

Функции вариативности и стандартных отклонений обозначают эту проблему, указывая, насколько близки значения к среднему. Для критической силы меньшие числа, возвращаемые одной из функций, указывают на то, что ваши производственные процессы работают нормально, так как некоторые из них имеют ограниченную степень, так как выше или ниже среднего.

Подробное описание дисперсии и стандартного отклонения выходит за рамки этой статьи. Дополнительные сведения об обеих функциях можно найти на веб-сайтах, посвященных статистике. При использовании функций Дисперсия и Стандартное отклонение помните о следующих правилах:

Эти функции игнорируют пустые значения.

Для функции Дисперсия используется формула:

Для функции Стандартное отклонение используется формула:

Источник:
http://handy-site.ru/kak-v-access-poschitat-summu-stolbca/

Итоговый запрос из базы данных Access

Запросы позволяют не только выбирать записи из таблиц Access, но и вычислять различные статистические параметры. Например, можно подсчитать суммарное количество контактов и вывести даты первого и последнего контакта с каждым из людей, включенных в таблицу Контакты. Чтобы построить такой запрос в режиме конструктора, выполните следующие действия.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы.

2. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме конструктора.

3. В открывшемся окне диалога (рис. 17.6) выделите строку Контакты.

4. Щелчком на кнопке Добавить добавьте выбранную таблицу в верхнюю область конструктора запроса.

5. Выделите пункт Список и снова щелкните на кнопке Добавить.

6. Щелчком на кнопке Закрыть закройте окно диалога Добавление таблицы. Списки полей двух таблиц, соединенные линией связи, появятся в окне конструктора.

7. Щелкните на кнопке Групповые операции панели инструментов. В бланке запроса появится дополнительная строка Групповая операция, позволяющая выполнять статистические операции со значениями конкретных полей.

Рис. 17.6 . Добавление таблицы

8. Перетащите поле Фамилия в ячейку Поле первого столбца конструктора.

9. В ту же ячейку второго столбца перетащите поле Имя таблицы Контакты.

10. В третий, четвертый и пятый столбцы бланка запроса перетащите поле Дата таблицы Список (рис. 17.7).

Рис. 17.7. Запрос с групповыми операциями

11. В раскрывающемся списке ячейки Групповая операция третьего столб ца бланка запроса выберите пункт Min.

12. В той же ячейке четвертого столбца выберите пункт Мах.

13. В пятом столбце задайте групповую операцию Count. Групповые операции построенного запроса обработают все записи таблицы Список, соответствующие конкретному человеку из таблицы Контакты, и вместо самих данных таблицы Список выведут в соответствующее поле результата запроса только значение величины, вычисляемой по определенной формуле. Доступные групповые операции перечислены в табл. 17.1.

ТАБЛИЦА 17.1 . Групповые операции

Примечание Поскольку в пятом поле запроса вычисляется количество записей, в ячейку Поле этого столбца можно поместить любое поле таблицы Список.

14. Щелкните на кнопке Вид, чтобы выполнить запрос. Появится таблица с пятью столбцами. Два первых столбца содержат фамилии и имена людей. По ним выполняется группировка, то есть расчет значений остальных полей запроса выполняется для записей таблицы Список, сопоставляемых с одним человеком. Как уже говорилось выше, соответствие контакта таблицы Список и человека из таблицы Контакты определяется полями Код_Контакты, с помощью которых осуществляется связь этих двух таблиц. Третий и четвертый столбцы запроса выводят соответственно дату первого (функция Min) и последнего (функция Мах) контакта с данным человеком. Пятый столбец содержит количество записей в таблице Список (функция Count), соответствующих. данному человеку, то есть число контактов с ним. Единственный недостаток построенного запроса — это непонятные имена столбцов. Давайте скорректируем их.

15. Щелчком на кнопке Вид вернитесь в конструктор запроса.

16. В ячейке Поле третьего столбца замените имя Дата на текст Дата первого контакта: Дата. Правая часть этого выражения, расположенная правее двоеточия, по-прежнему задает имя поля, а левая определяет название столбца результата запроса. Таким образом, любому столбцу запроса можно назначить произвольное имя.

17. В ячейке Поле четвертого столбца введите Дата последнего контакта: Дата.

18. В первой строке пятого столбца бланка запроса введите Число контактов: Дата.

Примечание К сожалению, подобный прием не подходит для смены названия поля, значение которого не вычисляется, а передается из таблицы. То есть таким способом не удастся переименовать поле Имя.

19. Снова щелкните на кнопке Вид.

20. Закройте запрос.

21. Для сохранения изменений структуры щелкните на кнопке Да.

22. В окне диалога Сохранение введите имя Итоговый запрос и щелкните на кнопке ОК.

Источник:
http://tepka.ru/msoffice/1704.html