Ввод данных с помощью копирования и перемещения

Ввод данных с помощью копирования и перемещения

Ввод данных в таблицу можно осуществлять не только непосредственно с клавиатуры, но и с помощью команд копирования и перемещения. Для того чтобы вырезать или скопировать текст, необходимо выделить его и нажать на соответствующую кнопку на панели инструментов: Вырезать (Cut) или Копировать (Сору). При этом выделенная информация будет перемещена или скопирована в буфер обмена. Чтобы вставить скопированную информацию, следует установить курсор на то место, куда ее предполагается вставить, и нажать кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов.

В таблице Access можно так же, как в рабочем листе Excel, выделить диапазон ячеек (рис. 2.38). Для этого нужно сначала подвести указатель мыши к левой границе левой верхней ячейки, дождаться, когда курсор примет форму крестика, после этого нажать левую кнопку мыши и, удерживая эту кнопку, переместить указатель в нижнюю правую ячейку и отпустить кнопку мыши.

Для удобства использования буфер обмена в Microsoft Office 2002 расширен и позволяет включать в себя до 24 скопированных элементов. Чтобы воспользоваться возможностями нового буфера обмена, необходимо в меню Вид (View) выбрать команду Панели инструментов (Toolbars) и установить флажок Область задач (Task Pane). На экране справа появится панель инструментов. Щелкнув по кнопке выбора на заголовке этой панели, выберите из выпадающего меню пункт Буфер обмена (Clipboard) (рис. 2.39).

При копировании или вырезании информации на панели буфера обмена будет появляться очередной значок, обозначающий скопированные данные, а также начальные литеры, если был скопирован текст, или уменьшенное изображение, если был скопирован рисунок. Общее количество блоков скопированной информации не превышает 24. При копировании 25-го элемента будет произведено удаление первого вставленного элемента. Порядок замещения блоков информации в буфере обмена организован по принципу очереди FIFO (First In First Out — «первый пришел, первый ушел»).

При нажатии на кнопку Вставить (Paste) панели инструментов вставляется последний скопированный или вырезанный блок информации. Чтобы вставить любой из 24 последних скопированных блоков, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на значке, соответствующем этому блоку. Или, если задержать указатель мыши на значке блока, справа появится кнопка выпадающего меню, из которого можно выбрать:

  • Вставить (Paste) — вставить данный блок в текст;
  • Удалить (Delete) — удалить данный блок из буфера обмена.

Чтобы вставить все скопированные блоки, необходимо нажать кнопку Вставить все (Paste All) на панели инструментов Буфер обмена (Clipboard). Чтобы удалить из буфера обмена всю информацию, необходимо нажать кнопку Очистить все (Clear All) на той же панели.

Работой буфера обмена управляют четыре параметра (флажка), которые можно установить или снять, выбрав их из выпадающего меню на кнопке Параметры (Options) в области задач Буфера обмена (Clipboard):

  • Автоматическое отображение буфера обмена Office (Show Office Clipboard Automatically) — автоматически показывать буфер обмена во время копирования;
  • Собирать данные без автоматического отображения буфера обмена Office (Collect Without Show Office Clipboard) — автоматически копировать объекты в буфер обмена без его отображения;
  • Показать значок буфера обмена Office на панели задач (Show Office Clipboard Icon on Taskbar) — поместить значок буфера обмена на панель задач операционной системы;
  • Показывать состояние около панели задач при копировании (Show Status Near Taskbar When Copying) — выдавать сообщение о состоянии буфера обмена рядом со значком на панели задач при копировании в него элемента.

Чтобы закрыть область задач Буфер обмена (Clipboard), необходимо нажать кнопку Закрыть (Close), которая находится справа на строке меню этой области.

Источник:
http://www.taurion.ru/access/2/21

Как в access сделать запрос копирование поля?

Поле со списком в access может стать полем для поиска. Поисковое поле со списком в Access может сильно облегчить вам работу с данными.

Существует несколько способов создания поискового поля, самый распространённый из них – при помощи мастера для элемента управления «Поле со списком».

Рассмотрим способ создания поля для поиска вручную. В режиме конструктора формы добавим свободное поле в примечание формы (кнопка «Мастера» должна быть отжата):

Зададим следующие свойства для свободного поля «ПолеПоиск» (для этого надо выделить его в режиме конструктора и нажать клавишу F4):

Перейдём на вкладку «Данные» свойств поля со списком. Значения свойства «Данные» оставим пустым. В «Источнике строк» мы выбираем подстановку из поля «ФИО» базового запроса «зап_СписокДляФормы» (этот же запрос «даёт» данные для текущей формы и поле «ФИО» запроса является базовым для поля «ФИО» формы). Свойства «Ограничиться списком», «Автоподстановка» и «Доступ» принимают значение «да».

На вкладке «События» определяем для свойства «После обновления» макрос «МакросПоиск».

Макрос состоит всего из двух команд:

Форма с полем для поиска готова. Для того, чтобы найти нужную нам запись с конкретным человеком, надо щёлкнуть мышкой внутри поля поиска. Потом можно вводить фамилию, имя и отчество.

По мере введения символов программа будет автоматически предлагать подходящие записи. Когда выбрана нужная запись, можно нажать клавишу «Enter» или «Tab». Курсор будет автоматически переведён в область данных формы на нужную запись.

Теперь нажимаем «Enter» или «Tab» и фокус ввода перейдёт на нужную нам запись в область данных формы:

Ситуация такова:
Есть база .мдб и в ней таблица. В таблице были удалены некоторые записи и в поле с автосчётчиком остались от этого “пробелы”.

Я хочу чтобы в таблице записи снова стали по порядку.

Для этого хочу создать копию таблицы в той же базе под другим именем, потом создать пустую таблицу точно такой же структуры и с помощью обьекта recordset добавлять записи из старой таблицы в новую поштучно(на данный момент там ок 300 000 записей).

Я не знаю способа, как можно было бы скопировать таблицу полностью, с сохранением всех не только записей, но и свойств, заданных из среды MS Access, таких как Format, Lookup… Как задать эти свойства при создании базы програмно, я тоже не знаю.

Я пробовал копировать таблицу так(других способов не знаю):

SELECT * INTO ИмяТабл(куда) FROM ИмяТабл(откуда)
В итоге получилась таблица, содержащая те же данные, но в её свойствах Format и lookup совсем другие значения, отличные от оригинала. Например, в lookup было checkbox, а вновой таблице стало textbox. Свойство Format было YesNo, а стало пустым.

Подскажите другие способы скопировать таблицу, а также, как задать вышеуказанные свойства при создании базы програмно (DAO).

Поэтому сначала создается запрос на выборку данных, в результат которого включаются те поля, которые должны составлять добавляемые записи, а также поля, в которых устанавливаются критерии отбора записей.

В качестве примера мы рассмотрим запрос, который будет выбирать из базы данных все заказы за 1996 год и переносить их в другую таблицу так, чтобы таблица «Заказы» (Orders) содержала только актуальные данные. Для этого сначала создадим таблицу, которая будет хранить устаревшие данные:

  1. Раскройте список таблиц в окне базы данных и выделите таблицу «Заказы» (Orders).
  2. Скопируйте таблицу в буфер обмена, нажав комбинацию клавиш +.
  3. Вставьте таблицу из буфера обмена, нажав комбинацию клавиш +. Появляется диалоговое окно Вставка таблицы (Paste Table As).
  4. В группе Параметры вставки (Paste Options) выберите переключатель Только структура (Structure Only).
  5. В поле имя таблицы (Table Name) введите строку: Заказы (архив). Нажмите кнопку ОК или клавишу .

В списке появляется новая таблица, пока пустая, т. к. мы скопировали только структуру таблицы «Заказы» (Orders). Теперь создадим запрос на добавление, который позволит перенести в новую таблицу данные из таблицы «Заказы».

  1. Раскройте список таблиц в окне базы данных и выделите в нем таблицу «Заказы».
  2. Щелкните левой кнопкой мыши по стрелке на кнопке Новый объект (New Object) инструментальной панели и выберите из раскрывшегося списка элемент Запрос (Query). В диалоговом окне Новый запрос (New Query) выберите значение Конструктор (Design View). Появляется окно Конструктора запроса с таблицей «Заказы» в верхней части.
  3. Сначала создайте запрос на выборку нужных записей. Перетащите из списка полей таблицы «Заказы» все поля в строку бланка запроса Поле (Field).
  4. В строке Условие отбора (Criteria) столбца «ДатаРазмещения» введите выражение Between 101.01.961 And 131.12.961
  5. Запустите запрос на выборку, чтобы проверить, правильно ли отобраны записи. Оказались отобранными 152 записи.
  6. Выберите команду Запрос, Добавление (Query, Append) или щелкните левой кнопкой мыши по стрелке на кнопке Тип запроса (Query Type) и выберите из списка элемент Добавление (Append Query). Появляется диалоговое окно Добавление (Append), аналогичное диалоговому окну Создание таблицы (Make Table) (рис. 8.6).
  7. В поле имя таблицы (Table Name) необходимо выбрать из списка имя таблицы, в которую будут добавляться записи. В данном случае по умолчанию в нем указана таблица «Заказы (архив)», которую мы только что создали. Нажмите кнопку ОК. (Если бы таблица, в которую нужно добавить записи, находилась в другой базе данных, необходимо было бы выбрать переключатель в другой базе данных (Another Database) и затем в поле имя файла (File Name) указать имя файла MDB, который содержит требуемую таблицу.)
Читайте также  Добавление файлов в поле Вложения

Рис. 8.6. Диалоговое окно Добавление

  1. В бланке запроса на добавление появляется дополнительная строка Добавление (Append To), содержащая названия полей таблицы, в которую добавляются записи (рис. 8.7). В данном случае названия полей запроса и названия полей таблицы совпадают, поэтому по умолчанию вся эта строка заполнена. Если имена полей не совпадают, необходимо выбрать из раскрывающегося списка в строке Добавление (Append To) имя поля результирующей таблицы, соответствующего полю в исходной таблице.
  2. Нажмите кнопку Запуск (Run), чтобы выполнить запрос. Прежде чем новые записи будут добавлены в таблицу, Access выдает сообщение о числе записей, которые предполагается добавить. Вы можете нажать кнопку Да (Yes), и только после этого записи будут добавлены. Если вы нажмете кнопку Нет (No), вставка записей будет отменена.

Если записи добавляются в таблицу, которая уже непуста, то наиболее часто встречающейся ошибкой при выполнении этого запроса является попытка вставить записи, у которых значение первичного ключа совпадает с ключами уже имеющихся в ней записей. Такие записи вставлены не будут, будет только выдано сообщение об их количестве.

Рис. 8.7. Бланк запроса на добавление

  1. Сохраните запрос в базе данных, присвоив ему имя Копирование заказов. Обратите внимание на значок в списке запросов, соответствующий запросу на добавление. Как и в любом запросе на изменение, он содержит восклицательный знак, но отличается от значка запроса на создание таблицы.

Источник:
http://word-office.ru/kak-v-access-sdelat-zapros-kopirovanie-polya.html

Как создавать запросы в Access: пошаговая инструкция и рекомендации

Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.

Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.

Создание запросов в Microsoft Access

Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.

Существует два способа выполнить данную процедуру:

  • Конструктор запросов.
  • Мастер запросов.

Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.

Легкий путь для новичков

Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.

В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:

  • Простой.
  • Перекрестный.
  • Записи без подчиненных.
  • Повторяющиеся записи.

Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.

Простой запрос

Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.

Перекрестный запрос

Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать перекрестный запрос в Access с помощью «Мастера» в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.

На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.

Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).

На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.

Повторяющиеся записи

Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса – выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:

Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.

Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке «Новый запрос» выбрать строку «Поиск повторяющихся записей». Далее нужно следовать указаниям Мастера.

Записи без подчиненных

Это последний тип запросов, доступный в режиме «Мастер – Записи без подчиненных».

В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.

Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.

Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.

Функции запросов в MS Access

Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:

  • Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
  • Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
  • Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).

Запрос на выборку

Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.

Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.

Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.

В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.

После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.

Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку «Выполнить».

Запрос с параметрами

Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.

Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.

Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой — внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.

Читайте также  Как вставить текущую дату в форму и в таблицу через выражения при добавлении новой записи - MS Access

Расширенный перекрестный запрос

Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме «Конструктора» можно создавать подобный запрос.

Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» — «Перекрестный».

Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, – пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.

Перекрестные запросы – это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.

Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.

Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам – «возрастание и убывание».

Краткие рекомендации

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».

Источник:
http://fb.ru/article/370546/kak-sozdavat-zaprosyi-v-access-poshagovaya-instruktsiya-i-rekomendatsii

Создание запросов в базе данных Access 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.5. Создание запросов и поиск информации в базе данных

В СУБД Access 2007 можно создавать queries для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.

В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).

Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.

Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.

На скриншоте (рисунок 1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.

Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Конструктора

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 2).

Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и queries для создания новых запросов.

В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 4).

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.

Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Например, введем критерий поиска — «5/A» в строке «Условия» для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 5).

Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить — Да и ввести имя запроса, например «Успеваемость студентов». Для запуска запроса дважды щелкнем на query «Успеваемость студентов», откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 6).

Далее создаем параметрический query или query с параметрами. Создаем этот query также как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.

Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить — Да и ввести имя запроса, например «Параметрический query». Запустим Параметрический query, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 8).

Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 8).

В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов. После создания запросов на выборку информации из БД Access 2007 можно приступать к формированию форм.

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Источник:
http://www.lessons-tva.info/edu/inf-access/access_5.html

Копирование значения поля предыдущей строки

Возможные типы данных

Access допускает следующие типы данных:

Числовые поля могут быть целыми, длинными целыми, с плавающей точкой и пр.

По умолчанию задается длинное целое( от -2147483648 до +2147483647).

При необходимости использования других форматов см. справочник).

Текстовые поля по умолчанию имеют длину 50 символов. При необходимости ее можно изменить от 1 до 255.

Поля типа Счетчик. Значения этого поля не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Поля денежного типааналогичны числовым полям;c их помощью можно производить вычисления. Но эти поля имеют другие форматы.

Читайте также  Основы создания запросов в Access 2003, IT-блог для начинающих

Если поле Оклад в таблице Сотрудники было числового типа, то посмотрите на его содержимое, а потом в режиме конструктора установите тип Денежный.

Перейдите в режим просмотра.

Произошло автоматическое преобразованиев Денежныйформат (он имеет 2 знака после запятой и букву р).

Можно изменить этот формат.

В режиме конструктора выделить поле Оклад и в строке Формат поля щелкнуть мышью.

Открыть раскрывающийся список и выбрать нужный формат.

Поля дат/времени позволяют хранить даты и значения времени в разных форматах.

В таблицу Сотрудники ввести новое поле Год рожди в строкеФормат полявыбрать нужный формат.

Обратите внимание, что при заполнении этого поля (в режиме просмотра)Access осуществляет проверку формата данных и допускает ввод только правильных дат.

Тип данных мастер подстановок предназначен для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

В таблице Сотрудники создать поле А1 и выбрать тип Мастер подстановок.

Установить переключатель Будет введен фиксированный набор значенийи нажатьДалее.

Ввести значения, которые должны присутствовать в создаваемом поле А1. Например,

Нажать Готово

Обратите внимание, что мастер подстановок автоматически создал текстовое поле (при необходимости изменения типа поля это надо делать вручную).

Перейти в режим просмотра.

При попытке ввода значений в поле А1 появляется стрелка раскрывающегося меню.

Раскрыть список и вводить данные из списка.

Другие типы полей будут рассматриваться в последующих лабораторных работах.

Копирование информации из нескольких

Полей

1. Выделить копируемые поля нужной строки. Начать с левого копируемого поля, где появится белый крест.

1. Правка/ копировать

2. Выделить поля, куда надо копировать

1.Правка/вставить.

Замечание: аналогичным образом на новое место можно копировать всю строку. При этом следует помнить, что при выполнении вставки все данные, имевшиеся на новом месте, теряются. Т.е. нет возможности вставить данные в середину таблицы без потери старых. В этом просто нет смысла, т.к. порядок строк в таблице может быть совершенно произвольным.

Копирование значения поля предыдущей строки

Установите курсор в поле предыдущей строки и нажмите Ctrl+’ (апостроф).

Например, установите курсор в поле Должность последней строки таблицы Сотрудники и нажмите указанные клавиши.

. Этим же способом можно менять неправильное значение поля в строке, находящейся в середине таблицы. Например, если установить курсор в поле Должность в строке, содержащей сведения о Павлове, то можно изменить его должность с лаборанта на инженера.

Удаление строк

1.Выделить удаляемые строки

Источник:
http://lektsii.org/6-88847.html

Копирование таблицы из программы Access

Программа Access позволяет копировать набор строк или целую таблицу в другую программу без применения мастера экспорта. Access копирует выбранные строки в буфер обмена как объект с развитой логикой, способный преобразовать себя в разные программные форматы. Его можно вставить как ячейки Excel, HTML-текст (язык форматирования, применяемый в Web-пространстве) или RTF-документ (стандарт форматирования, разработанный корпорацией Microsoft и поддерживаемый основными текстовыми процессорами). I Поскольку форматы HTML и RTF поддерживаются многими программами, у вас практически никогда не будет проблем при копировании данных в другую программу с их помощью.

Вот как это делается.

1. Если нужно скопировать целую таблицу, выделите ее в области переходов. Если хотите скопировать только несколько строк, выделите их в Режиме таблицы, как показано на рис. 19.1.

Вы не ограничены копированием только таблиц. Можно скопировать результаты запроса. Просто выделите запрос в области переходов. Но формы или отчеты скопировать не удастся.

При копировании строк или всей таблицы программа Access учитывает параметры скрытия столбцов (см. разд. «Скрытие столбцов» главы 3). Если вы скрыли столбец, чтобы он не отображался на листе данных (с помощью его выделения и последующего выбора команд Главная > Записи > Дополнительно > Скрыть столбцы (Home > Records > More > Hide Columns)), Access не будет копировать его в буфер обмена. Этот прием помогает отбросить данные, которые вы не хотите копировать.

Рис. 19.1. При выделении строк на листе данных щелкните мышью серый отступ слева у первой из строк, которые хотите выделить. Далее с нажатой кнопкой мыши сместите ее указатель вниз для выделения нужного числа строк. Если не хотите отрывать руку от мыши, можно скопировать их, если нажать и удерживать клавишу и щелкнуть правой кнопкой мыши одну из выделенных строк. Далее из раскрывающегося меню можно выбрать команду Копировать

Можно скопировать лишь непрерывную область выделения, что означает возможность копирования только смежных строк, расположенных рядом друг с другом. Если в вашей таблице 10 строк, можно скопировать строки с третьей по шестую, но нельзя скопировать первую и последнюю строки. (Конечно, можно копировать более мелкими порциями, чтобы скопировать оторванные от общего выделения строки.)

2. Нажмите комбинацию клавиш + для копирования выделенных строк.

Это действие помещает строки в буфер обмена ОС Windows. Теперь их можно вставить в программу Access или другую программу.

3. Перейдите в программу, в которую хотите вставить информацию. Если вы прямо сейчас проверяете это средство в первый раз, воспользуйтесь программой Excel или Word (рис. 19.2).

4. Нажмите комбинацию клавиш + для вставки выделенных строк (см. рис. 19.2).

Программа Access вставляет выделенные вами строки, снабжая их заголовками. Если на листе данных применялось форматирование (см. разд. «Форматирование листа данных» главы 3), большая его часть переносится.

В некоторых программах, в которые вставляются записи, можно увидеть пиктограмму смарт-тега, появляющуюся в правом углу только что вставленного содержимого. В приложениях пакета Office можно применять этот смарт-тег для изменения параметров вставки данных (например, с форматированием или без).

Копировать текст, числа и даты легко. Но данные некоторых типов плохо поддаются переносу. Если скопировать поле типа Вложение, во вставленном контенте отобразится число вложений, но сами файлы будут отсутствовать.

Рис. 19.2. С помощью копирования или вырезания можно преобразовать таблицу БД в таблицу документа Word, показанную здесь. После вставки содержимого, возможно, придется подкорректировать ширину столбцов, для того чтобы все выглядело как следует

Копирование из одной БД в другую

Способ копирования, описанный только что, можно применить для копирования данных из одной БД Access в другую БД Access, которая открыта в отдельном окне. Но этот прием сработает, только если копируется вся таблица (или другой объект), а не набор строк.

Для опробования данного способа в области переходов щелкните правой кнопкой мыши нужный вам объект и затем выберите команду Вставить (Paste). Access запросит имя вставляемой таблицы и предложит три варианта вставки.

• Вариант только структура (Structure) создает табличную структуру, но оставляет ее пустой.

• Вариант структура и данные (Structure and Data) создает точный дубликат таблицы со всеми данными.

• Вариант добавление данных в таблицу (Append Data to Existing Table) не создает новую таблицу — он добавляет данные в заданную вами таблицу. Для функционирования этого варианта у таблицы должна быть структура, в точности совпадающая со структурой скопированной вами таблицы.

Описанный прием позволяет создать дубль таблицы (или другого объекта) в той же самой базе.

Источник:
http://crypto.pp.ua/2011/06/kopirovanie-tablicy-iz-programmy-access/