10 шаблонов Excel, которые будут полезны в повседневной жизни

10 шаблонов Excel, которые будут полезны в повседневной жизни

За долгие годы своего существования Microsoft Excel стал незаменимой «рабочей лошадкой» для многих миллионов прикованных к стулу тружеников. Зачастую в головах пользователей Excel является синонимом самой работы. Давайте сломаем стереотипы и возьмём на вооружение 10 отличных шаблонов Excel на каждый день.

Отрадно, что корпорация Microsoft всеми силами идёт нам навстречу, предоставляя абсолютно бесплатный доступ к своей офисной продукции для мобильных устройств. Поэтому вы можете вполне удобно использовать мощный инструментарий Excel на своём рослом iPhone, на iPad и на Android-гаджетах с крупной диагональю.

Не забывайте и о том, что предлагаемые шаблоны могут быть доработаны с учётом ваших пожеланий, а также распечатаны, если экрану вы предпочитаете бумагу. Но прежде чем браться за коррективы, почитайте об эффективных приёмах, секретах и распространённых ошибках работы в Excel. С таким багажом знаний вам не страшен этот могучий монстр!

1. Список задач

Даже самая светлая голова при ясном уме и твёрдой памяти однажды даст сбой, и вы что-то забудете. Хорошо, если это будет покупка корма для рыбок, поздравление тёщи с Днём матери или поливка фиалки вашей второй половинки. Они побулькают, пошипят и поквакают, а ваша совесть останется чистой. Но вдруг вы не оплатите предмет первой необходимости — интернет? Вам будет стыдно смотреть на себя в зеркало. И в тот злополучный день вы сломаетесь и пообещаете составлять списки дел. А пока вы будете мучиться выбором среди электронных планировщиков, попробуйте начать с простого перечня задач.

Назначайте задания, устанавливайте им приоритет, задавайте дедлайн, выбирайте ответственное лицо, следите за прогрессом выполнения и оставляйте заметки, не выходя из Excel. Шаблон уже настроен на быструю сортировку по дате, важности, статусу и другим параметрам.

2. Бюджет путешествия

Теоретически даже самое нереальное (и при этом полноценное) путешествие может обойтись вообще без финансовых вложений с вашей стороны. Для этого необходимо заручиться поддержкой на краудфандинговой площадке, найти бесплатные места для посещения и немного поработать за еду и койко-место. Такие успехи сопутствуют лишь прожжённым путешественникам с изрядной долей везения. Хотя чего таить, даже им приходится искать пару монет на звонок, чтобы отчитаться маме о своём здравии. Поэтому любое перемещение за границы места проживания сопровождается предварительным планированием и составлением сметы. И дабы вам не пришлось марать листки бумаги и без конца крутить-вертеть цифры, предлагаем обратиться за помощью к калькулятору поездки.

Помимо самого расчёта, шаблон умеет отображать предполагаемые траты в виде круговой диаграммы. Разбиение денежек на категории в процентном отношении даст понять, какая статья расходов наиболее прожорлива.

3. Инвентарный список

Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.

Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб. При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.

Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.

4. Список контактов

Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.

Электронный лист ваших знакомств хорош как минимум по двум причинам: им легко делиться и просто сортировать силами Excel. Поэтому не лишним будет заиметь его резервный вариант даже тем, кто всецело доверяет Google Contacts.

5. Диаграмма Ганта

Добрая русская традиция ударить по рукам, прогулять аванс, расслабиться и выполнить работу в ночь перед днём отчётности — довольно рискованная бизнес-техника, существенно влияющая на качество. Только планирование, разбиение задач на этапы и твёрдое следование графику способно спасти вашу репутацию.

Разумеется, мощности Excel позволяют создавать эти самые диаграммы. Их конёк — наглядность и доступность.

И даже если у вас нет собственного дела, попробуйте спланировать ремонт в квартире, подготовку к поступлению или марафону по методике Ганта. Вы оцените силу инструмента.

6. Семейное древо

Венец свадебного торжества — мордобой — пойдёт по правильному сценарию лишь в том случае, если вы чётко разделяете противоборствующие стороны на «своих» и «чужих». А помешать вам разобраться в ситуации может не только алкоголь, но и банальное незнание своей родни.

Конечно, повод для создания генеалогического древа выбран не самый лучший, есть куда более веская причина. Если шаблон покажется вам непонятным, переключитесь на лист Example, где представлено семейное древо Кеннеди.

7. График дежурств

«Провалы в памяти» сопровождают человечество с тех пор, как появилось распределение обязанностей. Недуг особо характерен для детского возраста. Именно малявки чаще своих мам и пап забывают помыть посуду, убрать игрушки и вынести мусор. Болезнь лечится без применения медицинских препаратов: достаточно распечатать недельный график работ и написать под ним предполагаемые карательные меры.

Впишите имена домочадцев в ячейки шаблона, распределив работы по дням недели до и после полудня. И не забудьте повесить распечатку на самое популярное место в квартире — холодильник. Теперь никто не сошлётся на свою забывчивость.

8. Журнал техобслуживания

Однажды, после долгих лет эксплуатации автомобиля, у вас может сложиться впечатление, что в машине не осталось ни одной родной детали. Кроме дворника, естественно, — он свят и неприкосновенен. Так ли это на самом деле? Ответ может быть получен лишь в том случае, если при покупке авто вы завели себе привычку записывать каждый акт его технического обслуживания в специальный журнал. В дополнение шаблон предоставляет возможность подсчитать общую сумму трат, связанных с ремонтом транспортного средства.

9. Журнал пробега

Родись Илон Маск на просторах советского пространства, мы бы с вами уже сейчас катались на электромашинах с низким уровнем затрат на проезд. Хотя кого я обманываю, не случилось бы такого. Илон разбил бы лоб о стену бюрократии и давно спился.

Поэтому владельцы авто по старинке прокручивают перед глазами утекающие доллары под мелькание цифр бензоколонки. Но природа человека склонна быстро забывать всё плохое, оберегая вас от мыслей о мыле и верёвке. Конечно, я утрирую, но почему бы не узнать, сколько денег вы тратите на постоянные дозаправки? А сделать это легко при помощи журнала пробега.

Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость, и вы оцените стоимость одного километра пробега. Схожая функциональность реализована и в мобильных приложениях, например Car Logbook для Android.

10. Ежедневник

Только у членов общества, живущих по принципу «с утра выпил — день свободен», перечень дел заканчивается с открытием близлежащего магазина. Остальным же приходится крутиться порой не хуже, чем белке в колесе, упорно укладываясь в ограниченные временные рамки. И дабы не забыть в суматохе свой список планов, люди предпочитают фиксировать его в ежедневниках. Предложенный шаблон хорош тем, что позволяет разбивать каждый трудовой час на 15-минутные отрезки.

Источник:
http://lifehacker.ru/excel-na-kazhdy-j-den/

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?

Мы часто страдаем от нехватки времени и перегрузок на работе. Бесплатная программа, сделанная в Excel, поможет вам планировать рабочее время и вести учет дел, прогнозировать и не допускать перегрузок. В этой статье я расскажу, как пользоваться программой. В конце текста будет ссылка на файл, который вы сможете скачать.

Общее описание программы

Внутри файла Excel находится 32 листа. На первом листе выводится информация о загрузке в определенные дни, а также статистика по фактически отработанному времени и времени, которое запланировано на все дела в текущем месяце.

На скриншоте ниже мы видим, что на первое число запланировано дел на 3 часа 45 минут, на второе число – на 6 часов 20 минут, на пятое число – на 8 часов 20 минут.

При этом программа автоматически подсвечивает дни в зависимости от нагрузки:

  • Зеленый фон означает, что день относительно свободен. На него можно ставить новые дела.
  • Желтый фон означает, что день достаточно плотно расписан и новые дела стоит добавлять осторожно.

Красный фон выводится в случае, если на день запланировано более 8 рабочих часов. Этот день перегружен и лучше принять меры, чтобы сделать его свободнее.

Максимум в месяце может быть 31 день, поэтому на первом листе предусмотрено 31 поле. Если в месяце не все дни рабочие или число дней меньше 31, то часть дней останется пустыми (там будет запланировано 0 часов).

Помимо первого листа «Загрузка», в файле Excel находится 31 вкладка, пронумерованная от 1 до 31 включительно. На этих вкладках находятся формы, в которые можно вводить информацию о запланированных задачах на определенный день месяца.

Как планировать рабочий день?

Рассмотрим для примера вкладку «1», на которой зафиксированы рабочие дела, запланированные на первое число месяца. Для примера в файле уже введены несколько дел, смотрите скриншот ниже:

На скриншоте представлены три дела. По каждой задаче можно указать следующую информацию:

  • Описание задачи в произвольной форме.
  • Запланированное на выполнение задачи время.
  • Статус задачи – «В работе» или «Готово». Статусы подсвечиваются, чтобы вам было удобно ориентироваться, какие задачи сделаны, а какие находятся в процессе выполнения.

Фактически затраченное на каждую задачу время. Это не обязательное поле. Если вы будете его заполнять, то программа будет считать, сколько времени вы отработали по задачам за месяц.

Внизу таблицы выводится суммарное время по всем запланированным задачам и суммарное отработанное время. Всего можно добавить до 10 дел на каждый день.

Рабочие задачи и дела на первое число месяца необходимо фиксировать на вкладке «1», задачи на второе число – на вкладке «2», на третье число – на вкладке «3» и так далее.

Чтобы воспользоваться планировщиком на следующий месяц, можно очистить в файле информацию по предыдущему месяцу или еще раз скачать пустой файл с программой.

Где скачать файл с программой?

Файл выложен на Яндекс.Диске. Скачать программу для учета рабочего времени и дел можно по этой ссылке. Для работы вам потребуется установленный на компьютере Excel.

Если у вас будут какие-либо пожелания или дополнения, пожалуйста, пишите их в комментариях.

Источник:
http://www.kadrof.ru/articles/25997

План на неделю и на месяц

Скачать шаблон план на неделю и месяц

В системе планирования центральное место занимает планирование недели и месяца. План на неделю и план дел на месяц удобнее всего записывать в специально подготовленную ексель таблицу. Планирование недели и месяца — чтобы скачать шаблон план на неделю и месяц, кликните по ссылке ниже рядом с красной стрелочкой. На самом деле существует много способов планирования недели и месяца, начиная от простого выписывания плана на лист бумаги, и заканчивая разными онлайн сервисами планирования каких сейчас великое множиство, ссылку на обзор одного из таких сервисов вы найдете внизу этой статьи. Таблицей эксель на мой взгляд пользоваться проще и удобнее всего, убедитель в этом сами.

Шаблон план на неделю и месяц скачать

План на неделю и месяц — как пользоваться шаблоном планирования недели и месяца

План дел на неделю и месяц в этом файле эксель вести просто и удобно.

В файле шаблона план работы и дел на неделю и месяц есть напоминали по наиболее важным моментам в планировании, отредактируйте их под ваши потребности.

План дел на неделю и месяц — Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта, которая сама собой рисуется из отмеченных вами задач — закрашенных ячеек екселевской таблицы в вашем плане дел на неделю и месяц, наглядно показывает какие из проектов и задач у вас запараллелены и их надо делать одновременно именно сегодня или на следующей неделе, а какие из дел нужно сделать до начала других задач.

План на неделю и месяц — разные проекты

Планирование недели и месяца это разные дела и проекты из разных сфер вашей жизни в одном плане. Эти проекты могут относится как к планированию рабочего дня и рабочих проектов, а так же задач по учебе, бытовым делам, отдыху и развлечениям и еще много разных планов и проектов. В excel файле планировщике задач разные проекты со списком дел для каждого проекта разделены по цветам, так нагляднее и удобнее работать с проектами.

Выделяйте разные проекты со своими списками дел на неделю и месяц разными цветами для наглядности (если вам яркие цвета не нравятся, просто закрасьте в любой другой более спокойный цвет).

Чтобы вам было удобнее выписывать задачи на завтра в блокнот план дел на день, наведите мышку на завтрашнюю дату в файле вашей таблицы недельного плана (первая строка с датами — самый верх таблицы файла) и наступите левой кнопкой мыши. Дела завтрашнего дня выделятся активной областью столбца. Попробовали? Получилось? Отлично! Если не получилось или что-то непонятно — пишите в комментарии внизу страницы.

Если нужно посмотреть, когда нужно будет сделать ту или иную задачу, наведите мышку на ячейку с номером задачи (слева самый край области ексель планирования работы на неделю и месяц). Наступите левой кнопкой мышки, выделится нужная задача и вся область по датам этой задачи.

Разные цвета ячеек показывают вам — вы запланировали задачу, или уже сделали ее, или у вас завтра важная встреча, или вы перенесли или отменили задачу.

Перерывы и отдых

Важным моментом в поддержании высокой работоспособности в течении дня являются перерывы. В каждом часе тратьте 25-50 минут на задачу, потом 20 секунд смотрите в окно на далекий объект (глаза отдыхают) и потом 5-10 минут на перерыв, в этом режиме ваша работоспособность будет выше, чем если бы вы сидели за компьютером несколько часов подряд.

Таймер на компьютер

Во время перерыва только физическая двигательная активность поможет вам восстановить ваши силы. Зазвенел таймер — встали из-за стола, посмотрели в окно, потянулись, прошлись по офису или по лестнице вниз-вверх, восстановили мышечный тонус, можно продолжить работу за компьютером.

Важные моменты в планировании недели и месяца

Вот несколько важных моментов, чтобы ваше планирование недели и месяца помогало вам достигать невероятной продуктивности и результативности в вашей работе.

Планирование на основе недели и месяца это гибкое планирование

План дел на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать — переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерб плану и нужным результатам в горизонте планирования неделя и месяц. Неделя является ключевым элементом в планировании вашего времени.

Составь план завтрашнего дня накануне вечером

Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать. С утра все уже расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром, в результате к вечеру весь день скомкан и ничего толком не сделано.

Выпишите из вашей таблицы плана на неделю на лист бумаги ваш план на завтра

Выписывать вечером на предстоящий день задачи из файла примера план на неделю на лист бумаги свои планы на завтрашний день очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела из блокнота-планировщика дня очень приятно.

Таймер на компьютере помогает оттащить себя от монитора, прерваться и восстановить высокую работоспособность. Без таймера в реальной жизни оторваться от монитора не позволит постоянный огромный входящий поток информации: звонки, почта, дела, которые вы делаете прямо сейчас.

Лягушки, слоны и кайросы

В вашем плане работы на неделю обязательно есть много лягушек и слонов. Начинайте день с «лягушки» . Лягушка это дело, которое по каким-то причинам вам делать не хочется. Каждый день в вашем плане на неделю находите эту жертву-лягушку и пришпиливайте ее с самого утра. Через какое-то количество дней вы поймете, что у вас катастрофически заканчиваются лягушки, поэтому не надо в один день их всех сразу пришпиливать, экономьте, завтра тоже нужна будет жертва.

При составлении плана работы на неделю помните так же и о слонах. Большого слона ешьте по кусочкам так как слона за раз съесть нельзя, потому что он очень большой. Ешьте его кусочками. Т.е. большое дело разделите на маленькие кусочки и начинайте это дело с любого кусочка. Размер самого кусочка (т.е. элементарной маленькой задачки) здоровенного слона (т.е. большой задачи-проекта) определяете Вы сами, в зависимости от ваших возможностей на данный момент времени. Размер этого кусочка должен приближать вас к рузультату.

План на день должен быть реальным

Выписывая из плана на неделю задачи в план дня, помните о том, что ваш план на день должен быть реальным. Определяйте сколько можете сделать за день и не больше. Абсолютно не важно, какая у вас накопилась гора дел. Жизнь одна, работа это марафон на длинную дистанцию, завтра вам тоже понадобятся и здоровье и силы.

Зарезервируйте время под ресурсные задачи

Составляя планы на неделю и планы на день зарезервируйте время для ёмких по времени задач, продолжительностью от 30 минут или от 1 часа, определитись, как вам удобнее. Например: встреча с клиентом — 3 часа, подготовка коммерческого предложения — 1,5 часа, читать книгу — 1 час, тренировка — 1 час, и т.д. Тогда ваши планы на день и на неделю будут реально выполнимыми, ведь в сутках ограниченное кол-во часов.

Мелкие задачи, которые можно сделать в любой день недели, раскидывайте по дням недели с учетом Кайроса (Кайрос — это благоприятный момент для выполнения дела) и объединяйте их друг с другом. Пример: надо оплатить телефон, ЖКХ, съездить купить продуктов, зайти в концтовары купить фломастеры. Все эти дела при планировании недели (в файле Планировщик рабочей недели) ставьте в один день и сделайте всё «по дороге в магазин» это как раз благоприятный момент т.е. как говорится «между делом». Таким образом у вас экономится время, вы это все сделаете «за раз»). Выписывая дела на завтра в блокнот-планировщик дня просто соедините все эти дела линией или нарисуйте звездочки напротив каждого из них, чтобы вам было понятно, что они все «заодно».

Правило Парето в планировании

Делайте только, что нужно, а остальное — нет . Делайте только то, что ведет вас к результату, остальное «вешайте на три гвоздя». Правило Парето гласит: 80% результата дает выполнение всего лишь 20% дел, то есть чтобы достичь цели 100%-го результата надо сделать 30-35% дел(ключевые частности для победы) из того, что «предписано» некими общими правилами, при этом не снижая качества результата, своих интересов и безопасности.

Поэтому делайте только то, что и правда ведет вас к намеченному результату, а остальные дела и задачи

  • А) делегируйте другим или
  • Б)применяйте «правило трех гвоздей»
  • или сразу В) выкидывайте без сожаления в корзину.

Доделывать, то что вы начали делать, но в процессе выполнения поняли что делать не надо — это лишняя в вашем плане задача, доделывать ее не надо. Например, начали читать книгу, на середине книги поняли, что полезных идей нет, книга не интересная — выкидывайте такую книгу, зачем ее дочитывать и тратить время, найдите и начните читать другую полезную.

Поглатители времени и достижение результатов

Составляя план работы на неделю и месяц необходимо следить за поглотителями времени. Снизьте или уберите совсем отвлекающие факторы: почта, соц. сети, перекуры и т.д. что именно Вам виднее.

Почту, если позволяет ваш режим работы, можно проверять только два раза в день в определенные часы, например с 12.00 до 12.30 и с 16.00 до 16.00 (предупредите об этом ваших клиентов и коллег заранее, чтобы они знали что Вы отвечаете на почту в 12 и в 16 часов)

Соц. сети исключите из своего рабочего графика совсем, а СМИ сильно уменьшите.

Чтобы помочь себе с этим нелегким для многих решением, в браузер вашего ПК можно установить специальный плагин, например у браузера Firefox это один из Add-ons-ов и он называется «Block Site», который блокирует выбранные Вами сайты, и Вы просто не сможете зайти на ФБ или ВКонтакте.

Делайте на «хорошо» с первого раза

Старайтесь сделать ХОРОШО с первого раза (хорошо это на 4, на пятерку делать не надо). Можно сделать «быстро-быстро» и потом «быстро-быстро» переделать уже на хорошо, а можно сделать медленно и сразу хорошо то есть с первого раза. Как показывает практика «медленно ХОРОШО с первого раза» получается как правило быстрее, чем «быстро-быстро хорошо» со второго или с третьего раза. Чтобы делать хорошо сразу, то есть с первого раза и потом не переделывать, используйте при планировании своих дел принцип как широко шагать.

Как принимать решения, о которых вы не пожалеете: система принятия непростых решений

Фокус внимания на конкретном деле
Больше внимания к качеству выполнения маленькой задач, забудьте на время о «длинном результате». Делая качественно каждый маленький шажок (подробнее принцип жизни «Сила в безразличии») в том большом деле, которое запланировали, вы автоматически достигаете отличного результата большого дела.

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

Источник:
http://wintobe.ru/planirovanie-nedeli.html

Запуск макроса по времени

Весьма частый случай на практике: вам нужно запускать один или несколько ваших макросов в заданное время или с определенной периодичностью. Например, у вас есть большой и тяжелый отчет, который обновляется полчаса и вы хотели бы запускать обновление за полчаса до вашего прихода на работу утром. Или у вас есть макрос, который должен делать автоматическую рассылку сотрудникам с заданной периодичностью. Или, работая со сводной таблицей, вы хотите, чтобы она обновлялась «на лету» каждые 10 секунд и т.д.

Давайте разберемся с тем, какие в Excel и Windows есть возможности для реализации подобного.

Запуск макроса с заданной частотой

Для этого проще всего использовать встроенный в VBA метод Application.OnTime, который запускает заданный макрос в указанный момент времени. Давайте разберемся с этим на практическом примере.

Откройте редактор Visual Basic одноименной кнопкой на вкладке Разработчик (Developer) или сочетанием клавиш Alt + F11 , вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда следующий код:

Давайте разберемся что здесь что.

Для начала, нам нужна переменная, где будет храниться время следующего запуска нашего макроса — я назвал её TimeToRun. Обратите внимание, что содержимое этой переменной должно быть доступно всем нашим последующим макросам, поэтому её надо сделать глобальной, т.е. объявить в самом начале модуля до первого Sub.

Дальше идет наш главный макрос MyMacro, который будет выполнять основную задачу — пересчитывать книгу с помощью метода Application.Calculate. Чтобы было нагляднее, я добавил на лист в ячейку А1 формулу =ТДАТА(), которая выводит дату и время — при пересчете её содержимое будет обновляться прямо у нас на глазах (только включите отображение секунд в формате ячейки). Для дополнительного веселья я добавил в макрос еще и команду заливки ячейки А1 случайно выбранным цветом (код цвета — это целое числов в диапазоне 0..56, которое генерит функция Rnd и округляет до целого числа функция Int).

Макрос NextRun добавляет к предыдущему значению TimeToRun еще 3 секунды и затем назначает следующий запуск главного макроса MyMacro на это новое время. Само-собой, на практике можно использовать любые другие нужные вам временные интервалы, задавая аргументы функции TimeValue в формате «чч:мм:сс».

Ну и, наконец, просто для удобства добавлены еще макросы запуска последовательности Start и её завершения Finish. В последнем из них для прерывания последовательности используется четвёртый аргумент метода OnTime равный False.

Итого, если запустить макрос Start, то вся эта карусель завертится, и мы увидим на листе вот такую картину:

Остановить последовательность можно, запустив, соответственно макрос Finish. Для удобства можно обоим макросам назначить сочетания клавиш, используя команду Макросы — Параметры на вкладке Разработчик (Developer — Macros — Options) .

Запуск макроса по расписанию

Само-собой, всё описанное выше возможно только в том случае, если у вас запущен Microsoft Excel и в нём открыт наш файл. Теперь давайте рассмотрим более сложный случай: нужно по заданному расписанию, например, каждый день в 5:00 запускать Excel, открывать в нем большой и сложный отчет и обновлять в нем все связи и запросы, чтобы к нашему приходу на работу он был уже готов 🙂

В такой ситуации лучше воспользоваться Планировщиком Windows — специально встроенной в любую версию Windows программой, которая умеет по расписанию выполнять заданные действия. По факту, вы уже используете его, сами того не зная, ведь ваш ПК регулярно проверяет обновления, качает новые антивирусные базы, синхронизирует облачные папки и т.д. — это всё работа Планировщика. Так что наша задача сводится к тому, чтобы добавить к уже имеющимся задачам ещё одну, которая будет запускать Excel и открывать в нём заданный файл. А мы с вами повесим наш макрос на событие Workbook_Open этого файла — и задача решена.

Хочу сразу предупредить, что для работы с Планировщиком, возможно, потребуются расширенные пользовательские права, поэтому, если вы не можете найти описанных ниже команд и функций у себя на рабочем компьютере в офисе — обратитесь за помощью к вашим IT-специалистам.

Запускаем Планировщик

Итак, давайте запустим Планировщик. Для этого можно либо:

  • Щелкнуть правой кнопкой мыши по кнопке Пуск и выбрать Управление компьютером (Computer management)
  • Выбрать в Панели управления: Администрирование — Планировщик заданий (Control Panel — Administrative Tools — Task Scheduler )
  • Выбрать в главном меню Пуск — Стандартные — Служебные — Планировщик заданий
  • Нажать сочетание клавиш Win + R , ввести taskschd.msc и нажать Enter

На экране должно появиться примерно такое окно (у меня англоязычная версия, но у вас может быть и русскоязычная):

Создаем задачу

Чтобы создать новую задачу с помощью простого пошагового мастера нажмем на ссылку Создать простую задачу (Create Basic Task) в правой панели.

На первом шаге мастера нужно ввести название и описание создаваемой задачи:

Жмем на кнопку Далее (Next) и на следующем шаге выбираем триггер — частоту запуска или событие, которое будет запускать нашу задачу (например, включение компьютера):

Если вы выбрали Ежедневно (Daily) , то на следующем шаге нужно будет выбрать конкретное время, дату начала последовательности и шаг (каждый 2-й день, 5-й день и т.д.):

Следующий шаг — выбираем действие — Запуск программы (Start a program) :

И, наконец, самое интересное — что именно нужно открывать:

В поле Программа или сценарий (Program/script) нужно ввести путь к Microsoft Excel как к программе, т.е. непосредственно к исполняемому файлу Excel. На разных компьютерах с разными версиями Windows и Office этот файл может лежать в разных папках, поэтому вот вам несколько способов, как можно узнать его местоположение:

    Щелкнуть правой кнопкой мыши по иконке (ярлычку) запуска Excel на рабочем столе или в панели задач и выбрать команду Свойства (Properties) , а затем в открывшемся окне скопировать путь из строки Target:

Открыть любую книгу Excel, затем открыть Диспетчер задач (Task Manager) нажатием Ctrl + Alt + Del и, щелкнув правой кнопкой мыши по строке Microsoft Excel, выбрать команду Свойства (Properties) . В открывшемся окне можно скопировать путь, не забыв потом дописать к нему обратный слэш и EXCEL.EXE в конце:

Открыть Excel, открыть редактор Visual Basic сочетанием клавиш Alt + F11 , открыть панель Immediate сочетанием Ctrl + G , ввести в неё команду:
? Application.Path
. и нажать на Enter


Cкопировать получившийся путь, не забыв потом дописать к нему обратный слэш и EXCEL.EXE в конце.

В поле Добавить аргументы (необязательно) (Add arguments (optional)) нужно вставить полный путь к книге с макросом, которую мы хотим открыть.

Когда всё ввели, то жмем Далее и затем Готово (Finish) . Задача должна добавиться в общий список:

Управление созданной задачей удобно осуществлять с помощью кнопок справа. Здесь можно протестировать задачу, запустив её немедленно (Run), не дожидаясь наступления заданного срока. Можно временно деактивировать задачу (Disable), чтобы она перестала выполняться на время, например, вашего отпуска. Ну, и изменить параметры (даты, время, имя файла) тоже всегда можно через кнопку Свойства (Properties) .

Добавляем макрос на открытие файла

Теперь осталось повесить в нашей книге запуск нужного нам макроса на событие открытия файла. Для этого откроем книгу и перейдем в редактор Visual Basic с помощью сочетания клавиш Alt + F11 или кнопки Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) . В открывшемся окне в левом верхнем углу нужно найти наш файл на дереве и двойным щелчком мыши открыть модуль ЭтаКнига (ThisWorkbook) .

Если у вас в редакторе Visual Basic не видно этого окна, то его можно открыть через меню View — Project Explorer.

В открывшемся окне модуля добавим обработчик события открытия книги, выбрав его из выпадающих списков в верхней части Workbook и Open, соответственно:

На экране должна появиться заготовка процедуры Workbook_Open, куда между строчками Private Sub и End Sub и нужно вставить те команды на VBA, которые должны автоматически выполняться при открытии этой книги Excel, когда её по расписанию откроет Планировщик. Вот несколько полезных вариантов для разгона:

    ThisWorkbook.RefreshAll — обновление всех внешних запросов к данным, запросов Power Query и сводных таблиц. Самый универсальный вариант. Только не забудьте разрешить по умолчанию подключения к внешним данным и обновление связей через Файл — Параметры — Центр управления безопасностью — Параметры центра управления безопасностью — Внешнее содержимое, иначе при открытии книги появится стандартное предупреждение и Excel, ничего не обновляя, будет ждать от вас благословления в виде нажатия на кнопку Включить содержимое (Enable content) :

  • ActiveWorkbook.Connections(«Имя_Соединения»).Refresh — обновление данных по соединению Имя_Соединения.
  • Sheets(«Лист5«).PivotTables(«СводнаяТаблица1«).PivotCache.Refresh — обновление отдельно взятой сводной таблицы с именем СводнаяТаблица1 на листе Лист5.
  • Application.Calculate — пересчет всех открытых книг Excel.
  • Application.CalculateFullRebuild — принудительный пересчет всех формул и перестроение всех зависимостей между ячейками во всех открытых книгах (равносильно повторному вводу всех формул).
  • Worksheets(«Отчет»).PrintOut — распечатать лист Отчет.
  • Call MyMacro — запустить макрос с именем MyMacro.
  • ThisWorkbook.Save — сохранить текущую книгу
  • ThisWorkbooks.SaveAs «D:АрхивОтчет » & Replace(Now, «:», «-«) & «.xlsx» — сохранить книгу в папку D:Архив под именем Отчет с добавлением к имени даты и времени.
  • Если вы хотите, чтобы макрос выполнялся только при открытии файла Планировщиком в 5:00, а не каждый раз при открытии книги пользователем в течение рабочего дня, то имеет смысл добавить проверку на время, например:

    Вот и всё. Не забудьте сохранить книгу в формате с поддержкой макросов (xlsm или xlsb) и можно смело закрывать Excel и отправляться домой, оставив компьютер включенным. В заданный момент (даже если ПК заблокирован) Планировщик запустит Excel и откроет в нём заданный файл, а наш макрос выполнит запрограммированные действия. А вы будете нежиться в постели, пока ваш тяжелый отчёт автоматически пересчитывается — красота! 🙂

    Источник:
    http://www.planetaexcel.ru/techniques/3/6638/

    Как составить список задач в эксель и сохранить шаблон

    Как составить список задач в эксель и сохранить шаблон

    Приветствую всех гостей моего блога и, конечно же, дорогих подписчиков. Всем известно, что у делового человека под рукой должен быть ежедневник или блокнот, в который можно зафиксировать свои планы. В век высоких технологий на смену стандартным записным книжкам пришли новомодные приложения и программные разработки, позволяющие хранить любой объем информации. Сегодня предлагаю поговорить о том, как составить список задач в excel шаблон которого можно раздобыть в интернете или составить самостоятельно.

    Использование программы excel

    Человек устроен так, что при избытке информации, происходит вытеснение устаревших данных, следовательно, удержать в голове все довольно сложно. Вы помните важные семейные даты, полный перечень товаров, который нужно приобрести при ближайшем походе в магазин и т.д.?

    Не секрет, что выполнять действия своевременно помогает фиксация таковых и правильное планирование дня. Если иметь бумажный хранитель информации постоянно нет возможности, то можно воспользоваться всем известной программой Excel, которую можно установить на устройство с любой операционной системой, будь то Android или Windows 7 или 10.

    Чтобы сделать свою жизнь проще, перестать забывать и начать укладываться в установленные сроки с выполнением поручений, нужно:

    1. Воспользоваться поисковиком (google, yandex), чтобы найти и скачать программу.
    2. Установить excel на устройство (если это телефон или планшет на андроиде, то можно скачать приложение в гугл плей).
    3. Для удобства вывести ярлык на рабочий стол компьютера или экран устройства.
    4. Составить список дел и установить их четкие сроки выполнения (дедлайны).
    5. Перевести полученные записи в электронный вид.

    Как вы поняли, сделать это не сложно, зато теперь вы не попадете в неловкое положение, вам больше не придется оправдываться, придумывать всевозможные отговорки, ведь все задачи находятся прямо перед глазами. Естественно, что с программой нужно работать постоянно: вносить коррективы, убирать выполненные поручения и вписывать на их место новые и т.д.

    Есть и другие приложения, которые можно использовать для фиксирования своих дел, но о ни существенно проигрывают рассматриваемой программе. Чем отличается excel? Своим функционалом. Данная программа предоставляет своему пользователю массу возможностей:

    • составление таблиц;
    • упрощение подсчетов (достаточно один раз вбить в колонки нужные формулы и подсчеты начнут производиться за считанные секунды);
    • произведя работу один раз, вы получите основу, которую легко можно подкорректировать;
    • наглядное изображение (всевозможные схемы, графики, диаграммы, которые можно составить, благодаря широкому функционалу программы) и т.д.

    Создание шаблона

    Для начала хочу объяснить вам, что же подразумевается под шаблонами. Открыв документ, вы обнаружите белый лист, напоминающий собой таблицу. Вот его и придется корректировать, заполняя графы нужной для вас информацией. Полученную страницу можно сохранить, а далее корректировать по своему усмотрению. Это и будет шаблон. Вам понятно?

    Создать шаблон довольно просто, для этого нужно:

    1. Войти в программу.
    2. Заполнить графы таблицы надлежащим образом.
    3. Сохранить его.

    Есть еще один вариант – скачать шаблон в интернете, но не забывайте, что представленные там форматы могут не соответствовать вашим запросам, следовательно, их придется корректировать и подстраивать под себя. Порой на это уходит довольно много времени, поэтому я предлагаю разобраться с тем, как лучше сделать самостоятельно список дел.

    Для этого нужно решить, какие характеристики вам пригодятся:

    • Само задание (его название).
    • Краткое описание задачи (особенности).
    • Статус (выполнено, завершено наполовину). Здесь все зависит от ваших пожеланий, ведь одни люди любят цифры и точные значения, другим нужна наглядность. Следовательно, в этой графе можно выставлять проценты, соответствующие этапу работы или просто закрашивать окошко цветом (не тронуто – красный, начал – оранжевый, середина – желтый, готово — зеленый).

    Правило действия сигналов светофора знакомо нам еще с детских лет, следовательно, использовать его в своих целях довольно удобно. Однако если для вас приемлем другой вариант фиксации уровня продвижения, то используйте его.

    • Приоритет. Это один из важных показателей, ведь бывает такая ситуация, когда у вас в работе много проектов, а руководитель подкидывает еще один и он срочный. Как быть? Можно бросить все и сдать эту работу, но это не всегда возможно, особенно если вы творческая личность и вас совсем недавно посетила муза.

    Не бойтесь отложить срочное задание на пару минут, чтобы позволить себе изложить интересную мысль, или зафиксировать решение, над которым вы трудились длительное время. Помните, озарение приходит и уходит.

    • Дедлайн (срок сдачи работы).
    • Данные заказчика, особенно, если их у вас несколько.

    При необходимости можете добавить еще кое-какие показатели, но для меня этих хватает. Не бойтесь строить графики, которые показывают активность и продвижение по определенным работам. Так, например, на диаграмме Ганта можно проследить этапы выполнения длительного проекта.

    Хотите научиться правильно, планировать свою деятельность, чтобы стать успешным бизнесменом или получить продвижение по карьерной лестнице? Тогда «Школа ускоренного личностного роста» Сергея Всехсвятского – отличный помощник для вас. На тренингах наставники объяснят особенности активации собственных ресурсов, научат выставлять приоритеты и программировать себя на успех.

    Пожалуй, это все из того, чем я хотела поделиться с вами. Если вам что-то не понятно или появились сомнения в верности трактовки прочитанного, то оставляйте заявки в виде комментариев, и я обязательно помогу вам развеять эти преграды, стоящие на пути к продвижению.

    С уважением, Елена Изотова.

    Источник:
    http://blogizotovoy.ru/spisok-zadach-v-excel-shablon-pomoschnik-dla-gelauschih-planirovat-svoe-vrema/

    Как использовать планировщик по расписанию в Excel

    Что такое планировщик?? Это инструмент для планирования и контроля вашей личной жизни. Он может существовать в физическом формате (книги, записные книжки и т. Д.), А также в виртуальном (программное обеспечение, электронные таблицы, текстовые процессоры).

    Хотя содержание каждого планировщика немного отличается, в целом оно имеет следующие основные цели:

    1. Цели Жизни (профессиональные, личные, отношения и т. Д.)
    2. Финансовое планирование и контроль
    3. Повестка дня и задачи

    Как использовать: Хотя каждый человек может сделать свой собственный планировщик, мы считаем, что рука в колесе уже купит что-то готовое и хорошо структурированное, что поможет вам организовать и следовать своему планированию, не теряя времени на то, чтобы сломать голову.

    Как и в LUZ, мы считаем, что таблицы Excel являются отличным вариантом для контроля и планирования практически всего, даже нашей личной жизни, мы создали личный лист планировщика. Ниже я перечислю основные функции электронной таблицы:

    1) Персональный рейтинг и постановка целей

    Первая вкладка рабочего листа поможет вам, уже с определенной анкетой, отразить и указать, какова ваша жизнь (на основе метода Wheel of Life) в различных областях 9: работа и карьера, личная жизнь, финансовая жизнь, семейная жизнь Здоровье и нрав, Досуг и развлечения, Интеллектуальное развитие и Любящее развитие.

    После этого начального завершения вы можете установить несколько краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей для каждого ранее начисленного балла.

    2) Ежедневное и Ежегодное Расписание Планировщика

    В следующем разделе рабочего листа вы можете распределить свои цели, а также запланированные действия в течение года с ежедневными подробностями и до 3 раз в день (утром, днем ​​и вечером). Это будет ваша повестка дня, уже интегрированная с вашим личным планированием и вашими жизненными целями.

    3) Финансовое планирование и контроль

    Так как этого может не хватать, поскольку финансовая часть важна для жизни всех нас, на рабочем листе есть специальная область для финансовых запусков как доходов, так и расходов, которая будет использоваться для достижения целей этой области.

    4) Отчеты и информационные панели

    Наконец, электронная таблица имеет несколько функций отчетности, в том числе: выполнение плана действий, ежемесячный финансовый отчет, ежемесячное выполнение целей и общую эволюцию вашей жизни, проанализированную и запланированную.

    Если этот рабочий лист вас интересует, посетите наш веб-сайт и загрузите наш демо-версия для проверки этих и других функций в деталях.

    Источник:
    http://blog.luz.vc/ru/%D1%87%D1%82%D0%BE/%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D1%89%D0%B8%D0%BA-%D0%BC%D0%B5%D1%80%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%B8%D1%8F%D1%82%D0%B8%D0%B9/