Экспорт данных в Excel

Экспорт данных в Excel

С помощью мастера экспорта можно экспортировать данные из базы данных Access в файл формата, распознаваемого приложением Excel. В этой статье описаны процедуры подготовки и экспорта данных в Excel, а также приведены рекомендации по поиску и устранению типичных неполадок, которые могут при этом возникнуть.

В этой статье

Экспорт данных в Excel: основы

При экспорте данных в Excel приложение Access создает копию выбранных данных, а затем сохраняет их в файле, который можно открыть в Excel. Если данные требуется копировать из Access в Excel достаточно часто, можно сохранить параметры операции экспорта для повторного использования и даже запланировать ее автоматический запуск через определенные интервалы времени.

Стандартные сценарии экспорта данных в Excel

В отделе или рабочей группе для работы с данными используется как Access, так и Excel. Данные хранятся в базах данных Access, но для анализа и распространения его результатов используется Excel. Группа выполняет экспорт данных в Excel по мере необходимости, но этот процесс требуется сделать более эффективным.

Вы используете Access, но ваш руководитель предпочитает работать с данными в Excel. Вам приходится регулярно копировать данные в Excel, но вам хотелось бы автоматизировать этот процесс ради экономии времени.

Об экспорте данных в Excel

В приложении Access нет команды «Сохранить как” с возможностью сохранения данных в формате Excel. Чтобы скопировать данные в Excel, необходимо воспользоваться функций экспорта, описанной в этой статье, либо скопировать данные Access в буфер обмена, а затем вставить их в таблицу Excel.

Можно экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет, а также отдельные записи в представлении.

В приложении Microsoft Excel есть команда импорта данных из базы данных Access. Ее можно использовать вместо команды экспорта Access, однако с помощью команды импорта в Excel можно импортировать только таблицы и запросы. Дополнительные сведения см. в разделе справки Excel Подключение к внешним данных и их импорт.

Экспортировать макросы и модули нельзя. При экспорте формы, отчета или таблицы с подчиненными формами, отчетами или таблицами экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Все подчиненные формы, отчеты и таблицы следует экспортировать в Excel отдельно.

В ходе операции экспорта можно экспортировать лишь один объект базы данных. Однако после нескольких операций экспорта можно выполнить в Excel слияние нескольких листов.

Подготовка к экспорту

Прежде чем выполнять операцию экспорта, следует проверить данные, которые будут экспортироваться, на предмет сообщений об ошибках и ошибочных значений. Ошибки рекомендуется устранить до экспорта данных в Excel. В противном случае в ходе экспорта могут возникнуть неполадки, а в ячейки листа Excel могут быть вставлены пустые значения. Дополнительные сведения о проблемах, которые могут возникнуть при экспорте данных в Excel, см. в разделе Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

Если исходным объектом является таблица или запрос, определите, как требуется экспортировать данные: с сохранением форматирования или без него. Выбранный способ экспорта влияет на два аспекта целевого файла: объем экспортируемых данных и формат их отображения. В приведенной ниже таблице представлены результаты экспорта форматированных и неформатированных данных.

Источник:
http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%8D%D0%BA%D1%81%D0%BF%D0%BE%D1%80%D1%82-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B2-excel-64e974e6-ae43-4301-a53e-20463655b1a9

Как выгрузить документ из 1С в Excel: особенности экспорта файлов

У многих пользователей программы 1С: Бухгалтерия в процессе работы с ней часто возникает необходимость в том, чтобы выгрузить документ из 1C в Excel для переноса в другую базу. Экспорт может понадобиться и в том случае, если бухгалтеру надо обработать данные без использования программы. Для осуществления данного механизма нет необходимости устанавливать внешние компоненты, ведь программа оснащена всем необходимым функционалом. В большинстве случаев выгрузить файл из системы можно без помощи программистов.

Способы выгрузки документов из программы 1С

Если бухгалтеру необходимо выгрузить отчетность, имеющую печатную форму, тогда выполнение процедуры не составит большого труда. Для этого следует сохранить документ стандартным способом, нажав пункт меню «Сохранить как» и выбрав требуемый формат файла. Данный способ подходит для конфигураций, которые поддерживают различные форматы. Если система предлагает сохранить документ только в формате mxl, следует прибегнуть к другим методам.

Применение специального программного обеспечения. Утилита «1С:Предприятие – Работа с файлами» позволяет просматривать табличную часть документов, созданных во внутренних форматах 1С, а также конвертировать их и распечатывать на бумажных носителях. Программу можно скачать бесплатно на официальном сайте 1С.

Осуществление выгрузки с использованием внутреннего языка системы 1С: Предприятие. Выполнение данного процесса находится в компетенции программистов, так как для успешного экспорта файлов потребуется знание различных кодов программы. Если же у вас нет желания заниматься изучением кодов, то вы в любое время сможете обратиться за помощью к специалистам.

Особенности выгрузки и загрузки данных

Если экспорт объектов из одной программы в другую происходит программно, следует помнить, что количество полей одного и того же документа в разных системах может отличаться. Поэтому перед выгрузкой файлов из базы необходимо преобразовать их в соответствии с правилами обмена

Чтобы документ корректно загрузился на другую платформу необходимо создать при помощи конфигурации «Конвертация данных» файл с расширением;

Настройка соответствий между объектами метаданных и реквизитами таблиц обеих программ является ключевой задачей при подготовке правил обмена. Для создания метаописаний данных используются внешние обработки;

Выгрузка файлов из программы может осуществляться с группировками строк;

Программа 1С: Бухгалтерия не различает формулы, которые мы видим в ячейках MS Excel, для работы с ней используются функции на языке VBA.

Стандартный способ вывода информации из программы 1С в Excel

Данный способ подходит для всех платформ 1С, в том числе и для 1С: Торговля. Программа предлагает несколько форматов хранения файлов: mxl (предназначен для таблиц в 1С), xls (MS Excel), html (размещение на веб-ресурсах), txt (текстовый документ). От выбора формата будет зависеть внешний вид полученного документа. Последовательность действий приведена далее:

Открыть информационную базу, затем выбрать пункты «Операции» − «Справочники» − «Номенклатура»;

Щелкнуть правой кнопкой мышки в любом месте, затем нажать «Вывести список». Появится окно установки;

В открывшемся списке отметить флажком поля, которые будут экспортироваться;

В меню «Выводить в …» следует выбрать текстовый или табличный формат, нажать клавишу«Enter»;

Когда откроется таблица − надо выделить ее. После этого нажать «Файл − Сохранить»;

Ввести название документа и выбрать формат, в котором он будет сохранен.

Если таблица объемная и содержит большой объем данных, для удобства работы с ней в дальнейшем можно выгрузить каждую группу в отдельный документ. MS Excel имеет ограниченный размер, максимальное количество строк – 1048000 (версии от 2007 года выпуска). Так как выгружаемая отчетность содержит важную информацию, желательно, чтобы все операции по экспорту данных выполнял профессионал.

Выгрузка информации из платформы 1С: Бухгалтерия 7.7

Перенос данных из платформы 1С 7.7 рекомендуется проводить в начале нового отчетного периода, после выполнения всех операций прошедшего периода. Процедура осуществляется при помощи внешних обработок, основной из которых является ACC_ACC8.ert. Эту обработку можно открывать в программе через меню «Сервис» − «Дополнительные возможности», где она называется «Переход на 1С: Бухгалтерию» (указывается версия программы). Также используется пункт «Синхронизировать данные с 1С: Бухгалтерией», устанавливающий режим синхронизации.

Из информационной базы можно выгрузить элементы справочников, сведения о товарах, текущие документы и остатки на счетах бухгалтерского учета, формы ФСС из зарплаты и др. Перенос происходит в два этапа: все данные выгружаются в отдельный файл, а затем он загружается в другую базу. Установка обработки запускается двойным нажатием мышки на setup.exe.

После успешной инсталляции надо открыть пункт меню «Сервис», затем «Дополнительные возможности», и выбрать «Выгрузка данных для 1С». Когда параметры будут определены − нажать кнопку «Загрузить правила обмена». Если перенос данных осуществляется в последний день 2015 года, то следует указать дату выгрузки 01.01.2016. Тогда документы с введенными остатками будут датированы 31.12.2015, а документы с текущими операциями – следующим днем.

Выгрузка данных из программ 1С: Бухгалтерия 8 и 8.2

В системах 1С 8 и 1С 8.2 есть возможность экспорта информационных баз в полном объеме для последующей загрузки на других компьютерах, также можно сохранять отчеты в нескольких форматах, выгружать таблицы и получать информацию с помощью запросов консоли. Чтобы экспортировать базу целиком следует зайти в режим Конфигуратор, выбрать пункт меню «Администрирование», затем нажать «Выгрузить информационную базу». Система попросит пользователя указать наименование файла и его расположение. Если надо загрузить сохраненную информацию в другую базу, следует нажать кнопку «Загрузить информационную базу» и выбрать требуемый файл.

Иногда перед бухгалтерами ставят задачи, связанные с получением списков определенных документов или товаров. Рассмотрим, как можно выгрузить такую информацию из программы 1С. Для этого надо открыть форму списка и установить необходимые отборы, затем правой кнопкой мышки вызвать контекстное меню и выбрать «Вывести список». Программа предложит возможные варианты вывода.

Читайте также  Как сделать автодату в excel?

Еще один несложный способ – выгрузка печатных форм в Excel. Для получения данных необходимо открыть реестр документов, выбрать из списка нужный, затем открыть печатную форму. После этого нажать сочетание клавиш «Ctrl + S» или «Файл – Сохранить как», система предложит ввести имя файла и выбрать его тип. Сформированный отчет выгружается по похожему алгоритму.

Экспорт остатков из системы 1С

Справочники номенклатуры и остатки можно выгрузить из программы при помощи различных обработок. Они позволяют выводить данные о наименованиях товаров, единицах измерений, количестве на складе. Данная функция очень востребована в тех случаях, когда необходимо отобрать продукцию по заданным параметрам для отправки чекбокса клиенту. Порядок действий при выгрузке остатков приведен далее:

Нажать «Операции» − «Справочники» − «Номенклатура»;

Когда появится окно с перечнем номенклатур, можно отобрать требуемые наименования при помощи фильтров. Затем кликнуть мышкой по любой строке, в контекстном меню выбрать «Вывести список»;

Установить галочки на необходимых параметрах, нажать «OK»;

Набрать комбинацию «Файл» − «Сохранить как»;

Ввести название файла, выбрать тип «Лист Excel», сохранить.

Основные средства выгружаются по подобному сценарию.

Экспорт справочников контрагентов из 1С в Excel

Выгрузить список контрагентов из системы 1С: Бухгалтерия довольно просто. Для этого можно использовать обработки или печатные формы. При выводе печатных форм последовательность действий будет следующей:

Открыть меню «Предприятие», выбрать пункт «Контрагенты»;

Нажать «Действия», выбрать команду «Вывести список»;

Когда появится список, следует проверить, чтобы в каждом поле был указан параметр ИНН. При необходимости установить флажок в настройках. В рядке «Выводить в …» указать «Табличный документ». Сформировать готовый список;

Нажать «Файл» − «Сохранить как».

Выгрузка счетов из программы 1С: Бухгалтерия в Excel

Необходимость обмены счетами с покупателями и контрагентами возникает довольно часто. Но так как для ведения бухгалтерского и налогового учета используется специальное программное обеспечение, сотрудникам компании приходится выгружать из него документы и сохранять их в табличной форме. Формат Excel позволяет экспортировать файлы из системы 1С без потерь, и если другой пользователь откроет сохраненный документ в программе Excel – он увидит его точно таким, каким он был создан в бухгалтерской программе.

Для начала необходимо сформировать счет и вывести его на экран. После этого документ можно распечатать на бумажном носителе или сохранить во внешний файл для последующей отправки по электронной почте. Выгрузка счетов осуществляется по стандартной схеме: в меню «Файл» выбрать пункт «Сохранить как», затем ввести название и указать тип сохраняемого документа.

Источник:
http://setbi.ru/excel/kak-vygruzit-dokument-iz-1s-v-excel-osobennosti-eksporta-faylov-/

Выгрузка данных из Access в шаблон Word и Excel

Всем привет, сегодня мы поговорим о том, как можно выгрузить данные из Access в такие приложения как Word и Excel. Но не о стандартном способе, который есть в Access (связь с Office), а о способе, который позволяет выгружать данные в заданный шаблон как в Word, так и в Excel.

Другими словами, это нужно тогда, когда создать отчет в Access по шаблону, который уже существует, например, в Word, невозможно или слишком трудоемко. Как Вы знаете, отчет в Access может выводиться просто коряво или, самый распространенный вариант, это когда много текста, который в отчете Access не так хорошо форматируется как в Word, а данных не так много, но отчет необходимо автоматизировать, например это какие-то договора, заявления и так далее.

Использование слияния из самого Word-а не очень удобно, поэтому сегодня я расскажу, как можно заполнять такие шаблоны напрямую из Access, путем нажатия на одну кнопку.

Кроме выгрузки в шаблон Word, иногда возникает и необходимость выгрузки в шаблон Excel, и этот способ мы тоже сегодня рассмотрим.

Экспорт данных из Access в шаблон Word

Вся разработка делится на две части, это:

  • Настройка шаблона Word;
  • Настройка выгрузки данных в шаблон.

Суть настройки шаблона заключается в том, чтобы проставить необходимые поля в тех местах шаблона, где нужно выводить те или иные данные. Это делается с помощью полей формы.

Примечание! Я использую Microsoft Word 2003.

Открываем шаблон Word, для начала добавим необходимую панель инструментов, для этого нажимаем «Вид -> Панель инструментов» и ставим галочку «Формы». Теперь у Вас отобразилась панель инструментом «Формы». Все, что осталось сделать — это вставить в местах, в которых необходимо выводить данные, элементы «Текстовое поле», которые доступны на только что добавленной панели инструментов.

После добавления поля, у Вас появится серая область, которая свидетельствует о том, что поле добавлено. Теперь необходимо задать имя этого поля, для того чтобы потом из access вставлять в него значения (стандартное названия не очень удобное). Для этого щелкните правой кнопкой мыши по полю и нажмите «Свойства». В поле закладка напишите желаемое имя этого поля, я в примере назвал его MyTestPole.

Создайте столько полей, сколько Вам нужно.

На этом настройка шаблона закончена, рекомендую сделать этот шаблон только для чтения, а то пользователь возьмет, сформирует документ и сохранит его, и шаблон тем самым потеряется, а если сделать его только для чтения, то у него такой возможности не будет, только сохранять через «Сохранить как».

Переходим к более интересной задачи, это к реализации самой выгрузки из Access в этот шаблон на VBA.

Примечание! Я использую Access в связке с MS SQL 2008, поэтому и данные буду брать от туда.

Код VBA для выгрузки данных в шаблон Word

Допустим, у Вас есть форма, сделайте на ней кнопку (я назвал ее testbutton) и в событие нажатие кнопки вставьте следующий код VBA:

Код прокомментирован, поэтому сложностей возникнуть не должно. Здесь весь смысл сводится к созданию объекта word.document и word.application. А после мы уже работаем с нашими объектами, т.е. заполняем их.

Экспорт данных из Access в шаблон Excel

В шаблоне Excel уже не нужно создавать поля как в Word, так как здесь мы уже будем ориентироваться по адресам ячеек.

Существует несколько способов, как заполнять Excel шаблон, я опишу два, первый — это тогда, когда Вам просто необходимо проставить несколько полей, т.е. в источнике данных будет всего одна строка с несколькими столбцами. Второй — это когда строк будет уже несколько, причем Вы не знаете, сколько именно (в зависимости от каких то условий). В шаблоне по умолчанию отведено для этого все пару строк, поэтому мы будем нужные нам строки добавлять, для того чтобы наши данные не накладывалась на строки ниже (допустим там примечание, подпись руководителя и т.д.). И совет, я здесь, для примера, использую всего один источник данных, а Вы, если Вам необходимо заполнить шапку, примечание и некое количество строк (т.е. область данных), можете использовать несколько источников (Recordset).

Код VBA для выгрузки данных в шаблон Excel

Сначала добавьте кнопку на форму (я ее назвал testexcel) и вставьте следующий код в событие «Нажатие кнопки».

Здесь я также все подробно прокомментировал, но если есть вопросы, то задавайте их в комментариях к данной статье.

Источник:
http://info-comp.ru/obucheniest/299—access-export-v-word-excel.html

Экспорт документов в Excel

Эта статья первая из цикла статей посвященных экспорту документов в MS Excel. В ней мы рассмотрим подключение к Excel, заполнению ячеек и простейшее оформление документа.

Я не буду углубляться в теорию, рассказывать о том как работает OLE механизм, начнем с самого главного.

Подключение.

Для подключения к Excel и работы с ним нам понадобится переменная типа Variant:

Далее создаем OLE объект:

Добавляем новую книгу:

Так же нам понадобятся константы:

Текст ячеек.

Теперь до любой ячейки мы можем добраться следующим образом:

Объект Range, выделение диапазона, объединение ячеек, выравнивание.

Представьте такую ситуацию: необходимо объединить несколько ячеек и выровнять текст в них по центру.

Границы и перенос по словам.

Для начала выделяем нужный диапазон а затем.

И включаем перенос по словам:

Пример можно скачать здесь

Параметры страницы.

Начнем с полей страницы. Во первых для того чтобы добраться до параметров страницы у листа Excel имеется свойство объект PageSetup его мы и будем использовать. Для установки размеров полей необходимо изменить соответствующие свойства PageSetup, вот эти свойства:

  • LeftMargin — Левое поле
  • RightMargin — Правое поле
  • TopMargin — Верхнее поле
  • BottomMargin — Нижнее поле

Значение размеров полей необходимо указывать в пикселях, к чему мы не очень привыкли, поэтому воспользуемся функцией InchesToPoints объекта Application, которая переводит значение в дюймах в значение в пикселях. Теперь напишем процедуру которая подключит Excel и установит поля равные 0.44 дюйма (приблизительно 1 см):

Читайте также  Функции даты и времени в Excel

Иногда полезно уметь установить и ориентацию страницы:

Здесь значение ориентации = 2, означает альбомную, при книжной ориентации присвойте Orientation значение 1.

Вы наверное не раз встречали такой отчет в котором таблица с большим количеством строк размещается на нескольких страницах в таких случаях очень удобны сквозные строки, они печатаются на каждой странице отчета:

Здесь мы указываем вторую и третью строки для печати на каждой странице.

Шрифты и цвета.

Для установки шрифта и размера текста выделите нужный диапазон и установите свойство Name объекта-свойства Font объекта Selection или свойство Size для изменения размера:

Если Вы хотите установить жирный или, например, наклонный стиль написания текста установите соответствующие свойства:

Для указания цвета текста измените свойство ColorIndex все того же объекта Font:

Вот несколько индексов цветов:

Для изменения цвета фона ячейки используйте объект Interior свойства Selection:

Колонтитулы.

Для добавления колонтитула к документу достаточно указать его содержание:

Для изменения размера шрифта добавьте к колонтитулу управляющий символ «&» и размер шрифта:

Источник:
http://www.codenet.ru/progr/delphi/stat/Excel-Export.php

Как выгрузить документ из 1С в Excel: особенности экспорта файлов

У многих пользователей программы 1С: Бухгалтерия в процессе работы с ней часто возникает необходимость в том, чтобы выгрузить документ из 1C в Excel для переноса в другую базу. Экспорт может понадобиться и в том случае, если бухгалтеру надо обработать данные без использования программы. Для осуществления данного механизма нет необходимости устанавливать внешние компоненты, ведь программа оснащена всем необходимым функционалом. В большинстве случаев выгрузить файл из системы можно без помощи программистов.

Способы выгрузки документов из программы 1С

Если бухгалтеру необходимо выгрузить отчетность, имеющую печатную форму, тогда выполнение процедуры не составит большого труда. Для этого следует сохранить документ стандартным способом, нажав пункт меню «Сохранить как» и выбрав требуемый формат файла. Данный способ подходит для конфигураций, которые поддерживают различные форматы. Если система предлагает сохранить документ только в формате mxl, следует прибегнуть к другим методам.

Применение специального программного обеспечения. Утилита «1С:Предприятие – Работа с файлами» позволяет просматривать табличную часть документов, созданных во внутренних форматах 1С, а также конвертировать их и распечатывать на бумажных носителях. Программу можно скачать бесплатно на официальном сайте 1С.

Осуществление выгрузки с использованием внутреннего языка системы 1С: Предприятие. Выполнение данного процесса находится в компетенции программистов, так как для успешного экспорта файлов потребуется знание различных кодов программы. Если же у вас нет желания заниматься изучением кодов, то вы в любое время сможете обратиться за помощью к специалистам.

Особенности выгрузки и загрузки данных

Если экспорт объектов из одной программы в другую происходит программно, следует помнить, что количество полей одного и того же документа в разных системах может отличаться. Поэтому перед выгрузкой файлов из базы необходимо преобразовать их в соответствии с правилами обмена

Чтобы документ корректно загрузился на другую платформу необходимо создать при помощи конфигурации «Конвертация данных» файл с расширением;

Настройка соответствий между объектами метаданных и реквизитами таблиц обеих программ является ключевой задачей при подготовке правил обмена. Для создания метаописаний данных используются внешние обработки;

Выгрузка файлов из программы может осуществляться с группировками строк;

Программа 1С: Бухгалтерия не различает формулы, которые мы видим в ячейках MS Excel, для работы с ней используются функции на языке VBA.

Стандартный способ вывода информации из программы 1С в Excel

Данный способ подходит для всех платформ 1С, в том числе и для 1С: Торговля. Программа предлагает несколько форматов хранения файлов: mxl (предназначен для таблиц в 1С), xls (MS Excel), html (размещение на веб-ресурсах), txt (текстовый документ). От выбора формата будет зависеть внешний вид полученного документа. Последовательность действий приведена далее:

Открыть информационную базу, затем выбрать пункты «Операции» − «Справочники» − «Номенклатура»;

Щелкнуть правой кнопкой мышки в любом месте, затем нажать «Вывести список». Появится окно установки;

В открывшемся списке отметить флажком поля, которые будут экспортироваться;

В меню «Выводить в …» следует выбрать текстовый или табличный формат, нажать клавишу«Enter»;

Когда откроется таблица − надо выделить ее. После этого нажать «Файл − Сохранить»;

Ввести название документа и выбрать формат, в котором он будет сохранен.

Если таблица объемная и содержит большой объем данных, для удобства работы с ней в дальнейшем можно выгрузить каждую группу в отдельный документ. MS Excel имеет ограниченный размер, максимальное количество строк – 1048000 (версии от 2007 года выпуска). Так как выгружаемая отчетность содержит важную информацию, желательно, чтобы все операции по экспорту данных выполнял профессионал.

Выгрузка информации из платформы 1С: Бухгалтерия 7.7

Перенос данных из платформы 1С 7.7 рекомендуется проводить в начале нового отчетного периода, после выполнения всех операций прошедшего периода. Процедура осуществляется при помощи внешних обработок, основной из которых является ACC_ACC8.ert. Эту обработку можно открывать в программе через меню «Сервис» − «Дополнительные возможности», где она называется «Переход на 1С: Бухгалтерию» (указывается версия программы). Также используется пункт «Синхронизировать данные с 1С: Бухгалтерией», устанавливающий режим синхронизации.

Из информационной базы можно выгрузить элементы справочников, сведения о товарах, текущие документы и остатки на счетах бухгалтерского учета, формы ФСС из зарплаты и др. Перенос происходит в два этапа: все данные выгружаются в отдельный файл, а затем он загружается в другую базу. Установка обработки запускается двойным нажатием мышки на setup.exe.

После успешной инсталляции надо открыть пункт меню «Сервис», затем «Дополнительные возможности», и выбрать «Выгрузка данных для 1С». Когда параметры будут определены − нажать кнопку «Загрузить правила обмена». Если перенос данных осуществляется в последний день 2015 года, то следует указать дату выгрузки 01.01.2016. Тогда документы с введенными остатками будут датированы 31.12.2015, а документы с текущими операциями – следующим днем.

Выгрузка данных из программ 1С: Бухгалтерия 8 и 8.2

В системах 1С 8 и 1С 8.2 есть возможность экспорта информационных баз в полном объеме для последующей загрузки на других компьютерах, также можно сохранять отчеты в нескольких форматах, выгружать таблицы и получать информацию с помощью запросов консоли. Чтобы экспортировать базу целиком следует зайти в режим Конфигуратор, выбрать пункт меню «Администрирование», затем нажать «Выгрузить информационную базу». Система попросит пользователя указать наименование файла и его расположение. Если надо загрузить сохраненную информацию в другую базу, следует нажать кнопку «Загрузить информационную базу» и выбрать требуемый файл.

Иногда перед бухгалтерами ставят задачи, связанные с получением списков определенных документов или товаров. Рассмотрим, как можно выгрузить такую информацию из программы 1С. Для этого надо открыть форму списка и установить необходимые отборы, затем правой кнопкой мышки вызвать контекстное меню и выбрать «Вывести список». Программа предложит возможные варианты вывода.

Еще один несложный способ – выгрузка печатных форм в Excel. Для получения данных необходимо открыть реестр документов, выбрать из списка нужный, затем открыть печатную форму. После этого нажать сочетание клавиш «Ctrl + S» или «Файл – Сохранить как», система предложит ввести имя файла и выбрать его тип. Сформированный отчет выгружается по похожему алгоритму.

Экспорт остатков из системы 1С

Справочники номенклатуры и остатки можно выгрузить из программы при помощи различных обработок. Они позволяют выводить данные о наименованиях товаров, единицах измерений, количестве на складе. Данная функция очень востребована в тех случаях, когда необходимо отобрать продукцию по заданным параметрам для отправки чекбокса клиенту. Порядок действий при выгрузке остатков приведен далее:

Нажать «Операции» − «Справочники» − «Номенклатура»;

Когда появится окно с перечнем номенклатур, можно отобрать требуемые наименования при помощи фильтров. Затем кликнуть мышкой по любой строке, в контекстном меню выбрать «Вывести список»;

Установить галочки на необходимых параметрах, нажать «OK»;

Набрать комбинацию «Файл» − «Сохранить как»;

Ввести название файла, выбрать тип «Лист Excel», сохранить.

Основные средства выгружаются по подобному сценарию.

Экспорт справочников контрагентов из 1С в Excel

Выгрузить список контрагентов из системы 1С: Бухгалтерия довольно просто. Для этого можно использовать обработки или печатные формы. При выводе печатных форм последовательность действий будет следующей:

Открыть меню «Предприятие», выбрать пункт «Контрагенты»;

Нажать «Действия», выбрать команду «Вывести список»;

Когда появится список, следует проверить, чтобы в каждом поле был указан параметр ИНН. При необходимости установить флажок в настройках. В рядке «Выводить в …» указать «Табличный документ». Сформировать готовый список;

Нажать «Файл» − «Сохранить как».

Выгрузка счетов из программы 1С: Бухгалтерия в Excel

Необходимость обмены счетами с покупателями и контрагентами возникает довольно часто. Но так как для ведения бухгалтерского и налогового учета используется специальное программное обеспечение, сотрудникам компании приходится выгружать из него документы и сохранять их в табличной форме. Формат Excel позволяет экспортировать файлы из системы 1С без потерь, и если другой пользователь откроет сохраненный документ в программе Excel – он увидит его точно таким, каким он был создан в бухгалтерской программе.

Читайте также  Инструкция: Как сделать раскрывающийся список в Excel (Эксель)

Для начала необходимо сформировать счет и вывести его на экран. После этого документ можно распечатать на бумажном носителе или сохранить во внешний файл для последующей отправки по электронной почте. Выгрузка счетов осуществляется по стандартной схеме: в меню «Файл» выбрать пункт «Сохранить как», затем ввести название и указать тип сохраняемого документа.

Источник:
http://setbi.ru/excel/kak-vygruzit-dokument-iz-1s-v-excel-osobennosti-eksporta-faylov-/

Транспортировка данных в Ехсеl

При использовании Microsoft Excel часто возникает необходимость перенести в него данные из специализированной бухгалтерской программы. В таких случаях, конечно, можно сделать распечатку и потом ее отсканировать или просто набрать все данные заново. Но это усложняет процедуру. Гораздо удобнее использовать возможности самого Excel.

Извлекаем полезную информацию В бухгалтерских программах обычно присутствует функция экспорта данных в обычный текстовый файл. А уже оттуда, из файла экспорта, данные можно импортировать в Excel, после чего с ними можно работать в этой программе. Для того чтобы произвести экспорт данных из бухгалтерской программы в текстовый файл, нужно нажать соответствующую кнопку или выбрать нужный пункт в меню. Как эта функция работает конкретно в вашей версии программы, можно узнать из руководства пользователя, которое поставляется изготовителем, или из справочной системы самого программного продукта. В большинстве современных бухгалтерских программ схема действий при выполнении экспорта данных выглядит примерно одинаково. Первым делом нужно отобрать в бухгалтерской программе документы, которые мы хотим перенести в другой файл. После того как сформируем их список, жмем на соответствующую кнопку или выбираем подходящий пункт меню для осуществления экспорта данных. Обычно программа перед началом процедуры переноса данных требует задать имя файла, в который будут сохранены выбранные документы, и указать папку для его сохранения. Результатом экспорта обычно бывает файл с расширением *.txt, содержащий в себе данные из бухгалтерской программы. Встречаются и другие расширения, но значительно реже. Переносим данные в Excel Если у вас нет необходимости переносить данные в Excel постоянно, можно использовать способ непосредственного открытия нужных файлов в среде Excel. Для этого сперва открываем программу Excel и жмем на кнопку открытия файла. В появившемся окошке в строке для типа файла выбираем параметр «Все файлы». А после этого ищем папку с файлом, который содержит данные из бухгалтерской программы, выделяем его курсором и нажимаем кнопку «Открыть». Если вдруг вы не видите нужного документа в папке, где он хранится, то скорее всего вы забыли выбрать пункт «Все файлы», и Excel его просто «не видит». Далее появится окно мастера по импорту данных из файла на лист Excel. В «Мастере текстов» имеются необходимые настройки и параметры, которые позволяют легко добиться хорошего результата. Нужно лишь следовать подсказкам мастера. Обычно импорт файлов производится в три шага. Для удобства пользователя на каждом из них есть окно для предварительного просмотра результатов изменений. Шаг первый. Здесь мы должны задать документу первоначальное форматирование, то есть определить, каким именно образом информация будет размещена по столбцам. Сперва в окне мастера в разделе «Формат файла» нужно выбрать тип используемой кодировки, чтобы текст нормально читался. Если в окне просмотра появляются какие-то непонятные слова или символы, попробуем выбрать для формата файла другой параметр. Потом указываем, с какой строки требуется производить импорт данных. Например, это необходимо, если в первой строке содержится техническое описание столбцов, которое нам не нужно. Когда все готово, нажимаем кнопку «Далее» для перехода к следующему шагу. Шаг второй. На этом этапе нам нужно определить, правильно ли был сделан выбор типа данных. Если в окне, где отображен результат, информация неправильно разбита по столбцам, возвращаемся назад и выбираем другой тип данных. При первом шаге у нас была возможность выбрать для формата данных значение «фиксированной ширины». Если мы установили галочку напротив этого пункта, то на втором шаге потребуется задать границы каждому столбцу. Сделать это можно на линейке в окне «Образец разбора данных». Символ разделителя столбцов пользователь выбирает самостоятельно. Какой именно знак установлен в данный момент, можно увидеть в табличке «Символом-разделителем является:». Если символ выбран неправильно, разбивка по столбцам будет происходить некорректно. Тогда следует подобрать или ввести другой символ-разделитель. Когда все станет нормально, жмем на кнопку «Далее» и переходим к последнему шагу. Шаг третий. В этот момент мы можем сразу исключить из таблицы ненужные столбцы, которые содержат лишнюю информацию. Для каждого из оставшихся столбцов укажем формат данных, который будет учитываться при создании листа в Excel. Будьте внимательны: при изменении формата происходит переформатирование данных, и это может привести к их искажению. Определившись со всеми столбцами, нажимаем на кнопку «Готово». После импорта полученную информацию нужно сразу сохранить. При этом обязательно выберите тип файла «Книга Microsoft Excel». А уже после полученные данные можно отформатировать на свой вкус. Если перенос данных прошел не совсем удачно, расстраиваться не стоит – процедуру импорта можно повторить еще раз. Но в мастере текстов попробуйте подобрать другие настройки и параметры. Регулярно обновляем файл Бывают случаи, когда нужно с некоторой периодичностью импортировать новые данные из специализированной бухгалтерской программы в файл Microsoft Excel, то есть регулярно его обновлять. Процедура такого перемещения очень похожа на вышеописанную. Сперва мы также производим экспорт данных из бухгалтерской программы в файл. А потом в меню программы Excel выбираем пункт «Данные», затем подпункт «Внешние данные», и далее – «Импорт текстового файла. ». В результате на экране появится окно импорта текстового файла, где вместо кнопки «Открыть» будет «Импорт». Выбираем документ, из которого будем брать информацию, и после этого повторяем три вышеописанных шага. Завершаем перенос данных выбором листа, куда следует поместить данные. В начале таблицы, в которую мы импортировали данные из бухгалтерской программы, можно создать новую строчку с описанием столбцов. А слева добавить столбец для нумерации строк. И в последующем они останутся неизменными, а все обновляемые данные будут размещаться за ними. Этот способ имеет свои преимущества. Если данные из бухгалтерской программы нужно постоянно экспортировать в один и тот же файл, то его обновление займет значительно меньше времени. Это возможно благодаря тому, что все шаги мастера не придется каждый раз повторять вручную, программа выполнит их самостоятельно. Обновить данные из бухгалтерской программы в уже имеющемся файле Excel еще проще. Для этого открываем книгу Microsoft Excel, в которой была сохранена информация из текстового файла, и ставим курсор в любую ячейку с перенесенными данными. Потом в меню Excel выбираем пункт «Данные», а затем – «Обновить данные». После этого появится окно для открытия файла, в котором уже указано имя документа, из которого вы брали информацию в прошлый раз. Остается лишь нажать кнопку «Импорт» – и можно приступать к обработке обновленных данных. Когда вы работаете с постоянно обновляемым файлом, не меняйте местами и не добавляйте новые столбцы между уже имеющимися. Это связано с тем, что при последующем импорте данных информация будет размещена в обычном порядке, и в результате данные в таблице будут смещены.

Excel предпочитает краткость Перенося в Excel большие таблицы, можно столкнуться с определенными проблемами. Если общее количество строк в таблице превышает тысячу, то автофильтр будет работать плохо. Дело в том, что этот режим охватывает только первую тысячу строк, а остальные игнорирует. И корректно произвести фильтрацию данных такой длинной таблицы будет невозможно. Еще один «скользкий участок» при использовании функции автофильтра – полностью пустая строка внутри таблицы. В этом случае отфильтрованы будут только строки, расположенные выше пустой. А данные, размещенные после незаполненной строчки, участвовать в режиме фильтра не будут.

Источник:
http://www.klerk.ru/soft/articles/36539/