Excel Online

Excel Online. Настройка общего доступа к excel-таблицам

На работе поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками предприятия, возможность оперативно посмотреть информацию если это потребуется, а так же внести поправки и другую важную информацию.К слову не все сотрудники сидят в одном здании, а на разных объектах и площадках, которым необходимо видеть информацию занесенную коллегами. В связи с этим было рассмотрено несколько вариантов для реализации доступа:

Microsoft Excel

Непосредственно штатным Excel который установлен у всех,но есть некоторые нюансы:

— Файл должен находится в одной сети (у нас все пользователи раскиданы по разным объектам)

— Некоторые задачи становятся недоступны (создавать таблицы Excel;создавать, менять или просматривать сценарии; удалять листы; объединять либо разделять ячейки.)

— Частая «блокировка» файла

— Не видно кто что делает, т.е. информация будет доступна только после сохранения файла. Один не приятный момент при работе с файлом — если вы записываете информацию в одну и ту же ячейку, при сохранении файла работает правило «кто последний тот и папа»)))))

Реализация делается следующим образом, заходим в «Рецензирование» и щелкаем по значку «Доступ к книге».

После этих действий файл станет общим и даёт пользователям одновременное редактирование. В названии файла появится приписка [Общий]

При нажатии кнопки «Доступ к книге» может возникать ошибка:

Достаточно сделать по шагам что написано в диалоговом окне ошибки и она пропадёт!

И так что же мы увидим когда нажмем кнопку «Доступ к книге»?!

А увидим список пользователей которые работают в данный момент и не забудем так же поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно»

Excel настроен для работы с общими документами

OneDrive

Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.08.110. Отказались сразу из-за:

  • отличие операционных систем (большинство пользователей работают на windows 7)
  • каждому пользователю необходимо было бы регистрировать учетную запись Microsoft
  • различные версии Microsoft Office которые могут при неправильном использовании конфликтовать
  • сложный механизм аутентификации для понимания конечного пользователя.

Google Docs (Гугл документы)

В Google многие моменты схожи с OneDrive, но еще есть и некоторые «подводные камни» которые усложняют настройку общего доступа, а именно:

  1. для каждого пользователя необходимо устанавливать расширение Chrome «Редактирование файлов Office»
  2. создание google аккаунта

Google первая компания которая запустила office online из которого можно выделить online excel который позволяет работать в реальном режиме большому кол-ву пользователей многие компании уже давно работают в нем и в этом есть ряд преимуществ:

  1. разграничение прав доступа на документ, страницу, столбцы
  2. использование сложных формул и своих доработок

И мы склонялись конечно к легкому варианту (Google), но использования на работе яндекс сервисы как часть нашей внутренней инфраструктуры решили пойти по сложному пути и использовать то что предлагает яндекс.

У нас вся почта завязана на Яндекс.Коннект, у всех есть корпоративная почта, стоит Яндекс.Диск, всё между собой синхронизируется, нет необходимости быть в одной сети (достаточно иметь доступ к интернету), бэкапы можно сделать на раз два (просто сохранить файл на диск).

Настройка и получение общего доступа с помощью Excel Online через Яндекс

Изначально в яндекс диске создаем папку в какой будет лежать файлы для общего доступа и одновременной работы

и настраиваем доступ к этой папке путем ввода логина яндекс почты и ставим права на просмотр или полные права

после того как вы человека добавили к документу ему на почту придёт письмо с принятием приглашения :

Нажимаем «Принять соглашение» и попадаем в веб-интерфейс Яндекс.Диска, в ту самую папку которую создал сисадмин , щелкаем два раза по папке и внутри папки Excel’ский файл

Далее просто нажимаем на файл, вверху появится черная полоска с функциями ,что можно сделать с данным файлом. Нас интересует функция «Редактировать» (в зависимости от прав доступа, та или иная функция может отсутствовать)

При нажатии данной функции попадаем в тело документа и можно начинать работать как в привычном Excel’е. Сохранение файла происходит автоматически и достаточно просто закрыть вкладку с названием таблицы.

Общий доступ настроен, все пользователи видят и могут редактировать Excel-таблицы!

Всем пока и хорошего дня!

Заметка от nibbl — первые проблемы при работе с Yandex Excel:

  1. разграничение прав доступа очень «топорные» они даются только на папку, а не на документ (надеюсь в скором времени они это поправят потому как ОЧЕНЬ не удобно)
  2. заметные тормоза при работе (хотя чему тут удивлять они используют пакет Microsoft )
  3. пока не хочу переходить на Гугл но если люди будут возмущаться то придется перейти. (камень в огород Яндекса, сырые продукты выпускают на рынок, один ямб чего стоит( ладно ждем и надеемся что все будет хорошо.)

Источник:
http://www.nibbl.ru/office/excel-online-nastrojka-obshhego-dostupa-k-excel-tablicam.html

Общий доступ и совместная работа

В этом курсе:

Вы можете поделиться книгой с другими пользователями, чтобы одновременно работать над файлом. Дополнительные сведения см. в статье Одновременная работа нескольких пользователей над книгами Excel с помощью функции совместного редактирования.

Предоставление доступа к книге

Нажмите кнопку Поделиться.

Флажок Разрешить изменение в параметрах ссылки устанавливается автоматически. Если вы не хотите предоставлять разрешение на изменение файла, а только на его просмотр, снимите этот флажок.

Нажмите кнопку Применить.

Введите имена или адреса электронной почты людей, с которыми хотите поделиться файлом.

Добавьте сообщение (необязательно).

Нажмите кнопку Отправить.

Или выберите значок Копировать ссылку, чтобы получить ссылку на файл.

Совместное редактирование книги

Поделившись файлом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

Лучше всего работать вместе в Excel в Интернете, чтобы сразу видеть вносимые изменения.

В разделе Общий доступ отображаются имена пользователей, которые также редактируют файл.

Ячейки, с которыми работают другие пользователи, выделяются цветом. Щелкните цвет, чтобы узнать, кто редактирует эту ячейку.

Добавление, изменение, удаление, разрешение и отображение примечаний

Добавить примечание: выделите ячейку, к которой нужно добавить примечание, щелкните Рецензирование > Примечания > Новое примечание, введите текст примечания и нажмите клавиши CTRL+Enter.

В правом верхнем углу ячейки, содержащей примечание, появится небольшой лиловый флажок. Наведите на него указатель мыши, чтобы отобразить текст примечания.

Изменение: выделите примечание и нажмите Рецензирование > Примечания >Изменить примечание.

Удаление: выделите примечание и нажмите Рецензирование> Примечания > Удалить примечание.

Разрешение : выделите примечание, затем щелкните многоточие в правом верхнем углу и нажмите Пометить разрешенным.

Отображение выберитеРецензирование > Примечания> Показать примечания.

Беседа в процессе редактирования

Если другой пользователь работает над файлом вместе с вами, вы можете общаться с ним в чате.

Нажмите значок Чат.

Введите сообщение и нажмите клавишу ВВОД.

После закрытия файла беседы не сохраняются. Чтобы записи бесед сохранялись, используйте Microsoft Teams.

Источник:
http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B8%D0%B9-%D0%B4%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%83%D0%BF-%D0%B8-%D1%81%D0%BE%D0%B2%D0%BC%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F-%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%82%D0%B0-%D0%B2-excel-%D0%B2-%D0%B8%D0%BD%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%BD%D0%B5%D1%82%D0%B5-c8ab30a3-c0fa-473e-b508-0f5186bd47a2

Как сделать общий доступ к файлу excel другим пользователям

При работе над совместным проектом возникает необходимость одновременного внесения данных в документ. Это позволяет оперативно записывать значения по ячейкам и наполнять информацией исходный файл. Microsoft Office Excel имеет в своем арсенале специальную функцию для таких случаев и сегодня разберемся, как обеспечить общий доступ к файлу excel другим пользователям.

Использование

Для редактирования рабочей книги excel группой людей необходимо поместить документ в отдельной папке, к которой имеют доступ все пользователи. Обычно это делается по локальной сети в рамках одного офиса, компании или предприятия. Затем необходимо дать разрешение через редактор. Чтобы сделать общий доступ к файлу excel, необходимо сделать следующее:

  1. На Панели инструментов переходите во вкладку Рецензирование и нажимаете кнопку Доступ к книге в блоке Изменения.

  1. Открывается диалоговое окно, в котором отображается список людей использующих документ. Ставите галочку напротив разрешения изменять файл и нажимаете ОК.

  1. Во вкладке Подробнее можно настроить сроки хранения журнала изменений, периодичность обновления файла, а также приоритетность изменений.

Если файл только создан, то программа предложит сохранить документ. Обязательно сохраняйте в сетевой папке, чтобы не было проблем с доступом у других людей.

Читайте также  Как в excel сделать разделитель разрядов пробелом?

После этого в названии рабочей книги должно появиться слово Общий, что свидетельствует о возможности совместной работы.

Чтобы посмотреть список изменений, необходимо выделить исправления при помощи отдельной функции.

В открывшемся окне настраиваете параметры отображения изменений.

После нажатия кнопки ОК все исправления будут вынесены на отдельный лист с пометками кем и когда внесено дополнение. Это называется журналом изменений, который можно сохранить отдельно на компьютере или распечатать.

Ограничения

К сожалению, при работе нескольких человек в одной книге, существует ряд ограничений для редактирования и форматирования информации:

  1. Нельзя вставлять диаграммы, рисунки, сводные таблицы и прочие объекты.
  2. Запрещено редактирование макросов.
  3. Группировка данных по столбцам и строкам ограничена.
  4. Нельзя изменять формулы исходного файла.
  5. Удаление листов книги также запрещено.

Если необходимо выполнить одну из подобных операций, необходимо попросить администратора отключить общий доступ, провести редактирование и снова включить режим совместной работы.

Бывает, что при открытии книги excel программа выдает ошибку «Файл заблокирован». Причиной этому могут служить следующие проблемы:

  1. Большая нагрузка на локальную сеть
  2. Два разных пользователя добавляют информацию в одну и ту же ячейку – возникает программный конфликт.
  3. Перегружена оперативная память из-за большого размера документа и компьютер не может справиться с нагрузкой.
  4. Пользователь был удален из списка в одностороннем порядке.

Чтобы убрать общий доступ, достаточно убрать галочку напротив разрешения изменять файл через настройки совместной работы. При этом в списке пользователей должен остаться один человек – администратор.

Облачные хранилища

Также совместно можно редактировать документы и через интернет. Для этого администратор должен сохранить документ в облаке и предоставить ссылку. Рассмотрим примеры обеспечения общего доступа на самых популярных облачных хранилищах:

  1. На яндекс диске щелкаете по загруженному файлу и в верхней части нажимаете Поделиться.

После этого выпадет список возможной рассылки через социальные сети и отдельная ссылка для копирования. При этом на значок документа добавляется специальный символ в виде звеньев цепи, который свидетельствует об общем доступе.

  1. На гугл диске нажимаете по документу правой клавишей мыши и из выпадающего списка выбираете строку Открыть доступ.

В появившемся окне можно скопировать ссылку, а также ввести имена контактов или адреса электронной почты для предоставления доступа к файлу. В конце обязательно нажимаете кнопку Готово.

Как видите, обеспечить совместную работу над одним файлом в excel не трудно. Механизм предоставления прав для версий 2007, 2010, 2013 и 2016 годов одинаковый. Помимо этого существует возможность редактирования документов через облачные хранилища, что позволяет изменять документ из любой точки мира по средствам сети интернет.

Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓

Источник:
http://mir-tehnologiy.ru/obshhij-dostup-k-fajlu-excel/

Вадим Стеркин

Вы храните файлы в облаке? Мы с коллегами MVP решили отправить организаторам TechEd Russia 2012 коллективный отзыв о конференции. Сегодня я расскажу о том, как мы организовали совместную работу над ним с помощью OneDrive.

Первоначальное обсуждение, конечно, велось в почте. Когда все желающие высказались, я собрал все отзывы в документ Word и загрузил его на OneDrive. Теперь нужно было предоставить коллегам возможность просмотреть документ и внести в него правки.

Примечание. Статья написана до переименования SkyDrive в OneDrive, отсюда и старое название на снимках экрана.

[+] Сегодня в программе

Предоставление общего доступа к файлам и папкам OneDrive

В OneDrive разрешения на доступ к файлу регулируются на уровне папок и файлов. Когда вы делаете папку общедоступной или выдаете разрешение на доступ в нее конкретным людям, эти параметры распространятся также и на все вложенные папки и файлы, если не задавать им другие разрешения.

Я загрузил файл в личную папку и перешел к выдаче прав на него своим коллегам.

Вообще, в столбце «Общий доступ» видно, когда на файл или папку изменены права. По сути, в облачном хранилище Microsoft три варианта предоставления доступа, и я начну с самых простых.

Создание ссылки на файл

Из картинки ниже понятно, что любой обладатель ссылки сможет просмотреть или отредактировать документ. Менее очевидно, что для того чтобы сделать папку или файл публичными, надо создать соответствующую ссылку (она называется «Предоставить общий доступ»).

Конечно, публичный доступ, равно как и доступ по ссылке с правами редактирования, можно прекратить в любой момент. Причем при повторном создании ссылки для редактирования в URL будет уже другой ключ.

Отправка почтового сообщения

Эта опция более интересна, поскольку здесь есть возможность потребовать авторизацию с учетной записью Microsoft. Причем это единственный вариант, позволяющий предоставить доступ к файлу только определенным людям.

Ваши адресаты получат письмо от учетной записи, с которой вы вошли в OneDrive (т.е. нельзя отправить письмо с произвольного адреса). В этом случае тоже создается ссылка, но требование входа в службу ограничивает доступ к файлу или папке адресатами письма. Безусловно, получатели письма могут скачать и передать файл кому угодно каким-либо другим способом.

Однако после первого доступа к файлу и авторизации с учетной записью Microsoft ссылка привязывается к ней. В этом и заключается разница с обычной ссылкой, по которой может зайти кто угодно.

Интересно, что в случае, когда связано несколько учетных записей, разрешение предоставляется только тому аккаунту, с которого доступ был осуществлен в первый раз. Кстати, когда вам кто-то предоставил доступ к файлу, вы можете перейти к нему из раздела Общие в левой панели OneDrive.

Управление правами доступа

В нашей переписке участвовал Артем, подкидывая хорошие темы для отзывов. Однако он не является MVP, поэтому права на редактирование файла ему были ни к чему. Выслав письмо, я поправил права доступа, управление которыми осуществляется в правой панели.

На рисунке видно, что Артем может только просматривать документ, в то время как все остальные могут его редактировать в локальном приложении Word или прямо в OneDrive с помощью Word Web App. Здесь же можно лишить доступа любого человека или всех обладателей ссылки на просмотр или редактирование файла.

Совместная работа над документами Office

Важно! Открывайте файлы из офисных программ напрямую с OneDrive ( Ctrl + O → OneDrive), а не из синхронизируемой папки на локальном диске. Иначе при одновременной работе нескольких человек возникнет конфликт, результатом которого будут копии обновленных файлов с именем ПК в названии.

Вы можете открывать файлы Word, Excel, PowerPoint и OneNote и работать над ними как в локальных приложениях Microsoft Office, так и в их веб-версиях прямо в браузере. В обоих случаях поддерживается совместная работа над документом нескольких человек. Максимальное количество одновременных редакторов нигде не прописано, но восемь человек успешно работали (спасибо за проверку Оксане).

В OneDrive это работает очень удобно! Я открыл наш отзыв в Word 2013 и начал править первый абзац.

Абзац моментально заблокировался, чтобы кто-то другой случайно не внес в мой фрагмент перекрывающие изменения. Оксана, вносившая свои правки одновременно со мной, увидела это в веб-приложении (она предпочитает английский интерфейс).

Здесь я хочу обратить ваше внимание на несколько моментов.

  1. Четко обозначается, какой абзац я редактирую (мое имя отображается при наведении).
  2. Этот абзац действительно защищен от чужих правок. Сейчас курсор установлен в нем, и на рисунке видно, что в ленте заблокированы все опции форматирования.
  3. Можно посмотреть список всех людей, выполняющих правки в данный момент.
  4. Известно, что кто-то уже изменил документ, т.е. после обновления можно увидеть их правки (синхронизации в реальном времени нет, с сожалению).

В OneDrive можно посмотреть, кто редактировал документ последним.

Но интереснее другое — OneDrive автоматически отслеживает версии документов. Вы можете перейти к журналу версий из контекстного меню или из верхнего меню «Управление» (на рисунке выше оно скрыто за тремя точками ввиду малого размера окна).

Здесь можно восстановить или загрузить любую из предыдущих версий. По имеющейся у меня информации, на OneDrive сохраняется до 25 версий документа. Однако версии создаются только при редактировании файлов. Если вы загрузите новый файл с тем же именем, перезаписав старый, история версий не сохранится.

Читайте также  YML-файл: что это, зачем он магазин и как его создать

Опрос и дискуссия

Как видите, управление правами в OneDrive осуществляется очень просто, хотя некоторые моменты не вполне очевидны. При этом можно создавать и изменять документы Word, книги Excel, презентации PowerPoint и заметки OneNote, не покидая браузера. Конечно, веб-версии приложений Office не обладают всеми функциями их аналогов из пакета Office, но для множества пользователей их возможностей более чем достаточно.

Вы можете работать над файлами Office индивидуально и совместно, используя как минимум 7 Гб личного дискового пространства. Ах да, это все совершенно бесплатно 😉

А вы храните файлы и документы в облаке? Приведите в комментариях несколько самых любимых возможностей своего облачного хранилища!

Результаты голосования утеряны в связи с прекращением работы веб-сервиса опросов.

Вы можете отметить интересные вам фрагменты текста, которые будут доступны по уникальной ссылке в адресной строке браузера.

Об авторе

Вадим является владельцем этого блога, и большинство записей здесь вышло из-под его пера. Подробности о блоге и авторе здесь.

Вас также может заинтересовать:

Подпишитесь на бесплатные уведомления о новых записях и получите в подарок мою книгу об ускорении загрузки Windows!

Источник:
http://www.outsidethebox.ms/14299/

Как сделать общий доступ к файлу excel другим пользователям

При работе над совместным проектом возникает необходимость одновременного внесения данных в документ. Это позволяет оперативно записывать значения по ячейкам и наполнять информацией исходный файл. Microsoft Office Excel имеет в своем арсенале специальную функцию для таких случаев и сегодня разберемся, как обеспечить общий доступ к файлу excel другим пользователям.

Использование

Для редактирования рабочей книги excel группой людей необходимо поместить документ в отдельной папке, к которой имеют доступ все пользователи. Обычно это делается по локальной сети в рамках одного офиса, компании или предприятия. Затем необходимо дать разрешение через редактор. Чтобы сделать общий доступ к файлу excel, необходимо сделать следующее:

  1. На Панели инструментов переходите во вкладку Рецензирование и нажимаете кнопку Доступ к книге в блоке Изменения.

  1. Открывается диалоговое окно, в котором отображается список людей использующих документ. Ставите галочку напротив разрешения изменять файл и нажимаете ОК.

  1. Во вкладке Подробнее можно настроить сроки хранения журнала изменений, периодичность обновления файла, а также приоритетность изменений.

Если файл только создан, то программа предложит сохранить документ. Обязательно сохраняйте в сетевой папке, чтобы не было проблем с доступом у других людей.

После этого в названии рабочей книги должно появиться слово Общий, что свидетельствует о возможности совместной работы.

Чтобы посмотреть список изменений, необходимо выделить исправления при помощи отдельной функции.

В открывшемся окне настраиваете параметры отображения изменений.

После нажатия кнопки ОК все исправления будут вынесены на отдельный лист с пометками кем и когда внесено дополнение. Это называется журналом изменений, который можно сохранить отдельно на компьютере или распечатать.

Ограничения

К сожалению, при работе нескольких человек в одной книге, существует ряд ограничений для редактирования и форматирования информации:

  1. Нельзя вставлять диаграммы, рисунки, сводные таблицы и прочие объекты.
  2. Запрещено редактирование макросов.
  3. Группировка данных по столбцам и строкам ограничена.
  4. Нельзя изменять формулы исходного файла.
  5. Удаление листов книги также запрещено.

Если необходимо выполнить одну из подобных операций, необходимо попросить администратора отключить общий доступ, провести редактирование и снова включить режим совместной работы.

Бывает, что при открытии книги excel программа выдает ошибку «Файл заблокирован». Причиной этому могут служить следующие проблемы:

  1. Большая нагрузка на локальную сеть
  2. Два разных пользователя добавляют информацию в одну и ту же ячейку – возникает программный конфликт.
  3. Перегружена оперативная память из-за большого размера документа и компьютер не может справиться с нагрузкой.
  4. Пользователь был удален из списка в одностороннем порядке.

Чтобы убрать общий доступ, достаточно убрать галочку напротив разрешения изменять файл через настройки совместной работы. При этом в списке пользователей должен остаться один человек – администратор.

Облачные хранилища

Также совместно можно редактировать документы и через интернет. Для этого администратор должен сохранить документ в облаке и предоставить ссылку. Рассмотрим примеры обеспечения общего доступа на самых популярных облачных хранилищах:

  1. На яндекс диске щелкаете по загруженному файлу и в верхней части нажимаете Поделиться.

После этого выпадет список возможной рассылки через социальные сети и отдельная ссылка для копирования. При этом на значок документа добавляется специальный символ в виде звеньев цепи, который свидетельствует об общем доступе.

  1. На гугл диске нажимаете по документу правой клавишей мыши и из выпадающего списка выбираете строку Открыть доступ.

В появившемся окне можно скопировать ссылку, а также ввести имена контактов или адреса электронной почты для предоставления доступа к файлу. В конце обязательно нажимаете кнопку Готово.

Как видите, обеспечить совместную работу над одним файлом в excel не трудно. Механизм предоставления прав для версий 2007, 2010, 2013 и 2016 годов одинаковый. Помимо этого существует возможность редактирования документов через облачные хранилища, что позволяет изменять документ из любой точки мира по средствам сети интернет.

Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓

Источник:
http://mir-tehnologiy.ru/obshhij-dostup-k-fajlu-excel/

Как сохранить документы Office 2016 в облаке

Более 1,2 миллиарда человек по всему миру используют Microsoft Office.

Скидка 80% компаний из списка Fortune 500, которые используют Microsoft с облачными решениями Enterprise. Даже тогда оставшееся население представляет собой огромную межгалактическую сеть пользователей. Некоторые могут все еще придерживаться однопользовательской привычки сохранять файлы на рабочем столе, но больший кусок должен использовать преимущества облачной связи, которую обеспечивает Office 2016.

Облако, которое, как ожидается, к 2016 году составит 204 миллиарда долларов, — это путь к повышению производительности офисов. Microsoft опоздала с игрой, но теперь это часть стада, которая меняет способ нашего сотрудничества и роста. Office 365 поднял Microsoft на вершину популярности.

Где вы с вашими навыками совместной работы в облаке

Начнем с малого, разбираясь в разных способах сохранения файлов Office 2016 в облаке. Сотрудничество начинается с Сохранить команда.

Перейти к представлению Backstage

Сохраните документ в первый раз, нажав Сохранить кнопку на панели быстрого доступа или путем отображения представления Backstage, нажав Файл> Сохранить или же Сохранить как. Любое из действий открывает страницу «Сохранить как» и предоставляет вам места для сохранения вашего файла.

Вы можете сохранить документ в определенной папке на рабочем столе или сохранить его в облаке на OneDrive. Вы также можете добавить место хранения SharePoint, если ваша компания работает на платформе. Нажмите на Добавить место включить места.

По умолчанию Microsoft Office предоставляет OneDrive только в качестве опции облачного хранилища для обычного пользователя.

Другие облачные опции (то есть конкуренты Microsoft) недоступны на приведенном выше экране. Вы можете просматривать локальные папки (то есть клиенты синхронизации) Dropbox и Google Drive с открыто или же Сохранить как диалоговое окно, но нет прямого доступа к облачным папкам с экрана выше.

Это пробел, который мы собираемся заполнить несколькими инструментами и советами.

Преимущества использования других облачных хранилищ

Включение двух других доминирующих вариантов облачного хранилища дает несколько преимуществ:

  • Это поможет вам добавить избыточность и избежать любых сбоев данных.
  • Это расширяет возможности вашего сотрудничества, поскольку другие могут не работать на платформе Microsoft.
  • Это поможет вам быстро распространять документы в соответствии с вашей работой или творческими потребностями.
  • Это быстрее, чем ручная навигация к рабочим местам облачных сервисов.
  • Он может быть легко доступен и отредактирован из мобильных приложений.

Сохранить файлы Office 2016 в Dropbox

Microsoft Office Online поддерживает Dropbox в качестве местоположения для сохранения в Word, Excel и PowerPoint. Интеграция, представленная в 2014 году, позволяет группе работать совместно над одним и тем же файлом Word, Excel или PowerPoint в общей папке с Office Online. Файлы, хранящиеся в Dropbox, также можно отправлять напрямую в Outlook, не беспокоясь об ограничениях размера вложений.

Читайте также  Презентация по теме - Комбинаторика в Excel

Войдите в Office.com и запустите Word, Excel или PowerPoint.

В нижней левой части страницы нажмите Добавить место а затем установите флажок рядом с Dropbox. Dropbox добавляется в качестве нового места сохранения.

Сделать его местом сохранения по умолчанию

Добавление Dropbox в Office 2016 на рабочем столе — более сложный процесс. Вы можете использовать локальную папку Dropbox в качестве места сохранения по умолчанию для файлов Office.

Нажмите на Файл> Параметры> Сохранить.

Нажми на Просматривать и перейдите в локальную папку синхронизации для Dropbox. Нажмите Хорошо.

Работают ли пакетные файлы настройки реестра?

Доступен пакетный файл [Больше недоступен], который изменяет реестр в Windows 7 или 8 для добавления Dropbox в качестве службы в Office 2013. Но он не работает с Office 2016, хотя вы можете перейти к представлению Backstage и добавить Dropbox как подключенный сервис.

Но Сохранить в Dropbox Параметр на странице «Сохранить как» ничем не лучше ручного просмотра локальной папки синхронизации на вашем компьютере.

Вот форум Dropbox, где обсуждается проблема. Комментатор Andrew S также обновил командный файл для Office 2016, если оригинальный файл не работает для вас. Но я не мог заставить это работать в моей установке, и обсуждение действительно показывает, что другие пользователи также не могли заставить это работать.

Сохранить файлы Office 2016 на Google Диске

Microsoft Office может воевать с Google Drive

, но они хорошо играют друг с другом. Официальный плагин Google Drive для Microsoft Office — это мост между двумя офисными пакетами, который упрощает редактирование, отправку по электронной почте и обмен файлами Office, хранящимися на Google Диске. Подключаемый модуль Google Drive позволяет получать доступ к файлам непосредственно из программ Microsoft Office, не завися от клиента синхронизации Google Drive на рабочем столе или в браузере.

Плагин работает с Word, Excel, PowerPoint и Outlook (с версии 2007 до версии 2016). driveforoffice.exe Установщик загружается более 900 КБ.

После установки плагина дайте ему необходимую авторизацию для доступа к вашей учетной записи Drive. Откройте Word, Excel, PowerPoint и Outlook. Плагин получает специальное место на ленте.

Нажмите Файл> Google Диск> Открыть с Google Диска.

В диалоговом окне щелкните файл, который вы хотите открыть.

Если вы выберете файл, сохраненный как Google Docs, Sheets или Slides, он откроется в соответствующем приложении в отдельном окне. Конечно, вы можете загрузить файл на рабочий стол в правильном формате файла Microsoft Office.

Вы можете сохранить файл Office на Google Диске в любую папку, а затем поделиться им как любым файлом на Диске. Но благодаря плагину вы можете сделать это из самого Office.

Выйти из Диск Google> Настройки> Аккаунт.

Использование подключаемого модуля Google Диска с Microsoft Outlook

Подключаемый модуль Google Диска удобен для прикрепления файлов, хранящихся на Диске, к любой электронной почте, отправленной через Outlook. Чтобы прикрепить файл с диска на электронную почту …

В верхней части приложения нажмите Новый email-адрес.

Нажмите Вставьте файлы, используя диск.

  • Чтобы отправить ссылку, нажмите Вставить как диск Ссылка.
  • Чтобы прикрепить файл, нажмите Вставить как приложение.

Выберите файл, который вы хотите отправить.

Нажмите Выбрать.

Вместо отправки большого файла по электронной почте вы можете отправить ссылку на файл на Google Диске. Вы также можете использовать плагин для сохранения вложений Outlook в Google Drive (Сохранить вложения на диск).

Сохранить файлы Office 2016 в iCloud

Вполне естественно, что каждый офисный пакет значительно облегчит хранение файлов в соответствующем облачном сервисе, а не у конкурента. Но Microsoft делает менее болезненным использование iCloud Drive для синхронизации файлов Office, созданных на Mac или ПК, с iPad или iPhone. Благодаря приложениям Microsoft Office для iOS вы можете работать с файлами Microsoft Word, Excel или PowerPoint на компьютере Mac или Windows, а затем открывать их на iPad или iPhone через iCloud.

Обратите внимание, что поддержка ограничена, потому что вы не можете создать новый документ и сохранить его в iCloud. Вы можете получить доступ только к документам, уже созданным и сохраненным в iCloud. Кроме того, возможность использовать iCloud поначалу неочевидна.

Вот как вы можете найти iCloud в приложениях Office на iOS после запуска любого из приложений Office.

Нажмите открыто значок (в правом нижнем углу интерфейса вашего приложения).

Нажмите на Больше. Диск iCloud открывается с интерфейсом выбора документов по умолчанию. Открывайте, редактируйте и сохраняйте любые файлы Office в свою учетную запись на iCloud Drive.

Невозможно сохранить iCloud как постоянное место в настройках, например, для Box и Dropbox. Но что-то лучше, чем ничего для всех нас, кто предпочел бы использовать iCloud, а не OneDrive или Dropbox.

Приложения Office также поддерживают Google Диск в качестве места, откуда можно открывать файлы. Функции «Сохранить в Google Диск» пока нет.

Работа с Outlook и Evernote

Два инструмента повышения производительности сопряжены с помощью Надстройка Evernote для Outlook. Сохраняйте сообщения электронной почты и вложения из Outlook прямо в Evernote. Вы можете настроить свои параметры. Например, вы можете закрепить все вложения в Evernote одним щелчком мыши, а также сохранить всю ветку электронной почты вместо того, чтобы вырезать содержимое выбранной электронной почты. Вы также можете прикреплять заметки из своей учетной записи Evernote к любому письму, которое вы пишете в Outlook.

Начните сохранять свои электронные письма с кратким руководством.

Evernote для Outlook доступен пользователям новых пользователей Outlook.com и Office 365, использующим Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook в Интернете.

Попробуйте автоматизацию с помощью Flow и IFTTT

Взяв более одного листа от IFTTT, Microsoft создала собственную службу автоматизации под названием Microsoft Flow. У Microsoft Flow есть специальный веб-сайт с готовыми шаблонами для упрощения вашей работы. В настоящее время Microsoft подключила 41 базовую веб-службу к основным операциям Office.

Попробуйте категорию «Синхронизировать файлы», чтобы изучить различные бизнес-сценарии, к которым можно применить «Потоки». Например, скопируйте новые файлы в Box в определенную папку в OneDrive.

Поток находится на ранней стадии предварительного просмотра, и многие рецепты и интеграции будут следовать.

IFTTT не нуждается в представлении сегодня. Гэвин уже прошел через множество задач Office, которые можно автоматизировать с помощью умных рецептов IFTTT.

, В прошлом году каналы Office 365 были запущены. Вы найдете сотни рецептов повышения производительности, но для начала давайте сосредоточимся на выделенном канале IFTTT OneDrive.

Чтобы дать вам быстрое представление, посмотрите на три рецепта, которые помогут вам перемещать файлы Office по облаку.

  • Синхронизировать новые файлы, добавленные в Dropbox, в OneDrive.
  • Архивировать входящие вложения из Gmail в OneDrive
  • Архивировать фотографии, сделанные в определенной области, в OneDrive для бизнеса.

Ваш офис в облаке?

Сегодня вы можете получить доступ к своим файлам из любой точки мира. Совместная работа — одна из основных причин, по которой вам следует перейти на Microsoft Office 2016

, Но вы можете продвинуть командную работу еще дальше, не только полагаясь на собственные инструменты совместной работы Office.

, но также привнося преимущества других приложений облачного хранения.

Вам больше не нужно выбирать между установленной версией Microsoft Office или облачной. Используйте оба, сохраняя ваши документы в облаке. А ты?

Расскажи нам. Вы интенсивный пользователь OneDrive или какой-либо другой облачной службы хранения? Как сохранить документы Office в облаке?

Кредиты изображений: Облачное хранилище от dencg через Shutterstock

Источник:
http://helpexe.ru/proizvoditelnost/kak-sohranit-dokumenty-office-2016-v-oblake-2