Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

В процессе работы над документом Excel нередко появляется необходимость подключиться к нему сразу нескольким людям. Причем очень часто их количество может исчисляться несколькими десятками. Поэтому вопрос совместной работы не ограничивается одним лишь подключением людей, поскольку они могут нередко вносить противоречивые изменения, которые нужно научиться быстро и эффективно править.

Кто это может сделать? Человек, имеющий статус главного пользователя. Одним словом, что нужно сделать для того, чтобы совместная работа с документом стала не просто возможной, но и эффективной?

Особенности работы с общим файлом Excel

Работа с общим файлом в Excel имеет свои особенности. Так, некоторые действия недоступны для пользователей:

  1. Создание таблиц.
  2. Управление сценариями, включая их просматривание.
  3. Удаление листов.
  4. Пользователи не имеют возможности соединять несколько ячеек или наоборот, разбивать ранее объединенные.
  5. Любые операции с XML данными.

Как можно обойти эти ограничения? Необходимо просто снять общий доступ, а потом его вернуть, когда появится такая необходимость.

Вот еще таблица с некоторыми задачами, которые возможно или невозможно выполнить, если вы работаете вместе с несколькими людьми над одной таблицей.

Как сделать совместный доступ к файлу Excel

Сначала нужно понять, какой файл необходимо сделать доступным для редактирования сразу несколькими людьми. Это может быть как новый файл, так и уже существующий.

Настройка параметров

Все необходимые для создания совместного доступа к файлу в Excel действия находятся в разделе «Доступ к книге», который можно отыскать, перейдя на вкладку «Рецензирование».

1

Всплывет окно, в котором есть две вкладки. Нас интересует первая, которая открывается автоматически. Нам нужно поставить флажок возле пункта, отмеченного на скриншоте красным прямоугольником. С его помощью мы даем возможность нескольким пользователям управлять документом.

2

После того, как мы открыли доступ для редактирования, нам нужно его настроить. Для этого открываем вторую вкладку.

3

После внесения параметров подтверждаем свои действия. Для этого делаем левый клик по клавише «ОК». Совместный доступ может быть открытым для любой книги как новой, так и уже существующей. В первом случае нужно будет придумать имя для нее.

После этого нужно сохранить файл на компьютере.

Важно! Формат должен быть таким, чтобы файл мог открыть каждый пользователь со своей версии электронных таблиц.

Открытие общего файла

Сохранить файл нужно на сетевом ресурсе или папке, к которой имеют доступ участники, которым нужно использовать этот файл. После того, как будет выбрана директория, нам осталось только нажать кнопку «Сохранить».

При этом недопустимо использование веб-сервера, чтобы сохранить общий файл.

После выполнения всех описанных выше операций нужно проверить, получается ли подключать других людей. Для этого необходимо открыть вкладку «Данные» и там непосредственно под ней найти пункт «Подключения». Если на него нажать, появляется возможность изменить ссылки или связи. Если соответствующей кнопки нет, то нет связанных файлов.

4

Далее открывается вкладка «Состояние», с помощью которой возможно проверить связи. О том, что все хорошо, можно узнать по наличию кнопки «ОК».

Как открыть книгу Excel с совместным доступом

Excel позволяет также открыть книгу с совместным доступом. Чтобы это сделать, нужно нажать на кнопку Office. Когда появится всплывающая панель, нам необходимо выбрать пункт «Открыть» и выбрать ту книгу, которая будет использоваться для общего доступа. После этого опять нажимаем на кнопку Office, и открываем окно «Параметры Excel», которую можно найти внизу.

В левой части появившегося окна будет возможность выбрать категорию настроек, но нас интересует самая первая, где приводятся самые общие параметры.

5

Далее переходим в пункт «Личная настройка», где нужно указать данные, позволяющие отфильтровать пользователей – имя пользователя, никнейм.

После выполнения этих операций появляется возможность отредактировать информацию в документе или же добавлять какие-то данные. Не забудьте сохранить изменения после их внесения.

При этом могут иногда при сохранении появляться проблемы. Например, общий доступ открывается только для первого открытия, и при попытке открыть документ во второй раз программа выдает ошибку. Это может происходить по следующим причинам:

  1. Если в одной и той же ячейке вносят данные сразу несколько участников. Или любую другую часть.
  2. Формирование журнала изменений, из-за которого книга увеличивается в размере. Это приводит к неполадкам.
  3. Пользователь был удален из совместного доступа. В таком случае сохранить изменения не получится только на его компьютере.
  4. Сетевой ресурс перегружен.

Чтобы исправить проблему, нужно предпринять следующие действия:

  1. Удалить журнал изменений или стереть с него лишнюю информацию.
  2. Убрать лишнюю информацию внутри самого документа.
  3. Перезапустить совместный доступ.
  4. Открыть документ Excel в другом офисном редакторе, а потом снова сохранить его в формате xls.

Правда, в последних версиях эта ошибка случается не так часто, как в старых.

Как посмотреть действия участников

В ходе совместной работы нужно постоянно следить, чтобы какой-то из участников чего-то не испортил. Поэтому нужно научиться понимать, какие действия были совершены кем-то из них. Для этого надо выполнить следующие действия.

    Перейти на вкладку «Рецензирование», и там найти пункт «Исправления». В меню осуществляем выбор пункта «Выделить исправления».

6
Далее появится окно, в котором можно узнать, какие изменения были внесены пользователями. Этот список формируется автоматически. В том, что это действительно так, можно убедиться, посмотрев, стоит ли галочка возле соответствующего пункта этого диалогового окна. 7

При этом в перечне в левом верхнем углу будут отображаться только те изменения, которые были осуществлены с момента последнего сохранения. Так сделано для удобства, всегда можно посмотреть более ранние правки в журнале.
Каждому участнику приписывается определенный цвет, по которому можно понять, кто внес изменения. Метки находятся в левом верхнем углу. Также можно настроить отслеживание изменений по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне, а также отключить их выведение на экран.

8
При наведении мыши на ячейку, на которой стоит такая отметка, появляется небольшой блок, из которого можно понять, кем были внесены изменения.

9
Для внесения коррективов в правила отображения исправлений нужно вернуться в окно с настройками, после чего найти поле «По времени», где можно выставить точку отсчета для просмотра изменений. То есть, времени, с которого исправления будут отображаться. Можно установить период с момента последнего сохранения, настроить отображение всех исправлений за все время, исключительно не просмотренных или указать дату, с которой они будут отображаться.

10
Также можно регулировать отображение исправлений, внесенных лишь конкретным участником.

11

  • С помощью соответствующего поля можно настроить диапазон листа, в котором будет вестись журнал действий команды.
  • Также можно вносить и другие изменения, выставив соответствующие галочки в нужных местах.

    12

    Список изменений не лежит мертвым грузом. Главный пользователь может рецензировать правки других участников, подтверждая или отклоняя их. Как это сделать?

      Перейти на вкладку «Рецензирование». Там находится меню «Исправления», где пользователь может управлять исправлениями. Во всплывающей панели нужно выбрать опцию «Принять/отклонить исправления», после чего будет показано окно, в котором отображаются исправления. 13

    14

  • Отбор правок может осуществляться по тем же критериям, что были описаны ранее: по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне. После установки необходимых параметров нажимается клавиша ОК.
  • Далее отобразятся все коррективы, которые соответствуют условиям, выставленным на предыдущем этапе. Можно согласиться с конкретной правкой или отклонить ее, нажав на соответствующую кнопку в нижней части окна. Также возможно пакетное принятие коррективов или их отклонение.

    15

    Теперь нужные коррективы были оставлены, а лишние – удалены.

    Как удалить пользователя из файла Excel

    Время от времени появляется необходимость убирать пользователей из совместного редактирования. Причин может быть огромное количество: им было дано другое задание, участник начал вносить правки с другого компьютера и так далее. Реализовать эту задачу в Excel вовсе несложно.

    Сначала открываем вкладку «Рецензирование». Там находится группа «Изменения», где есть опция «Доступ к книге».

    16

    После этого на экране появится то же самое окно, которое мы видели ранее. С перечнем всех людей, которые могут вносить изменения в таблицу, можно ознакомиться на вкладке «Правка». Чтобы убрать пользователя, который нам не нужен в данный момент, нужно найти его в этом списке, выделить путем нажатия левой кнопки мыши и нажать на кнопку «Удалить», которая находится ниже.

    17

    Далее Эксель предупредит пользователя, что коррективы, внесенные этим участником, могут не быть сохранены, если в данный момент он вносит в книгу изменения. Если вы согласны, то нажимайте «ОК», и пользователя теперь в совместном использовании не будет.

    18

    Как ограничить использование общей книги

    Самый лучший способ ограничить использование общей книги – это удалить пользователя. Если это не подходит, можно выставлять право на просмотр или редактирование книги конкретным участником.

    При этом важно помнить, что некоторые ограничения встроены в совместное использование по умолчанию. Они были описаны выше. Давайте их вспомним, поскольку повторение – мать учения.

    1. Запрещено создание умных таблиц, которые автоматически обновляют данные и имеют множество других возможностей.
    2. Нельзя управлять сценариями.
    3. Есть встроенное ограничение на удаление листов, соединение или разъединение ячеек.
    4. Выполнение всех операций с XML-данными. Простыми словами, есть ограничения на структурирование большого количества данных, в том числе, и редактирования их массивов. XML – это один из самых непонятных типов файлов для начинающих пользователей, но на самом деле, это все просто. С помощью файлов этого типа можно передавать данные, внося пакетные изменения в документ.

    Проще говоря, совместное редактирование дает возможность осуществлять стандартные операции с документом, но более профессиональные опции доступны лишь для одного человека. Это объясняется тем, что те же макросы или пакетные изменения с помощью XML несколько сложнее откатить.

    Отключение совместного доступа с последующим его включением – это еще один способ ограничения действий пользователей Excel. Можно внести нужные изменения самостоятельно, тем самым на время лишив других людей возможности что-то править.

    Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия.

    1. Открыть вкладку «Рецензирование», перейти на пункт «Исправления» и во всплывающем меню выбрать пункт «Выделить исправления».
    2. После этого появляется окошко, в котором нужно снять отметки возле пунктов «Пользователем» и «В диапазоне».
    3. После этого появляется журнал изменений, который необходим для бекапа данных.

    После этого можно отключать совместный доступ. Для этого на той же вкладке на ленте нужно выбрать пункт «Доступ к книге» и снять отметку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

    Читайте также  Как создать макрос в Excel

    Все, теперь совместный доступ отключен.

    Таким образом, в Excel настроить совместное редактирование довольно легко. Конечно, есть некоторые ограничения, которые не дают использовать документ в полной мере. Но решаются они довольно просто, достаточно на время отключить совместный доступ, а потом его включить, когда нужные правки были внесены.

    Источник:
    http://office-guru.ru/excel/interfeis-nastroika/kak-otkryt-sovmestnyj-dostup-k-excel-fajlu-odnovremenno.html

    Excel Online. Настройка общего доступа к excel-таблицам

    На работе поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками предприятия, возможность оперативно посмотреть информацию если это потребуется, а так же внести поправки и другую важную информацию.К слову не все сотрудники сидят в одном здании, а на разных объектах и площадках, которым необходимо видеть информацию занесенную коллегами. В связи с этим было рассмотрено несколько вариантов для реализации доступа:

    Microsoft Excel

    Непосредственно штатным Excel который установлен у всех,но есть некоторые нюансы:

    — Файл должен находится в одной сети (у нас все пользователи раскиданы по разным объектам)

    — Некоторые задачи становятся недоступны (создавать таблицы Excel;создавать, менять или просматривать сценарии; удалять листы; объединять либо разделять ячейки.)

    — Частая «блокировка» файла

    — Не видно кто что делает, т.е. информация будет доступна только после сохранения файла. Один не приятный момент при работе с файлом — если вы записываете информацию в одну и ту же ячейку, при сохранении файла работает правило «кто последний тот и папа»)))))

    Реализация делается следующим образом, заходим в «Рецензирование» и щелкаем по значку «Доступ к книге».

    После этих действий файл станет общим и даёт пользователям одновременное редактирование. В названии файла появится приписка [Общий]

    При нажатии кнопки «Доступ к книге» может возникать ошибка:

    Достаточно сделать по шагам что написано в диалоговом окне ошибки и она пропадёт!

    И так что же мы увидим когда нажмем кнопку «Доступ к книге»?!

    А увидим список пользователей которые работают в данный момент и не забудем так же поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно»

    Excel настроен для работы с общими документами

    OneDrive

    Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.08.110. Отказались сразу из-за:

    • отличие операционных систем (большинство пользователей работают на windows 7)
    • каждому пользователю необходимо было бы регистрировать учетную запись Microsoft
    • различные версии Microsoft Office которые могут при неправильном использовании конфликтовать
    • сложный механизм аутентификации для понимания конечного пользователя.

    Google Docs (Гугл документы)

    В Google многие моменты схожи с OneDrive, но еще есть и некоторые «подводные камни» которые усложняют настройку общего доступа, а именно:

    1. для каждого пользователя необходимо устанавливать расширение Chrome «Редактирование файлов Office»
    2. создание google аккаунта

    Google первая компания которая запустила office online из которого можно выделить online excel который позволяет работать в реальном режиме большому кол-ву пользователей многие компании уже давно работают в нем и в этом есть ряд преимуществ:

    1. разграничение прав доступа на документ, страницу, столбцы
    2. использование сложных формул и своих доработок

    И мы склонялись конечно к легкому варианту (Google), но использования на работе яндекс сервисы как часть нашей внутренней инфраструктуры решили пойти по сложному пути и использовать то что предлагает яндекс.

    У нас вся почта завязана на Яндекс.Коннект, у всех есть корпоративная почта, стоит Яндекс.Диск, всё между собой синхронизируется, нет необходимости быть в одной сети (достаточно иметь доступ к интернету), бэкапы можно сделать на раз два (просто сохранить файл на диск).

    Настройка и получение общего доступа с помощью Excel Online через Яндекс

    Изначально в яндекс диске создаем папку в какой будет лежать файлы для общего доступа и одновременной работы

    и настраиваем доступ к этой папке путем ввода логина яндекс почты и ставим права на просмотр или полные права

    после того как вы человека добавили к документу ему на почту придёт письмо с принятием приглашения :

    Нажимаем «Принять соглашение» и попадаем в веб-интерфейс Яндекс.Диска, в ту самую папку которую создал сисадмин , щелкаем два раза по папке и внутри папки Excel’ский файл

    Далее просто нажимаем на файл, вверху появится черная полоска с функциями ,что можно сделать с данным файлом. Нас интересует функция «Редактировать» (в зависимости от прав доступа, та или иная функция может отсутствовать)

    При нажатии данной функции попадаем в тело документа и можно начинать работать как в привычном Excel’е. Сохранение файла происходит автоматически и достаточно просто закрыть вкладку с названием таблицы.

    Общий доступ настроен, все пользователи видят и могут редактировать Excel-таблицы!

    Всем пока и хорошего дня!

    Заметка от nibbl — первые проблемы при работе с Yandex Excel:

    1. разграничение прав доступа очень «топорные» они даются только на папку, а не на документ (надеюсь в скором времени они это поправят потому как ОЧЕНЬ не удобно)
    2. заметные тормоза при работе (хотя чему тут удивлять они используют пакет Microsoft )
    3. пока не хочу переходить на Гугл но если люди будут возмущаться то придется перейти. (камень в огород Яндекса, сырые продукты выпускают на рынок, один ямб чего стоит( ладно ждем и надеемся что все будет хорошо.)

    Источник:
    http://www.nibbl.ru/office/excel-online-nastrojka-obshhego-dostupa-k-excel-tablicam.html

    Совместное редактирование и Автосохранение в Excel 2016

    Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:

    Это переключатель Автосохранения — побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.

    Общий доступ в старых версиях Excel

    Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review — Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:

    В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:

    • Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д.
    • При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда.
    • Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко.
    • В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.

    В общем и целом, эта штука была в Excel больше «для галочки» и реальной пользы не приносила.

    Совместное редактирование в Excel 2016

    С недавними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Теперь для одновременной работы вы должны сохранить файл в облачное хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей с помощью кнопки Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:

    Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

    Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:

    По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает — активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

    Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

    И что совсем хорошо — никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие — файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

    В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

    Автосохранение: плюсы и минусы

    Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения.

    С одной стороны, это хорошо, ибо «на лету» синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:

    . можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:

    С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:

    • Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии — с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные «на пробу» изменения останутся в документе навсегда.
    • Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус («вкл» или «выкл») запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
    • Из вкладки Файлпропали команды Сохранить и Сохранить как — теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy) :

    Вот это совсем жестко и, подозреваю, напугает многих пользователей с непривычки. Предупреждать надо!

    Как отключить Автосохранение в Excel

    Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows.

    Предупреждение : реестр — это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра — это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно — и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.

    Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:

    Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:

    Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) — Параметр типа DWORD:

    Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение — 1:

    Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.

    Источник:
    http://www.planetaexcel.ru/techniques/12/3973/

    Как сделать общий доступ к файлу excel другим пользователям

    При работе над совместным проектом возникает необходимость одновременного внесения данных в документ. Это позволяет оперативно записывать значения по ячейкам и наполнять информацией исходный файл. Microsoft Office Excel имеет в своем арсенале специальную функцию для таких случаев и сегодня разберемся, как обеспечить общий доступ к файлу excel другим пользователям.

    Использование

    Для редактирования рабочей книги excel группой людей необходимо поместить документ в отдельной папке, к которой имеют доступ все пользователи. Обычно это делается по локальной сети в рамках одного офиса, компании или предприятия. Затем необходимо дать разрешение через редактор. Чтобы сделать общий доступ к файлу excel, необходимо сделать следующее:

    1. На Панели инструментов переходите во вкладку Рецензирование и нажимаете кнопку Доступ к книге в блоке Изменения.

    1. Открывается диалоговое окно, в котором отображается список людей использующих документ. Ставите галочку напротив разрешения изменять файл и нажимаете ОК.

    1. Во вкладке Подробнее можно настроить сроки хранения журнала изменений, периодичность обновления файла, а также приоритетность изменений.

    Если файл только создан, то программа предложит сохранить документ. Обязательно сохраняйте в сетевой папке, чтобы не было проблем с доступом у других людей.

    После этого в названии рабочей книги должно появиться слово Общий, что свидетельствует о возможности совместной работы.

    Чтобы посмотреть список изменений, необходимо выделить исправления при помощи отдельной функции.

    В открывшемся окне настраиваете параметры отображения изменений.

    После нажатия кнопки ОК все исправления будут вынесены на отдельный лист с пометками кем и когда внесено дополнение. Это называется журналом изменений, который можно сохранить отдельно на компьютере или распечатать.

    Ограничения

    К сожалению, при работе нескольких человек в одной книге, существует ряд ограничений для редактирования и форматирования информации:

    1. Нельзя вставлять диаграммы, рисунки, сводные таблицы и прочие объекты.
    2. Запрещено редактирование макросов.
    3. Группировка данных по столбцам и строкам ограничена.
    4. Нельзя изменять формулы исходного файла.
    5. Удаление листов книги также запрещено.

    Если необходимо выполнить одну из подобных операций, необходимо попросить администратора отключить общий доступ, провести редактирование и снова включить режим совместной работы.

    Бывает, что при открытии книги excel программа выдает ошибку «Файл заблокирован». Причиной этому могут служить следующие проблемы:

    1. Большая нагрузка на локальную сеть
    2. Два разных пользователя добавляют информацию в одну и ту же ячейку – возникает программный конфликт.
    3. Перегружена оперативная память из-за большого размера документа и компьютер не может справиться с нагрузкой.
    4. Пользователь был удален из списка в одностороннем порядке.

    Чтобы убрать общий доступ, достаточно убрать галочку напротив разрешения изменять файл через настройки совместной работы. При этом в списке пользователей должен остаться один человек – администратор.

    Облачные хранилища

    Также совместно можно редактировать документы и через интернет. Для этого администратор должен сохранить документ в облаке и предоставить ссылку. Рассмотрим примеры обеспечения общего доступа на самых популярных облачных хранилищах:

    1. На яндекс диске щелкаете по загруженному файлу и в верхней части нажимаете Поделиться.

    После этого выпадет список возможной рассылки через социальные сети и отдельная ссылка для копирования. При этом на значок документа добавляется специальный символ в виде звеньев цепи, который свидетельствует об общем доступе.

    1. На гугл диске нажимаете по документу правой клавишей мыши и из выпадающего списка выбираете строку Открыть доступ.

    В появившемся окне можно скопировать ссылку, а также ввести имена контактов или адреса электронной почты для предоставления доступа к файлу. В конце обязательно нажимаете кнопку Готово.

    Как видите, обеспечить совместную работу над одним файлом в excel не трудно. Механизм предоставления прав для версий 2007, 2010, 2013 и 2016 годов одинаковый. Помимо этого существует возможность редактирования документов через облачные хранилища, что позволяет изменять документ из любой точки мира по средствам сети интернет.

    Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓

    Источник:
    http://mir-tehnologiy.ru/obshhij-dostup-k-fajlu-excel/

    Как сделать чтобы в excel работали сразу два человека?

    Использование общей книги для совместной работы

    В Excel можно создать общую книгу и разместить ее в сети для одновременного редактирования содержимого книги несколькими пользователями. Например, если каждый пользователь рабочей группы работает с несколькими проектами и необходимо знать состояние каждого проекта, данная группа для отслеживания состояния проектов может использовать общую книгу. Все пользователи рабочей группы при этом могут вводить данные своих проектов в одну и ту же книгу.

    Владелец общей книги может управлять ею, удаляя из нее пользователей и разрешая проблемы, связанные с противоречивыми изменениями. Когда все изменения будут внесены, совместное использование книги можно прекратить.

    С овместное использование книги

    Р едактирование общей книги

    У даление пользователя из общей книги

    Р азрешение проблем, связанных с противоречивыми изменениями, в общей книге

    П рекращение совместной работы над книгой

    С овместное использование книги

    1. Создайте новую книгу и введите в нее необходимые данные или откройте существующую книгу, которую нужно сделать доступной для многопользовательского редактирования.

    Примечание. В общей книге поддерживаются не все функции. Если нужно использовать одну из приведенных ниже функций, добавьте ее перед сохранением книги в качестве общей: объединение ячеек , условные форматы , проверка данных , диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки , сценарии, структуры , подуровни, таблицы данных , отчеты сводных таблиц , защита книг и листов, и макросы. Эти функции нельзя изменить после предоставления книги для совместной работы.

    Ф ункции, не поддерживаемые в общей книге

    2. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге .

    3. На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги) .

    4. На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК .

    5. Выполните одно из следующих действий:

    • Если используется новая книга, введите ее имя в поле Имя файла .
    • Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК для ее сохранения, а затем нажмите кнопку Microsoft Office , и затем выберите команду >Сохранить как .

    6. На компьютере с Microsoft Windows Vista

    • Выберите в адресной строке сетевое расположение, доступное для предполагаемых пользователей, и нажмите кнопку Сохранить .

    На компьютере с Microsoft Windows XP

    • В списке Папка выберите сетевой ресурс, доступный внешним пользователям, а затем нажмите кнопку Сохранить .

    Примечание. Для этого следует использовать сетевую папку, а не веб-сервер.

    7. Проверьте все имеющиеся ссылки на другие книги и документы и обновите неработающие, а затем нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или клавиши CTRL+S.

    П роверка и обновление ссылок на другие книги или документы

    1. На вкладке Данные в группе Подключения щелкните Изменить ссылки .

    Примечание. Отсутствие команды Изменить связи означает, что файл не содержит связанных данных.

    2. Для проверки состояния всех связей в списке нажмите кнопку Состояние .

    Примечание. При наличии большого количества связей, а также если исходная книга размещена на сетевом ресурсе, а скорость передачи данных по сети мала, проверка может занять значительное время.

    3. Проверьте состояние в столбце Состояние , выберите связь, а затем выполните нужное действие.

    • Все пользователи, которым доступен данный сетевой ресурс, имеют полный доступ к общей книге, пока ячейки не заблокированы, а лист не защищен для ограничения доступа. Для защиты общей книги выберите вариант Защитить книгу и дать общий доступ в группе Изменения на вкладке Рецензирование . При установке защиты общей книги можно установить пароль, который все пользователи должны вводить для открытия этой книги.
    • Для редактирования общей книги всем пользователям необходимо установить одно из следующих приложений: Microsoft Office Excel 97, Microsoft Excel 97 или более поздней версии, либо Microsoft Excel 98 для компьютеров Макинтош или более поздней версии.
    • В общей книге поддерживаются не все функции приложения Excel. Для получения дополнительных сведений см. таблицу «Функции, не поддерживаемые в общей книге», приведенную выше.

    Р едактирование общей книги

    После открытия общей книги данные можно вводить и изменять так же, как и в обычной книге.

    1. Откройте общую книгу.

    2. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Excel .

    3. В категории Основные в группе Личная настройка Office в поле Имя пользователя введите имя пользователя для его идентификации при работе с общей книгой, а затем нажмите кнопку ОК .

    4. Вводите и редактируйте данные на листах в обычном порядке.

    Примечание. При этом будет невозможно добавлять или изменять следующие элементы: объединенные ячейки, условные форматы, диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки, сценарии, структуры, подуровни, таблицы данных, отчеты сводных таблиц, защиту книг и листов, и макросы.

    5. Установите параметры фильтрации и печати для личного использования. Настройки каждого пользователя сохраняются отдельно по умолчанию.

    Совет. При каждом открытии книги можно также использовать параметры фильтрации и печати, установленные ее владельцем.

    1. Для сохранения внесенных в общую книгу изменений и для просмотра изменений, внесенных другими пользователями со времени последнего сохранения книги, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или нажмите клавиши CTRL+S.

    При появлении диалогового окна Возник конфликт доступа устраните конфликты.

    • На вкладке Правка диалогового окна Управление доступом к файлу (вкладка Рецензирование , группа Изменения , кнопка Доступ к книге ) можно видеть других пользователей, открывших книгу.
    • Выбор автоматического обновления изменений, внесенных другими пользователями, с сохранением или без него можно сделать в группе Обновлять изменения на вкладке Подробнее диалогового окна Управление доступом к файлу .

    У даление пользователя из общей книги

    При необходимости можно отключать пользователей от общей книги.

    Примечание. Перед отключением пользователей нужно убедиться, что они завершили работу с книгой. Если удалить активного пользователя, его несохраненные изменения будут утеряны.

    1. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге .

    1. На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
    2. Выберите имя пользователя, которого нужно отключить, а затем нажмите кнопку Удалить .

    Примечание. Хотя это действие и отключает пользователя от общей книги, оно не запрещает ему редактирование общей книги в дальнейшем.

    1. Для удаления личных параметров просмотра удаленного из списка пользователя выполните следующие действия:
    1. На вкладке Режим в группе Режимы просмотра книги нажмите кнопку Представления .

    1. В списке Представления выберите представление пользователя, а затем нажмите кнопку Удалить

    Р азрешение проблем, связанных с противоречивыми изменениями, в общей книге

    Конфликт возникает тогда, когда два пользователя одновременно редактируют одну общую книгу и пытаются сохранить изменения, влияющие на одну и ту же ячейку. Приложение Excel может сохранить только одно изменение в этой ячейке. Когда второй пользователь пытается сохранить книгу, открывается диалоговое окно Возник конфликт доступа .

    1. В диалоговом окне Возник конфликт доступа прочитайте сведения о каждом изменении и о конфликтующих изменениях, сделанных другим пользователем.
    2. Для сохранения собственного изменения или изменения другого пользователя и для перехода к следующему конфликтующему изменению нажмите кнопку Сохранить мои или Сохранить чужие .

    Для сохранения всех оставшихся собственных изменений или всех оставшихся изменений другого пользователя нажмите кнопку Сохранить все мои оставшиеся изменения или Сохранить все чужие оставшиеся изменения .

    1. Чтобы собственные изменения заменяли все прочие без отображения диалогового окна Возник конфликт доступа , выполните следующие действия:
    1. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге .
    1. На вкладке Подробнее в разделе Для противоречивых изменений выберите вариант ранее сохраненные имеют преимущество , а затем нажмите кнопку ОК .
    1. Для просмотра разрешения последних конфликтов выполните следующие действия:
    1. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Исправления , а затем выберите в списке пункт Выделять исправления .
    1. В списке по времени выберите вариант Все .
    2. Снимите флажки пользователем и в диапазоне .
    3. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист , а затем нажмите кнопку ОК .
    4. Прокрутите лист журнала вправо для просмотра столбцов Тип действия и Действие .

    Примечание. Сохраненным конфликтующим изменениям соответствует тип Выигрыш для поля Тип действия . Номера строк в столбце Действие обозначают строки со сведениями о противоречивых изменениях, которые не были сохранены, включая все удаленные данные.

    Совет. Для сохранения копии книги со всеми изменениями нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне Возник конфликт доступа , нажмите кнопку Microsoft Office , выберите команду Сохранить как , а затем введите новое имя файла.

    П рекращение совместной работы с книгой

    Прежде чем прекратить совместную работу с книгой, убедитесь, что другие пользователи завершили работу. Все несохраненные изменения будут утеряны. Поскольку журнал изменений также будет удален, можно напечатать лист журнала или скопировать его в другую книгу.

    1. Для сохранения копии данных журнала изменений выполните следующие действия:
    1. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Исправления , а затем выберите в списке пункт Выделять исправления .
    1. В списке по времени выберите вариант Все .
    2. Снимите флажки пользователем и в диапазоне .
    3. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист , а затем нажмите кнопку ОК .
    4. Выполните одно или оба следующих действия:
    • Для печати листа нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Печать .
    • Для копирования журнала в другую книгу выделите ячейки, которые нужно скопировать, нажмите кнопку Копировать на вкладке Главная в группе Буфер обмена , переключитесь в окно другой книги, выберите расположение для размещения скопированных данных, а затем нажмите кнопку Вставить на вкладке Главная в группе Буфер обмена .
    1. Примечание. Можно также сохранить или напечатать текущую версию книги, поскольку данные журнала могут не войти в последующие версии. Например, в скопированном журнале адреса ячеек, включая номера строк, могут уже не соответствовать действительности.
    1. В общей книге на вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге .
    2. На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями .

    Совет. Для получения сведений об удалении дополнительных пользователей см. раздел Удаление пользователя из общей книги .

    1. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги) .

    Примечание. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для снятия защиты общей книги выполните следующие действия:

    1. Нажмите кнопку ОК , чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу .
    2. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Снять защиту книги .
    1. При запросе введите пароль , а затем нажмите кнопку ОК .
    2. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге .
    1. На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги) .
    1. Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да .

    Источник:
    http://webhamster.ru/mytetrashare/index/mtb0/1414054360v55r1v275c

    Как сделать чтобы в excel работали сразу два человека?

    Для он-лайн редактирования Office документов нежен SharePoint + Office Web Apps

    Некоторые провайдеры дают такую возможность на своих серверах:

    1. посмотрите на live.ru может там уже включили в skydrive

    2. На mail.ru вроде тоже ставили

    • Предложено в качестве ответа Sergii Bielskyi MVP, Moderator 26 июля 2011 г. 5:45
    • Помечено в качестве ответа Dmitry Davydov 29 июля 2011 г. 12:31

    • Помечено в качестве ответа Dmitry Davydov 29 июля 2011 г. 12:31

    Spektr_07, продукт Office Web Apps позволяет пользователям работать с документами Office на портале SharePoint 2010 без необходимости локальной установки офисных приложений — все работает в браузере. Прямого отношения этот продукт к соавторству (редактированию множеством пользователей) не имеет, за исключением редактирования файлов Excel.

    Имейте ввиду, что соавторство, по официальным рекомендациям, будет работать только с документами Office 2010, сохраненными в библиотеках SharePoint Server 2010 или SharePoint Foundation 2010. Кроме того, в части десктопных клиентов оно работает для приложений Word 2010, PowerPoint 2010 и OneNote 2010. Excel 2010 не поддерживает соавторство, но имеет возможность совместной работы, которую описал Oleksii Zubach. Excel Web App умеет работать в соавторстве.

    Мнения, высказанные здесь, являются отражением моих личных взглядов, а не позиции корпорации Microsoft. Вся информация предоставляется «как есть» без каких-либо гарантий.

    • Предложено в качестве ответа Dmitry Davydov 4 августа 2011 г. 8:41
    • Помечено в качестве ответа Roman Zhukov 4 августа 2011 г. 8:46

    Все ответы

    У меня нет сервера. как разместить документ на сервере? нужен хостинг?

    Чтобы опубликовать книгу на сервер управления документами, убедитесь, что сервер доступен, нажмите кнопку Microsoft Office, нажмите кнопку со стрелкой рядом с меню Публикация, а затем выберите элемент Сервер управления документами. В диалоговом окне Сохранить как выберите адрес сервера и имя книги, а затем нажмите кнопку Сохранить.

    Для он-лайн редактирования Office документов нежен SharePoint + Office Web Apps

    Некоторые провайдеры дают такую возможность на своих серверах:

    1. посмотрите на live.ru может там уже включили в skydrive

    2. На mail.ru вроде тоже ставили

    • Предложено в качестве ответа Sergii Bielskyi MVP, Moderator 26 июля 2011 г. 5:45
    • Помечено в качестве ответа Dmitry Davydov 29 июля 2011 г. 12:31

    • Помечено в качестве ответа Dmitry Davydov 29 июля 2011 г. 12:31

    Так Office Web Apps ставить нужно или нет?

    На данный момент, пока Web Apps еще не стоит, если кто-то один открывает документ из библиотеки SharePoint для редактирования, остальные могут открывать его только для чтения.

    Spektr_07, продукт Office Web Apps позволяет пользователям работать с документами Office на портале SharePoint 2010 без необходимости локальной установки офисных приложений — все работает в браузере. Прямого отношения этот продукт к соавторству (редактированию множеством пользователей) не имеет, за исключением редактирования файлов Excel.

    Имейте ввиду, что соавторство, по официальным рекомендациям, будет работать только с документами Office 2010, сохраненными в библиотеках SharePoint Server 2010 или SharePoint Foundation 2010. Кроме того, в части десктопных клиентов оно работает для приложений Word 2010, PowerPoint 2010 и OneNote 2010. Excel 2010 не поддерживает соавторство, но имеет возможность совместной работы, которую описал Oleksii Zubach. Excel Web App умеет работать в соавторстве.

    Мнения, высказанные здесь, являются отражением моих личных взглядов, а не позиции корпорации Microsoft. Вся информация предоставляется «как есть» без каких-либо гарантий.

    • Предложено в качестве ответа Dmitry Davydov 4 августа 2011 г. 8:41
    • Помечено в качестве ответа Roman Zhukov 4 августа 2011 г. 8:46

    Spektr_07, продукт Office Web Apps позволяет пользователям работать с документами Office на портале SharePoint 2010 без необходимости локальной установки офисных приложений — все работает в браузере. Прямого отношения этот продукт к соавторству (редактированию множеством пользователей) не имеет, за исключением редактирования файлов Excel.

    Имейте ввиду, что соавторство, по официальным рекомендациям, будет работать только с документами Office 2010, сохраненными в библиотеках SharePoint Server 2010 или SharePoint Foundation 2010. Кроме того, в части десктопных клиентов оно работает для приложений Word 2010, PowerPoint 2010 и OneNote 2010. Excel 2010 не поддерживает соавторство, но имеет возможность совместной работы, которую описал Oleksii Zubach. Excel Web App умеет работать в соавторстве.

    Мнения, высказанные здесь, являются отражением моих личных взглядов, а не позиции корпорации Microsoft. Вся информация предоставляется «как есть» без каких-либо гарантий.

    Хорошо, тут все понятно. Тогда у меня вопрос по установке. Установил Office Web Apps — все встало нормально. Потом запускаю «Мастер настройки продуктов SharePoint 2010» и в конце, на посленем шаге получаю ошибку:

    Вообще, основная цель — одновременное редактирование файла Excel несколькими пользователями.

    Источник:
    http://social.technet.microsoft.com/Forums/ru-RU/544a426a-7325-4ec1-8534-3a15f7f4b968/105010721082?forum=sharepointru