Как преобразовать документ Excel в PDF и наоборот

Как преобразовать документ Excel в PDF и наоборот — способы, зачем это нужно

В программе Microsoft Office Excel пользователи могут работать с электронными таблицами. Они представляют собой сетку ячеек, которые содержат информацию. Помимо возможности заполнения книги Excel, можно выполнять различные математические операции, создавать визуальные диаграммы и вставлять прочие элементы. Программа также работает с данными из других источников и баз данных, а результат пользователь может сохранить в одном из нескольких популярных форматов.

Рассматриваем различные варианты конвертации файлов

Сохранение файла Excel в PDF чаще всего используется в двух случаях — когда документ нужно передать:

  • В типографию для печати;
  • Другому пользователю — информацию нужно предоставить в более простом виде, а файл не должен быть редактируемым.

Кроме того, документы в формате PDF могут быть открыты на любом компьютере, даже если на нём не установлен Excel той или иной версии. Конвертацию документа в другой формат можно сделать несколькими способами. К ним относится использование возможностей Экселя — эта функция впервые появилась в версии 2010 года.

Бывают и обратные ситуации — когда PDF нужно конвертировать в файл Excel. Например, в том случае, когда коллега отправляет вам данные из недавнего отчёта или проекта, либо вы скачали файл, автор которого хотел сделать чтение более простым или скрыть формулы Excel. В любом случае, если вам нужно работать с документом и вносить изменения, его придётся перевести из PDF в XLS.

Как перевести Excel в PDF

Структура таблицы в Экселе довольно сложная. Редактируемые ячейки содержат не только обычную информацию, но и формулы, внешние ссылки и графические элементы. Этот фактор усложняет оборот документов в программе.

Для того чтобы увеличить вероятность, что другой пользователь сможет открыть и прочитать документ, можно перевести его в PDF. Это также удобно в том случае, когда нужно скрыть от сторонних людей формулы, по которым были рассчитаны те или иные показатели в ячейках книги. Перед тем как отправить файл по почте или выложить его в общий доступ, сделайте конвертацию в PDF одним из способов:

  1. С помощью встроенных в Эксель функций;
  2. Через официальную надстройку от Майкрософта;
  3. С использованием онлайн-сервисов;
  4. В скачанной программе.

Документ в формате PDF, который вы получите любым из способов, будет отличаться целостной структурой. Он может быть открыт на любом, в том числе мобильном, устройстве, а также не может быть редактирован читателем. Такой файл не содержит ссылок на сторонние ресурсы и формулы расчёта.

Как перевести Excel в PDF в самом редакторе

Для использования этого способа вам не придётся искать сторонние сервисы — онлайн или скачиваемые. Всё делается в Экселе:

  1. Выделите ячейки таблицы, которые хотите преобразовать в PDF, или перейдите к следующим шагам, если хотите преобразить весь лист (учтите, что документ можно будет вернуть обратно — это не так просто, но вся структура сохранится);
  2. Кликните «Файл»;
  3. Выберите «Экспорт»;
  4. В Эксель 2010 нажмите «Сохранить как», в более новых версиях сначала укажите расположение и название;
  5. В списке форматов выберите PDF;
  6. Для того чтобы настроить будущий документ, нажмите «Параметры» — вы можете задать диапазон страниц, которые будут конвертированы, выбрать только конкретные ячейки, активный лист или всю книгу;
  7. Выберите метод оптимизации — для небольших файлов подойдёт «Стандартный», тогда как для крупных придётся менять параметры;
  8. Назовите файл и сохраните его — он сразу же откроется по умолчанию;
  9. Если документ не открылся, возможно, ваш компьютер не поддерживает чтение PDF — установите подходящую программу и проверьте, корректно ли всё загрузилось;
  10. Если нужно сделать изменения, внесите их в документ-исходник Эксель, после чего конвертируйте его снова.

При сохранении можно задать дополнительные параметры

Как перевести Excel в PDF с помощью официальной надстройки для редактора

Этот способ подходит для тех случаев, когда Эксель не позволяет конвертировать, так как в установленной версии нет такой возможности. Обойти ограничение можно, установив специальную надстройку (плагин), которая называется «Save as PDF and XPS». Вы можете загрузить функционал с официального сайта Microsoft — это бесплатно.

Для самого перевода нужно:

  1. После установки плагина в главном меню Экселя появится поле «Создать PDF/XPS» в разделе «Сохранить» — выберите формат PDF и назовите документ;
  2. Сохраните этот файл в нужную директорию на компьютере.

Для того чтобы было удобнее работать с функцией, используйте возможности по выделению ячеек или сохранению целой страницы или листа, которые описаны в прошлом способе.

В зависимости от версии Офиса пункты меню могут немного отличаться

Как перевести Excel в PDF с помощью онлайн-сервисов

В интернете существует большое количество конвертеров, которые позволяют за несколько кликов преобразовать XLS в PDF. Большинство из них делают это бесплатно либо предлагают пользователю демонстрационный режим. Для конвертации обычно нужно:

  1. Загрузить документ в систему сервиса;
  2. Выбрать формат, в который будет переведён документ, если доступно несколько;
  3. Запустить конвертацию;
  4. Загрузить файл в формате PDF на свой компьютер.

Все сервисы имеют схожий функционал, но рекомендуется выбирать проверенные, чтобы на компьютер не попали вирусы. Тем не менее способ не рекомендован, если есть возможность выполнить конвертацию непосредственно в Эксель. Это сложнее и дольше, а некоторые службы дают ограниченные возможности или просят заплатить за преобразование.

Один из множества примеров онлайн-инструментов

Как перевести Excel в PDF с помощью сторонних, скачиваемых программ

Как и онлайн-сервисы, такие программы позволяют сделать преобразование, не используя функционал Экселя. Это нужно в тех случаях, когда версия редактора не позволяет проделать в нём процесс. Программы работают по принципу виртуального принтера — они принимают ваш файл «в печать», но вместо выдачи бумажного документа сохраняют его в другую директорию. При этом во время процесса можно изменить формат, в том числе из XLS в PDF.

Одна из лучших программ для преображения вне Экселя — Универсальный Конвертер Документов. Он добавляет в главное меню редактора несколько функций в виде «горячих» клавиш, чтобы было проще сохранять файл в другом формате. Установив Универсальный Конвертер, вы сможете за пару нажатий перевести документ Эксель в PDF:

  1. Перейдите в панель инструментов Конвертера:
  2. Выберите «Конвертировать в PDF» («Convert to PDF»);
  3. Укажите название и расположение файла, выполните сохранение.

Этот способ, как и в случае с онлайн-сервисами, рекомендован для тех версий Эксель, в которых невозможно выполнить конвертацию с использованием встроенных функций.

Универсальный Конвертер Документов встраивается в программу

Как на одной странице PDF разместить целый лист Excel

Если вам нужно сделать так, чтобы один лист книги Эксель занимал одну страницу в PDF и при этом отображался корректно:

  1. Откройте «Разметка страницы» в Экселе, кликните на стрелочку, которая открывает дополнительные опции (значок в правом нижнем углу области «Параметры страницы»);
  2. Активируйте пункт «Разместить не более чем на» и укажите количество страниц, равное единице;
  3. Кликните «ОК», распечатайте файл в PDF с использованием функций Экселя, дополнительного плагина или Универсального Конвертера Документов.

Подогнать документ под формат листа очень просто

Как массово переводить файлы Excel в формат PDF

Если вы регулярно создаёте большое количество документов XLS, которые нужно переводить в PDF, это можно сделать с помощью автоматической функции. Она будет делать работу быстрее, а вам не придётся производить все действия вручную.

Такая возможность есть в Универсальном Конвертере Документов. Для её активации нужно сделать настройки:

  1. При сохранении документа выберите программу среди принтеров;
  2. Кликните «Изменить настройки»;
  3. В параметрах итогового документа укажите формат PDF;
  4. Для начала пакетной конвертации нажмите «Старт»;
  5. Нынешний и последующие документы будут сохраняться в нужном виде — это можно отменить в тех же настройках.

Вы также можете использовать скачиваемую программу Folder Mill, которая способна работать с большим количеством файлов различных форматов, поступающих из внешних источников. Она создавалась для того, чтобы упростить работу сотрудникам компаний, которым приходилось конвертировать всё вручную. Используйте Folder Mill — в настройках укажите, чтобы файлы преобразовывались в PDF, после чего начнётся автоматическая конвертация.

Приложение актуально при большом количестве конвертируемых документов

Как защитить полученный файл PDF паролем

Защита от доступа без соответствующего кода нужна для того, чтобы предотвратить чтение файла сторонними лицами. Самый простой способ сделать это — также использовать Универсальный Конвертер Документов. Для активации защиты нужно:

  1. Открыть требуемый документ в формате XLS в Excel;
  2. Нажать «Печать», выбрать Универсальный Конвертер как принтер и выбрать «Свойства»;
  3. Настройте функцию так, чтобы выходящий документ был в PDF — это делается в «Формат файла»;
  4. В области «PDF Standart» укажите пункт «Защита паролем» и введите секретный код;
  5. Если позже вам понадобится добавить в запароленный документ страницы, не меняйте сам секретный код (если файл изначально не имел защиты, не устанавливайте её на новые страницы);
  6. Кликните «ОК», распечатайте документ Эксель в виде PDF с помощью Конвертера.

Как перевести PDF в Excel

Обратные ситуации, когда нужно преобразовать PDF в Excel, случаются, если вам отправили файл, автор которого не учёл, что вы захотите выполнить редактирование. Кроме того, документы PDF нередко являются единственным доступным форматом при скачивании различных таблиц с расценками компаний. Они рассчитаны на то, что файл будет доступен в любой системе, даже если на устройстве нет Excel.

В отличие от первичного преобразования таблицы Эксель в документ PDF, обратная процедура более сложная. Тем не менее её также можно выполнить в редакторе — для этого придётся использовать один из двух вариантов:

  1. Функция «Текст по столбцам» в Microsoft Office Excel (также потребуется Acrobat Reader);
  2. Онлайн-конвертер;
  3. Скачиваемую программу для преобразования.

Как перевести PDF в Excel с помощью опции «Текст по столбцам»

Популярный просмотрщик от Adobe предоставляет такую возможность

Этот способ не требует скачивания специальных программ или использования онлайн-сервисов — достаточно Acrobat Reader, который есть почти на каждом компьютере. Для преобразования нужно:

  1. Открыть PDF в Acrobat Reader;
  2. Сохранить как обычный текст с помощью «Файл» — «Сохранить другим» — «Текст» (либо «Файл» — «Сохранить как» — «Тип файла» — «Текстовый файл»);
  3. Укажите имя и директорию сохранения, кликните «Сохранить»;
  4. Далее откройте текстовый документ и перенесите из него файлы в новый файл Экселя — вставьте в ячейку A1;
  5. Используйте функцию для автоматического распределения — «Данные» — «Работы с данными» — «Текст по столбцам»;
  6. Откроется окно «Мастер текстов», где в разделе «Формат исходных данных» вам нужно выбрать «С разделителями», затем «Далее»;
  7. В качестве знака-разделителя установите пробел, уберите остальные отметки;
  8. Укажите любой столбец в «Образец разбора данных», выберите «Текстовый» в «Формат данных столбца»;
  9. Повторите прошлые шаги для каждого столбца в образцах;
  10. Кликните «Готово», чтобы завершить процедуру, — данные из PDF окажутся упорядочены в Экселе по столбцам.

Последовательность операций состоит из нескольких этапов

Как перевести PDF в Excel с помощью онлайн-сервисов

В интернете есть много программ для того, чтобы превратить XLS в PDF. В отличие от обратного действия, при такой конвертации воспользоваться сервисом обычно проще. Обычно процедура происходит следующим образом:

  1. Загрузите PDF в систему преобразования (для того чтобы получить лучший результат, используйте файлы, в которых сохранена структура таблицы);
  2. Выберите требуемый формат и начните конвертирование;
  3. Когда процесс завершится, загрузите полученный документ.
Читайте также  Как создать новую книгу? MS Excel

Во многих программах есть ограничение на объём данных или количество файлов, которые предлагают снять, получив платный доступ. Некоторые сервисы требуют ввести почтовый адрес, чтобы выслать файл на него. Скорее всего, вам придётся довести таблицу до желаемого вида, так как сервисы редко справляются с форматированием — особенно сложных документов. Тем не менее они выполняют основную работу и требуют всего несколько кликов для запуска конвертации.

Пример онлайн-сервиса для преобразования

Как перевести PDF в Excel с помощью скачиваемой программы

Есть большое количество конвертеров, которые можно загрузить для использования. Обычно самые эффективные — платные. Их стоит покупать в том случае, если предстоит работа с большим количеством документов. Обычно процесс происходит примерно так:

  1. Вы открываете требуемый файл PDF или вызываете для него контекстное меню по месту расположения;
  2. Выбираете функцию преобразования, итоговый формат, название и директорию;
  3. Выполняете конвертацию.

Документы PDF имеют большую популярность, так как могут быть открыты на любом компьютере. Конвертация XLS в PDF нужна для того, чтобы облегчить запуск на разных устройствах, упростить чтение и запретить редактирование и просмотр свойств ячеек таблицы. Обратное преобразование нужно для работы с данными таблицы в интерфейсе Excel.

Источник:
http://nastroyvse.ru/programs/review/kak-preobrazovat-excel-v-pdf.html

Конвертация Excel в PDF

Формат PDF является одним из самых популярных форматов документов для чтения и печати. Также, его можно использовать, как источник информации без возможности редактирования. Поэтому, актуальным является вопрос конвертации файлов других форматов в ПДФ. Давайте разберемся, как перевести известный табличный формат Excel в PDF.

Конвертация в программе Excel

Если раньше для того, чтобы конвертировать Excel в PDF, нужно было повозиться, используя для этого сторонние программы, сервисы и дополнения, то с версии 2010 года процесс конвертации можно выполнить прямо в программе Microsoft Excel.

Прежде всего, выделяем область ячеек на листе, которую собираемся конвертировать. Затем, переходим во вкладку «Файл».

Кликаем по пункту «Сохранить как».

Открывается окно сохранения файла. В нём следует указать папку на жестком диске или съемном носителе, куда файл будет сохранен. При желании, можно переименовать файл. Затем, раскрываем параметр «Тип файла», и из огромного списка форматов выбираем PDF.

После этого, открываются дополнительные параметры оптимизации. Путем установки переключателя в нужную позицию, можно выбрать один из двух вариантов: «Стандартный размер» или «Минимальный». Кроме того, установив галочку напротив надписи «Открыть файл после публикации», вы сделаете так, что сразу после процесса конвертации, файл запустится автоматически.

Для установки некоторых других настроек, нужно нажать на кнопку «Параметры».

После этого, открывается окно параметров. В нём можно установить конкретно, какую часть файла вы собираетесь конвертировать, подключить свойства документов и тэги. Но, в большинстве случаев, изменять данные настройки не нужно.

Когда все настройки сохранения выполнены, жмем на кнопку «Сохранить».

Происходит конвертация файла в формат PDF. На профессиональном языке процесс конвертации в этот формат называется публикацией.

По завершению конвертации, вы можете делать с готовым файлом все то же самое, что и с любым другим документом PDF. Если в настройках сохранения вы указали необходимость открыть файл после публикации, то он запустится в автоматическом режиме в программе для просмотра файлов PDF, которая установлена по умолчанию.

Использование надстроек

Но, к сожалению, в версиях Microsoft Excel до 2010 года не предусмотрен встроенный инструмент конвертации Excel в PDF. Что же делать пользователям, у которых старые версии программы?

Для этого, в Excel можно установить специальную надстройку для конвертации, которая действует по типу плагинов в браузерах. Многие программы для работы с PDF предлагают установку собственных надстроек в приложениях пакета Microsoft Office. Одной из таких программ является Foxit PDF.

После установки этой программы, в меню Microsoft Excel появляется вкладка под названием «Foxit PDF». Для того, чтобы конвертировать файл нужно открыть документ и перейти в эту вкладку.

Далее, следует нажать на кнопку «Create PDF», которая расположена на ленте.

Открывается окно, в котором, с помощью переключателя, нужно выбрать один из трёх режимов конвертирования:

  1. Entire Workbook (конвертация всей книги полностью);
  2. Selection (конвертация выделенного диапазона ячеек);
  3. Sheet(s) (конвертация выбранных листов).

После того, как выбор режима конвертации сделан, жмем на кнопку «Convert to PDF» («Конвертировать в PDF»).

Открывается окно, в котором нужно выбрать директорию жесткого диска, или съемного носителя, где будет размещаться готовый файл PDF. После этого, жмем на кнопку «Сохранить».

Выполняется конвертация документа Excel в формат PDF.

Сторонние программы

Теперь давайте выясним, существует ли способ конвертации файла Excel в PDF, если на компьютере вообще не установлен пакет Microsoft Office? В этом случае, на помощь могут прийти сторонние приложения. Большинство из них работают по принципу виртуального принтера, то есть посылают на печать файл Excel не на физический принтер, а в документ PDF.

Одной из наиболее удобных и простых программ для процесса конвертирования файлов в данном направлении, является приложение FoxPDF Excel to PDF Converter. Несмотря на то, что интерфейс данной программы на английском языке, все действия в ней очень просты и интуитивно понятны. Инструкция, которая приводится ниже, поможет сделать работу в приложении ещё проще.

После того, как FoxPDF Excel to PDF Converter установлен, запускаем эту программу. Жмем на крайнюю левую кнопку на панели инструментов «Add Excel Files» («Добавить файлы Excel»).

После этого, открывается окно, где вы должны найти на жестком диске, или съемном носителе, файлы Excel, которые желаете конвертировать. В отличие от предыдущих способов конвертации, этот вариант хорош тем, что одновременно позволяет добавить несколько файлов, и таким образом, произвести пакетную конвертацию. Итак, выделяем файлы и жмем на кнопку «Открыть».

Как видим, после этого, наименование этих файлов появляется в главном окне программы FoxPDF Excel to PDF Converter. Обратите внимание, чтобы около наименований файлов, подготовленных к конвертации, стояли галочки. Если галочка не установлена, то после запуска процедуры преобразования, файл со снятой галочкой конвертирован не будет.

По умолчанию, конвертированные файлы сохраняются в специальной папке. Если вы хотите сохранять их в другом месте, то нажмите на кнопку справа от поля с адресом сохранения, и выберите нужную директорию.

Когда все настройки выполнены, можно запускать процесс конвертирования. Для этого, нажмите на большую кнопку с эмблемой PDF в нижнем правом углу окна программы.

После этого, будет выполнена конвертация, и вы сможете использовать готовые файлы по своему усмотрению.

Конвертация с помощью онлайн-сервисов

Если вы конвертируете файлы Excel в PDF не очень часто, и для этой процедуры не хотите устанавливать у себя на компьютере дополнительное программное обеспечение, то можно использовать услуги специализированных онлайн-сервисов. Рассмотрим, как произвести конвертацию Excel в PDF на примере популярного сервиса SmallPDF.

После перехода на главную страницу данного сайта, жмем на пункт меню «Excel в PDF».

После того, как мы попали в нужный раздел, просто перетягиваем файл Excel из открытого окна Проводника Windows в окно браузера, в соответствующее поле.

Можно добавить файл и другим способом. Жмем на кнопку «Выберите файл» на сервисе, и в открывшемся окне выбираем файл, или группу файлов, которые желаем конвертировать.

После этого, начинается процесс конвертации. В большинстве случаев, он не занимает много времени.

После того, как конвертация завершена, вам остается только загрузить готовый файл PDF на компьютер, нажав на кнопку «Скачайте файл».

В подавляющем большинстве онлайн-сервисов конвертация проходит по точно такому же алгоритму:

  • Загрузка файла Excel на сервис;
  • Процесс конвертации;
  • Скачивание готового файла PDF.

    Как видим, существуют четыре варианта конвертации файла Excel в PDF. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Например, с помощью специализированных утилит можно производить пакетную конвертацию файлов, но для этого нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение, а для конвертации онлайн, обязательно требуется подключение к интернету. Поэтому, каждый пользователь решает для себя сам, каким способом воспользоваться, учитывая свои возможности и потребности.

    Источник:
    http://lumpics.ru/how-to-convert-excel-to-pdf/

    Конвертация из Excel в PDF

    PDF является самым популярным форматом для просмотра документов и печати, корректно отображающийся на любом экране. Отсутствие обычного встроенного редактора, как в Microsoft Word, позволяет использовать PDF только для чтения, что очень удобно при отправке файлов – получатель сможет открыть и изучить документ, который при этом не поврежден и защищен. Чтобы файл был структурно цельным и платформонезависимым, есть смысл конвертировать его из Excel в PDF.

    Решения задачи конвертации/печати

    Существуют различные сторонние приложения, сервисы и дополнения, с помощью которых можно быстро и бесплатно изменить формат документа. Для этого достаточно совершить несколько кликов – процесс запустится и займет до нескольких минут, в зависимости от размера.

    Microsoft Excel

    Самый простой способ – использовать встроенный в Excel конвертер. Необходимо выполнить следующие шаги:

    1. Открыть xlsx-файл.
    2. Перейти во вкладку «Файл».
    3. Нажать «Сохранить как». Откроется папка, где указывается место сохранения и формат.
    4. После выбора формата можно задать нужный вариант оптимизации документа.
    5. При желании дополнительно настроить параметры сохранения (указать диапазон страниц, выбрать листы, включить или выключить непечатаемые данные).
    6. Нажать «Ок». Вписать новое имя, отметить галочкой пункт об открытии после публикации и кликнуть по кнопке «Сохранить».
    7. Новый документ откроется в Adobe Acrobat.

    Второй вариант преобразования в PDF осуществляется также в программе Excel, но с помощью опции печати:

    1. Перейти по пути «Файл» – «Печать», либо же использовать комбинацию клавиш Ctrl+P.
    2. В открывшемся окне вызвать меню со списком принтеров – выбрать тот вариант, где есть PDF.
    3. Нажать на кнопку «Печать». На экране отобразится окно, в котором нужно указать имя и место сохранения. Кликнуть по соответствующей кнопке.
    4. Процесс займет несколько секунд.

    Если в списке принтеров отсутствует вариант «Microsoft Print to PDF» или «Adobe PDF», значит, на компьютере не установлена программа Adobe Acrobat.

    Можно сделать вывод, что результат конвертации через печать выглядит более аккуратным (нет жирных границ таблицы).

    1. Во вкладке «Файл» клацнуть по опции «Сохранить и отправить».
    2. Откроется меню с вариантами действий, нужно выбрать «Создать документ PDF/XPS» — повторно кликнуть по кнопке.
    3. В новом окне можно указать оптимизацию и выбрать дополнительные параметры сохранения. Написать имя книги.
    4. Нажать «Опубликовать».

    В разделе «Сохранить и отправить» есть пункт «Изменить тип файла», работает он так же, как и опция «Сохранить как».

    В некоторых версиях Microsoft Excel во вкладке «Файл» есть разделы «Сохранить как Adobe PDF» и «Экспорт», которые также позволят преобразовать формат.

    В Excel 2003 конвертировать документ возможно только через опцию печати.

    Как целый лист Excel разместить на одной странице PDF

    Если на листе Excel расположено несколько объектов, а при преобразовании они обрезаются в PDF, перед сохранением файла в нужном формате следует:

    1. Перейти во вкладку «Разметка…» и вызвать параметры страницы.
    2. Изменить масштаб, отметив пункт «Разместить не более чем на» и указав количество страниц, то есть 1.
    3. Нажать на «Ок». Преобразовать файл любым удобным способом.

    Онлайн-конвертеры

    Все инструменты работают по одному принципу: выбор файла, его загрузка на сервер, процедура конвертации, скачивание готового документа.

    Читайте также  12 наиболее распространённых проблем с Excel и способы их решения

    Среди наиболее популярных сервисов стоит выделить:

    Конфиденциальные документы, контракты и т.п. не рекомендуется загружать на сторонние сервисы. Лучше скачать и установить ПО (например, FoxPDF Excel to PDF Converter, Folder Mill) или воспользоваться встроенными средствами Microsoft Excel.

    Обратная конвертация: из PDF в Excel

    В бесплатной программе Adobe Acrobat Reader DC невозможно конвертировать файлы, для этого требуется или установить пробную версию на 7 дней, или купить лицензию. Поэтому удобнее воспользоваться онлайн-сервисом. Их очень много, и большинство из них – бесплатные.

    Рассмотрим преобразование документа на примере PDF.io:

    1. Перейти на сайт и переместить в центр нужный файл.
    2. Процесс загрузки и преобразования формата займет несколько секунд (зависит от объема файла).
    3. По завершении на экране высветится уведомление.
    4. Нажать на кнопку «Скачать».

    Можно воспользоваться любым другим онлайн-конвертером, поскольку у всех один принцип работы. Только некоторые для скачивания файла требуют ввод е-мейла.

    Бесплатные сервисы криво конвертируют листы Excel – графические объекты не отображаются в новом документе.

    Источник:
    http://sysadmin-note.ru/konvertaciya-iz-excel-v-pdf/

    Как Excel перевести в PDF

    Excel – одна из основных офисных программ. Она позволяет обрабатывать большие массивы данных в виде электронных таблиц, которые представляют собой сетку из пронумерованных строк и столбцов. Стандартным форматом сохранения таких таблиц является форматы XLS и XLSX, но иногда возникает необходимость сохранить Excel документ в формате PDF. Поэтому очень важно знать, как перевести Excel в PDF.

    Способ № 1. Экспорт в PDF/XPF.

    Начнем с самого простого способа сохранения Excel таблиц в формате PDF. Данный способ очень прост и не требует установки дополнительных программ, но он может не сработать в старых версиях редактора Excel.

    Для того чтобы перевести Excel в PDF данным способом нужно нажать на кнопку «Файл» в левом верхнем углу окна и перейти в раздел «Экспорт».

    В результате перед вами появятся настройки экспорта. Здесь нужно выбрать вариант «Создать документ PDF/XPF» и нажать на кнопку «Создать PDF/XPF».

    В результате перед вами откроется стандартное окно для сохранения документа. С его помощью можно будет сохранить таблицу Excel в формате PDF.

    Для этого будет достаточно выбрать папку для сохранения, выбрать тип файла PDF и нажать на кнопку «Опубликовать».

    Способ № 2. Использование PDF принтера.

    Если предыдущий способ вам не подошел, то вы всегда можете перевести Excel в PDF формат при помощи PDF принтера. PDF принтер – это специальная программа, которая эмулирует работу реального принтера, но вместо того чтобы отправлять документ на печать, программа сохраняет его в PDF формате.

    Для использования данного способа вам понадобится программа PDF принтер. Вполне возможно, что такая программа уже установлена на вашем компьютере, поскольку PDF принтеры часто устанавливаются вместе с другими программами. Чтобы это проверить откройте Excel, нажмите Ctrl-P (отправка печать) и посмотрите список принтеров, которые установлены в системе.

    Если в списке принтеров есть Foxit Reader PDF Printer, Microsoft Print to PDF или другой принтер, в названии которого есть слово «PDF», то это означает, что ничего устанавливать не нужно, у вас уже есть PDF принтер.

    Если же ничего такого в списке принтеров нет, значит PDF принтер нужно установить отдельно. Для этого скачайте и установите на свой компьютер одну из следующих программ:

    После установки, в списке принтеров, которые доступны для печати, появится виртуальный принтер с названием программы, которую вы выбрали. Теперь этот принтер можно использовать, для того чтобы сохранять Excel документы в формате PDF. Для этого нужно открыть меню печати (Ctrl-P), выбрать виртуальный PDF принтер и нажать на кнопку «Печать».

    Простые PDF принтеры обычно не имеют никаких настроек, и при их использовании сразу появляется окно для сохранения документа в формате PDF. Например, так работает принтер «Microsoft Print to PDF».

    Более продвинутые PDF принтеры после нажатия на кнопку «Печать» сначала показывают окно с настройками. На скриншоте внизу показано, как выглядит окно с настройками программы doPDF. Здесь можно выбрать папку для сохранения, качество PDF, а также другие настройки.

    После ввода всех параметров нужно нажать на кнопку «ОК» и PDF файл будет сохранен в выбранной папке.

    Способ № 3. Использование онлайн сервисов.

    Также вы можете перевести Excel в PDF с помощью онлайн сервисов для конвертации. Такие сервисы будут полезны в том случае, если экспорт в PDF не работает и нет возможности установить PDF принтер. Найти подобные сервисы можно с помощью поисковых систем, достаточно ввести запрос « Excel to PDF ».

    Например, можно использовать онлайн сервис https://smallpdf.com/ru/excel-to-pdf. Для этого перейдите по ссылке, нажмите на кнопку «Выбрать файл» и выберите PDF документ, который вам нужно сохранить в Excel. После этого сервис переведет ваш Excel файл в формат PDF и предложит скачать получившийся файл.

    Также есть и другие онлайн сервисы для конвертации Excel в PDF. Например:

    Вы можете использовать любой из этих сервисов. Все они работает почти одинаково хорошо.

    Источник:
    http://comp-security.net/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-excel-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B2%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B8-%D0%B2-pdf/

    Сохранение или конвертация файлов в формат PDF или XPS в классической версии Project

    В приложениях Office вы можете сохранять или преобразовывать файлы в формат PDF, чтобы делиться ими или печатать их в типографии. Дополнительное программное обеспечение или надстройки не требуются.

    Использовать формат PDF, если вы хотите, чтобы файл отвечал таким условиям:

    файл должен выглядеть одинаково на большинстве компьютеров;

    файл должен быть меньшего размера;

    требуется совместимость с отраслевым стандартом.

    В качестве примеров можно привести резюме, юридические документы, бюллетени, файлы, предназначенные для чтения (без редактирования) и печати, а также файлы, предназначенные для профессиональной печати.

    Важно: Многие программы, в том числе Microsoft Word, имеют возможность открывать и редактировать PDF-файлы. Чтобы получатель не смогли изменить файл, достаточно просто предоставить общий доступ к чему-либо в PDF-файле.

    Чтобы экспортировать или сохранить файл Office в формате PDF, откройте его и в меню Файл выберите пункт Экспорт или Сохранить как. Чтобы просмотреть пошаговые инструкции, выберите приложение Office в раскрывающемся списке.

    • Используемое приложение Office:
    • Access
    • Excel
    • OneNote
    • PowerPoint
    • Project
    • Publisher
    • Visio
    • Word

    Откройте таблицу или отчет, которые требуется опубликовать в формате PDF.

    На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку PDF или XPS.

    В поле Имя файла введите или выберите имя документа.

    В списке Тип файла выберите PDF.

    Если требуется высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).

    Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

    Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК.

    Нажмите кнопку Опубликовать.

    Эти сведения также относятся к Microsoft Excel Starter 2010.

    Примечание: Вы не можете сохранять листы Power View как PDF-файлы.

    Откройте вкладку Файл.

    Выберите команду Сохранить как.
    Чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа в Excel 2013 или Excel 2016, необходимо выбрать расположение и папку.

    В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

    В списке Тип файла выберите PDF.

    Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.

    Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).

    Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

    Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. Подробную информацию о диалоговом окне «Параметры» в Excel см. в статье Дополнительные сведения о вариантах создания PDF. По завершении нажмите кнопку ОК.

    Нажмите кнопку Сохранить.

    OneNote 2013 и OneNote 2016

    Откройте вкладку Файл.

    Нажмите кнопку Экспорт.

    В разделе Экспорт текущего элемента выберите часть записной книжки, которую необходимо сохранить в формате PDF.

    В разделе Выбор формата выберите пункт PDF (*.pdf) и нажмите кнопку Экспорт.

    В диалоговом окне Сохранить как в поле Имя файла введите название записной книжки.

    Нажмите кнопку Сохранить.

    Откройте вкладку Файл.

    Выберите команду Сохранить как и выберите параметр, соответствующий части записной книжки, которую необходимо сохранить в формате PDF.

    В разделе Сохранить раздел как выберите пункт PDF и нажмите кнопку Сохранить как.

    В поле Имя файла введите имя для записной книжки.

    Нажмите кнопку Сохранить.

    Откройте вкладку Файл.

    Выберите команду Сохранить как.
    Чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа в PowerPoint 2013 и PowerPoint 2016, необходимо выбрать расположение и папку.

    В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

    В списке Тип файла выберите PDF.

    Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.

    Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).

    Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

    Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК.

    Нажмите кнопку Сохранить.

    На вкладке Файл выберите команду Сохранить как.
    Чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа в Project 2013 или Project 2016, необходимо выбрать расположение и папку.

    В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

    В списке Тип файла выберите PDF-файлы (*.pdf) или XPS-файлы (*.xps) и нажмите кнопку Сохранить.

    В диалоговом окне Параметры экспорта документа укажите в пункте Диапазон публикации, следует ли Включить непечатаемые данные или использовать Совместимость с ISO 19500-1 (только для PDF).

    Советы по форматированию

    Приложение Project не поддерживает все возможные функции форматирования документов PDF или XPS, но с помощью некоторых параметров печати вы можете изменять вид конечного документа.

    На вкладке Файл выберите пункт Печать, а затем измените любой из следующих параметров:

    В диалоговом окне Параметры страницы вы можете изменить параметры на таких вкладках:

    Откройте вкладку Файл.

    Выберите команду Сохранить как.
    Чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа в Publisher 2013 или Publisher 2016, необходимо выбрать расположение и папку.

    В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

    В списке Тип файла выберите PDF.

    Если необходимо изменить способ оптимизации документа, выберите команду Изменить. (Щелкните Параметры в Publisher 2013 или Publisher 2016).

    Внесите все необходимые изменения в разрешение изображения и непечатаемые сведения.

    Чтобы изменить параметры печати документа, выберите Параметры печати.

    По завершении нажмите кнопку ОК.

    Если после сохранения файл требуется открыть в выбранном формате, установите флажок Открыть файл после публикации.

    Нажмите кнопку Сохранить.

    Откройте вкладку Файл.

    Выберите команду Сохранить как.
    Чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа в Visio 2013 или Visio 2016, необходимо выбрать расположение и папку.

    В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

    В списке Тип файла выберите PDF.

    Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Автоматический просмотр файла после сохранения.

    Читайте также  Использование констант массива в формулах массива - Служба поддержки Office

    Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).

    Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

    Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК.

    Нажмите кнопку Сохранить.

    Word 2013 и более поздние версии

    Выберите Файл > Экспорт > Создать PDF/XPS.

    Если свойства документа Word содержат информацию, которую вы не хотите включать в PDF-файл, в окне Опубликовать как PDF или XPS нажмите кнопку Параметры. Затем выберите пункт Документ и снимите флажок Свойства документа. Задайте другие нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

    Дополнительные сведения о свойствах документа см. в разделе Просмотр или изменение свойств файла Office 2016.

    В окне Опубликовать как PDF или XPS выберите место, где нужно сохранить файл. При необходимости измените имя файла.

    Нажмите кнопку Опубликовать.

    Дополнительные сведения о вариантах создания PDF

    Чтобы преобразовать в формат PDF только некоторые страницы, укажите их в полях Страницы.

    Чтобы включить исправления в PDF, в разделе Опубликовать установите переключатель в положение Документ с исправлениями. В противном случае убедитесь установите переключатель в положение Документ.

    Чтобы создать набор закладок в PDF-файле, установите флажок Создать закладки, используя. Затем установите переключатель Заголовки или, если вы добавили закладки в свой документ, Закладки Word.

    Если вы хотите включить в PDF-файл свойства документа, убедитесь в том, что флажок Свойства документа установлен.

    Чтобы сделать документ удобней для чтения в программах чтения с экрана, установите флажок Теги структуры документа для улучшения восприятия.

    Совместимость с ISO 19005-1 (PDF/A). Этот параметр предписывает создать PDF-документ, используя стандарт архивации 1.7 PDF. Стандарт PDF/A позволяет гарантировать, что при открытии на другом компьютере документ будет выглядеть точно так же.

    Преобразовать текст в точечный рисунок, если невозможно внедрить шрифты. Если невозможно внедрить шрифты в документ, при создании PDF-файла используется точечный рисунок текста, чтобы PDF-документ выглядел так же, как оригинальный. Если этот параметр не выбран и в файле используется невстраиваемый шрифт, программа чтения PDF-файлов может применить другой шрифт.

    Зашифровать документ с помощью пароля. Выберите этот параметр, чтобы ограничить доступ к PDF-файлу людям, у которых нет пароля. Когда вы нажмете кнопку ОК, Word откроет диалоговое окно Шифрование документа в формате PDF, в котором вы можете ввести пароль и его подтверждение.

    Открытие PDF-файла в Word и копирование содержимого из него

    Вы можете скопировать из PDF-документа нужное содержимое, открыв его в Word.

    Выберите Файл > Открыть и найдите PDF-файл. Word откроет PDF в новом файле. Вы можете скопировать нужное содержимое, включая изображения и схемы.

    Эти сведения также относятся к Microsoft Word Starter 2010.

    Откройте вкладку Файл.

    Выберите команду Сохранить как.
    Чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа в Word 2013 и Word 2016, необходимо выбрать расположение и папку.

    В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.

    В списке Тип файла выберите PDF.

    Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.

    Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).

    Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

    Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК.

    Нажмите кнопку Сохранить.

    Чтобы сохранить файл в формате PDF в Office для Mac, выполните эти простые действия:

    Откройте вкладку Файл.

    Нажмите кнопку Сохранить как.

    Щелкните Формат файла в нижней части окна.

    Выберите PDF в списке доступных форматов.

    Присвойте файлу имя, если оно еще не указано, а затем нажмите кнопку Экспорт.

    С помощью Веб-приложение Word можно преобразовать документ в PDF-файл, выполнив Печать в Word. При этом приложение создаст обычный PDF-файл, в котором будут сохранены макет и форматирование исходного документа.

    Если вам необходимы дополнительные параметры для управления PDF-файлом, такие как возможность добавлять закладки, преобразуйте документ в формат PDF с помощью классического приложения Word. Чтобы запустить это приложение, выберите команду Открыть в Word.

    Если у вас нет классического приложения Word, вы можете скачать пробную версию или приобрести его в составе последнего выпуска Office.

    У вас есть предложения для этой возможности?

    Голосуйте за понравившиеся идеи или предлагайте свои в копилке идей на сайте word.uservoice.com.

    Чтобы экспортировать документ Word или книгу Excel в файл формата PDF на устройстве с iOS, нажмите в левом верхнем углу кнопку Файл и выберите пункт Экспорт, а затем — PDF.

    Формат PDF сохраняет форматирование документов и позволяет обмениваться файлами с другими пользователями. При просмотре PDF-файла в Интернете и выводе его на печать сохраняется его исходное представление. Формат PDF также полезен для документов, предназначенных для промышленной печати. Формат PDF используется во многих учреждениях и организациях и поддерживается большим числом средств просмотра на различных платформах, чем формат XPS.

    Формат XPS — это электронный формат файла, который сохраняет форматирование документа и позволяет совместно использовать файлы. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла на компьютере и при его печати будет сохранено исходное форматирование и данные файла нельзя будет легко изменить.

    Важно: В большинстве современных браузеров можно открывать и отображать PDF-файлы. Тем не менее, если у вас установлена более старая версия операционной системы, вам может потребоваться средство чтения PDF-файлов, установленное на вашем устройстве, например Acrobat Reader, которое доступно в Adobe Systems.

    Источник:
    http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%81%D0%BE%D1%85%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D0%B2%D0%B5%D1%80%D1%82%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D1%84%D0%B0%D0%B9%D0%BB%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%82-pdf-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-xps-%D0%B2-%D0%BA%D0%BB%D0%B0%D1%81%D1%81%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B9-%D0%B2%D0%B5%D1%80%D1%81%D0%B8%D0%B8-project-d85416c5-7d77-4fd6-a216-6f4bf7c7c110

    Как перевести Excel в PDF

    При работе с табличными документами Excel у пользователей нередко возникает необходимость преобразовать их в формат PDF, который особенно актуален в тех случаях, когда необходимо передать таблицу другому пользователю без возможности его редактирования. К тому же, если в документе присутствуют формулы, в формате PDF можно увидеть только конечные результаты расчетов по ним, но не сами формулы. И конечно же, данный формат незаменим, когда у получателя документа программа Эксель на компьютере не установлена.

    Давайте рассмотрим различные варианты преобразования XLS в PDF через встроенные функции программы Эксель, а также, через сторонние приложения и онлайн-конвертеры.

    Как конвертировать XLS в PDF в Эксель

    До момента появления версии 2010 года преобразование документов XLS в PDF-формат проводилось только сторонними программами или сервисными ресурсами. Но все версии, вышедшие после 2010 года, обладают встроенной функцией, позволяющей конвертировать файлы, находясь непосредственно в самом Эксель

    1. Для начала нужно выделить диапазон ячеек, который следует преобразовать, после чего щелкаем по меню «Файл». Здесь следует обратить внимание на настройки разметки страницы, чтобы вся выделяемая область попадала в активную область.
    2. Нажимаем на пункт «Сохранить как” и в правой части окна жмем кнопку “Обзор”, чтобы приступить непосредственно к сохранению файла.

    Преобразование таблицы в PDF через внешние приложения

    Если на вашем компьютере не установлен Microsoft Office, конвертацию XLS в PDF можно осуществить с помощью сторонних программ, которые по принципу работы напоминают виртуальный принтер: принимают файл XLS «в печать», но вместо выдачи на бумажном носителе сохраняют преобразованный документ в выбранной директории с расширением PDF.

    В качестве примера давайте рассмотрим программу FoxPDF Excel to PDF Converter, которая неплохо себя зарекомендовала и пользуется популярностью среди пользователей.

    Алгоритм действий понятен и интуитивен, и несмотря на то, что интерфейс не русифицирован, в нем достаточно просто разобраться.

    1. Первым делом, нужно скачать программу и установить ее.
    2. Запускаем программу, в левой верхней части окна щелкаем по кнопке “Add Excel Files”, чтобы открыть файлы для преобразования.
    3. Преимущество данной программы заключается в том, что она позволяет производить одновременную конвертацию нескольких документов. Выбрав файл (или файлы), щелкаем по кнопке «Открыть».
    4. В основном окне программы появятся наименования выделенных файлов. Обратите внимание на галочки, которые должны стоять напротив названий файлов, выбранных для преобразования. Документы, не помеченные ими, сконвертированы не будут.
    5. Файлы, преобразованные в данной программе, сохраняются в папке, выбранной по умолчанию. Чтобы задать другое место для сохранения, кликните на кнопку в виде троеточия рядом с текущим адресом и измените его на свой.
    6. После выполнения всех шагов по подготовке к конвертации нажмите на большую кнопку с надписью PDF в нижнем правом углу окна, после чего начнется процесс преобразования.
    7. Дождитесь окончания конвертации, после чего нужные файлы появятся в выбранной папке.

    Использование онлайн-сервисов для конвертации XLS в PDF

    Если необходимость преобразования файла XLS в формат PDF возникает нечасто, то установка на компьютер дополнительных программ, возможно, не так целесообразна. В этом случае можно воспользоваться услугами сервисов, специализирующихся на конвертации в онлайн-режиме. Почти все подобные конвертеры преобразовывают файлы бесплатно, но, как правило, с ограничением количества операций в день. На некоторых сервисах требуется ввести адрес электронной почты для отправки на нее готового файла. Также, зачастую файл XLS должен соответствовать определенным параметрам, так как сервисы справляются с документами не любой сложности.

    Предлагаем рассмотреть алгоритм конвертации подобным способом на примере сервиса SmallPDF.

    1. На главной странице сайта с сервисом кликаем по кнопке «Excel в PDF».
    2. Оказавшись на нужной странице, перетягиваем файл XLS в соответствующее поле либо можно воспользоваться кнопкой “Выберите файл”, чтобы указать путь к документу, который следует преобразовать. Стоит отметить, что сервис предусматривает возможность работы одновременно с несколькими файлами.
    3. Следующий этап – непосредственно процесс конвертации, занимающий, как правило, небольшое количество времени. После завершения преобразования нажимаем кнопку «Сохраните файл».
    4. Выбираем место для скачивания файла и нажимаем кнопку “Сохранить”.

    Подобная последовательность действий при конвертации документов характерна для большей части сервисных ресурсов данной направленности:
    • загрузка файла
    • процедура преобразования
    • скачивание и сохранение полученного файла в нужном формате.

    Заключение

    Все перечисленные способы преобразования XLS в PDF имеют свои положительные и отрицательные стороны. Выполнять процедуру непосредственно в самом Эксель удобно, но функция появилась только в версиях с 2010 года и более свежих. Преобразовывать файлы с помощью онлайн-сервисов можно только в случае подключения к сети Интернет, но это хороший вариант, если на компьютере не установлена программа Excel или другие утилиты, которым можно воспользоваться для конвертации файлов. Сторонние программы неплохо справляются со своей задачей, но зачастую требуется их покупка, чтобы избавиться от водяных знаков в преобразованном документе. В общем, конечный выбор остается за пользователем и зависит от его возможностей и конкретных задач.

    Источник:
    http://microexcel.ru/perevod-excel-v-pdf/