Как сделать оцифровку данных в excel

Как сделать оцифровку данных в excel?

1. Введение Программа

Grafula написана в далеком 1999 году для Windows, бесплатная, имеет интуитивно понятный интерфейс для пользователей.

Данная программа позволяет перевести в числовую форму данные, представленные в виде нарисованного или отпечатанного на бумаге графика, отсканированного и сохраненного в виде рисунка. К примеру, какой-либо прибор в качестве своих выходных данных выдал не набор цифр, а их графическое представление — график. В этом случае введение этих данных в компьютер для дальнейшей обработки становится трудной задачей, так как приходится внимательно исследовать график, измеряя и фиксируя его значения в различных точках, чтобы составить таблицу значений, которую уже можно набрать в каком-либо редакторе. Программа Grafula позволяет автоматизировать этот процесс, значительно его облегчив. Отсканировав график, можно загрузить его в

Graful ‘у, а затем в окне программ расставить по графику точки. Для этих точек автоматически будут вычислены их координаты и записаны в таблицу, которую можно скопировать в любую другую программу, например в Excel.

2. Краткая инструкция Итак, предположим, что у нас имеется некоторый старый график и мы не знаем точно какие значения были получены. Например как на графике изображенном на рисунке 1.

Рисунок 1. Пример графика из которого нужно получить экспериментальные значения

Откроем наш файл в программе

Grafula (см.рисунок 2).

Рисунок 2. Открытие рисунка в программе Grafula

Далее выбираем начальную точку (Указание точки 0,0), и максимальные значения по координатным осям (Указание точки

MaxX , Указание точки

MaxY ). В настройках выбираем тип шкалы по

Y (рисунок 3). Для нашего случая Тип шкалы по

X — десятичный логарифм, по

Рисунок 3. Окно настроек программы Grafula

В результате для исследуемого графика получаем следующие данные:

Программу можно загрузить

18 Окт 2018 18:54:08

29 Янв 2017 17:28:40

28 Июн 2018 15:25:11

17 Окт 2018 12:17:03

18 Окт 2018 18:44:22

15 Окт 2018 05:14:43

18 Окт 2018 09:51:53

13 Окт 2018 19:02:30

Сейчас на форуме (гостей: 870, пользователей: 10, из них скрытых: 1) , , , , , , , ,

Сегодня отмечают день рождения (32), (28)

Всего зарегистрированных пользователей: 83328

Приняло участие в обсуждении: 31933

Всего тем: 106128

Вставка или Ctrl+V, пожалуй, самый эффективный инструмент доступный нам. Но как хорошо вы владеете им? Знаете ли вы, что есть как минимум 14 различных способов вставки данных в листах Ecxel? Удивлены? Тогда читаем этот пост, чтобы стать пэйст-мастером.

Данный пост состоит из 2 частей:

— Основные приемы вставки

— Вставка с помощью обработки данных

1. Вставить значения

Если вы хотите просто вставить значения с ячеек, последовательно нажимайте клавиши Я, М и З, удерживая при этом клавишу Alt, и в конце нажмите клавишу ввода. Это бывает необходимо, когда вам нужно избавиться от форматирования и работать только с данными.

Начиная с Excel 2010, функция вставки значений отображается во всплывающем меню при нажатии правой клавишей мыши

2. Вставить форматы

Нравиться этот чудный формат, который сделал ваш коллега? Но у вас нет времени, чтобы так же оформить свою таблицу. Не беспокойтесь, вы можете вставить форматы (включая условное форматирование) из любой скопированной ячейки. Удерживая клавишу Alt, последовательно нажимайте Я, М, Ф, Ф, Ф и в конце нажмите клавишу Ввода.

Те же самые действия можно произвести с помощью меньшего количества операций, воспользовавшись меню, которое выпадает при нажатии правой кнопки мыши (начиная с Excel 2010).

3. Вставить формулы

Иногда возникает необходимость скопировать несколько формул в новый диапазон. Для этого, удерживая клавишу Alt, последовательно нажимаем Я, М, Ф и в конце нажмите клавишу Ввода. Вы можете достичь того же эффекта, путем перетаскивания ячейки, содержащей формулу, в новый диапазон, если диапазон находится рядом.

4. Вставить проверку данных

Хотите скопировать только проверку значений, без содержимого и форматов ячейки. Для этого копируете ячейку, в котором присутствует проверка условий, щелкаете правой кнопкой мыши на ячейку, куда хотите скопировать данные. Выбираете Специальная вставка -> Условия на значения.

5. Скопировать ширину столбцов с других ячеек

Вашему боссу понравилась, созданная вами, табличка по отслеживанию покупок и он попросил создать еще одну, для отслеживания продаж. В новой таблице вы хотите сохранить ширину столбцов. Для этого вам нет необходимости измерять каждый столбец первой таблицы, а просто скопировать их и с помощью специальной вставки задать «Ширина столбцов».

6. Берем комментарии и вставляем в другом месте

Чтобы сократить количество перепечатываний, комментарии тоже можно вставлять копипейстом. Для этого необходимо воспользоваться специальной вставкой и указать «Вставить примечания»

7. И конечно, вставляем все подряд

В этом нам помогут сочетания клавиш Ctrl+V или Alt+Я+М или клавиша вставки на панели инструментов.

Вставка с помощью обработки данных

8. Вставка с дополнительной математической операцией

К примеру, у вас имеется строка 1 со значениями 1, 2, 3, и строка 2 со значениями 4, 5, 6. И вам необходимо сложить обе строки, чтобы получить 5, 7, 9. Для этого копируем первую строку, жмем правой кнопкой мыши по строке 2, выбираем Специальная вставка, ставим переключатель на «Сложить» и жмем ОК.

Те же самые операции необходимо будет проделать, если вам требуется вычесть, умножить или разделить данные. Отличием будет, установка переключателя на нужной нам операции.

9. Вставка с учетом пустых ячеек

Если у вас имеется диапазон ячеек, в котором присутствуют пустые ячейки и необходимо вставить их другой диапазон, но при этом, чтобы пустые ячейки были проигнорированы.

В диалоговом окне «Специальная вставка» установите галку «Пропускать пустые ячейки»

10. Транспонированная вставка

К примеру, у вас имеется колонка со списком значений, и вам требуется переместить (скопировать) данные в строку (т.е. вставить их поперек). Как бы вы это сделали? Ну конечно, вам следует воспользоваться специальной вставкой и в диалоговом окне установить галку «Транспонировать». Либо воспользоваться сочетанием клавиш Alt+Я, М и А.

Эта операция позволит транспонировать скопированные значения прежде, чем вставит. Таким образом, Excel преобразует строки в столбцы и, наоборот, столбцы в строки.

11. Вставить ссылку на оригинальную ячейку

Если вы хотите создать ссылки на оригинальные ячейки, вместо копипэйстинга значений, этот вариант, то, что вам нужно. Воспользуйтесь специальной вставкой, как примерах выше, и вместо кнопки «ОК» , нажмите «Вставить связь». Либо воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+Я, М и Ь, что создаст автоматическую ссылку на скопированный диапазон ячеек.

12. Вставить текст с разбивкой по столбцам

Эта опция полезна, когда вы вставляете данные извне. Например, если вы хотите вставить несколько строчек этого блога на лист Excel, но при этом каждое слово было в отдельном столбце. Для этого копируем текст (Ctrl+C), переходим на лист Excel и вставляем данные (Ctrl+V). У меня, по умолчанию, программа вставила строку с текстом в одну ячейку. Теперь необходимо проделать небольшой финт ушами. Идем во вкладку «Данные» -> «Текст по столбцам» и настраиваем мастер текстов. На первом шаге указываем формат данных – «с разделителями», жмем «Далее», устанавливаем символ-разделитель — «Пробел» и «Готово». Текст, который, мы вставили в одну ячейку разбился по столбцам. Таким образом мы указали программе, как бы мы хотели воспринимать текстовые данные.

Теперь, во время последующих вставок текста, кликаем правой кнопкой по ячейке, куда вы хотите вставить текст, выбираем «Специальная вставка» -> «Текст» -> «ОК». Excel разбил нашу строку на столбцы, что нам и требовалось.

13. Импорт данных из интернета

Если вы хотите импортировать данные с интернета в реальном времени, вы можете воспользоваться веб-запросами Excel. Это мощный инструмент, который позволяет извлекать данные из сети (или сетевых ресурсов) и отображает их в виде электронной таблицы. Узнать больше об импорте данных вы можете прочитав статью о веб запросах Excel.

Читайте также  Генеалогическое древо: шаблоны и инструкция, Canva

14. Какой ваш любимый способ вставки?

Есть еще много других скрытых способов вставки, таких как вставка XML-данных, изображений, объектов, файлов и т.д. Но мне интересно, какими интересными приемами вставки пользуетесь вы. Напишите, какой ваш любимый способ вставки?

ВПР в Excel – очень полезная функция, позволяющая подтягивать данные из одной таблицы в другую по заданным критериям. Это достаточно «умная» команда, потому что принцип ее работы складывается из нескольких действий: сканирование выбранного массива, выбор нужной ячейки и перенос данных из нее.

Весь процесс просмотра и выборки данных происходит за доли секунды, поэтому результат мы получаем моментально.

Синтаксис ВПР

ВПР расшифровывается как вертикальный просмотр. То есть команда переносит данные из одного столбца в другой. Для работы со строками существует горизонтальный просмотр – ГПР.

Аргументы функции следующие:

  • искомое значение – то, что предполагается искать в таблице;
  • таблица – массив данных, из которых подтягиваются данные. Примечательно, таблица с данными должна находиться правее исходной таблицы, иначе функций ВПР не будет работать;
  • номер столбца таблицы, из которой будут подтягиваться значения;
  • интервальный просмотр – логический аргумент, определяющий точность или приблизительность значения (0 или 1).

Как перемещать данные с помощью ВПР?

Рассмотрим пример на практике. Имеем таблицу, в которой прописываются партии заказанных товаров (она подсвечена зеленым). Справа прайс, где значатся цены каждого товара (подсвечен голубым). Нам нужно перенести данные по ценам из правой таблицы в левую, чтобы подсчитать стоимость каждой партии. Вручную это делать долго, поэтому воспользуемся функцией Вертикального Просмотра.

В ячейку D3 нужно подтянуть цену гречки из правой таблицы. Пишем =ВПР и заполняем аргументы.

Искомым значением будет гречка из ячейки B3. Важно проставить именно номер ячейки, а не слово «гречка», чтобы потом можно было протянуть формулу вниз и автоматически получить остальные значения.

Таблица – выделяем прайс без шапки. Т.е. только сами наименования товаров и их цены. Этот массив мы зафиксируем клавишей F4, чтобы он не изменялся при протягивании формулы.

Номер столбца – в нашем случае это цифра 2, потому что необходимые нам данные (цена) стоят во втором столбце выделенной таблицы (прайса).

Интервальный просмотр – ставим 0, т.к. нам нужны точные значения, а не приблизительные.

Видим, что из правой таблицы в левую подтянулась цена гречки.

Протягиваем формулу вниз и визуально проверяем некоторые товары, чтобы понять, что все сделали правильно.

Скачать пример переноса таблицы через ВПР

Вот так, с помощью элементарных действий можно подставлять значения из одной таблицы в другую. Важно помнить, что функция Вертикального Просмотра работает только если таблица, из которой подтягиваются данные, находится справа. В противном случае, нужно переместить ее или воспользоваться командой ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Овладев этими двумя функциями вы сможете намного больше реализовать сложных решений чем те возможности, которые предоставляет функция ВПР или ГПР.

Источник:
http://word-office.ru/kak-sdelat-ocifrovku-dannyh-v-excel.html

Microsoft Excel теперь может оцифровать таблицу из фото

Как с помощью одного приложения можно перенести таблицу с листа бумаги на свой смартфон в пару кликов?

Компания Microsoft добавила в свое приложение Microsoft Excel для iPhone и Android функцию преобразования сфотографированных данных в электронную таблицу Excel.

Приложение помещает изображение в специальный режим онлайн-редактирования. В нем присутствует поддержка двух десятков языков (в том числе и русского), так что, тут можно совершить и перевод текста, если в этом имеется необходимость.

Microsoft Excel (App Store) является частью коллекции офисных приложений для смартфонов. Как и прочий софт схожего формата, пользователям на бесплатной основе предоставляется базовый набор функций. При подписке на Microsoft Office, конечно же, все клиенты бренда получают куда больше возможностей. И новая функция будет доступна только тем, кто оформит эту самую подписку на сервис Office 365.

Как преобразовать фото табличных данных в формат Excel?

Для этого выполните ряд последовательных действий:

  1. Зайдите в приложение и нажмите кнопку «Создать», выбрав пустую книгу или один из предустановленных шаблонов.
  2. Найдите в нижнем меню значок с камерой и нажмите на него (он будет называться «Данные из рисунка»). Если данный инструмент используется впервые, разрешите приложению получить доступ к файлам с вашей камеры.
  3. Наведите камеру на таблицу и обведите красным треугольником область, которую хотите заснять. Тут может потребоваться несколько попыток, чтобы получить желаемый результат (дождитесь, пока прямоугольником будет обведена нужная область изображения).
  4. Когда захват совершен, нажмите красную кнопку, чтобы сделать скриншот.
  5. В режиме предварительного просмотра нажмите выделенную красным ячейку, а после нажмите «Изменить», чтобы внести нужные вам данные (или убрать ненужные). На этом этапе вы можете корректировать любые данные из захваченного изображения, после чего нужно нажать «Готово».
  6. Если выполненные изменения вас устраивают, нажмите «Вставить», чтобы завершить процесс редактирования.

Данные, которые вы можете изменить при помощи Microsoft Excel, могут быть выражены в виде печатных букв и цифр. На проверке оказывается, что данное приложение может не только оцифровать практически идеально текст с листа бумаги, но и справляется с распознаванием данных, заснятых с монитора ноутбука или компьютера.

Тем, кто переживает, что в Microsoft получат личные данные пользователей, установивших приложение, представители бренда говорят, что нет повода для беспокойства. По словам специалистов, в компании очень тщательно оберегают важную личную информацию своих клиентов, а потому никто сторонний не может получить к ней доступ.

Источник:
http://bloha.ru/iphone-ipad-guides/microsoft-excel-teper-mozhet-ocifrovat-tablicu-iz/

Как сделать оцифровку данных в excel?

Для оцифровки графиков или данных лент самописца есть два пути. Первый — прошлый век. По старинке, с помощью линейки и карандаша. Медленно, но верно. Тем не менее, есть альтернатива. О ней и пойдёт разговор.

Знакомьтесь — GetData Graph Digitizer.

Программа для оцифровки графиков, диаграмм и карт. Основные возможности GetData Graph Digitizer:

· поддержка графических форматов TIFF, JPEG, BMP и PCX;
· два алгоритма для автоматической оцифровки;
· удобная оцифровка вручную;
· возможность легко менять порядок точек в линии;
· возможность сохранять рабочее пространство, что позволяет сохранить текущую работу и вернуться к ней позже;
· экспорт полученных данных в буфер обмена;
· экспорт в форматы: TXT (текстовый файл), XLS (MS Excel), XML, DXF (AutoCAD) и EPS (PostScript).

Управление программой настолько простое, что справится и карапуз из подготовительной группы детского сада (а карапузы сейчас смышлёные).

Шаг 1
Открыть файл с изображением (Файл=>Открыть изображение).

Шаг 2
Установить масштаб, т.е. установить четыре точки Xmin, Xmax, Ymin и Ymax и приписать им логические координаты («значение Xmin» и т.д.). Чтобы установить масштаб, используйте меню Команды=>Выбрать систему координат или контекстное меню (правая кнопка мышки).

Шаг 3
Оцифровать график.
Автоматически оцифровать, используя один из двух методов.

1) Команды=>Авто трассировка линий. Выберите начальную точку, для этого нажмите левую кнопку мышки, или правую кнопку, чтобы дополнительно выбрать направления для трассировки. То же можно сделать с помощью контекстного меню (пункт «Авто трассировка линии»).

2) Команды=>Оцифровка области. Сначала выберите тип сетки, расстояние между линиями сетки и другие параметры. Затем при нажатой левой кнопке мышки выберите область для оцифровки (в случае прямоугольной области держите нажатым Shift, чтобы поворачивать сетку). При нажатом Ctrl сетку можно передвигать.

Оцифровать вручную, используя режим установки точек (Команды=>Режим установки точек). В этом режиме можно передвигать уже установленные точки, для чего сначала следует выбрать точку с помощью правой кнопки мышки, а затем переставить в новое положение левой кнопкой. Точки можно также ставить вручную с помощью двойного щелчка левой кнопкой мышки в окне Лупа, или Shift + щелчка левой кнопкой мышки в основном окне или в окне Лупа.

Для удаления точек удобно использовать ластик (Команды=>Ластик точек данных).

Шаг 4
Копировать полученные данные в буфер обмена (Файл=>Копировать данные в буфер или Ctrl+Alt+C) или экспортировать в один из форматов: TXT, XLS, XML, DXF или EPS (Файл=>Экспорт данных). Возможно также копировать данные прямо из окна Информация (Ctrl+C или Ctrl+INS).

Читайте также  Расчетный листок по заработной плате

Вуаля! За 5-7 минут оцифрован отрезок электрокардиограммы на 2 с половиной тысячи точек. Данные сохранены в файл. Сэкономленное время можно потратить на что-то еще.

Источник:
http://molbiol.kirov.ru/soft/71.html

Проект РЗА

Сайт о релейной защите и цифровых технологиях в энергетике

Программа для оцифровки графиков Мультискан

Приветствую коллеги.

У нас хорошая новость — мы запускаем на Проекте новую платформу для оцифровки каталогов и справочников, Мультискан. Бета-версия доступна по этой ссылке https://www.pro-rza.ru/multiscan

Мультискан — это онлайн сервис, который позволяет переводить сканированные изображения различных графиков (форматы png, jpg, gif) в числовой вид (файл с координатами точек формата .txt).

После оцифровки вы можете использовать оцифрованный график для построения и анализа кривых в других программах.

Например, вы можете нанести эту кривую на карту селективности в Гридис-КС (PRO), через вкладку «Загрузить из файла». Таким образом вы получаете хороший дополнительный функционал при работе над проектом.

Если вы не используете Гридис-КС (PRO), то можете легко построить ту же кривую в EXCEL, MathCad, MatLab и других расчетных комплексах.

И, да — вы больше не потеряете результаты своей работы потому, что можете сохранить их в нашем облачном пространстве. Мы добавили к Мультискану систему личных кабинетов.

Об основных возможностях сервиса мы традиционно подготовили небольшое видео. Посмотрите, если вам интересна тема оцифровки графической информации для целей энергетики и не только.

Кстати, те аналоги сервиса, которые мы смогли отыскать платные и в основном на английском языке. А Мультискан бесплатный и на русском. Будем считать это нашим небольшим вкладом в цифровизацию энергетики России)

Навигация по записям

Кабинет не работает в Opera 12
Авторизация в Firefox 61 не проходит
Такая вот обратная связь.

Артур здравствуйте, с Firefox есть проблемы, в следующей версии постараемся исправить ситуацию. С оперой ошибку Вы указали впервые. Будем тестировать и выявлять из-за чего она происходит. Спасибо за информацию.

Интересный сервис!
Насчёт оцифровки российской энергетики.
Какова политика доступа к проектам пользователей?
Может ли пользователь ими поделиться со всеми заинтересованными не предоставляя доступа к своему личному кабинету?
Рассчитываете ли Вы, Дмитрий, (или кто-либо из вашей команды) пользоваться проектами пользователей как дополнительным источником?
Может ли пользователь, связанный какими-либо условиями по неразглашению, рассчитывать на то, что оцифрованная при помощи этого сервиса характеристика не выплывет в неожиданном месте?
Вообще, мне лично больше всего импонирует возможность превращения этого сервиса в доступное отовсюду хранилище (пусть и только после авторизации) всевозможных время-токовых характеристик, поскольку очевидным преимуществом данного сервиса является возможность быстрой самостоятельной оценки адекватности предлагаемой характеристики «на глаз». Идеальным выглядит вариант, когда создав проект и добавив к нему описание, автор выбирает возможность его опубликовать и тот появляется в личном кабинете каждого пользователя сервиса в третьем разделе «Загрузить проект из репозитория». Конечно дальше можно прикручивать к каждому такому общедоступному проекту различные метрики и голосовалку для лучшей сортировки в списке раздела. Проекты можно отображать, к примеру, не только по имени, но и отображать слева миниатюру характеристики на фоне исходного изображения, а чуть ниже названия — автора и описание.

Артур, изначально мультискан разрабатывали для оцифровки графиков для Гридис-КС. Первая версия была сделана в Autocad и была не очень удобна для того, чтобы можно было отдать часть работ по оцифровки пользователям (тем более, что требовался дополнительно Autocad). Мы решили сделать его полностью в виде сервиса. В будущем у нас есть планы по его совершенствованию для тех самых хранилищ проектов всех пользователей. Правда реализация данного хранилища будет немного отличаться от описанной Вами, и будет представлять архив проектов с описанием источников (каталога, производителей и т.д.). Все проекты, которые Вы загружаете и оцифровываете в мультискан останутся в мультискане, если Вы сами не захотите выложить их в архив проектов для публичного пользования (это в следующих версиях). Спасибо за отзыв и предложение!

«Укажите значение осей X» — при попытке произвести расчет

ну да, значения нудны для того, чтобы программа могла оцифровать кривые.. фактически нужно задать координатные оси, для этого нужны линии и цифры

Дмитрий, подскажите пожалуйста как можно убрать точки сплайна которые за граничные оси.

Как удалить точки сплайна, которые выходят за граничные оси.

Там есть иконка «Удалить точки сплайна». Ну или можете вернуть их на кривую

Дмитрий, хотелось бы спросить у вас, а вы на платную основу пару графиков можете оцифровать?

Скиньте ваши графики на admin@pro-rza.ru, я посмотрю

Добрый день! Прохожу регистрацию, но по ссылке, которая пришла на почту, страницы не существует. Вы еще поддерживаете Мультискан?

Все работает! Программа супер! Спасибо большое!

Рады, что все получилось)

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Источник:
http://pro-rza.ru/multiskan-digitize-it/

Как сделать оцифровку данных в excel?

В MS Excel существует бесчисленное множество форматов, в которых можно представить свои числовые данные. Тут вам и даты, и валюты и даже номера телефонов. Но что делать если нам не подходит ни один из предустановленных форматов? Создать свой.

Делается это очень просто. Давайте попробуем для примера создать парочку форматов:

Для того чтобы создать формат данных установите курсор на ячейку с данными (в данном случае на номер телефона, введенный без «восьмерки») и нажмите сочетание клавиш «Ctrl+1» или нажмите правую клавишу мышки и в контекстном меню выберите пункт «Формат ячеек. «:

В открывшемся диалоговом окне во вкладке «Число» слева в списке «Числовые форматы:» кликните мышкой по пункту «(все форматы)»:

В поле «Тип:» вместо слова «Основной» вставьте +7″ «(0##)» «###-##-##:

Обратите внимание что в окошке «Образец» данные поменяли свой вид. Если вас устраивает такой вид данных нажмите «ОК»:

Данные в указанной ячейке примут соответствующий вид:

Теперь ваш формат сохранен в MS Excel и его можно применять к другим ячейкам. Для этого выделите необходимые ячейки и нажмите сочетание клавиш » Ctrl+1 » или нажмите правую клавишу мышки и в контекстном меню выберите пункт «Формат ячеек. «. В открывшемся диалоговом окне во вкладке «Число» слева в списке «Числовые форматы:» кликните мышкой по пункту «(все форматы)». В списке форматов найдите свой (он будет последним), выделите его и нажмите «ОК»:

Для закрепления знаний попробуйте создать еще один формат. Введите в любую ячейку любое число, например, «127». Откройте диалоговое окно «Формат ячеек» проделав операции, описанные выше и введите в поле «Тип:» следующий формат # ##0″ «уп. и нажмите «ОК»:

Если данные в выделенной ячейке приняли нужный вид, значит вы все сделали правильно:

Чтобы удалить ненужный формат — откройте диалоговое окно «Формат Ячеек» найдите в списке формат, который вы хотите удалить и нажмите кнопку «Удалить»:

Источник:
http://e-xcel.ru/index.php/vozmozhnosti/kak-sozdat-svoj-format-dannykh

Office 2010: Как визуализировать данные в Excel 2010

С выходом новой версии Microsoft Office появились и новые возможности. Разработчики доработали некоторые компоненты, сделали еще более удобным работу с программами. Нельзя обойти вниманием и Excel 2010 и новые возможности инфографики в нем. Поэтому в данной статье мы на примере расскажу вам, как работать с новыми компонентами Excel 2010.

Делаем сводную таблицу в Excel

В нашем распоряжении есть достаточно большая таблица. В ней огромное количество столбцов и строк. По этим данным нужно построить что-то в виде отчета, чтобы просмотреть результаты по какой-либо деятельности за определенный период. На вкладке «Вставка» нажимаем кнопку «Сводная таблица». Перед нами открывается диалоговое окно, в котором Excel в качестве диапазона данных выбрал всю таблицу. Нажимаем кнопку «Ок».

Читайте также  Excel - - -

Теперь на новом листе появился макет сводной таблицы. В правой части окна перечислены все параметры, которые фигурировали в начальной таблице. Нам необходимо с помощью мыши перетащить их в поле «Название строк». В нашем случае это будут «Даты», «Менеджеры». Такие показатели как: «Объем продаж», «Выручка» и «Прибыль» мы перенесем в поле «Значения». Когда осуществляется перенос параметров в поле, таблица автоматически формируется и изменяется «налету». Расположение элементов в «Название строк» играет большую роль. Если «Даты» будут расположены выше «Менеджеры», то данные будут разбиты на отдельные блоки по датам. Если же «Менеджеры» будут расположены в списке первыми, то сортировка будет проходить по именам сотрудников.

Когда таблица построена, перейдем к ее оформлению. Для начала изменим цветовую схему, применив к ней шаблон. Переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на кнопку «Форматировать как таблицу». На экране появится список различных шаблонов форматирования, выбираем понравившийся нам и нажимаем на него. Excel автоматически определит границы таблицы, если они заданы не верно, выделяем таблицу вручную и нажимаем кнопку «Ок». Таблица поменяла цветовую гамму и появилась возможность сортировки параметров.

Условное форматирование таблицы в Excel 2010

Не всегда удобно просматривать большое число значений и сравнивать их с плановыми. Предположим, что объем выручки на каждого менеджера в месяц должен составлять не менее 100 000 рублей. Но не обязательно оценивать показатели вручную, просматривая каждое значение, проще довериться встроенному компоненту Excel. Выделим область данных. Переходим во вкладку «Вставка – Условное форматирование — Набор значков» из выпадающего меню выбираем понравившийся шаблон, мне нравиться светофор, так как с ним очень удобно работать. После выбора шаблона перед нами появится окно «Создание правил форматирования». Здесь необходимо напротив этих самых значков ввести данные, при превышении которых работа сотрудника оценивается как: отличная, удовлетворительная и неудовлетворительная. Данные вводятся в параметр «Значение» напротив каждого из кружков, а поле «Тип» в данном случае необходимо изменить с «Процент» на «Числа». Мною были заданы следующие параметры: 110, 90. Третий параметр задается автоматически, он оценивается как все значения меньше удовлетворительного. Нажимаем кнопку «Ок».

В ячейках всех значений появились кружки трех различных цветов. На основе, представленной в таком виде информации намного проще оценить работу менеджеров за определенный период времени. Мы можем сравнить качество работы сотрудников, определить кто из работников добивается наиболее выдающихся результатов, а кто наоборот требует к себе пристального внимания.

Но это еще не последний способ условного форматирования данных. В Excel 2010 появились такие инфографические элементы как «Гистограммы» и «Цветовые шкалы». Рассмотрим их более подробно. Выделим значения в ячейках и переедем «Вставка – Условное форматирование — Гистограммы». В выпадающем меню появится список шаблонов, при наведении на любой из них происходит пред просмотр результата. Выбираем понравившуюся цветовую схему и видим, что ячейки залиты горизонтальными столбцами разной величины. Они отображают в графическом виде те значения, которые присутствуют в ячейках. Если число будет введено со знаком минус, то график сместится в противоположную сторону от ячейки, указывая на отрицательные величины.

Компонент «Цветовые шкалы» заливает ячейки тем цветом, который соответствуют значению, введенному в нее. К примеру, наименьшие значения будет залиты в красный цвет, средние в желтый, а наибольшие в зеленый. Цветовая схема может быть подобрана вами индивидуально, но суть примерно остается тоже, что при использовании «Набор значков».

Срезы и не только

Но это еще не все способности визуализации данных, включенные в пакет Excel 2010. Рассмотрим еще такую удобную функцию как «Срезы». Выбранные работники отработали в компании весьма внушительный срок и сложно при формировании сводной таблицы выделить ту или иную дату. Есть два способа обращения к определённой дате. Когда мы строим сводную таблицу в правой части у нас расположены элементы, которые мы можем разместить в различные поля. Обращаемся к элементу «Даты» и вызываем выпадающее меню, путем нажатия на маркер со стрелочкой. Находим пункт «Фильтр по дате». Открывается огромный список с различными вариантами форматирования, но нам нужна помесячная сортировка. Открываем «Все даты за период» и выбираем «Октябрь». Сводная таблиц значительно сократилась, в ней остались значения только за октябрь. Это первый способ выборки данных.

Второй способ организуется с помощью новой функции «Срез», интересного инструмента анализа цифровых данных. Перейдем к «Вставка — Срез». Открывается окно «Вставка среза» в нем нужно отметить тот показатель, по которому будет производиться выборка значений, то есть колонку таблицы, по которой вы сможете посмотреть срезы своего отчета. Отмечаем «Даты» и нажимаем кнопку «Ок». На листе отобразится рамка с записанными в нее значениями.

Перетащим ее в любое удобно для нас место и отрегулируем ее размер таким образом, чтобы можно было видеть все представленные в ней значения. Так же можно изменить цвет среза, все шаблоны отображаются на верхней панели. Теперь мы можем одним кликом выбрать определенную дату, и увидеть каких результатов за эти дни добились сотрудники. Данная функция на порядок удобнее, чем «Фильтр по дате», так как она более гибкая. В ней вы можете выбрать сразу несколько значений, по которым будет идти выборка.

Инфокривые

Следующий способ визуального анализа данных – это инфокривые. Делаем активной свободную ячейку напротив строк с данными. Во вкладке «Вставка» находим раздел «Инфокривые» (в моей версии Excel 2010 они назывались почему-то «Сперклайны»). Выделяем диапазон данных – это будет наша строка, и нажимаем кнопку «Ок». Вы можете увидеть, как в выбранной нами ячейке построился мини график, это и есть инфокривая.

Растянем эту ячейку на все остальные строки, потянув за край с точкой или сделав двойной клик на нем. При желании вы можете изменить стиль инфокривой, его выбор осуществляется на верхней панели в режиме конструктора инфокривой. Полученный график позволяет увидеть тенденцию, тренд. При огромном количестве данных инфокривая дает общий визуальный анализ всего множества. По ней с легкостью можно определить пики и падения, начало роста или его замедление.

Инфокривые бывают трех типов: «График» — как раз его мы и рассматривали; «Столбец» — отображает данные в виде маленьких столбцов, наглядно показывая максимальные и минимальные значения; «Выигрыш/проигрыш» — ячейка как бы разделяется на де части, в нижней части размещаются квадраты с отрицательными значениями, в верхней с положительными, ноль не отображается вовсе.

В данной статье мы не только научились быстро оформлять таблицу, но и проводить визуальный анализ данных. Также мы ознакомились с такими понятием как сводная таблица, научились производить фильтрацию значений и условное форматирование цифровых значений, составлять срезы. Кроме этого, мы наглядно разобрались с новой функцией под названием «Инфокривые». Нельзя не отметить, что усовершенствования в Excel 2010 видны на лицо, и практически все новые функции направлены на облегчение труда специалиста и наглядное представление данных. Если вас заинтересовала новая функциональность табличного редактора MS Excel 2010, то вы можете приобрести Microsoft Office 2010 у партнеров компании 1CSoft.

Все права защищены. По вопросам использования статьи обращайтесь к администраторам сайта

Хотите купить софт? Позвоните партнерам фирмы «1С», чтобы получить квалифицированную консультацию по выбору программ для ПК, а также информацию о наличии и цене лицензионного ПО.

Источник:
http://www.1csoft.ru/publications/8144/9745088/