Как сделать статистику продаж в excel

Как сделать статистику продаж в excel?

Прогнозирование продаж в Excel не сложно составить при наличии всех необходимых финансовых показателей.

В данном примере будем использовать линейный тренд для составления прогноза по продажам на бушующие периоды с учетом сезонности.

Линейный тренд хорошо подходит для формирования плана по продажам для развивающегося предприятия.

Excel – это лучший в мире универсальный аналитический инструмент, который позволяет не только обрабатывать статистические данные, но и составлять прогнозы с высокой точностью. Для того чтобы оценить некоторые возможности Excel в области прогнозирования продаж, разберем практический пример.

Пример прогнозирования продаж в Excel

Рассчитаем прогноз по продажам с учетом роста и сезонности. Проанализируем продажи за 12 месяцев предыдущего года и построим прогноз на 3 месяца следующего года с помощью линейного тренда. Каждый месяц это для нашего прогноза 1 период (y).

Уравнение линейного тренда:

  • y — объемы продаж;
  • x — номер периода;
  • a — точка пересечения с осью y на графике (минимальный порог);
  • b — увеличение последующих значений временного ряда.

Допустим у нас имеются следующие статистические данные по продажам за прошлый год.

  1. Рассчитаем значение линейного тренда. Определим коэффициенты уравнения y = bx + a. В ячейке D15 Используем функцию ЛИНЕЙН:
  2. Выделяем ячейку с формулой D15 и соседнюю, правую, ячейку E15 так чтобы активной оставалась D15. Нажимаем кнопку F2. Затем Ctrl + Shift + Enter (чтобы ввести массив функций для обеих ячеек). Таким образом получаем сразу 2 значения коефициентов для (a) и (b).
  3. Рассчитаем для каждого периода у-значение линейного тренда. Для этого в известное уравнение подставим рассчитанные коэффициенты (х – номер периода).
  4. Чтобы определить коэффициенты сезонности, сначала найдем отклонение фактических данных от значений тренда («продажи за год» / «линейный тренд»).
  5. Рассчитаем средние продажи за год. С помощью формулы СРЗНАЧ.
  6. Определим индекс сезонности для каждого месяца (отношение продаж месяца к средней величине). Фактически нужно каждый объем продаж за месяц разделить на средний объем продаж за год.
  7. В ячейке H2 найдем общий индекс сезонности через функцию: =СРЗНАЧ(G2:G13).
  8. Спрогнозируем продажи, учитывая рост объема и сезонность. На 3 месяца вперед. Продлеваем номера периодов временного ряда на 3 значения в столбце I:
  9. Рассчитаем значения тренда для будущих периодов: изменим в уравнении линейной функции значение х. Для этого можно просто скопировать формулу из D2 в J2, J3, J4.
  10. На основе полученных данных составляем прогноз по продажам на следующие 3 месяца (следующего года) с учетом сезонности:

Общая картина составленного прогноза выглядит следующим образом:

График прогноза продаж:

Алгоритм анализа временного ряда и прогнозирования

Алгоритм анализа временного ряда для прогнозирования продаж в Excel можно построить в три шага:

  1. Выделяем трендовую составляющую, используя функцию регрессии.
  2. Определяем сезонную составляющую в виде коэффициентов.
  3. Вычисляем прогнозные значения на определенный период.

Нужно понимать, что точный прогноз возможен только при индивидуализации модели прогнозирования. Ведь разные временные ряды имеют разные характеристики.

  • бланк прогноза деятельности предприятия

Чтобы посмотреть общую картину с графиками выше описанного прогноза рекомендуем скачать данный пример:

Анализ продаж и прибыли компании является одним из важных аспектов деятельности специалиста по маркетингу. Имея под рукой правильно составленный отчет по продажам, вам намного проще будет разрабатывать маркетинговую стратегию развития компании, а ответ на вопрос руководства «Каковы основные причины снижения продаж?» не будет занимать много времени.

В данной статье мы рассмотрим пример ведения и анализа статистики продаж на производственном предприятии. Пример, описанный в статье, также подойдет для сферы розничной и оптовой торговли, для анализа продаж отдельного магазина. Подготовленный нами шаблон по анализу продаж в Excel носит очень масштабный характер, он включает в себя различные аспекты анализа динамики продаж, которые не всегда нужны каждой компании. Перед использованием шаблона обязательно адаптируйте его к специфике вашего бизнеса, оставив только ту информацию, которая нужна для мониторинга колебаний продаж и оценки качества роста.

Вводные моменты по анализу продаж

Прежде чем проводить анализ продаж, вам необходимо наладить сбор статистики. Поэтому определите ключевые показатели, которые вы хотели бы анализировать и периодичность сбора данных показателей. Вот перечень самых необходимых показателей анализа продаж:

Основные моменты, на которые необходимо обращать внимание при проведении анализе продаж:

  • Динамика продаж по товарам и направлениям, составляющим 80% продаж компании
  • Динамика продаж и прибыли по отношению к аналогичному периоду прошлого года
  • Изменение цены, себестоимости и рентабельности продаж по отдельным позициям, группам товаров
  • Качество роста: динамика продаж в расчете на 1 РТ, в расчете на 1 клиента

Сбор статистики по продажам и прибыли

Переходим непосредственно к примеру, наглядно показывающему как сделать анализ продаж.

Первым шагом мы собираем статистику продаж по каждой актуальной товарной позиции компании. Статистику продаж мы собираем за 2 периода: предшествующий и текущий год. Все артикулы мы разделили на товарные категории, по которым нам интересно посмотреть динамику.


Рис.1 Пример сбора статистики продаж по товарным позициям

Представленную выше таблицу мы заполняем по следующим показателям: штуки, рубли, средняя цена продажи, себестоимость, прибыль и рентабельность. Данные таблицы будут являться первоисточником для будущего анализа продаж.

Попозиционная статистика продаж за предшествующий текущему периоду год необходима для сравнения текущих показателей отчетности с прошлым годом и оценке качества роста продаж.

Далее мы собираем статистику отгрузок по основным направлениям отдела сбыта. Общую выручку (в рублях) мы разбиваем по направлениям сбыта и по основным товарным категориям. Статистика необходима только в рублевом значении, так как помогает контролировать общую ситуацию в продажах. Более детальный анализ необходим только в том случае, если в одном из направлений отмечается резкое изменение динамики продаж.


Рис.2 Пример сбора статистики продаж по направлениям и регионам продаж

Процесс анализа продаж

После того как вся необходимая статистика продаж собрана, можно переходить к анализу продаж.

Анализ выполнения плана продаж

Если в компании ведется планирование и установлен план продаж, то первым шагом рекомендуем оценить выполнение плана продаж по товарным группам и проанализировать качество роста продаж (динамику отгрузок по отношению к аналогичному периоду прошлого года).


Рис.3 Пример анализа выполнения плана продаж по товарным группам

Анализ выполнения плана продаж мы проводим по трем показателям: отгрузки в натуральном выражении, выручка и прибыль. В каждой таблице мы рассчитываем % выполнения плана и динамику по отношению к прошлому году. Все планы разбиты по товарным категориям, что позволяет более детально понимать источники недопродаж и перевыполнения плана. Анализ проводится на ежемесячной и ежеквартальной основе.

В приведенной выше таблице мы также используем дополнительное поле «прогноз», которое позволяет составлять прогноз выполнения плана продаж при существующей динамике отгрузок.

Анализ динамики продаж по направлениям

Такой анализ продаж необходим для понимания, какие направления отдела сбыта являются основными источниками продаж. Отчет позволяет оценить динамику продаж каждого направления и своевременно выявить значимые отклонения в продажах для их корректировки. Общие продажи мы разбиваем по направлениям ОС, по каждому направлению анализируем продажи по товарным категориям.


Рис.4 Пример анализа продаж по направлениям

Для оценки качества роста используется показатель «динамика роста продаж к прошлому году». Для оценки значимости направления в продажах той или иной товарной группы используется параметр «доля в продажах, %» и «продажи на 1 клиента». Динамика отслеживается по кварталам, чтобы исключить колебания в отгрузках.

Анализ структуры продаж

Анализ структуры продаж помогает обобщенно взглянуть на эффективность и значимость товарных групп в портфеле компании. Анализ позволяет понять, какие товарные группы являются наиболее прибыльными для бизнеса, меняется ли доля ключевых товарных групп, перекрывает ли повышение цен рост себестоимости. Анализ проводится на ежеквартальной основе.


Рис.5 Пример анализа структуры продаж ассортимента компании

По показателям «отгрузки в натуральном выражении», «выручка» и «прибыль» оценивается доля каждой группы в портфеле компании и изменение доли. По показателям «рентабельность», «себестоимость» и «цена» оценивается динамика значений по отношению к предшествующему кварталу.


Рис.6 Пример анализа себестоимости и рентабельности продаж

АВС анализ

Одним из завершающих этапов анализа продаж является стандартный АВС анализ ассортимента, который помогает проводить грамотную ассортиментную политику и разрабатывать эффективные трейд-маркетинговые мероприятия.


Рис.7 Пример АВС анализа ассортимента

АВС анализ проводится в разрезе продаж и прибыли 1 раз в квартал.

Контроль остатков

Завершающим этапом анализа продаж является мониторинг остатков продукции компании. Анализ остатков позволяет выявить критичные позиции, по которым есть большой профицит или прогнозируется дефицит товара.

Рис.8 Пример анализа остатков продукции

Отчет по продажам

Часто в компаниях отел маркетинга отчитывается за выполнение планов по продажам. Для еженедельного отчета достаточно отслеживать уровень выполнения плана продаж накопительным итогом и указывать прогноз выполнения плана продаж по текущему уровню отгрузок. Такой отчет позволяет своевременно определить угрозы невыполнения плана продаж и разработать корректирующие меры.

Читайте также  Как сделать подчеркивание в excel?

Рис.9 Еженедельный отчет о продажах

К такому отчету приложите небольшую табличку с описанием основных угроз выполнения плана продаж и предлагаемыми решениями, которые позволят снизить негативное влияние выявленных причин невыполнения плана. Опишите, за счет каких альтернативных источников можно увеличить уровень продаж.

В ежемесячном отчете о продажах важно отразить фактическое выполнение плана продаж, качество роста по отношению к аналогичному периоду прошлого года, анализ динамики средней цены отгрузки и рентабельности товара.

Рис.10 Ежемесячный отчет о продажах

Скачать представленный в статье шаблон для анализа продаж вы можете в разделе «Готовые шаблоны по маркетингу».

comments powered by

Сегодня мы научимся создавать список Топ 10. В качестве исходного материала мы будем использовать список продуктов с соответствующим количеством продаж по каждому продукту за выбранный период времени.

То, что мы хотим получить в конце — это сгенерированный список из 10 самых продаваемых товаров. Также мы хотим, что бы этот список автоматически обновлялся при каждом изменении количества продаж товаров и мы не хотим использовать VBA макросы для упрощения задачи.

Пожалуйста скачайте пример по ссылке ниже, что бы было проще понять те действия, которые будут описаны ниже:

Первый этап.

Во-первых, давайте отсортируем все продажи по убыванию и выберем 10 лучших.

Для этого я решил использовать функцию

Наша формула выглядит следующим образом:

где C4:C19 это диапазон с количеством реализованных продуктов.

В результате мы получаем лист Топ-10 продаж. Далее, более сложная часть.

Второй этап.

Как назначить названия продуктов номерам?

Если Вы уверены, что количество проданных товаров

никогда не будет одинаковым

(т.е. не будет повторяющихся значений), то мы можем использовать функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ для поиска соответствующего наименования продукта выбранному количеству продаж.

Наша формула может выглядеть следующим образом:

И она будет работать отлично.

Но, если количество продаж может повторяться, то предыдущая формулы будет возвращать одинаковое наименование продукта для каждого повторяющегося числа.Это явно не то, что мы хотим получить.Поэтому мы будем использовать несколько другой подход.

Для первого продукта мы воспользуемся формулой:

А для последующих названий продуктов, будем использовать следующую формулу:

Протягиваем эту формулу для всех оставшихся ячеек.

Как Вы можете видеть в приложенном файле, это решение отлично работает и дает нужный результат.

Обратите внимание на фигурные скобки перед и после формулы. Эти скобки обозначают что формула применена для массива. Что бы Вам добиться такого же результата, то внесите в ячейку формулу, а после нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter.

При каждом изменении количества проданных товаров, перечень Топ-10 продаж будет автоматически перестраиваться.

Источник:
http://word-office.ru/kak-sdelat-statistiku-prodazh-v-excel.html

Шаблон для анализа продаж и прибыли в компании

Анализ продаж и прибыли компании является одним из важных аспектов деятельности специалиста по маркетингу. Имея под рукой правильно составленный отчет по продажам, вам намного проще будет разрабатывать маркетинговую стратегию развития компании, а ответ на вопрос руководства «Каковы основные причины снижения продаж?» не будет занимать много времени.

В данной статье мы рассмотрим пример ведения и анализа статистики продаж на производственном предприятии. Пример, описанный в статье, также подойдет для сферы розничной и оптовой торговли, для анализа продаж отдельного магазина. Подготовленный нами шаблон по анализу продаж в Excel носит очень масштабный характер, он включает в себя различные аспекты анализа динамики продаж, которые не всегда нужны каждой компании. Перед использованием шаблона обязательно адаптируйте его к специфике вашего бизнеса, оставив только ту информацию, которая нужна для мониторинга колебаний продаж и оценки качества роста.

Вводные моменты по анализу продаж

Прежде чем проводить анализ продаж, вам необходимо наладить сбор статистики. Поэтому определите ключевые показатели, которые вы хотели бы анализировать и периодичность сбора данных показателей. Вот перечень самых необходимых показателей анализа продаж:

Основные моменты, на которые необходимо обращать внимание при проведении анализе продаж:

  • Динамика продаж по товарам и направлениям, составляющим 80% продаж компании
  • Динамика продаж и прибыли по отношению к аналогичному периоду прошлого года
  • Изменение цены, себестоимости и рентабельности продаж по отдельным позициям, группам товаров
  • Качество роста: динамика продаж в расчете на 1 РТ, в расчете на 1 клиента

Сбор статистики по продажам и прибыли

Переходим непосредственно к примеру, наглядно показывающему как сделать анализ продаж.

Первым шагом мы собираем статистику продаж по каждой актуальной товарной позиции компании. Статистику продаж мы собираем за 2 периода: предшествующий и текущий год. Все артикулы мы разделили на товарные категории, по которым нам интересно посмотреть динамику.


Рис.1 Пример сбора статистики продаж по товарным позициям

Представленную выше таблицу мы заполняем по следующим показателям: штуки, рубли, средняя цена продажи, себестоимость, прибыль и рентабельность. Данные таблицы будут являться первоисточником для будущего анализа продаж.

Попозиционная статистика продаж за предшествующий текущему периоду год необходима для сравнения текущих показателей отчетности с прошлым годом и оценке качества роста продаж.

Далее мы собираем статистику отгрузок по основным направлениям отдела сбыта. Общую выручку (в рублях) мы разбиваем по направлениям сбыта и по основным товарным категориям. Статистика необходима только в рублевом значении, так как помогает контролировать общую ситуацию в продажах. Более детальный анализ необходим только в том случае, если в одном из направлений отмечается резкое изменение динамики продаж.


Рис.2 Пример сбора статистики продаж по направлениям и регионам продаж

Процесс анализа продаж

После того как вся необходимая статистика продаж собрана, можно переходить к анализу продаж.

Анализ выполнения плана продаж

Если в компании ведется планирование и установлен план продаж, то первым шагом рекомендуем оценить выполнение плана продаж по товарным группам и проанализировать качество роста продаж (динамику отгрузок по отношению к аналогичному периоду прошлого года).


Рис.3 Пример анализа выполнения плана продаж по товарным группам

Анализ выполнения плана продаж мы проводим по трем показателям: отгрузки в натуральном выражении, выручка и прибыль. В каждой таблице мы рассчитываем % выполнения плана и динамику по отношению к прошлому году. Все планы разбиты по товарным категориям, что позволяет более детально понимать источники недопродаж и перевыполнения плана. Анализ проводится на ежемесячной и ежеквартальной основе.

В приведенной выше таблице мы также используем дополнительное поле «прогноз», которое позволяет составлять прогноз выполнения плана продаж при существующей динамике отгрузок.

Анализ динамики продаж по направлениям

Такой анализ продаж необходим для понимания, какие направления отдела сбыта являются основными источниками продаж. Отчет позволяет оценить динамику продаж каждого направления и своевременно выявить значимые отклонения в продажах для их корректировки. Общие продажи мы разбиваем по направлениям ОС, по каждому направлению анализируем продажи по товарным категориям.


Рис.4 Пример анализа продаж по направлениям

Для оценки качества роста используется показатель «динамика роста продаж к прошлому году». Для оценки значимости направления в продажах той или иной товарной группы используется параметр «доля в продажах, %» и «продажи на 1 клиента». Динамика отслеживается по кварталам, чтобы исключить колебания в отгрузках.

Анализ структуры продаж

Анализ структуры продаж помогает обобщенно взглянуть на эффективность и значимость товарных групп в портфеле компании. Анализ позволяет понять, какие товарные группы являются наиболее прибыльными для бизнеса, меняется ли доля ключевых товарных групп, перекрывает ли повышение цен рост себестоимости. Анализ проводится на ежеквартальной основе.


Рис.5 Пример анализа структуры продаж ассортимента компании

По показателям «отгрузки в натуральном выражении», «выручка» и «прибыль» оценивается доля каждой группы в портфеле компании и изменение доли. По показателям «рентабельность», «себестоимость» и «цена» оценивается динамика значений по отношению к предшествующему кварталу.


Рис.6 Пример анализа себестоимости и рентабельности продаж

АВС анализ

Одним из завершающих этапов анализа продаж является стандартный АВС анализ ассортимента, который помогает проводить грамотную ассортиментную политику и разрабатывать эффективные трейд-маркетинговые мероприятия.


Рис.7 Пример АВС анализа ассортимента

АВС анализ проводится в разрезе продаж и прибыли 1 раз в квартал.

Контроль остатков

Завершающим этапом анализа продаж является мониторинг остатков продукции компании. Анализ остатков позволяет выявить критичные позиции, по которым есть большой профицит или прогнозируется дефицит товара.


Рис.8 Пример анализа остатков продукции

Отчет по продажам

Часто в компаниях отел маркетинга отчитывается за выполнение планов по продажам. Для еженедельного отчета достаточно отслеживать уровень выполнения плана продаж накопительным итогом и указывать прогноз выполнения плана продаж по текущему уровню отгрузок. Такой отчет позволяет своевременно определить угрозы невыполнения плана продаж и разработать корректирующие меры.

Читайте также  Как сделать комментарий к ячейке в excel 2010?


Рис.9 Еженедельный отчет о продажах

К такому отчету приложите небольшую табличку с описанием основных угроз выполнения плана продаж и предлагаемыми решениями, которые позволят снизить негативное влияние выявленных причин невыполнения плана. Опишите, за счет каких альтернативных источников можно увеличить уровень продаж.

В ежемесячном отчете о продажах важно отразить фактическое выполнение плана продаж, качество роста по отношению к аналогичному периоду прошлого года, анализ динамики средней цены отгрузки и рентабельности товара.


Рис.10 Ежемесячный отчет о продажах

Скачать представленный в статье шаблон для анализа продаж вы можете в разделе «Готовые шаблоны по маркетингу».

Источник:
http://powerbranding.ru/biznes-analiz/analiz-prodaz/

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела в РБК, создатель онлайн-школы Excellent, автор книги «Мастерство визуализации данных» и автор блога, поделилась с Нетологией советами, как делать более удобные и понятные коллегам отчёты в Excel.

Сегодня не обойтись без умения работать с информацией: аналитикам, финансистам, маркетологам без этого совсем никуда, но даже в гуманитарных специальностях навык обрабатывать информацию всё больше и больше ценится. Взять хотя бы журналистику данных, которая набирает популярность.

Хотите, чтобы руководитель вас заметил и в глазах коллег вы стали классным профессионалом? Научитесь делать качественные отчёты.

ольга базалева

Создатель онлайн-школы визуализации данных Excellent

курс

Узнать больше

  • Создавайте дашборды по ключевым метрикам самостоятельно и без программирования
  • Проводите аналитические исследования данных из различных источников

Встаньте на место начальника. Кому вы готовы платить больше? Специалисту, который присылает ему данные в таком виде?

1. Помните о наглядности

  • Располагайте данные логично: обычно это от большего к меньшему.
  • Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.
  • Убирайте лишние знаки после запятой.
  • Убирайте яркую сетку, это визуальный мусор. Делайте линии светлыми, а иногда можно обойтись вовсе без сетки.

  • Дизайн таблиц должен быть лаконичным и не отвлекать от сути.
  • Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
  • Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
  • Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

2. Используйте диаграммы

Визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами воспринимается быстрее и запоминается легче. Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, всплески и падения.

3. Пишите выводы в сопроводительном письме

Отчёт вложен в письмо и готов к отправке заказчикам? Не спешите нажимать кнопку «отправить». Подумайте, что нужно человеку, который откроет ваше письмо? Ему нужны быстрые выводы. Обязательно добавьте в текст письма аналитические комментарии и подкрепите их фактами из отчёта — например, добавьте скриншот диаграмм.

Если руководитель получил ответ на свой вопрос сразу из письма, ему даже не надо тратить время на открытие приложенного файла. Поверьте, это дорогого стоит.

Читать также

4. Делайте отчёты удобными

Если ваш отчёт большой и занимает 10−20 листов в Excel, сделайте навигацию по нему. Это можно реализовать одним из следующих способов:

  • создать лист Summary, показать на нём главные цифры и сделать ссылки «Подробнее» с переходом на листы, содержащие все данные;
  • сделать оглавление, куда добавить ссылки на каждый лист с аналитикой.

Читать также

5. Автоматизируйте обновление регулярных отчётов

Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.

В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:

  • настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовём этот лист «Source»;
  • создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
  • формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
  • сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Источник:
http://netology.ru/blog/otchety-v-excel

Удобный список продаж и отчеты в Excel -2003. Часть 1. База работ.

Хочу поделиться с вами моей версией каталога работ и списка продаж в программе Microsoft Excel. Дома у меня стоит старенькая версия MS Office-2003, поэтому по функционалу она подойдет всем, включая более поздние версии. По образованию я экономист, много лет тесно работала с ИТ-отделом в компании, и создание подобных баз в Excel вначале было моей основной задачей, пока не появилось более интересные продвинутые системы. Но об этом потом. А пока – таблицы, проверенные временем, не одной компанией и десятками человек.

Почему это может быть нужно Вам?

Вам нужны отчеты по своей работе. Не всегда удобно иметь просто _список работ_. Иногда хочется посмотреть статистику продаж за прошлые месяцы, годы. Хочется смотреть, что продавалось больше – материалы или уникальные работы. То интересно количество покупок, то их сумма. В общем, любые варианты. Но по списку приходится собирать их вручную, считать, складывая ячейки, и это отнимает много времени. Не скрою, на многих коммерческих предприятиях, даже довольно больших, этот учет не автоматизирован. Ещё занимательный вопрос – планирование. Что будет выставлено в ближайший месяц, три месяца, год? Что-то в резерве, что-то надо доделать и выставить, может быть дозаказать. У многих есть заявки-заказы на год вперед. Хотелось бы учесть и их.

Но как не запутаться во всем этом. Очень многих пугают большие таблицы и большие объемы данных. Не бойтесь, я с вами 🙂 в версии 2003 Excel 65 536 строчек вниз, мы их все укротим и заставим служить себе на благо. Если вам пока хватает их для ведения своих дел – значит, это ваша статья. Если нет… об этом будет отдельный разговор.

Итак, обобщим требования:

  1. Нужен список выставленных позиций;
  2. Хочется видеть, что уже продано, а что в резерве;
  3. Обязательна сортировка по коллекциям, по категориям, по любой вашей индивидуальной аналитике (особенно актуально для больших объемов);
  4. Ближайшие заказы и приблизительные планы;
  5. Все это должно быть наглядно видно;
  6. Из имеющихся данных должны получаться любые отчеты, которые вам нужны сейчас;
  7. Если есть несколько магазинов, хочется иметь все в одном месте, и смотреть общую статистику;
  8. и самое наверно ВАЖНОЕ: все это не должно отнимать много времени и просто обязано быть простым в эксплуатации.

Предлагаю свой вариант файла Excel версии 2003 года, удовлетворяющий этим требованиям. Это шаблон, данные в нем условны.

Во избежание повторений не буду объяснять основы создания таблиц – как написать текст, или как отформатировать шрифт. Если что-то нужно будет пояснить – пишите в комментариях, с удовольствием объясню.

Основы создания таблиц можно посмотреть в публикации Нуждаевой Ирины «Каталог Ваших изделий? Запросто»

Давайте начнем

Первое, что надо сделать – определить списки ваших аналитик, а именно в нашем случае:

  1. Список коллекций
  2. Список категорий
  3. Список магазинов
  4. Список статусов позиций – это очень важно! Это те слова, по которым Вы будете понимать, что с позицией. У меня это обычно слова «отправлено» (аналог «продано»), «резерв», «выставлено», «оплачено», «выполняется», «план». Можно и другие формулировки, главное чтобы их было не много. По опыту – 6 штук – максимум.

Открываем Excel и забиваем эти списки в строчки в разных местах. Я немного сразу форматирую для удобства – ширина столбца, жирный шрифт заголовка. Вот так:

Теперь каждому списку присваиваем имя: выделяем его мышкой, в меню «Вставка-Имя-Присвоить».

Читайте также  Как сделать упорядоченный список в excel?

Присваиваем каждому списку (не одной ячейке, а именно списку) имя согласно названию – коллекция, категория, магазин, статус.

Хитрость: это можно сделать быстрее в этом вот поле: просто щелкнуть на него и вписать нужное имя. Но не у всех панели одинаковые.

Создание базы

Самый наш главный лист – это база данных позиций. Открываем пустой лист и начинаем вписывать заголовки столбцов.

Вот мой приблизительный их список:

  1. Дата выставки
  2. Месяц выставки
  3. Год выставки
  4. Наименование уникальное
  5. Коллекция
  6. Категория
  7. Материал (если нужна аналитика, например, по материалу – бисер, дерево, латунь)
  8. Магазин (для тех, у кого их несколько)
  9. Аналитика1 (если ещё что-то хочется смотреть по позициям – например, это может быть «Заказ» — да или нет)
  10. Сумма (или цена за 1 — если есть партии)
  11. Количество (если есть партии)
  12. Итого (если у вас уникальные товары, то только этот столбец)
  13. Покупатель
  14. Статус

В ней мы ведем весь наш учет, от сумм до планов и продаж, и все отчеты создаются на основе этой базы. Не бойтесь, не все придется заполнять руками.

Обратите внимание, в этом листе я не веду расчет себестоимости, как в мастер-классе выше. При желании все эти столбцы можно добавить дополнительно.

Приводим лист в порядок:

Все даты (2 штуки) – как «дату». Я выбираю обычно вид 14.03.2001, но может кому как по другому нравится.

Сумму и Итого – как финансовый без обозначения с числом десятичных знаков 0 (если работаете без копеек ; )

Здесь же я вставляю номера путем протяжки по порядку — на столько позиций, сколько нужно.

2. Вставляем формулы: для автоматического расчета месяца и года выставления и продажи.

Аналогично для даты продажи.

Если как у меня в примере месяц и год получаются в формате даты – делаем для них формат ячеек — «общий».

Вставляем формулу для итого: =Сумма*Количество

3. Теперь интересное. Сделаем так, чтобы в ячейках можно было выбрать из списка то, что мы писали в первом листе.

Встаем на нужную ячейку где нужен список, строка 2 столбец «Коллекция» – в меню Данные – Проверка. И в параметрах выбираем: «Список», а источник – «=имя нашего списка», в данном случае – коллекция – так, как мы его назвали на первом листе.

Что получаем – выпадающий список наших коллекций. Мега удобно, и ничего лишнего случайно вбить нельзя.

Аналогично делаем для Категории, Магазина и Статуса.

4. Давайте раскрасим нашу таблицу яркими красками.

Я хочу, чтобы те позиции, которые отправлены (т.е. с ними все в порядке), были закрашены в таблице серым цветом. Те, которые выставлены в продаже пусть будут зеленые. Резерв и оплачено должны быть красным – за ними нужно особенно проследить. А те, которые выполняются или в плане – пусть будут желтые.

Для этого: красим весь список в зеленый цвет. Заодно можно сделать и границу – это делается с помощью кнопок на верхней панели.

Теперь выделяем строку №2 – все столбцы от № до статуса.

И в меню: Формат- условное форматирование.

Выбираем слева: «формула» (там есть ещё «значение», но нам не надо). В правом поле пишем «равно», щелкаем на ячейку во второй строчке «Статус» — она у нас R2, опять пишем «равно» и в кавычках «отправлено».

Доллар, который выделен черным – удаляем. Получается

Щелкаем «формат» справа, выбираем «Вид» и цвет ячейки: для отправленных – серый, как мы решили. Жмем «ок».

Теперь добавляем ещё 2 условия с помощью кнопки «а также».

Для множественных значений используйте формулу «ИЛИ». Не забудьте убрать везде лишний доллар перед номером строки.

Вот что должно получиться в итоге:

Волшебство: теперь, когда в поле «статус» Вы выберете один из этих статусов, строка таблицы покрасится в тот цвет, который вы указали в условном форматировании. Вы не пропустите «резерв» или «оплачено» потому, что он затеряется – он будет бросаться в глаза своим ярким цветом.

5. Теперь форматируем все строчки списка таким же образом. Выделяем строку (щелкаем на её номер слева) и нажимаем волшебную кнопку «формат по образцу».

Выделяем все строчки нашего списка. Теперь все они имеют тот же формат, что и первая строка (строка №2 в нашем примере).

6. Скопируем все формулы в наши форматированные строчки. Я просто выделяю все, начиная от «месяца выст» до «статуса» и копирую – пока все пусто. Что попалось из тестовых данных, удаляю.

7. Чтобы «лишние» поля нам не мешали, скроем их. Только надо будет следить, чтобы в них всегда были формулы. Если добавляете новые строки, просто нужно их скопировать туда протяжкой либо просто копи-паст.

Сделать это можно с помощью группировки:

Выделяем столбцы, которые нужно иногда скрывать, в меню Данные – Группа и структура – Группировать. При нажатии на плюсик или минусик столбцы будут соответственно появляться или исчезать.

8. Включите сразу Автофильтр — встать на любую ячейку нашей таблицы и в меню Данные — Фильтр — Автофильтр. С ним будет удобнее. Вот так:

Подготовка шаблона завершена. Можно начать его заполнение.

1. Для добавления строчек используйте «добавить ячейки», вставая на последнюю строчку ОКРАШЕННОЙ таблицы. Таким образом, Вы будете копировать нужные фильтры. Сразу не очень удобно, но быстро привыкаешь.

Добавляя строки, нумерация снизу будет сдвигаться. Это хорошо, потому что держит в тонусе и помогает контролировать правильное добавление строк. Главное – чтобы при вставке строк сохранялся цвет заливки – в нашем случае зеленый. Не забывайте копировать формулы для месяца и года, а также в «Итого».

Там подробно описано про автофильтры и формулы, правда более новой версии Excel, там функций немного больше.

3. Почему я не вставляю фотографию работы?

Ответ прост: вставка фотографий существенно увеличит размер Вашего файла, тем самым повысив риски его «повисания» и повреждения. Гораздо удобнее работать с цифрами и текстом, а при необходимости открывать картинку и смотреть, что это за позиция. Тем более, что это актуальнее для магазинов с большими оборотами и похожими изделиями, например, для ювелирной фурнитуры.

Можно добавить столбец для фотографий, куда вставлять ссылку на картинку на компьютере через «Вставка – Гиперссылка – Файл». Она будет открываться в новом окне.

4. Внимание! Переносить информацию копированием из старых файлов не получится – собьется форматирование. Если такое понадобится – пишите, есть специальная не сложная функция, которую я тоже могу осветить.

. Я заполняю его условными данными — для примера. Но если найдется мастер, которому приглянется такой вид ведения учета и он захочет перевести свой каталог в такую базу и показать его как пример — пишите, я с удовольствием помогу и сделаю для него базу с условным форматированием и отчетами. Вообще, пишите, я очень люблю эти таблицы и делаю их очень быстро и с удовольствием.

Вот что получается:

Цвет строки получается автоматически — при изменении статуса.

Уже сейчас нажимая стрелочку справа в названии столбцов — автофильтр, можно выбирать позиции по всем параметрам – по категориям, магазину, по статусу — что в резерве, что надо отправить и проч.

Можно использовать не один фильтр: как в примере — по брошам и скажем, по статусу и по магазину. Будут показываться только те строки, для которых это верно.

Хитрость: если при фильтрах (да и вообще) выделить столбец с любыми числами — по умолчанию внизу справа будет показываться их сумма. В примере выделен столбец «Сумма» и внизу показывается вся сумма по категории «Броши».

Вот и создана наша база для будущих отчетов. В следующей публикации я покажу, как создавать на её основе нужные нам формы отчетов более сложных, чем по автофильтру — с помощью сводной таблицы.

Надеюсь, Вам было интересно и Вы узнали что-то новенькое для себя! Это моя первая публикация, и я буду рада любым комментариям.

Источник:
http://www.livemaster.ru/topic/490137-udobnyj-spisok-prodazh-i-otchety-v-excel-2003-chast-1-baza-rabot