Как сделать сворачивающийся список в excel

Как сделать сворачивающийся список в excel?

Очень часто при создании таблиц в Excel хотелось бы использовать сворачиваемые списки. Оказывается, это очень просто!

Итак, как же это сделать?

1. Выделяем строки раздела, которые нужно сгруппировать, кроме заголовка.

2. Выбрать Данные -> Группировать

3. Если были выделены не целые строки при помощи их заголовков, а просто группа ячеек, то отобразится диалоговое окно, в котором пользователю будет предложено уточнить, что он группирует — строки или столбцы.

Теперь раздел строк можно свернуть или развернуть, нажав на кнопки «+» или «-».

Для отображения строк определенного уровня нужно нажать на кнопки 1, 2 и т.п., соответствующие уровню.

По умолчанию кнопки «+»/ «-» расположены внизу, но чаще всего это неудобно и некрасиво. Поэтому сделаем небольшие изменения и разместим кнопку для группировки сверху.

Для этого в настройках раздела «Структура» в Excel нужно откорректировать расположение итоговых данных и снять флаг «итоги в строках под данными»:

Теперь сгруппированный список выглядит так:

Группирование данных в Excel

18.03.2009 Автор: Алексей Лупан

Можно сворачивать/разворачивать строки на листе Excel.

Если строк много, то фича рулит.

Группированные строки в Excel

Как сгруппировать строки

  1. Выделить строки, которые хотим сгруппировать. Можно выделять как строки, так и просто ячейки «в столбце».
  2. Выбрать Данные >Группа и Структура >Группировать.
  3. Или в Office 2007 жмакнуть Shift+Alt+стрелка вправо. Появится диалог с вопросом: Что группировать будем — строки али колонки?

Официальная справка (очень рекомендую ознакомиться):

  1. Для отображения строк уровня щелкните соответствующие символы структуры.
  2. Для отображения или скрытия данных в многоуровневой структуре щелкайте символы структуры и .

Дело очень простое, как настройки маршрутизатора под Gentoo:

  1. После выделения столбца/строки жмем Alt+Shift+ для понижения уровня. Потом, при необходимости повысить уровень обратно — то же со .
  2. Уровней может быть (в Excel 2003) до восьми.
  3. Кроме минусов, можно кликать линии, от них идущие.
  4. Групповое изменение — маленькие кнопочки с цифрами в левом верхнем углу.

Но придумать себе проблему на эту тему все еще можно:

Как, епрст, сделать так, чтобы «плюсики» отображались вверху, а не внизу скрываемо/раскрываемого списка?

Office ХР

Данные > Группа и Структура > Настройка > убрать галку у опции «Итоги в строках под данными»

Office 2007

en

Data > Outline > Show the Outline dialog box > Settings > uncheck «Summary rows below detail»

ru

Данные > Структура > Показать меню (см. на картинке, куда надо нажать) > Настройки > убрать галку у опции «Итоги в строках под данными»

Смотри, куда жмакаешь

Раскрываемость списков неизменно и существенно повышается.

Странность в том, что для каждого листа эту операцию следует повторять… Разве что — использовать макрос, который будет это делать одним нажатием:

‘ Товарищ, это макрос для Office 2007

With ActiveSheet.Outline
.AutomaticStyles = False
.SummaryRow = xlAbove
.SummaryColumn = xlRight
End With
End Sub

А кто не знает, как использовать макросы в офисном пакете, тот просто нам завидует.

Плавная привязка записи к теме тестирования:

Дык, очевидно же, ёптыть…

Тест-кейсы в Excel забабахать может каждый бабуин, а как именно решить проблему с «поменять плюсики местами» — увы. Чтобы потом не сталкиваться с этой проблемой, сделал себе памятку в блоге. Всё это, конечно, неразрывно связано с тестированием…

То есть, не было никаких разрывов с ноября прошлого года.

Прием комментариев к этой записи завершён.

Тут нам не то, и не это. Не надо задавать вопросы о том, как сделать ещё что-то с этими прекрасными свертывающимися списками. Здесь даже не форум по Excel. Это блог о тестировании программного обеспечения.

Вы же любите тестировать, правда?

Опубликовано в Инструменты, Откровения, Радости, Скриншоты, LibreOffice | Отмечено Бабуин, Группирование данных, Excel, LibreOffice | 42 комментария

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

  1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
  2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
  3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

  1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
  2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
  3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

  1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
  2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
  3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
  4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
  5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
  6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

  1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
  2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

  1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
  2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
  3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.
  4. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
  5. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
  6. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

  1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
  2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
  3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
  4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Источник:
http://word-office.ru/kak-sdelat-svorachivayuschiysya-spisok-v-excel.html

5 способов создания выпадающего списка в ячейке Excel

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.

Как нам это может пригодиться?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров. Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых необходимо указать только одно.

Важно то, что вы теперь будете не вводить, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы вписали в таблицу, теперь уже не нужна.

1 — Самый быстрый способ.

Как проще всего добавить выпадающий список? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 — Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка. (Data – Validation). Далее нажмите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Читайте также  Печать шапки таблицы на каждой странице в Excel

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника можно использовать также и именованный диапазон.

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник». К примеру, написать там —

Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления — Часы и регион — Форматы — Дополнительно — Числа.)

3 — Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

  1. Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
  2. Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

4 — Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

5 — Список с автозаполнением

Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в диапазон будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.

Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:

Способ 1. Укажите заведомо большой источник.

Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка . (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source). Зарезервируем в списке набор с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. Обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе «Игнорировать пустые . «. Тогда ваш «резерв» из пустых значений не будет вам мешать.

Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться.

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле «Имя», находящееся левее строки формул. Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение

Недостатком работы с таким списком является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня — они останутся за пределами именованного диапазона. Их придется вставлять внутрь его, использовав вставку пустой строки.

Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.

Главное неудобство пользования таким списком заключается в том, что используемый нами диапазон — статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.

А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые значения.

Способ 3. «Умная» таблица нам в помощь.

Начиная с 2007 года таблица для Excel — уже не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите показатели с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать их таблицей. Существует специальное форматирование, после чего диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при корректировке данных.

Любой набор значений в таблице может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их мышкой. Затем преобразуйте в таблицу, используя меню Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Укажите, что в первой строке у вас находится название столбца. Это будет «шапка» вашей таблицы. Внешний вид может быть любым: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше оно не влияет.

Как уже было сказано выше, «умная» таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово «кокос», и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца «умной» таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида

и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле «Источник» она почему-то игнорируется.

Чтобы использовать «умную таблицу» как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.

Формула теперь будет выглядеть следующим образом:

Таблица5 — имя, автоматически присвоенное «умной таблице». У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе книги.

«Продукт» — название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.

Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу.

Источник:
http://mister-office.ru/funktsii-excel/dropdown-list-auto-excel.html

Развертывание, свертывание и отображение сведений в сводной таблице или сводной диаграмме

Сводную таблицу и сводную диаграмму можно развернуть и свернуть до любого уровня детализации данных; можно даже свернуть или развернуть все уровни детализации за одну операцию. Можно также развернуть или свернуть данные за следующим уровнем. Например, начиная с уровня страны или региона можно развернуть отчет до уровня городов, что приведет к развертыванию уровней областей или краев и городов. Это может сэкономить время при работе с множеством уровней детализации. Кроме того, можно развернуть или свернуть все элементы каждого поля в источнике данных OLAP.

Также можно просмотреть сведения, используемые для объединения значений в поле значений.

Сводную таблицу и сводную диаграмму можно развернуть и свернуть до любого уровня детализации данных; можно даже свернуть или развернуть все уровни детализации за одну операцию. Можно также развернуть или свернуть данные за следующим уровнем. Например, начиная с уровня страны или региона можно развернуть отчет до уровня городов, что приведет к развертыванию уровней областей или краев и городов. Это может сэкономить время при работе с множеством уровней детализации. Кроме того, можно развернуть или свернуть все элементы каждого поля в источнике данных OLAP.

Развертывание и свертывание уровней в сводной таблице

В сводной таблице выполните одно из указанных ниже действий.

Нажмите кнопку развертывания или свертывания для элемента, который нужно развернуть или свернуть.

Примечание: Если кнопки развертывания и свертывания не отображаются, см. раздел Отображение и скрытие кнопок развертывания и свертывания в сводной таблице в этой статье.

Дважды щелкните элемент, который нужно развернуть или свернуть.

Щелкните правой кнопкой мыши элемент, выберите команду Развернуть/свернуть и выполните одно из следующих действий.

Чтобы просмотреть сведения о текущем элементе, щелкните пункт Развернуть.

Чтобы скрыть сведения о текущем элементе, щелкните пункт Свернуть.

Чтобы скрыть сведения обо всех элементах в поле, щелкните пункт Свернуть все поле.

Чтобы просмотреть сведения обо всех элементах в поле, щелкните пункт Развернуть все поле.

Чтобы просмотреть данные за следующим уровнем детализации, щелкните пункт Развернуть до » «.

Чтобы скрыть данные за следующим уровнем детализации, щелкните пункт Скрыть до » «.

Развертывание и свертывание уровней в сводной диаграмме

В сводной диаграмме щелкните правой кнопкой мыши подпись категории, для которой нужно отобразить или скрыть сведения уровня, выберите команду Развернуть или свернуть и выполните одно из следующих действий.

Читайте также  Товарная накладная

Чтобы просмотреть сведения о текущем элементе, щелкните пункт Развернуть.

Чтобы скрыть сведения о текущем элементе, щелкните пункт Свернуть.

Чтобы скрыть сведения обо всех элементах в поле, щелкните пункт Свернуть все поле.

Чтобы просмотреть сведения обо всех элементах в поле, щелкните пункт Развернуть все поле.

Чтобы просмотреть данные за следующим уровнем детализации, щелкните пункт Развернуть до » «.

Чтобы скрыть данные за следующим уровнем детализации, щелкните пункт Скрыть до » «.

Отображение и скрытие кнопок развертывания и свертывания в сводной таблице

По умолчанию кнопки развертывания и свертывания отображаются, но их можно скрыть (например, при печати отчета). Чтобы можно было использовать эти кнопки для свертывания и развертывания уровней детализации отчета, они должны быть отображены.

В Excel 2016 и Excel 2013: на вкладке Анализ в группе Показать щелкните элемент Кнопки +/-, чтобы отобразить или скрыть кнопки свертывания и развертывания.

В Excel 2010: на вкладке Параметры в группе Показать щелкните элемент Кнопки +/-, чтобы отобразить или скрыть кнопки свертывания и развертывания.

В Excel 2007: на вкладке Параметры в группе Показать или скрыть щелкните элемент Кнопки +/-, чтобы отобразить или скрыть кнопки свертывания и развертывания.

Примечание: Кнопки развертывания и свертывания доступны только для полей, в которых есть данные для детализации.

Отображение и скрытие сведений для поля значений в отчете сводной таблицы

По умолчанию отображение сведений для поля значений в сводной таблице включено. Чтобы защитить эти данные от просмотра другими пользователями, их отображение можно отключить.

Отображение сведений поля значений

В сводной таблице выполните одно из указанных ниже действий.

Щелкните правой кнопкой мыши поле в области значений сводной таблицы и выберите команду Показать детали.

Дважды щелкните поле в области значений сводной таблицы.

Данные, на которых основано поле значений, будут помещены на новый лист.

Скрытие сведений поля значений

Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа с данными поля значений и выберите команду Скрыть или Удалить.

Отключение и включение параметра отображения сведений поля значений

Щелкните в любом месте сводной таблицы.

На вкладке Параметры или Анализ (в зависимости от используемой версии Excel) ленты в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.

В диалоговом окне Параметры сводной таблицы откройте вкладку Данные.

В разделе Данные сводной таблицы снимите или установите флажок Разрешить отображение деталей, чтобы отключить или включить этот параметр.

Примечание: Этот параметр недоступен для источника данных OLAP.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Источник:
http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B2%D0%B5%D1%80%D1%82%D1%8B%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81%D0%B2%D0%B5%D1%80%D1%82%D1%8B%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B8-%D0%BE%D1%82%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B9-%D0%B2-%D1%81%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%BD%D0%BE%D0%B9-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B5-%D0%B8%D0%BB%D0%B8-%D1%81%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%BD%D0%BE%D0%B9-%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%B5-d70d7e70-d230-4d45-81db-1f5e39bcb394

Normal testing

From the programmer’s worst friend

Группирование данных в Excel

Можно сворачивать/разворачивать строки на листе Excel.

Если строк много, то фича рулит.

Группированные строки в Excel

Как сгруппировать строки

  1. Выделить строки, которые хотим сгруппировать. Можно выделять как строки, так и просто ячейки «в столбце».
  2. Выбрать Данные >Группа и Структура >Группировать.
  3. Или в Office 2007 жмакнуть Shift+Alt+стрелка вправо. Появится диалог с вопросом: Что группировать будем — строки али колонки?

Официальная справка (очень рекомендую ознакомиться):

  1. Для отображения строк уровня щелкните соответствующие символы структуры.
  2. Для отображения или скрытия данных в многоуровневой структуре щелкайте символы структуры и .

Дело очень простое, как настройки маршрутизатора под Gentoo:

  1. После выделения столбца/строки жмем Alt+Shift+ для понижения уровня. Потом, при необходимости повысить уровень обратно — то же со .
  2. Уровней может быть (в Excel 2003) до восьми.
  3. Кроме минусов, можно кликать линии, от них идущие.
  4. Групповое изменение — маленькие кнопочки с цифрами в левом верхнем углу.

Но придумать себе проблему на эту тему все еще можно:

Как, епрст, сделать так, чтобы «плюсики» отображались вверху, а не внизу скрываемо/раскрываемого списка?

Office ХР

Данные > Группа и Структура > Настройка > убрать галку у опции «Итоги в строках под данными»

Office 2007

en

Data > Outline > Show the Outline dialog box > Settings > uncheck «Summary rows below detail»

ru

Данные > Структура > Показать меню (см. на картинке, куда надо нажать) > Настройки > убрать галку у опции «Итоги в строках под данными»

Смотри, куда жмакаешь

Раскрываемость списков неизменно и существенно повышается.

Странность в том, что для каждого листа эту операцию следует повторять… Разве что — использовать макрос, который будет это делать одним нажатием:

‘ Товарищ, это макрос для Office 2007

With ActiveSheet.Outline
.AutomaticStyles = False
.SummaryRow = xlAbove
.SummaryColumn = xlRight
End With
End Sub

А кто не знает, как использовать макросы в офисном пакете, тот просто нам завидует.

Плавная привязка записи к теме тестирования:

Дык, очевидно же, ёптыть…

Тест-кейсы в Excel забабахать может каждый бабуин, а как именно решить проблему с «поменять плюсики местами» — увы. Чтобы потом не сталкиваться с этой проблемой, сделал себе памятку в блоге. Всё это, конечно, неразрывно связано с тестированием…

То есть, не было никаких разрывов с ноября прошлого года.

Внимательное внимание!

Прием комментариев к этой записи завершён.

Тут нам не то, и не это. Не надо задавать вопросы о том, как сделать ещё что-то с этими прекрасными свертывающимися списками. Здесь даже не форум по Excel. Это блог о тестировании программного обеспечения.

Вы же любите тестировать, правда?

Ваша оценка:

Поделиться ссылкой:

Понравилось это:

Навигация по записям

Подскажите , а возможно ли группировать с изображением, чтоб картинка не болталась одна , когда группа свернута?

Не знаю, не пробовал.

У нас в компании есть форма, в которой мало того, что плюсик сверху остается, так еще и первая строка сгруппированного диапазона, стоящая напротив этого плюсика — не пропадает.

То есть в первую строку пишется заголовок, он виден и напротив него стоит «+», а потом выпадают составляющие проекта, например:

«+» ВЕНТИЛЯЦИЯ
— воздуховоды
— вентиляторы
— фильтры

И «Вентиляция» видна всегда. Как такое сделать? Знает кто-нибудь?

Первой линией группировки строк выберите линию выше первой составляющей проекта.

Добрый день!
Помогите, пожалуйста!
Как защитить лист и оставить возможность работы со структурой?
Необходимо защитить лист от внесения изменений и на листе имеется сгруппированные в структуру данные.
При установке обычной защиты теряется возможность работы с этой структурой.
Необходимо, чтобы наряду с защитой листа можно было еще пользоваться структурой.Т.е. чтобы пользователь мог просмотреть все в удобной форме, но не смог ничего изменить, что защищено.
Формой будут пользоваться несколько пользователей.Есть ячейки открытые для редактирования и закрытые.
Без группировок форма нечитабельна, но и без защиты она бесполезна((
Подскажите, пожалуйста, есть ли возможность совмещения и защиты листа/книги и сохранения действующей структуры?

красавы!. про плюсики и их место было полезно! два дня потратил!

Спасибо, было очень полезно

У меня к Вам 2 вопроса:

1. Можно ли так же «с помощью плюсика» группировать листы. т.е., например у меня склады по одной тематике, а я хочу их объединить как в одну папку, чтоб при нажатии на плюс или что либо другое, раскрывался подробный перечень имеющихся листов?

2. я выставляю защиту листа, оставляя лишь некоторые диапазоны для ввода пользователем. но тут проблема. на листе есть выпадающие списки и в случае защиты их нельзя менять, а пользователь должен это делать. уже снимала галочку защиты в формате объекта «выпадающий список», разрешала изменение диапазона с которым связана форма и ни-че-го!

1) не предполагаю, что подобное возможно.

2) создайте новый лист, раз на старом не работает, и сделайте там все с нуля.

Не подскажете, почему у меня кнопки «группировать», «разгруппировать» и многие другие неактивны? даже если я выделяю диапазон? какая-то защита? док старый и непонятно, куда рыть.. макросы есть, но там такого нет… включены фильтры и закрепление областей.. на новом листе то же самое… в новом документе — кнопки активны..

Вполне вероятно, что защита. Точнее на удалении сказать невозможно.

Здесь был вопрос, который интересует и меня. Но он остался без ответа.

Можно ли раскрывать/скрывать группу не только по +/-, но и нажатием, скажем, на заголовок этой группы?

«На заголовок» не скажу — для этого нужно написать/найти функцию, которая меняет значение линка после клика по нему (или по ячейке, в которой он находится), а искать это нет времени, простите.

1) Сделайте список на десять строк с таким вот содержимым:
blu
blo
спрятать
строку
через
макрос
bla
ble
bli
bldjad

2) сгруппируйте, если угодно, строки, но обязательно с третью по шестую.

3) Alt+F11 — добавьте два макроса

Sub HideRows()
Rows(«3:6»).SpecialCells(xlCellTypeConstants, 23).EntireRow.Hidden = True
End Sub

Sub ShowRows()
Rows(«3:6»).SpecialCells(xlCellTypeConstants, 23).EntireRow.Hidden = False
End Sub

Смысел ясен? Строки с 3 по 6 будут скрыты полностью. Второй макрос их раскрывает. При выполнении макроса HideRows на листе в нашем примере останутся только строки с латинскими буквами, а те, что содержат кириллицу, будут скрыты.

Кстати, чтобы управлять скрытием колонок, используйте такие команды
Columns(«A:С»).SpecialCells(xlCellTypeConstants, 23).EntireColumn.Hidden = True/False

4) Поставьте на лист две кнопки из меня «Формы», дайте им имена- «Спрятать» и «Показать», и назначьте выполнение этих макросов на эти кнопки. http://www.planetaexcel.ru/tip.php?aid=122 тут указано, как это делается.

Если найдете пример с обработкой клика по одной ячейке (которая будет заголовком группы) — опубликуйте тут, пожалуйста.

Спасибо! А нельзя ли при этом, чтобы скрывались не целые строки, а диапазон ячеек? Скажем, А3:В6.

Источник:
http://testitquickly.com/2009/03/18/excel-group-ungroup/

Как свернуть ячейки в excel под плюс

Группировать в Excel.

Как вставлять и удалять ячейки, строки и столбцы

​Между разделами есть строки,​ все уровни строк,​ у слов «Итого​ по уровням. Получится​

​ группировать таблицу с​​ командой сайта office-guru.ru​ для нашего листа.​ при этом изменять​ total sales определенного​ секунд и сообщить,​установлен флажок​ строк в таблице​

Вставка и удаление столбца

​ узора, который нужно​ выберите ячейки, которые​Удалить строки с листа​​ В Microsoft Excel установлены​​Excel создаст сразу​​ не входящие в​​ нажимаем на цифру​​ в столбцах справа​​ маленькая таблица. Но,​

​ формулами и таблицу​Источник: http://www.gcflearnfree.org/office2013/excel2013/8/full​Выделите ячейки, которые требуется​​ ширину столбцов Вам​​ продукта в рамках​​ помогла ли она​​Чередующиеся строки​​ диапазоны продолжают использоваться​​ использовать для затененных​

​ необходимо отформатировать.​.​ следующие ограничения на​ все структуры по​​ разделы (расходы, командировки).​​ 3 (последнюю в​​ от данных», чтобы​​ можно развернуть любой​

Вставка и удаление строки

​ без формул.​Автор/переводчик: Антон Андронов​ объединить.​​ не потребуется.​​ определенной области продаж.​​ вам, с помощью​​.​​ автоматически.​​ строк, и нажмите​

​Чтобы применить затенение ко​Можно также щелкнуть правой​ количество строк и​​ столбцам, строкам, разделам,​​ В свернутом виде​​ списке, если уровней​​ столбцы правильно раскрывались.​​ раздел, подраздел и​​Способ группировки данных​

​Автор: Антон Андронов​Нажмите команду​При переносе текста высота​Общие сведения о том,​​ кнопок внизу страницы.​​Если необходимо применить затенение​​Если вы хотите применить​​ кнопку​

Вставка ячейки

​ всему листу, нажмите​ кнопкой мыши выделенную​ столбцов: 16 384 столбца​ подразделам.​​ таблица такая.​​ много). Цифра 1​

Читайте также  Постановка и решение задачи с помощью надстройки - Поиск решения - Служба поддержки Office

​ Нажимаем «ОК». Получилось​​ просмотреть информацию детально.​​ таблицы с помощью​соответственно, минус — скрывались.​Объединить и поместить в​

Применение заливки для чередования строк на листе

​ строки будет автоматически​ как сложение и​ Для удобства также​ к чередующимся столбцам​ стиль таблицы, но​ОК​ кнопку​ строку и выбрать​ в ширину и​Как удалить группировку в​

Метод 1. Применение затенения к чередующимся строкам с помощью условного форматирования

​Так можно группировать списки.​ – сворачивает все​ так.​Первый способ​функции в Excel «Консолидация»​плюсик должен быть​ центре​ изменяться, что позволит​ вычитание дат можно​ приводим ссылку на​ вместо чередующихся строк,​ вам не нужны​

​Выделить все​ команду​ 1 048 576 строк в​

​Excel​Как группировать в​ уровни. Цифра 2​Теперь сгруппируем разделы​

​.​, смотрите в статье​ возле номеров ячеек.​​на вкладке​​ содержимому отображаться на​

​ найти Добавление и​​ оригинал (на английском​​ можно снять этот​​ ее функции, вы​​Теперь выбранный цвет должен​.​​Вставить​​ высоту.​​.​​Excel по всем столбцам​

​ – разворачивает средний​​ «Доход» и «Расход».​​Группировать строки в​​ «Как сложить и​​Наглая рыжая морда​​Главная​ нескольких строках. Объединение​​ вычитание дат. Более​

​ языке) .​​ флажок и выбрать​ можете преобразовать таблицу​ отобразиться в окне​​На вкладке​​или​​Чтобы вставить столбец, выделите​Чтобы​

​ сразу​​ уровень.​ Сначала развернем все​Excel​ удалить дубли» здесь.​​: это называеться групировка​​.​

​ ячеек позволяет создать​​ сложные вычисления с​​Один быстрый и простой​

​ параметр​​ в обычный диапазон​​Предварительный просмотр​​Главная​​Удалить​

​ его, а затем​убрать структуру таблицы​.​Второй способ.​ строки. Мы развернули​​.​​Как сгруппировать данные​

​ выделяешь строки затем​Выделенные ячейки будут объединены​​ одну большую ячейку,​​ датами, читайте в​​ для добавления значений​​Полосы столбцов​

​ данных. Тем не​в диалоговом окне​в группе​​.​

​ на вкладке​​Excel​Так же, как​Как группировать в​​ подраздел «Связь». Выделяем​​Группируем вручную отдельные​​ в сводной таблице,​​ данные группа и​ в одну, а​​ объединив при этом​​ статье даты и​​ в Excel всего​​.​

Метод 2. Применение затенения к чередующимся строкам с помощью стиля таблицы Excel

​ менее при последующем​Создание правила форматирования​Стили​Выделите одну или несколько​Главная​, выделяем ее и​ и строки, предварительно​Excel сразу все строки.​ строки раздела вместе​ разделы таблицы.​ читайте в статье​ структура групперовать​ текст разместится в​ несколько смежных.​ операций со временем.​

​ воспользоваться функцией Автосумма.​Если необходимо преобразовать таблицу​ добавлении данных в​.​щелкните стрелку рядом​ ячеек. Щелкните правой​нажмите кнопку​ нажимаем стрелку у​

​ выделив все столбцы.​Можно сгруппировать сразу​ с сгруппированными и​Сначала сгруппируем подраздел​ «​Владимир афанасьев​ центре.​В следующем примере мы​Общие сведения о том,​ Выделите пустую ячейку​ Excel в обычный​

​ диапазон затенение не​Чтобы применить форматирование к​ с кнопкой​

​ кнопкой мыши и​​Вставить​​ кнопки «Разгруппировать» Выбираем​​Третий способ​​ все строки. Выделяем​​ развернутыми строками подразделов.​​ «Связь». Выделяем строки​

​Сводные таблицы Excel​: Создать список с​​Кнопка​​ применим перенос текста​​ как сложение и​​ непосредственно под столбцом​​ диапазон ячеек, щелкните​​ будет применяться автоматически.​

​ ячейкам на листе,​​Условное форматирование​ выберите команду​и выберите пункт​​ функцию «Удалить структуру».​​.​ все строки. Нажимаем​ Мы выделили строки​ 8, 9, 10​

​» тут.​​ плюсом является стандартной​​Объединить и поместить в​​ по строкам к​​ вычитание значений времени​

​ данных. На вкладке​ в любом месте​​Выделите на листе диапазон​​ нажмите кнопку​​и выберите пункт​​Вставить​

​Вставить столбцы на лист​ Удалятся все группировки.​Функция «Группировать» в​ на стрелку у​ раздела «Расход» -​ – перечень данных​​Здесь рассмотрим, как​​ функцией в Excel,​

​ центре​ столбцу D.​ отображается Добавление и​ «​ таблицы, чтобы отобразить​ ячеек, которые нужно​ОК​Создать правило​

​.​​.​​Чтобы удалить конкретную​​Excel.​​ кнопки функции «Группировать»​​ 6, 7, 8,​​ подраздела. На закладке​

​ групприровать отдельные строки,​​ рассмотрим по этапам,​действует как переключатель,​Выделите ячейки, текст в​​ вычитание значений времени.​​формулы​ инструменты, необходимые для​​ отформатировать.​​Примечание:​

Способы добавления значений на листе

​.​​В окне​Чтобы удалить столбец, выделите​ группировку, например, одного​Мы рассмотрели, как​ и выбираем функцию​ 9, 10. Нажимаем​ «Данные» в разделе​ столбцы в таблице.​ как это сделать:​ т.е. повторное нажатие​ которых должен отображаться​ Другие вычисления времени,​» нажмите кнопку​ преобразования таблицы обратно​На вкладке​ Чтобы просмотреть или изменить​В диалоговом окне​Вставка​ его, а затем​ раздела по строкам,​ можно установить структуру​

​ «Создать структуру». Excel​ кнопку «Группировать. Получится​ «Структура» нажимаем на​Например, у нас​Первый этап. Открываем​ на нее отменит​ на нескольких строках.​ можно просмотреть даты​​Автосумма​​ в диапазон данных.​​Главная​​ правило условного форматирования,​​Создание правила форматирования​​выберите строку, столбец​ на вкладке​ выделяем эти строки,​ в определенных строках​ проанализирует формулы и​ так.​ кнопку «Группировать». Получилось​ большая таблица с​

​ книгу в формате​

​ объединение. Удаленные данные​ В нашем примере​ и операций со​>​На вкладке​в группе​ на вкладке​

Добавление на основе условий

​в разделе​ или ячейку для​Главная​ нажимаем на кнопку​ или столбцах, чтобы​ создаст структуру.​По такому принципу группируем​

​ так.​ данными. В этой​ Excel, в которой​ при этом не​ мы выделим ячейки​ временем.​Сумма​Конструктор​

Сложение или вычитание дат

​Стили​Главная​Выберите тип правила​ вставки.​нажмите кнопку​ «Разгруппировать».​ понять принцип работы​Внимание!​ другие разделы в​

Сложение и вычитание значений времени

​В левой стороне таблицы​ таблице установлены различные​ будем делать данный​ восстановятся​ в столбце D.​В данном уроке мы​. Excel автоматически будут​в группе​выберите команду​

Перенос текста и объединение ячеек в Excel

​в группе​щелкните​В этой статье объясняется,​Вставить​Можно группировать данные​ группировки.​Если выйдет диалоговое​ строках.​ появилась кнопка со​ формулы. Excel анализирует​ список;​Для доступа к дополнительным​Выберите команду​ изучим такие полезные​ определения диапазона, который​Сервис​Форматировать как таблицу​

​Стили​Использовать формулу для определения​ как автоматически применить​и выберите пункт​ по другому принципу,​Если нужно создать​ окно, что Excel​Группировать столбцы в​ знаком «Минус» -​ эти формулы и,​Второй этап. Выделяем​ параметрам объединения ячеек,​Перенести текст​ функции Microsoft Excel,​

​ необходимо суммировать. (Автосумма​выберите команду​.​щелкните стрелку рядом​ форматируемых ячеек​ затенение к каждой​Удалить столбцы с листа​ с шагом, по​ структуры по всей​

Перенос текста в Excel

​ не может создать​Excel​ значить подраздел раскрыт.​ на основе анализа​

  1. ​ строки, которые будет​ нажмите стрелку рядом​на вкладке​ как перенос текста​ также можно работать​Преобразовать в диапазон​
  2. ​Выберите нужный стиль таблицы​​ с кнопкой​​.​​ второй строке на​​.​
  3. ​ периодам, по датам.​ таблице, сгруппировать сразу​

​ структуру, значит в​​.​​ Если нажмем на​ создает структуру таблицы.​

Объединение ячеек в Excel

​ группировать в список​ с иконкой команды​Главная​ по строкам и​ по горизонтали при​.​ в разделе​Условное форматирование​В поле​ листе. Вы можете​Можно также щелкнуть правой​ Подробнее, смотрите в​ и все строки,​

​ таблице нет формул.​Чтобы сгруппировать столбцы,​ эту кнопку, то​ В таблице должны​

  1. ​ с плюсом;​Объединить и поместить в​
  2. ​.​​ объединение нескольких ячеек​ выборе пустую ячейку​​Совет:​​Светлый​​и выберите пункт​
  3. ​Форматировать значения, для которых​ применить затенение с​ кнопкой мыши в​ статье «Как группировать​

​ и все столбцы,​​Тогда создаем структуру​ выделяем эти столбцы​​ подраздел свернется и​ быть названия столбцов,​Третий этап. Переходим​ центре​Текст будет перенесен по​ в одну. С​

Дополнительные параметры объединения ячеек в Excel

​ справа от ячейки,​ Можно также щелкнуть таблицу​,​Управление правилами​​ следующая формула является​ помощью простой формулы​​ верхней части столбца​ в Excel» тут.​

  • ​ то можно воспользоваться​ функцией «Консолидация». Подробнее​​ и группируем как​ получится так.​ строк. Смотрите статью​ в закладку «Данные»,​
  • ​. Появится выпадающее меню,​​ строкам.​ помощью данных функций​ чтобы суммировать.)​ правой кнопкой мыши,​Средний​
  • ​.​​ истинной​ условного форматирования либо​ и выбрать команду​
  • ​Группировку можно применить​​ автоматической группировкой, т.е.​

​ смотрите в статье​ обычно.​
​Казалось бы, все хорошо,​
​ «Как сделать таблицу​

Как в экселе сделать такую штуку, чтобы когда нажимаешь плюсик, отображались скрытые ячейки?

​ со следующими командами:​

​Нажмите команду​ Вы сможете переносить​

​»Сумма».» />​​ выбрать пункт​или​Другой способ быстрого добавления​введите​

​ использовать предопределенный стиль​​Вставить​ в большом прайсе.​свернуть таблицу​ «Как сложить и​Здесь мы выделили столбцы​
​ но смущает тот​ в Excel».​ кнопочку «Группировать»​Объединить и поместить в​Перенести текст​
​ текст на несколько​Автосумма создает формулу для​Таблица​Темный​
​ затенения к чередующимся​=ОСТАТ(СТРОКА(),2)=0​ таблицы Excel.​или​

Источник:
http://my-excel.ru/voprosy/kak-svernut-jachejki-v-excel-pod-pljus.html

Создаем раскрывающиеся списки в Excel

Всем знакома ситуация: конец рабочего дня, целый день за компьютером, и уже вместо «молоко» каким-то загадочным образом печатается «малоко», и даже самая большая концентрация внимания не помогает заметить эту опечатку. Чтобы исключить подобную ситуацию, Excel снабжен специальной возможностью, о которой речь пойдет ниже. Это раскрывающиеся списки значений.

Имеется определенный перечень чего-либо (наименований товаров, услуг, изделий, помещений, фамилий работников, должностей). В таблицу можно вводить только значения из этого перечня, причем написание должно совпадать абсолютно. Например, ведется учет дежурства по объектам. Ограниченный выбор имеется по дежурным и объектам. Тогда необходимо выполнить следующие операции:

  • в свободной от основной таблице части листа создайте перечень фамилий работников и перечень охраняемых объектов;

  • выделите первую ячейку в столбце, значения которого нужно проверять и на вкладке Данные откройте список у значка Проверка данных и выберите первую строку.

  • в окне, которое откроется, среди Типов данных выберите Список, в поле Источник ничего не вводите, а выделите весь перечень фамилий;

  • если вы сомневаетесь, что оператор поймет, что означает появляющийся при выборе ячейки значок списка, то в этом же окне можно на вкладке Сообщение для ввода составить мини-инструкцию;

  • в этом же окне на следующей вкладке можно задать предупреждение оператору на случай его неверных действий;

  • чтобы не повторять всю последовательность действий для остальных ячеек этого столбца, воспользуйтесь маркером автозаполнения: нажмите на него и протяните вниз, захватывая столько ячеек, сколько считаете нужным;

  • то же самое нужно проделать для первой ячейки в столбце объектов, но после установки курсора в поле Источник нужно выделить ячейки с названиями объектов.

В этом способе создания раскрывающихся списков есть один недостаток: списки находятся на то же листе, что и основная таблица. Его можно устранить, если использовать имена диапазонов. Для этого:

  • создайте перечни на другом листе;
  • выделите все фамилии и в поле вверху слева введите имя диапазона: Список1 (без пробела между словом и цифрой);

  • выделите все названия объектов и введите имя Список2;
  • далее действуйте по разобранной выше схеме, только и поле Источник поставьте знак равенства и введите имя соответствующего диапазона.

  • Отключить проверку можно в том же окне Проверки вводимых значений, если выбрать Очистить все.
  • Проверка данных при вводе может быть назначена в любой версии программы. Освоив ее, вы избавитесь от необходимости нудно вводить одно и то же, застрахуете себя или своих подчиненных от нелепых ошибок, в конечном счете, существенно повысите эффективность и качество работы в Excel.

Источник:
http://microsoft-help.ru/15-sozdaem-raskryvayuschiesya-spiski-v-excel.html