Как создать таблицу учета доходов и расходов в Excel: пошаговая инструкция

Как создать таблицу учета доходов и расходов в Excel: пошаговая инструкция

Если вы решили упорядочить свой бюджет, проанализировать поступления и расходы, устранить “слабое звено”, то вам поможет таблица учета доходов и расходов в Excel. Ее ведение позволит вам “трезво” взглянуть на вещи и начать экономить. Ведь неважно сколько вы зарабатываете пару тысяч в месяц или доход исчисляется сотнями тысяч, главное то, сколько у вас сохраняется.

Мне помогает использование таблицы Excel, потому как, используя необходимые формулы, можно легко посчитать и наглядно увидеть, сколько денег ушло на различные нужды.

К примеру, я использую такой способ вести учет доходов и расходов в excel не только для ведения семейного бюджета, но и для своего бизнеса, в котором являюсь не только руководителем, но и бухгалтером. Потому как вроде работаешь, работаешь, зарабатываешь, а куда деньги утекают непонятно, а с появлением такого анализа, сразу становится видно целевые траты или нет.

В этой заметке расскажу вам, как создать такую таблицу самостоятельно, оформить с формулами для автоматического подсчета и применить другие необходимые приемы. Возможно, этот опыт по работе с таблицей Excel будет вам полезен и в других случаях.

Читайте ее до конца и если останутся вопросы, напишите о них в комментариях, поясню, дополню и всем отвечу, а если окажется и полезной, буду признательна распространению ее в социальных сетях.

Содержание

Таблица учета доходов и расходов в Excel

Сейчас очень много различных приложений, разработанных для смартфонов, но мне кажется удобнее таблица учета доходов и расходов в Excel для использования.

Потому как если вы впервые свои бюджетом пристально будете заниматься, то использовать платные приложения не ваш вариант. Причина не покупать дорогие сервисы – это банальная человеческая лень, деньги потратите, а использовать не станете. И лень – это главный враг на пути систематизации расходов.

А таблица учета доходов и расходов в Excel позволит вам самостоятельно добавляете и удалять необходимые столбцы, графы, позиции. Все делаете для своего удобства и без постоянного появления навязчивой рекламы, которая без конца выскакивает в бесплатных приложениях 🙂 Итак, начнем разбирать по шагам с чего начать и куда нажимать.

Создание таблицы Excel “Доходы”

В конце статьи можно будет скачать полученный файл, в котором легко вести учет расходов и доходов в Excel, но если вы хотите разобраться и сделать самостоятельно, то для начала необходимо создать файл Excel где еще совсем ничего нет.

Сначала создадим таблицу “Доходы”, зажав левую клавишу мышки, выделим необходимый участок. Нажав кнопку “Границы” и далее “Все границы”, необходимая область будет выделена. У меня это 14 столбцов и 8 строк.

Таблица готова, необходимо ее заполнить. В сводный столбец “Доходы” нужно перечислить все поступления, какие у вас могут быть и ничего не забыть, для правильности подсчетов.

Добавив результирующие строки “Итого” и “Всего” вы сразу будете видеть, сколько всего в месяц общий семейный доход и за год в целом, а также по каждой из позиций. Заполним их суммирующей формулой для автоматического подсчета.

Для этого в нужном столбце или строке напишем следующую комбинацию без пробелов “=СУММ(”, далее выделим необходимую для подсчета область, например, с января по декабрь и нажимаем Enter. Скобка формулы закроется автоматически и будет считать при заполнении этих строк.

Заполнила таблицу для большей наглядности, жирным выделила результирующие строки, чтобы сразу бросались в глаза и не путались с общим списком.

Создание таблицы Excel “Расходы”

Для начала создадим новые листы в нашем файле для того, чтобы фиксировать домашний учет расходов и доходов в Excel по дням каждого месяца, потому как лучше заносить информацию каждый день по чуть-чуть, чем потом сидеть полдня и вспоминать, что и куда было потрачено. И совсем не факт, что точно вспомните.

Для этого в нижней части листа нажимаем на “Плюс” и второй лист добавится. Сразу переименуем его и назовем “Январь”. Для этого дважды левой клавишей мышки щелкнем по надписи “Лист2” и она станет активной для исправления. Аналогично исправлю и “Лист1”, написав “Доходы и расходы”.

Сразу добавлять еще 11 листов для других месяцев не стоит, потому как мы упростим себе работу, создав один, а остальные просто скопировав.

Аналогичным образом создаем границы таблицы. Я выделю 31 столбца и 15 строк. Верхнюю строку заполню по дням месяца и в конце отдельный столбец будет “подбивать” итог.

Теперь нужно определиться с расходами, приведу самые распространенные, а вы можете их корректировать в зависимости от своих потребностей:

  • продукты;
  • коммунальные расходы;
  • кредит;
  • ипотека;
  • одежда;
  • косметика;
  • бытовая химия;
  • расходы на детей (платные занятия, карманные деньги и т.д.);
  • лекарства;
  • платные услуги врачей (прием, УЗИ, анализы и т.д.)
  • подарки;
  • транспортные расходы (такси, автобус/трамвай, бензин)
  • непредвиденные расходы (ремонт автомобиля, покупка телевизора, если старый вдруг отказался работать и т.п.).

Последняя строчка будет подводить результат расходов в день, чтобы можно было увидеть, в какой из дней вы особенно сильно “разгулялись” 🙂 Такую таблицу вы можете использовать не только для домашней бухгалтерии, но и вести учет доходов и расходов организации в Excel, просто изменив необходимые столбцы и строки на ваше усмотрение.

Если у вас надпись строки с расходом “выползает” на соседнюю ячейку, то расширить ее можно, наведя указатель мыши на разделитель между двух столбцов, зажав левую клавишу и потянув ее влево.

Создание нового листа в Excel

Далее создадим остальные месяца, для этого наведем указатель мыши на название листа, в нашем случае “Январь”, нажимаем правую клавишу и выбираем “Переместить или скопировать”.

Далее нужно выбрать “Переместить вконец” и не забыть поставить галочку в окошке “ Создать копию”. Если пропустите один из этих моментов, то может лист не добавиться или скопироваться в произвольном порядке, а нам нужно, чтобы каждый месяц шел, как в календаре. Это и удобно и путаницы не возникнет.

Копируем новый лист и сразу же переименовываем в последующий месяц. В принципе на этом можно было бы закончить, но хочется видеть картинку целиком, то есть расходы по месяцам без затрат по дням и при этом, не переключаясь между листами.

Создание сводной таблицы

Все сделаем быстро, и без лишних заморочек. Для начала перейдем в лист “Доходы и расходы” и копируем таблицу “доходы”. Сделать это можно, “встав” на левую колонку, в которой нумеруются строки.

Зажав левую клавишу мыши, нужно спуститься до окончания таблицы, которую планируем скопировать. Далее, отпускаем и нажимаем правую клавишу мыши, чтобы появилось контекстное меню. В нем нужно нажать “Копировать”. Нужная нам таблица находится в буфере обмена и теперь остается ее добавить в файл.

Точно так же отмечаем строку ниже несколькими ячейками, нажимаем правую кнопку мыши и контекстном меню выбираем “Вставить скопированные ячейки”.

Теперь меняем название таблицы на “Расходы” и удаляем заполненные строки. Далее нужно занести все пункты наших затрат. Сделать это можно разными способами, например, просто заполнив “от руки”, но я выберу другой вариант.

Посчитала, что строк в таблице с доходами было всего 6, а с расходами 13. Выделяем пустые строки, и копируем в буфер обмена.

Переходим в верхнюю ячейку, в моем случае № 14 и нажимаем “Вставить скопированные ячейки”. Теперь у нас 12 строк, но мне нужно еще одна, добавлю ее другим способом, просто нажав в контекстном меню “Вставить”.

Переходим лист “Январь” и выделяем столбец с нашими затратами для копирования. Для этого нажимаем ячейку “Продукты”, зажимаем левую клавишу мыши и протягиваем до последней ячейки “Непредвиденные расходы”. Нажимаем правую клавишу мыши, в появившемся контекстном меню, нужно кликнуть на “Копировать”.

Возвращаемся в лист “Доходы и расходы”, отмечаем первую пустую ячейку в нашей таблице, в контекстном меню нужно выбрать значок “Вставить” в разделе “Параметры вставки”.

Дело близится к финишу по созданию нашей таблицы учета доходов и расходов. Остается только ввести формулы для суммарного подсчета расходов по каждому месяцу и “подбить” результат.

Ведение формул для подсчета расходов

Не нужно думать, что сейчас мы запутаемся с формулами и это займет у нас много времени, все совсем не так 🙂 Достаточно заполнить одну ячейку правильно, а остальные мы просто “протянем”.

Начнем заполнять, в пустой ячейке нажимаем знак “=”, далее кликаем на лист “Январь”, там нажимаем соответствующую ячейку и ставим “+”, переходим в следующий лист, нажимая всю ту же ячейку. Продолжаем так с каждым месяцем.

На картинке наглядно видно, что все ячейки в формуле одинаковые и месяца идут один за другим.

Рекомендую все внимательно проверить, прежде чем перейти к протягиванию формулы.

Чтобы “протянуть” формулу нужно кликнуть на заполненную ячейку, навести курсор мыши на правый нижний угол, зажать левую клавишу мыши и потянуть вниз, а затем вправо. Все, таблица учета доходов и расходов в Excel готова к использованию. Ура! 🙂

Теперь остается только начать заносить в Excel ежедневный учет доходов и расходов и все будет автоматически “перетекать” в сводку. Удобно и наглядно, что все на одном листе.

Дополнительные функции таблицы доходов и расходов

Дополнить таблицу можно добавив строку “Сальдо”, то есть разница между доходами и расходами. Для этого нужно в ячейке ниже таблиц, добавить форму с вычитанием общих доходов и расходов за каждый месяц.

Отметив мышкой пустую ячейку под таблицами, нажмите знак “=”, далее итоговую сумму расходов за январь, потом знак “–” и общие расходы за этот же месяц, готово, жмем Enter.

“Протяните” эту формулу по всем ячейкам и вы сможете теперь сразу видеть сколько денег осталось в плюсе, а если нет, то значит что-то забыли внести 🙂

Основные выводы

Вот так легко и быстро у вас получится своя таблица учета доходов и расходов в Excel, нужно лишь только повторить все манипуляции, приведенные в данной статье.

Заполнять такие таблицы рекомендуют многие коучи по финансовой грамотности, потому как ведение домашней бухгалтерии поможет выявить излишние траты, вовремя принять меры по экономии и начать откладывать на “светлое будущее”.

А если вы не умели раньше пользоваться Excel, то это не проблема, ведь моя инструкция очень подробно рассказывает, в какой последовательности, куда нажимать 🙂 Для тех кто не хочет сильно заморачиваться, оставляю ссылку, чтобы вы могли скачать таблицу и вести свой учет расходов и доходов в excel бесплатно.

Напишите об этом в комментарии, если что-то не получается, помогу разобраться и отвечу всем. А если понравилась статья, буду признательна, если вы поделитесь ей в социальных сетях, это будет мотивировать писать еще больше заметок о том, как работать с Excel.

Читайте также  Excel-таблица для ставок на спорт: качественный инструмент для каждого беттора

Источник:
http://evorontcova.ru/tablica-ucheta-doxodov-i-rasxodov-excel

Управляйте домашним бюджетом в Excel

Создание плана бюджета для расходов вашей семьи может показаться утомительным, но Excel поможет вам организовать и отследить расходы с помощью множества отличных и бесплатных шаблонов составления бюджета.

Представление об основных функциях

Цель планирования бюджета расходов семьи заключается в обобщении ваших доходов и расходов, что поможет планировать достижение целей в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Использование электронных таблиц составления бюджета сделает ваше финансовое благополучие приоритетом, помогая отслеживать расходы и увеличивать сбережения.

Интеллектуальные деньги с денежными средствами в Excel

Деньги в Excel — это динамический шаблон для Excel, который может помочь вам больше узнать о ваших денежных средствах. Это единственный шаблон, в котором вы можете безопасно подключаться к финансовым учреждениям, чтобы импортировать и синхронизировать данные счета и транзакции в электронной таблице Excel. Отслеживайте все свои финансы в одном приложении, настраивайте книгу и получайте персонализированные подсказки, не покидая Excel.

DIY с шаблоном личного бюджета

Хотите сделать все самостоятельно? Этот шаблон Excel помогает отслеживать месячный бюджет по доходам и расходам. Укажите ваши расходы и доходы, а любая разница будет рассчитана автоматически, позволяя избежать дефицита средств или помогая составить план на любой прогнозируемый остаток. Сравнивайте прогнозируемые расходы с фактическими расходами, чтобы с течением времени отточить свои навыки планирования бюджета.

Совет: Отслеживайте месячные расходы
Счета за коммунальные услуги, платежи по кредитным картам и страхованию выставляются ежемесячно, поэтому самый простой способ следить за расходами — это определить, сколько вы тратите ежемесячно.

Не забывайте о «дополнительных статьях»

Помимо счетов за электричество, у вас есть подписка на фильмы или игры? А как насчет абонемента в спортзал? Не забывайте отслеживать и эти статьи расходов.

Совет: Учитывайте переменные расходы
Несмотря на то, что счета за услуги газоснабжения и телефонную связь обычно не меняются ежемесячно, однако другие расходы, такие как питание или покупка одежды, могут сильно отличаться.

Классификация расходов

Теперь при наличии общего представления о ежемесячных расходах их можно классифицировать, чтобы иметь возможность просматривать постоянные, переменные и необязательные расходы.

Постоянные расходы остаются неизменными каждый месяц. Примерами могут служить выплаты по ипотеке или аренде, взносы на медицинское страхование, оплата за автомобиль или подомовые сборы. Их все можно внести в категорию «постоянные расходы».

Совет: Переменные расходы

Вы не можете исключить переменные расходы из своей жизни, но их сумма может постоянно меняться каждый месяц. Такие расходы включают продукты, техническое обслуживание автомобиля, электричество и потребление воды.

Сумма необязательных расходов может значительно меняться от месяца к месяцу. В качестве примеров можно привести посещения ресторанов, подписки на службы потоковой трансляции, членство в клубе, кабельное телевидение и одежда.

Определите свои цели

При наличии четкого представления о количестве поступающих денег в сравнении с расходами вы можете начать расставлять приоритеты для своих целей в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Бюджет перестройки дома

У вас сломалась стиральная машина? Ваша мебель потеряла внешний вид? Нужно переоборудовать основную ванную комнату? Переоборудование дома может таить массу непредвиденных обстоятельств. Не забывайте включать эти расходы при постановке финансовых целей.

Совет: Не упускайте из виду статьи расходов на свадьбу

Постоянный анализ ваших финансов поможет выяснить, достаточно ли вы сэкономили, чтобы купить предмет, который действительно необходим или «просто приглянулся». Вам действительно нужна эта арка из роз для вашей свадебной церемонии или вы просто хотите ее? В любом случае не забудьте отслеживать такие расходы в соответствии со своими целями.

Планируйте развлечения в колледже

Сосредотачиваясь на постоянных расходов, вы сможете быстрее достичь своих краткосрочных и долгосрочных целей. Но вы также можете внести определенную сумму в свой ежемесячный бюджет на развлечения и веселье в качестве переменных расходов, которые вы наверняка захотите отслеживать во время учебы в колледже.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Источник:
http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D1%8F%D0%B9%D1%82%D0%B5-%D0%B4%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%88%D0%BD%D0%B8%D0%BC-%D0%B1%D1%8E%D0%B4%D0%B6%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%BC-%D0%B2-excel-6b30a89b-b5ff-4cfe-944f-a389a40c3174

Рекомендации по созданию форм бюджетов в Excel

Без планирования и контроля оплат не может существовать ни одно предприятие: ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) — документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и информация об имеющихся в компании свободных денежных средствах. В статье приведены формы понедельного планирования БДДС, рассмотрены механизмы прогнозирования поступления выручки от продаж в оптовом и розничном направлениях, даны рекомендации по созданию форм бюджетов, рассылаемых распорядителям статей затрат.

Контроль бюджета

Превышение лимитов в бюджетном периоде возможно только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица (финансового или генерального директора). Когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия закрепляют за финансовыми контролерами.

План движения денежных средств на месяц

В общем виде БДДС состоит из следующих блоков:

  1. План остатков денежных средств на начало месяца.
  2. План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
  3. План операционных расходов, который состоит из двух частей:
  • план оплат поставщикам за товар;
  • план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.
  1. План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
  2. План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.

В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и выводим прогноз остатка денежных средств на конец периода.

Таблица 1. Бюджет движения денежных средств, руб.

Код

Статья

Контрагент

Задолженность на 1-е число

Начисления/
Продажи/
Поставки

Бюджет

Задолженность на 31-е число

001

Остаток на начало периода

65 000

На расчетном счете

Поступления от продаж

Расходы от операционной деятельности

Оплата поставщикам

450 000

650 000

800 000

300 000

Операционные затраты

55 200

315 500

317 700

53 000

Выплата зарплаты

50 000

125 000

125 000

50 000

Затраты на персонал

2200

5000

7200

Затраты на содержание здания

3000

73 000

73 000

3000

Налоги в бюджет

112 500

112 500

Налог на прибыль

Налог на имущество

Налоги с зарплаты

Итого поток от операционной деятельности

Поток от финансовой деятельности

Оплата процентов по кредитам

Поток от инвестиционной деятельности

Доход от продажи ОС

Чистый поток от деятельности

002

Остаток на конец периода

17 300

В нашем примере чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–47,7 тыс. руб.), но за счет начальных остатков в 65 тыс. руб. мы в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц. При этом мы наращиваем дебиторскую задолженность от наших покупателей со 185 тыс. руб. до 290 тыс. руб. и уменьшаем кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 450 тыс. руб. до 300 тыс. руб. В целом по месяцу картина оптимистичная.

Однако стоит обратить внимание, что в этом месяце планируется перекредитовка в 500 тыс. руб.: у нас заканчивается срок кредита в Банке № 1, мы рассчитываем получить кредит на такую же сумму в Банке № 2. И если получить кредит в Банке № 2 мы сможем чуть позже, чем истекает срок гашения в Банке № 1, то в течение месяца нам нужно накопить на счетах 500 тыс. руб. (примерно половина нашей месячной выручки). То есть почти полмесяца мы не сможем тратить большие суммы на операционные расходы: все платежи по ним начнутся только после получения кредита в Банке № 2.

Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальных платежей, выплата заработной платы согласно графику). Следовательно, нам нужен подневной или понедельный план движения денежных средств, которого в дальнейшем мы должны четко придерживаться, чтобы не испортить себе кредитную историю в Банке № 1.

Составим понедельный план движения денежных средств на следующий месяц, где спланируем поступление выручки и обязательные к оплате расходы, после чего выведем суммы, которые мы можем выделять на прочие платежи.

План поступления выручки по неделям

Настроим отчет «Валовая прибыль» под наши требования:

  1. Заходим в настройки отчета, нажимаем галочку «Расширенная настройка».
  2. На закладке «Общие»:
  • задаем период продаж, за который ожидаем поступления денежных средств от клиентов (обычно он равен максимальной отсрочке, предоставляемой нашим покупателям);
  • в блоке «Параметры» нажимаем галочки «Выводить общие итоги» и «Выводить детальные записи»;
  • в блоке «Показатели» оставляем только «Стоимость продажи, руб.» и «с НДС», на остальных показателях убираем галочки (рис. 2).

  1. На закладке «Группировки» удаляем все группировки, которые предусмотрены отчетом по умолчанию (рис. 3).

  1. На закладке «Отборы» устанавливаем отбор: нас интересуют продажи только оптового подразделения (рис. 4).

  1. На закладке «Дополнительные поля» выводим поля «Покупатель» и «По датам», для всех полей в столбце «Размещение» задаем тип «В отдельных колонках», в столбце «Положение» — «Вместо группировки» (рис. 5).

  1. Нажимаем на кнопку «Сформировать» и получаем отчет, который представлен в табл. 2.

Таблица 2. Отчет «Валовая прибыль» на основе представленных настроек

Покупатель

По дням

Стоимость продажи, руб.

Таблица 3. Расчет даты оплаты от даты продажи и предоставленной отсрочки платежа

Покупатель

Дата продажи

Стоимость продажи, руб.

Отсрочка платежа, дн.

Дата оплаты

  1. Выделяем табл. 3 вместе с шапкой и на вкладке «Вставка» нажимаем на иконку «Сводная таблица» (рис. 6 (а)).
  2. В открывшемся диалоговом окне указываем, куда хотим поместить сводную таблицу: на новый лист или на существующий (надо указать ячейку, в которую нужно вставить сводную таблицу). Для создания новой сводной таблицы лучше сначала разместить ее на новом листе, привести к удобному для нас виду, а затем перенести на тот лист, где будем работать с ней в дальнейшем (рис. 6 (б)).

В появившемся окне «Список полей сводной таблицы» зададим ее вид (рис. 7):

  • в блок «Названия строк» перетащим мышкой поле «Дата оплаты»;
  • в блок «Значения» перетащим поле «Стоимость продажи, руб.».

  1. Получаем отчет, представленный в табл. 4.

Таблица 4. Первоначальный вид сводной таблицы

Дата оплаты

Оплаты, руб.

Читайте также  Как в excel сделать разделение строки на подстроки?

Общий итог

280 000

  1. Видно, что в таблицу попали даты оплат за предыдущий месяц. Уберем их с помощью фильтра сводной таблицы. Встаем на любую ячейку с датой и вызываем контекстное меню правой кнопкой, в нем выбираем «Фильтр» > «Фильтр по дате», задаем фильтр «После» > «01.07.2016» (рис. 8).

  1. Теперь таблица содержит только продажи со сроком оплаты в июле. Снова вызываем контекстное меню и выбираем «Группировать». В появившемся диалоговом окне задаем диапазон: с 04.07.2016 по 31.07.2016 с шагом «Дни», количество дней — 7 (рис. 9).

  1. Мы получили прогноз поступления денежных средств от оптовых продаж по неделям (табл. 5).

Таблица 5. Итоговый вид сводной таблицы

Дата оплаты

Оплаты, руб.

170 000

  1. розничные продажи имеют ярко выраженную сезонность по дням недели: покупатели чаще посещают магазины по выходным дням (на них и приходится пик продаж);
  2. воспользоваться выручкой от розничных продаж для оплат по расчетному счету мы можем только после ее инкассации в банк, которая осуществляется в рабочие дни с задержкой в один-два дня. То есть выручка от продаж в понедельник поступает на расчетный счет во вторник-среду (в зависимости от условий инкассации), выручка за пятницу-воскресенье будет зачислена на расчетный счет в понедельник или вторник. Таким образом, выручкой за 29–31 июля мы сможем воспользоваться только в августе. Зато 1 июля к нам поступит инкассация выручки за 30 июня.

Составим подневной план продаж в розничных магазинах, на основе которого сформируем план инкассации на расчетный счет. Разбить месячный план по дням недели можно в пропорции прошлого месяца или аналогичного месяца прошлого года, что более желательно, так как в этом случае мы сможем учесть и месячную сезонность продаж.

При использовании данных за прошлый год нужно делать сопоставление не по датам, а по дням недели. Так, 01.07.2016 приходится на пятницу, в 2015 г. первая пятница июля была 3 июля. Следовательно, для выведения пропорций сезонности нам нужно взять продажи с 3 июля по 02.08.2015. То есть чтобы получить дату прошлого года, аналогичную дню недели этого года, нужно отнять 364 дня (ровно 52 недели).

В таблице 6 представлена разбивка плана продаж по дням и план инкассации по дням недели и с группировкой по неделям. В итоге видим следующее: так как последние дни июля приходятся на выходные, план поступления денежных средств отличается от плана продаж на75 тыс. руб. Прочие поступления в нашем бюджете — это доход от субаренды, которая должна быть оплачена до 10-го числа каждого месяца согласно договору аренды. Поэтому ставим эти поступления на вторую неделю.

Таблица 6. План поступления выручки от розничных продаж на расчетный счет, руб.

955 475

1 000 000

925 000

925 000

График платежей

  • выплата заработной платы: остатки зарплаты за прошлый месяц нужно выплатить до 10-го числа, премия платится до 15-го числа, аванс за текущий месяц — до 25-го числа. Ставим 50 % зарплаты к выплате на вторую неделю, 100 % премии — на четвертую и 50 % зарплаты — на последнюю неделю месяца;
  • оплата аренды: согласно договорам крайний срок оплаты аренды за текущий месяц — 10-е число. Ставим к оплате на вторую неделю;
  • коммунальные платежи нужно осуществить до 25-го числа, ставим их к оплате 25-го числа, то есть на последнюю неделю;
  • охрана по заключенному с ЧОП договору оплачивается до 20-го числа, ставим на оплату на четвертую неделю;
  • налоги с заработной платы нужно оплатить до 15-го числа, значит, деньги на них нам потребуются на третьей неделе;
  • налог на доходы физических лиц платится одновременно с выплатой заработной платы, поэтому разносим его по неделям в той пропорции, что и выплату зарплаты, премий;
  • по остальным налогам срок оплаты с 25-го по 31-е число (последняя неделя июля);
  • погашение кредитов и оплата процентов — до 22-го числа (привлечение кредитов — после 25-го числа).

Все прочие платежи в предстоящем месяце сразу относим на последнюю неделю (когда сможем пополнить оборотные активы за счет нового кредита, получение которого намечено на 25 июля).

В итоге видим, что на оплату товара на первых трех неделях мы можем потратить только 120 тыс. руб., остальную сумму задолженности сможем закрыть перед поставщиками на двух последних неделях июля.

Если нам важно мнение поставщиков, нужно заранее уведомить их о сложившейся ситуации. Можно предоставить им четкий график платежей на этот месяц, чтобы они тоже могли спланировать свои финансовые возможности за предстоящий месяц.

Таблица 7. Понедельное планирование оплат, руб.

Источник:
http://www.klerk.ru/boss/articles/456334/

Семейный бюджет. Доходы и расходы семьи в таблице Excel

Каждый, кому не безразлично финансовое состояние и будущее семьи занимается планированием семейного бюджета, учитывая расходы и доходы и делает это по-своему. Кто-то фиксирует планы по расходам и доходам семьи в блокноте, кто-то в приложении, а кто-то пользуется Excel.

В этой статье я покажу вам на примере, как с помощью таблицы в Excel вести семейный бюджет, планировать и контролировать доходы и расходы семьи.

Кликните по кнопке ниже и мы пришлем вам бесплатно шаблон семейного бюджета в Excel на E-mail:

Зачем нужно вести семейный бюджет?

План бюджета на год позволяет рассчитать основные повторяющие расходы, планируемые доходы, а также запланировать крупные покупки, семейный отпуск и т.д. Анализ и контроль собственных финансов, позволит вам ставить четкие цели, отсекать бесполезные траты и не допускать кассовых разрывов в семейном бюджете.

Из чего состоит шаблон расходов и доходов?

Шаблон включает в себя:

  • Раздел “Итого”

В этом разделе отображены сводные данные по всем доходам, планируемым расходам и сбережениям как в табличном, так и в графическом виде. График слева показывает динамику профицита бюджета и баланс расходов в течение года. На нем наглядно видно те месяцы, где плановые расходы превышают ваши доходы. На графике справа отображен баланс ваших сбережений в течение года.

  • Раздел “Доходы”

Здесь мы вносим суммы доходов по статьям на каждый месяц. Важно тщательно разбить на категории все доходы, чтобы по мере использования бюджета в течение года иметь возможность вносить корректировки и грамотно планировать бюджет.

В разделе “Доходы” есть пункт “Трансфер со сбережений”. В него вносятся значения, когда мы хотим в какой-то из месяцев использовать сумму из бюджета сбережений. Для этого внесите сумму в строку “34” и внесите отрицательное значение этой суммы в строке “9” для вычета из баланса сбережений.

  • Раздел “Сбережения”

В строки раздела “Сбережения” мы вносим суммы по статьям и месяцам, на которые хотим отложить деньги.

  • Раздел “Расходы”

В этом разделе расходы распределены по основным категориям:

  • Бытовые расходы – расходы, связанные, с содержанием жилья (аренда, коммунальные платежи, Интернет, техническое обслуживание, телефон);
  • Жизнедеятельность – траты на обеспечение жизнедеятельности (продукты, личные покупки, одежда, кафе/рестораны, химчистка, парикмахерская/салоны);
  • Дети – затраты, связанные с детьми (медицинское обслуживание, одежда, покупка принадлежностей для учебы, обеды, няня, игрушки, питание);
  • Транспорт – траты на обслуживание автомобиля, бензин, билеты на автобус, метро, такси, ремонт, лицензии и т.д;
  • Здоровье – затраты на докторов, стоматолога, покупку лекарств, вызов скорой помощи, различные процедуры и т.д;
  • Образование – расходы на обучение, покупку книг, подкаст, аудио книги и т.д;
  • Подарки/Благотворительность – траты на покупку подарков, благотворительные и религиозные взносы и т.д;
  • Налоги/Кредиты – затраты на погашение долгов по кредитам/ипотеке, кредитным картам и налогам;
  • Развлечения – расходы на развлечения по категориям (музыка, фильмы, игры, кинотеатр, театр, концерты, книги, хобби, фото, спорт, игрушки, гаджеты и т.д);
  • Животные – затраты на еду для животных, медицинское обслуживание, игрушки и т.д;
  • Подписки – траты на ежемесячные подписки на газеты, журналы, музыкальные сервисы и т.д;
  • Отпуск – затраты на отпуск (билеты, проживание, питание, развлечения и т.д.);
  • Разное – расходы на различные банковские комиссии, а также статьи расходов не попавшие ни под одну из выше перечисленных категорий.

  • Стартовый баланс расходов и сбережений

В правом верхнему углу шаблона нужно внести данные о стартовом балансе расходов и сбережений, которые вы хотите учесть в данном плане бюджета.

Как заполнить шаблон семейного бюджета?

  1. Внесите данные о стартовом балансе расходов и доходов;
  2. Заполните данные по доходам;
  3. Отобразите повторяющиеся или основные расходы по категориям в течение года;
  4. Отразите покупку подарков на основные праздники друзьям и близким;
  5. Внесите планы по крупным покупкам или поездкам.

Теперь, у вас есть ориентировочный прогноз вашего семейного бюджета, в который вы можете вносить планы по сбережениям, корректировать расходы и разрабатывать активности по доходам.

Еще больше полезных приемов в работе со списками данных и функциями в Excel вы узнаете в практическом курсе “От новичка до мастера Excel“. Успей зарегистрироваться по ссылке!

Источник:
http://excelhack.ru/dohody-i-rashody-semyi-v-excel/

ФОРМА ОТЧЕТА ДЛЯ КОНТРОЛЯ РАСХОДОВ В EXCEL

Создание бюджета не будет казаться сложным процессом, если использовать в работе шаблон. Главное — выбрать из огромного количества шаблонов тот, который подходит для ваших целей: создать бюджет для инвестиционного проекта, отслеживать текущие расходы предприятия, планировать предстоящий финансовый год и др. В данной статье представим наиболее информативные и доступные форматы отчетов для контроля расходов в Excel. Сделаем это на примере компании ООО «Василек» (название условное).

Ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) — документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и сведения об имеющихся в компании свободных денежных средствах.

Этот документ формируется в Excel. В качестве информационного материала берут данные бухгалтерского учета об остатках денежных средств на счетах на начало периода, для которого планируют составить БДДС, остатки по кассе (если имеется кассовый учет), все незакрытые обязательства как по данным бухучета (кредиторская задолженность на начало периода), так и в соответствии с заключенными договорами на оплату.

При подготовке БДДС нужно помнить, что все выплаты должны соответствовать утвержденному плановому бюджету доходов и расходов компании. Как только появляется внеплановый платеж, должно появиться сообщение, что это планом не предусмотрено.

Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки, бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат. Поэтому для понимания ситуации лучше сразу добавить в БДДС информацию о текущей задолженности перед поставщиками, плановых затратах на предстоящий месяц и прогнозной задолженности на конец месяца с учетом сумм оплат, заложенных в бюджет.

В таблице 1 представлен Бюджет движения денежных средств ООО «Василек»» на ноябрь 2019 г.


Как видно из табл. 1, чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–2270 руб.), однако за счет начальных остатков в 6500 руб. компания в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц. При этом она наращивает дебиторскую задолженность от своих покупателей с 18 500 до 29 000 руб. и уменьшает кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 45 000 до 30 000 руб. В целом по месяцу картина оптимистичная.

Читайте также  Как сделать шрифт по умолчанию в excel 2010?

Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальные платежи, выплата заработной платы). Следовательно, нужен понедельный или подневной план оплат , которого компания должна четко придерживаться. Рассмотрим подневное планирование оплат ООО «Василек» на ноябрь 2019 г. (табл. 2).


Обратим внимание, что представленный план подневных оплат сформирован как сводная таблица Excel. Конечно, можно использовать разработанный отчет, перенесенный в Excel, однако опыт показывает, что лучше работать с информационным массивом или базой данных. В настоящее время в Excel с помощью готовых макетов можно не только составить очень удобный отчет, но и установить многоуровневую систему анализа.

В отчете для расчета величины расходов можно сразу увидеть доходы и расходы, причем возможна группировка по дню (табл. 3).


Из таблицы 2 видно, сколько нужно потратить в периоде по определенной статье затрат, из табл. 3 — какую сумму необходимо иметь на счетах на конкретную дату.

Форма для прогноза и учета расходов по дням не обязательно должна быть консервативной. В ней могут быть небольшие отступления, допустим, более развернутое наименование затрат (иногда недостаточно стандартной группировки, нужно иметь более детальное представление о расходе).

Для учета расходов можно пользоваться формой, представленной в табл. 4.

Чтобы сформировать данную таблицу, нужно переработать огромную массу данных.

АЛГОРИТМ ПОСТРОЕНИЯ ОТЧЕТА

Представим алгоритм формирования отчета для учета и контроля расходов (см. табл. 4).

Прежде всего нужно подготовить справочники по кодам. С их помощью все расходы кодируются, а затем группируются по необходимым статьям. Расходы объединяются в единую базу данных и кодируются по следующей системе (табл. 5).


Шифры учета дают возможность собрать все данные с помощью формул в более крупные статьи. А мелкое дробление — это табл. 6, на основании которой рассчитывают консолидированный отчет по расходам, используя шифры и формулы. Данную таблицу получают в результате кропотливого труда сотрудников по шифровке ежедневных расходов.

На основании утвержденного БДР вносят плановые значения, а по результатам отчетного периода включают данные по фактическому исполнению.

1. Все данные по затратам распределяют по утвержденным ЦФО. Для этого отработка осуществляется ежедневно, причем справочник кодировки затрат (см. табл. 5) — это уже более высокий уровень учета. Первоначально все расходы учитывают с подробной детализацией, как в табл. 6.

Продолжение табл. 6

На основании таких заполненных таблиц в рамках месяца контролируют исполнение бюджета расходов. Затем все детальные расходы при помощи формул консолидируют на уровень табл. 5. Причем для кодировки можно использовать не только ручной режим, но и функционал формул:

ЕСЛИ(B57=»налог на дивиденды»;»23р»;ЕСЛИ(B57=»ЗП 10***»;»11р»;ЕСЛИ(B57=»ЗП 25***»;»11р»;ЕСЛИ(B57=»Субподряд»;»21р»;0)))))))).

Отметим, что лучше всего пользоваться формулами. Если использовать формулы с необходимыми и достаточными условиями, формулы по работе с массивами данных, формулы типа: =СЦЕПИТЬ(«Расшифровка расходов подразделений «;D1;» за «;Сценарий!B2), можно настроить учет и контроль так, чтобы при выполнении условия, например, расходы больше 10 000 руб. в день, срабатывала контрольная фраза «Остановить расходы».

Важный момент: с помощью настроенных формул сегодня можно заполнить все отчеты.

2. Консолидация месячных отчетов по расходам в один общий сводный отчет за год.

3. Отчет по контролю расходов — это целая книга, созданная на базе Excel . Для учета расходов первоначально формируется БДДС. Используются данные по заключенным договорам (обязательные платежи), далее — база бухгалтерского учета с кодировкой затрат. В конечном итоге получаем сводную таблицу по расходам и остаткам компании (см. табл. 4).

Конечно, правильно вести учет именно так. Все отчеты и вводная информация на отдельных листах. Это хорошо для тех, кто только начинает пользоваться указанными шаблонами. На наш взгляд, намного удобнее, когда всю информацию видишь на одном листе, не перескакивая из одного листа в другой.

Довгань М. В., директор департамента экономики и финансов «НПЦ “Парус”»

Источник:
http://www.profiz.ru/peo/11_2019/kontrol_rashodov/

Бюджетирование на предприятии на примере

120 719 просмотров

В условиях растущей конкуренции, нестабильной экономической ситуации все большее количество компаний приходят к необходимости внедрения бюджетирования. Бюджетирование на предприятии – это процесс планирования, контроля и выполнения бюджетов в процессе управления финансами. В данной статье попробуем на примере разобрать, как составлять бюджет предприятия на примере.

Создание системы бюджетирования в компании или на предприятии обычно состоит из нескольких этапов. На первом этапе компании необходимо определиться с целями, методологией бюджетирования, определить финансовую структуру (структуру центров финансовой ответственности — ЦФО), разработать бюджетную модель (состав, структуру, виды бюджетов), утвердить положение и регламент бюджетного процесса. На втором этапе можно непосредственно приступать к планированию бюджета предприятия. Составление бюджетов предприятия при этом удобно автоматизировать на базе специального программного продукта.

Положение о бюджетировании на предприятии может содержать следующие разделы:

  • Стратегические цели и задачи предприятия;
  • Бюджетная модель;
  • Финансовая структура компании и т. д.

На основании Положения о бюджетировании в компании необходимо разработать Регламент бюджетирования на предприятии, который может содержать следующие разделы:

  • Порядок формирования функциональных и мастер бюджетов, структура соподчиненности;
  • Назначение ответственных и сроков предоставления бюджетов и отчетности;
  • Порядок согласования и внесения изменений;
  • Контроль и анализ бюджета и т. д.

Есть несколько путей реализации готовой бюджетной модели. Самыми распространенными и относительно дешевыми способами являются:

  • Бюджетирование в Excel
  • Бюджетирование в программах на платформе 1С

Бюджет компании пример Excel

Бюджетирование в Excel заключается в создании форм бюджетов в формате Excel и связывании этих форм при помощи формул и макросов. Формы бюджетов, в том числе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств могут быть различными, с укрупненными статьями или более подробные, разбиты на длительные периоды (например, годовой бюджет по кварталам) или на более короткие периоды (например, месячный бюджет по неделям) – в зависимости от потребности финансового менеджмента в компании.

Ниже приведен Бюджет доходов и расходов (пример составления в эксель) и пример Бюджета движения денежных средств.

Рисунок 1. Бюджет доходов и расходов предприятия образец Excel.

Рисунок 2. Бюджет движения денежных средств пример в Excel.

Составление БДР и БДДС пример в Excel

Процесс составления БДР и БДДС на примере в Excel может выглядеть следующим образом. Построим бюджетирование в компании или на предприятии на примере производственной компании в Excel (подробности в файлах ниже):

Рисунок 3. БДДС пример в Excel (Бюджет движения денежных средств пример в Excel).

Рисунок 4. БДР пример в Excel (Бюджет доходов и расходов пример составления в Excel).

Данный пример максимально упрощен. Но даже из него видно, что бюджетирование в эксель — процесс довольно трудоемкий, так как необходимо собрать все функциональные бюджеты и прописать формулы и макросы для корректного отображения итоговых результатов. Если взять реальное предприятие, или тем более холдинговую структуру, то можно представить, насколько усложниться процесс составления бюджета в Excel.

Пример внедрения бюджетирования на базе Excel имеет множество недостатков: однопользовательский режим, отсутствие возможности согласования функциональных бюджетов, нет разграничения доступа к информации, сложность консолидации и т. д. Таким образом, бюджетирование в эксель является не оптимальным выбором для компании.

Бюджетирование в программах на платформе 1С

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета на базе 1С, например, в системе «WA: Финансист», делает процесс бюджетирования на предприятии более эффективным по сравнению с бюджетированием в Excel.

Подсистема бюджетирования «WA: Финансист» включает в себя возможности формирования и контроля операционных и мастер бюджетов.

В решении реализованы механизмы, с помощью которых пользователи могут самостоятельно настраивать структуру бюджетов, их взаимосвязи, способы получения фактических данных и данные для расчетов. Реализованный механизм взаимодействия с внешними учетными системами дает возможность использовать внешние данные как для расчетов плановых показателей или формирования отчетов, так и для отражения фактических данных на регистрах бюджетирования.

Данная система позволяет эффективно строить бизнес-процесс бюджетирования на всех его этапах:

  • разработка бюджетной модели;
  • согласование бюджетов и их корректировок;
  • отражение фактических данных по статьям бюджетирования;
  • контроль за исполнением бюджета;
  • план-факт анализ показателей с помощью развитых инструментов формирования отчетности;
  • формирование решений по управлению бизнесом.

Рисунок 5. Интерфейс «WA: Финансист: Бюджетирование». Раздел Бюджетирование.

WA: Финансист «Бюджетирование» включает следующие бизнес-процессы:

  • Моделирование – разработка бюджетной модели;
  • Основной бюджетный процесс – регистрация плановых показателей подразделениями. Утверждение бюджетов. Корректировка планов и согласование корректировок;
  • Подсистема взаимодействия с источниками данных – настройка получения данных из внешних источников (как частный случай—обращение к данным системы).
  • Отчеты системы – набор аналитических отчетов.

Дашборд руководителя в системе «WA: Финансист».

Ввод плановых показателей в системе производится с помощью гибкого произвольно-настраиваемого документа «Бюджет». Форма ввода бюджета (форма бюджета доходов и расходов, а также форма бюджета движения денежных средств при этом) максимально приближена к формату в Excel, что обеспечивает комфортный переход пользователя к работе с системой.

Некоторые статьи бюджета, которые зависят от другой статьи бюджета (например, поступления денежных средств от покупателей зависят от статьи дохода «Выручка») – можно планировать с помощью механизма зависимых оборотов, который в системе представлен в виде документов «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».

При необходимости есть возможность корректировать утвержденный бюджет специальными документами «Корректировка бюджета» и отслеживать внесенные изменения в отчетах с видом «Выводить корректировки бюджета отдельно». Есть возможность настроить распределение бюджета, вести учет бюджетных заявок.

С помощью специальных документов «Учет фактических данных по бюджетам» осуществляется получение факта из внешних учетных систем, например, 1С Бухгалтерии.

Различные отчеты позволяют анализировать плановын и фактически данные, таким образом осуществляя управление бюджетированием на предприятии.

Таким образом, внедрение бюджетирования в компании в программах на платформе 1С является наиболее оптимальным с точки зрения затрат времени, денег и эффективности дальнейшей работы.

Программный модуль Бюджетирование решает все основные задачи и проблемы, писанные в статье «Бюджетирование на предприятии на примере».
Оцените качество и удобство использования системы «WA: Финансист».

Источник:
http://www.1cashflow.ru/vnedrenie-byudzhetirovanie-na-primery-v-excel-i-ne-tolko