Отчеты в EXCEL

Отчеты в EXCEL

21 января 2013 г.

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют Сводные таблицы . С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 ( Вставка/ Таблицы/ Таблица ), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье Сводные таблицы .

В таблице имеются столбцы:

  • Товар – наименование партии товара, например, « Апельсины »;
  • Группа – группа товара, например, « Апельсины » входят в группу « Фрукты »;
  • Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
  • Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
  • Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
  • Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
  • Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через Диспетчер имен откорректируем имя таблицы на « Исходная_таблица » (см. файл примера ).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции СУММЕСЛИ() , однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только уникальные значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью Отбор уникальных значений ), через меню Данные/ Работа с данными/ Удалить дубликаты или с помощью Расширенного фильтра . Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

  • Перейдите на лист с исходной таблицей;
  • Вызовите Расширенный фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
  • Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию Скопировать результат в другое место ; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок Только уникальные записи .

  • Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
  • Отсортируйте перечень товаров ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Сортировка от А до Я ).

Должен получиться следующий список.

В ячейке B6 введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее Маркером заполнения вниз до конца списка:

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в таблицах в формате EXCEL 2007 можно почитать Справку EXCEL (клавиша F1 ) в разделе Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel .

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон Расширенного фильтра введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в Буфер обмена и транспонируйте его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке B 8 введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке А8 , в Регионе из ячейки В7 . Обратите внимание на использование смешанной адресации (ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью Маркера заполнения не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке С8 формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)

Ссылки, согласно правил относительной адресации , теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки B8 , в Буфер обмена , затем вставить ее в диапазон С8: G 8 , нажав CTRL + V . В ячейки ниже формулу можно скопировать Маркером заполнения .

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим Выпадающий (раскрывающийся) список на основе Проверки данных со следующими значениями: (Все); Да; Нет . Если будет выбрано значение фильтра (Все) , то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра « Да» , то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано « Нет» , то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей формулой массива : =СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши ENTER нажать CTRL + SHIFT + ENTER .

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение Нет (в ячейке B 5 ), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце B .

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы ЧАСТОТА() , которую нужно ввести как формулу массива :

Для ввода формулы выделите диапазон С6:С12 , затем в Строке формул введите вышеуказанную формулу и нажмите CTRL + SHIFT + ENTER .

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции СУММПРОИЗВ() : =СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней] =B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]

Источник:
http://excel2.ru/articles/otchety-v-ms-excel

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

  • кто из наших менеджеров заключил сделку
  • с каким из заказчиков
  • какого именно товара и на какую сумму продано
  • с какого из наших складов была отгрузка
  • когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

  • Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?
  • Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается?
  • Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков?

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport) . Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard) . Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице. » нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Читайте также  Список файлов в папке

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows) , столбцов (Columns) , страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет.

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert) . Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

  • Названия строк (Row labels)
  • Названия столбцов (Column labels)
  • Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
  • Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages) , смысл тот же.

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh) .

Источник:
http://www.planetaexcel.ru/techniques/8/130/

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела в РБК, создатель онлайн-школы Excellent, автор книги «Мастерство визуализации данных» и автор блога, поделилась с Нетологией советами, как делать более удобные и понятные коллегам отчёты в Excel.

Сегодня не обойтись без умения работать с информацией: аналитикам, финансистам, маркетологам без этого совсем никуда, но даже в гуманитарных специальностях навык обрабатывать информацию всё больше и больше ценится. Взять хотя бы журналистику данных, которая набирает популярность.

Хотите, чтобы руководитель вас заметил и в глазах коллег вы стали классным профессионалом? Научитесь делать качественные отчёты.

ольга базалева

Создатель онлайн-школы визуализации данных Excellent

курс

Узнать больше

  • Создавайте дашборды по ключевым метрикам самостоятельно и без программирования
  • Проводите аналитические исследования данных из различных источников

Встаньте на место начальника. Кому вы готовы платить больше? Специалисту, который присылает ему данные в таком виде?

1. Помните о наглядности

  • Располагайте данные логично: обычно это от большего к меньшему.
  • Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.
  • Убирайте лишние знаки после запятой.
  • Убирайте яркую сетку, это визуальный мусор. Делайте линии светлыми, а иногда можно обойтись вовсе без сетки.

  • Дизайн таблиц должен быть лаконичным и не отвлекать от сути.
  • Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
  • Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
  • Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

2. Используйте диаграммы

Визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами воспринимается быстрее и запоминается легче. Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, всплески и падения.

3. Пишите выводы в сопроводительном письме

Отчёт вложен в письмо и готов к отправке заказчикам? Не спешите нажимать кнопку «отправить». Подумайте, что нужно человеку, который откроет ваше письмо? Ему нужны быстрые выводы. Обязательно добавьте в текст письма аналитические комментарии и подкрепите их фактами из отчёта — например, добавьте скриншот диаграмм.

Если руководитель получил ответ на свой вопрос сразу из письма, ему даже не надо тратить время на открытие приложенного файла. Поверьте, это дорогого стоит.

Читать также

4. Делайте отчёты удобными

Если ваш отчёт большой и занимает 10−20 листов в Excel, сделайте навигацию по нему. Это можно реализовать одним из следующих способов:

  • создать лист Summary, показать на нём главные цифры и сделать ссылки «Подробнее» с переходом на листы, содержащие все данные;
  • сделать оглавление, куда добавить ссылки на каждый лист с аналитикой.

Читать также

5. Автоматизируйте обновление регулярных отчётов

Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.

В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:

  • настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовём этот лист «Source»;
  • создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
  • формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
  • сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Источник:
http://netology.ru/blog/otchety-v-excel

Сводная таблица Excel Ч.1: готовый отчет за пару кликов

Здравствуйте, друзья. Как часто Вам приходится обобщать большие массивы данных? Получать промежуточные итоги? Если часто, значит сводные таблицы Excel – это то, что Вам нужно срочно! Создание сводной таблицы занимает всего пару минут, а результат – как будто работали целую неделю. Заманчиво? Читаем!

Сводная таблица – это мощный инструмент Microsoft Excel, решающий многие задачи, а главное – отвечающий на многие вопросы о процессах, описанных цифрами в Вашем файле. Приведу пример. На изображении ниже – список продаж торговых точек различных регионов с детализацией по дням в течение года:

Правда же, эта таблица мало информативна и в таком виде не представляет пользы? А вот сводная таблица, сформированная из этих данных:

Здесь все продажи систематизированы по регионам и менеджерам в строках, по группам товара в столбцах – в столбцах. Такие данные уже пригодны, как минимум, для последующего анализа. Наглядно видим, сводная таблица эффективно обобщает большие объемы данных и, как я расскажу дальше, не требует значительных усилий и времени на построение.

Какие данные подходят для сводных таблиц

Не каждый диапазон данных в Эксель можно применить для построения сводной таблицы. Данные должны быть нормализованы. В нашем случае, это значит, что каждая строка должна описывать одно событие, и для нее должны быть заполнены все столбцы. В каждой строке столбца должны содержаться данные одного типа. Посмотрите еще раз, как это выглядит на первом рисунке поста.

Обязательно каждый столбец должен иметь информативный заголовок, т.е. шапка должна быть полной.

Я рекомендую на этапе проектирования таблицы продумывать, будете ли пользоваться сводными таблицами. Если будете – обязательно учитывайте изложенные требования.

Как сделать сводную таблицу

Чтобы сделать сводную таблицу на основании своих данных – выполните такую последовательность действий:

  1. Установите курсор в любую ячейку таблицы
  2. Нажмите на ленте: Вставка – Сводная таблица
  3. Укажите расположение будущей сводной таблицы. Чтобы поместить ее на новый лист – установите галку «На новый лист». Чтобы выбрать расположение на существующих листах – выберите «На существующий лист» и в поле «Диапазон» укажите расположение верней левой ячейки сводной таблицы;
Читайте также  Функции автозамены в Excel

Откроется пустая область сводной таблицы и меню компоновки данных. Последнее состоит из пяти окон:

  1. «Выберите поля для добавления в отчет» — это заголовки всех столбцов, которые есть в таблице. Этими данными мы будем заполнять следующие 4 блока
  2. Фильтры – список полей, по которым будет применяться фильтр. Эти поля появляются над сводной таблицей
  3. Колонны – область, где задается, что будет содержаться в столбцах
  4. Строки – область, где указывается, что будет содержаться в строках
  5. Значения – задаем то, что будет отображаться или рассчитываться на пересечении строк или столбцов. То есть, основное тело таблицы

Области 2-5 заполняются данными перетягиванием заголовков из п.1. Например, нужно узнать, какая сумма продаж за год у менеджеров всех регионов. Значит, в строках у нас будут регионы и менеджеры, а в значениях – сумма продаж. Перетаскиваем соответствующие наименования столбцов из первой области меню компоновки в «Строки» и «Значения». Вот что получится:

Если теперь мы захотим, чтобы в столбцах данные были разбиты по группам товаров. Перетянем поле «Группа товара» в «Колонны», получаем результат:

А если вдруг мы решили, что нужны данные только по первому региону, добавим поле «Регион» и в «Фильтры», над сводной таблицей появится область фильтров. Открываем раскрывающийся список в этой области и выбираем только первый регион.

Мне кажется, это очень простой инструмент, и его обязательно нужно освоить. Представьте, в моем списке, который служит примером для этого поста – 9 883 строки, и я обрабатываю их без усилий, просто делаю несколько кликов мышью. И такая таблица, как мы с Вами только что сделали, уже похожа на профессиональный отчет.

А теперь нам, к примеру, захотелось узнать, кто из менеджеров продает больше всего. Снимем все фильтры, уберем галку «Регион» из строк. Получаем список менеджеров и их продажи. Кликнем правой кнопкой мыши в любой из строк «продажи» колонки «Общий итог», в контекстном меню выбираем Сортировка – Сортировка по убыванию . Естественно, сверху будет менеджер с наибольшими продажами, снизу – с наименьшими.

В поле «Значения» можно не только суммировать данные. Можно например, посчитать количество значений, отобразить минимальное или максимальное значение и многое другое. Для этого кликните правой кнопкой мыши на любой ячейке нужного столбца, в контекстном меню нажмите «Итоги по», а далее выбирайте ту функцию, которая нужна.

Как изменить макет сводной таблицы

Вы можете настраивать макет сводной таблицы в части логики построения. Выделите любую ее ячейку и найдите на ленте Конструктор – Макет . Здесь можно сделать настройки по четырем пунктам:

  1. Промежуточные итоги – включить или отключить итоги для промежуточных групп внутри таблицы
  2. Общие итоги – настроить расчет общих итогов по всей таблице
  3. Макет отчета – способ компоновки данных для наибольшего удобства
  4. Пустые строки – вставить или удалить пустые строки в конце каждой категории для улучшения восприятия данных.

Рекомендую Вам поэкспериментировать с этими настройками, чтобы найти Вашу оптимальную комбинацию.

Форматирование сводной таблицы Эксель

Раз уж сводные таблицы претендуют на звание универсального инструмента для выполнения отчетов, они должны быть гибкими в настройке внешнего вида. Для оформления Вы можете:

Выделяйте ячейки, и применяйте к ним уже привычные Вам операции форматирования. Как правило, этого достаточно, чтобы готовый отчет был информативным и удобным к восприятию.

Чтобы еще детальнее настроить внешний вид – кликните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и в контекстном меню выберите «Параметры сводной таблицы». Здесь собрано несколько полезных настроек. Например, задайте что отображать вместо кодов ошибок, или настройте детализацию вывода на печать сводной таблицы.

Если Ваша таблица не совсем вас удовлетворяет, и Вам хотелось бы немного изменить ее содержание в части содержимого строк, столбцов и основных данных – можете делать это в любой момент. Перетягивайте блоки заголовков в меню настройки сводных таблиц, удаляйте и добавляйте, изменяйте фильтры. Программа незамедлительно среагирует на внесенные Вами изменения.

На этом все о создании сводных таблиц, но тема все еще не закрыта и в следующей статье я расскажу о расширенных возможностях в работе с этим инструментом. Рекомендую к прочтению и использованию, ведь нет ничего лучше, чем получать результаты быстро и без усилий!

Как всегда, жду Ваших вопросов и комментариев, будем становиться профессионалами вместе!

Источник:
http://officelegko.com/2017/03/13/svodnaya-tablitsa-excel-ch-1-gotovyiy-otchet-za-paru-klikov/

Данные итогов в таблице Excel

В этом курсе:

Вы можете быстро подвести итоги в таблице Excel, включив строку итогов и выбрав одну из функций в раскрывающемся списке для каждого столбца. Значения по умолчанию для строки итогов заменяют функцию промежуточные итоги, которые позволяют включать или пропускать скрытые строки таблицы, однако вы также можете использовать другие функции.

Щелкните любое место таблицы.

Выберите Работа с таблицами > Конструктор и установите флажок Строка итогов.

Строка итогов будет вставлена в нижней части таблицы.

Примечание: Если применить в строке итогов формулы, а затем отключить ее, формулы будут сохранены. В приведенном выше примере мы применили функцию СУММ для строки итогов. При первом использовании строки итогов ячейки будут пустыми.

Выделите нужный столбец, а затем выберите вариант из раскрывающегося списка. В этом случае мы применили функцию СУММ к каждому столбцу:

Вы увидите, что Excel создал следующую формулу: = подытог (109, [средне]). Это промежуточный итог для функции сумм, а также структурированная формула, которая является исключительно для таблиц Excel. Дополнительные сведения об использовании структурированных ссылок в таблицах Excel.

К итоговому значению можно применить и другие функции, щелкнув Другие функции или создав их самостоятельно.

Примечание: Если вы хотите скопировать формулу в смежную ячейку строки итогов, перетащите ее вбок с помощью маркера заполнения. При этом ссылки на столбцы обновятся, и будет выведено правильное значение. Не используйте копирование и вставку, так как при этом ссылки на столбцы не обновятся, что приведет к неверным результатам.

Вы можете быстро подвести итоги в таблице Excel, включив строку итогов и выбрав одну из функций в раскрывающемся списке для каждого столбца. Значения по умолчанию для строки итогов заменяют функцию промежуточные итоги, которые позволяют включать или пропускать скрытые строки таблицы, однако вы также можете использовать другие функции.

Щелкните любое место таблицы.

Перейти к таблице > строка «итог«.

Строка итогов будет вставлена в нижней части таблицы.

Примечание: Если применить в строке итогов формулы, а затем отключить ее, формулы будут сохранены. В приведенном выше примере мы применили функцию СУММ для строки итогов. При первом использовании строки итогов ячейки будут пустыми.

Выделите нужный столбец, а затем выберите вариант из раскрывающегося списка. В этом случае мы применили функцию СУММ к каждому столбцу:

Вы увидите, что Excel создал следующую формулу: = подытог (109, [средне]). Это промежуточный итог для функции сумм, а также структурированная формула, которая является исключительно для таблиц Excel. Дополнительные сведения об использовании структурированных ссылок в таблицах Excel.

К итоговому значению можно применить и другие функции, щелкнув Другие функции или создав их самостоятельно.

Примечание: Если вы хотите скопировать формулу в смежную ячейку строки итогов, перетащите ее вбок с помощью маркера заполнения. При этом ссылки на столбцы обновятся, и будет выведено правильное значение. Не используйте копирование и вставку, так как при этом ссылки на столбцы не обновятся, что приведет к неверным результатам.

Вы можете быстро суммировать данные в таблице Excel, включив параметр Переключить строку итогов .

Щелкните любое место таблицы.

Откройте вкладку Конструктор таблиц > Параметры стиля > строка «Итого«.

Строка итогов будет вставлена в нижней части таблицы.

Установка агрегатной функции для ячейки строки итогов

Примечание: Это одна из нескольких бета-функций, и в настоящее время она доступна только для части инсайдеров Office. Мы будем оптимизировать такие функции в течение следующих нескольких месяцев. Когда они будут готовы, мы сделаем их доступными для всех участников программы предварительной оценки Office и подписчиков Microsoft 365.

Строка «итоги» позволяет выбрать агрегатную функцию, которая будет использоваться для каждого столбца.

Щелкните ячейку в строке Итоги под столбцом, который вы хотите изменить, а затем щелкните раскрывающийся список рядом с ячейкой.

Выберите агрегатную функцию, которая будет использоваться для столбца. Обратите внимание, что вы можете щелкнуть Дополнительные функции , чтобы просмотреть дополнительные параметры.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Источник:
http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D0%B8%D1%82%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D0%B5-excel-6944378f-a222-4449-93d8-474386b11f20

Как сделать отчет о результатах в excel?

Ограничения для выпуска продукции

Создание модели в Excel

1. Открыть табличный процессор Excel.

Читайте также  Основы Excel 2007: Условное форматирование

Подготовить начальную таблицу для размещения описаний задачи, исходных данных, ограничений, коэффициентов целевой функции, место для проведения вычислений и сохранения результатов. Начальная таблица, как она будет выглядеть в Excel , представлена на рис. 1. Столбец D введен для занесения результатов в ячейки D 5: D 10 . В этих ячейках будут отображаться результаты вычислений, т.е. сколько на самом деле будет задействовано единиц каждого вида ресурса для выпуска всей номенклатуры продукции. Добавить в таблицу новые обозначения, которые понадобятся для ввода начальных значений и вывода результатов. Для этой цели:

· в строке 11 (ячейки E 11: G 11 ) ввести коэффициенты для целевой функции, ее название — «Прибыль от реализации единицы продукции»;

· в строке 12 создать заголовок – «Значения Xj при решении задачи», ячейки E 12: G 12 понадобятся для ввода формул;

· ячейку E 13 можно выделить, в которой будет формироваться результат, поэтому в строке 13 сделана запись – «Конечная прибыль от реализации продукции», это и есть значение целевой функции.

2. Ввести формулы в таблицу с начальными данными. Для решения оптимизационной задачи методом линейного программирования необходимо математическую модель записать в терминах Excel , т.е. в определенные ячейки предварительно необходимо ввести формулы. В таблице 2 указаны координаты ячеек для рассматриваемого примера, математическая запись уравнений и формулы, которые введены в соответствующие ячейки в табличном процессоре Excel .

Таблица 2. Перечень формул для установки в ячейках таблицы Excel

=$E$13*E 6 +$F$13*F 6 +$G$13*G 6

=$E$13*E 7 +$F$13*F 7 +$G$13*G 7

=$E$13*E 8 +$F$13*F 8 +$G$13*G 8

=$E$13*E 9 +$F$13*F 9 +$G$13*G 9

=$E$13*E 10 +$F$13*F 10 +$G$13*G 10

3. Работа с надстройкой Excel – Поиск решения

· Вызвать окно: Поиск решения (рис. 1), нажать на кнопку .

· Ввести начальные значения Xj в ячейки E 13: G 13 . Например, по двадцать единиц каждого вида изделия.

· Выделить курсором ячейку E 14 с целевой функцией.

· Выбрать команду в меню Сервис-Поиск решения.

· В открывшемся диалоговом окне – Поиск решения, заполнить окна: Изменяя ячейки и Ограничения (можно проверить в диалоговом окне факт установки курсора на целевой ячейке, если требуется, то ее положение можно изменить). На рис. 3 показано всплывающее диалоговое окно Поиск решения, в котором проведены все перечисленные подготовительные действия.

· Установить диапазон ячеек в строке всплывающего окна: Изменяя ячейки, в которых будет отображаться результат с количеством номенклатуры Xj изделий. В рассматриваемом примере, это будут ячейки E 13: G 13 , которые должны быть фиксированными (перед координатами ячее ставится знак $).

· Отметить селекторную кнопку: Равной максимальному значению, т.к. определяется максимальное использование ресурсов.

· В окно с наименованием Ограничения последовательно ввести все ограничения для уравнений модели. В данном примере ячейки C 5: C 10 содержат количество деталей на складе, которые потребуются для выпуска всей номенклатуры продукции, а в ячейки D 5: D 10 были внесены формулы модели по каждому виду комплектующей, следовательно, суммарное количество используемых деталей не должно превышать величину, указанную в правой части уравнения. Для ввода ограничений, необходимо нажать на кнопку . После выполненного действия будет открыто диалоговое окно с наименованием Добавление ограничений, которое показано на рис. 4. В окне видно, что вычисляемое значение в ячейке D 5 должно быть меньше или равно установленной величины в ячейке C 5 .

· Если требуется ввести еще ограничения, то нажать на кнопку , в противном случае нажать на кнопку .

· Ввести ограничения на выпуск номенклатуры продукции в ячейки E 13: G 13 (в примере всего три вида продукции). Так, в качестве примера, на рис. 5 показано диалоговое окно для добавления ограничений, в котором указано, что вычисляемое значение в ячейке G 13 должно быть более 1 единицы (это условие записано в исходной таблице для изделия – Компьютеры).

· Ввести ограничения на форму представление результатов. В данной постановке задачи подразумевается, что количество изделий не может быть дробной величиной, а должны отображаться только целыми числами, следовательно, при выполнении расчетов, это обстоятельство необходимо учитывать. На рис. 6 показано диалоговое окно для добавления ограничений, в котором для ячейки E 13 (в ней отображается количество единиц изделия), установлено условие ‘цел’, что означает целочисленное решение. В раскрывающемся списке выбирается необходимое условие.

  • Установить параметры для оптимизационной задачи, для чего в диалоговом окне: Поиск решения, нажать на кнопку . После того, как откроется диалоговое окно с наименованием Параметры поиска решения, представленное на рис. 7.
  • В окне установить пометку: Линейная модель, и закрыть кнопкой ОК.

· Провести вычисления, для чего в диалоговом окне Поиск решения, нажать на кнопку . В том случае, если все данные введены правильно, а в вычисляемых ячейках существуют формулы, описанные в данной методике, то появится диалоговое окно с наименованием: Результаты поиска решения, которое представлено на рис. 8.

Программа формирует три типа отчетов: Результаты, Устойчивость и Пределы. Если отметить любой из них или все вместе, а затем вызвать, то можно провести анализ исходных данных и конечных результатов, об этом будет сказано ниже. В том случае, если в окне Результаты поиска решения появится сообщение: «Ошибка в модели. Проверьте правильность значений в ячейках и ограничениях», то отчеты получить невозможно, а следует открыть окно Поиск решения (рис. 4), и проверить правильность установки знаков ограничений, наименования ячеек, в которых должна быть вычислена целевая функция и установлены начальные значения изменяемых ячеек. На рис. 9 показан лист Excel , который содержит исходные данные и результаты решения оптимизационной задачи методом линейного программирования по заданным начальным значениям и тем условиям, которые были установлены, в соответствии с постановкой задачи.

Анализ результатов: После того, как будет получено решение, требуется проанализировать результаты. Анализ помогает выработать управленческое решение, направленное на дальнейшую стратегию деятельности предприятия.

· Принятие решения о производственной программе может быть направлено на то, что следует изменить некоторые условия, например, предприятие производитель имеет обязательства перед потребителем о поставке в текущем периоде 15 телевизоров. Следовательно, условие в ячейке E 13 должно быть изменено (вместо 1 следует установить 15).

· Принятие решения о закупках комплектующих проводится в соответствии с полученным результатом, из которого видно, что при принятии программы выпуска номенклатуры изделий в соответствии с оптимальным планом потребуется определенное количество комплектующих.

· Принятие решения о цене, на выпускаемую продукцию, обосновывается при изменении прибыли (снижении цены на продукцию), для чего можно провести новые расчеты, изменив только величину прибыли от реализации единицы продукции.

На рис. 10 представлена таблица с результатами проведенных вычислений по заданным параметрам с добавлением дополнительных граф, в которых отражается информация о тех потерях, которые получит предприятие производитель.

Кроме того, для анализа можно использовать стандартные средства, а именно при заполнении окна Результаты поиска решения (рис. 8), достаточно отметить тип отчета (напомним, что при решении целочисленных задач отчет по устойчивости и отчет по пределам, не составляется). Когда будет отмечен тип отчета и нажата кнопка ОК, тогда в текущей книге добавится новый лист (появится ярлык) с наименованием: Отчет по результатам. Внешний вид отчета показан на рис. 11. Отчет с наименованием Результаты, который формируется системой, состоит из трех таблиц. Первые две таблицы понятны и не требуют комментариев.

Последняя таблица похожа на ту, которая была построена самостоятельно (рис. 11). При анализе результатов достаточно взглянуть на столбец Статус таблицы на рис. 11. В том случае, если ресурс был использован полностью, тогда система записывает в соответствующую ячейку текстовое сообщение «Связанное», в противном случае появляется текст «Не связан». Следовательно, получен ответ о недоиспользованных ресурсах, что позволяет внести новые ограничения и решить задачу заново.

Задание: Провести изменения в условиях задачи, заменив количества видов продукции и наличия деталей на складе. Попробуйте применить надстройку Подбор параметров для изменяемой ячейки с количеством деталей на складе для условия, что конечная прибыль должна составлять 15000 руб.

Вопросы для самопроверки

1. Каким образом представляют условия постановки задачи с многими неизвестными?

  1. Почему в условия решения задачи вводят дополнительные переменные вида Xi > 0?
  2. Как вызвать инструментальное средство для решения оптимизационных задач Поиск решения?
  3. Какие шаги следует предпринять, чтобы ввести параметры уравнений и ограничений в окне Поиск решения?

Источник:
http://pavlov-rags.narod.ru/EXC/Informat/Chapts/Pat6.htm