Google Таблицы»: гайд для простых людей

«Google Таблицы»: гайд для простых людей

Долгое время лидерские позиции уверенно удерживал пакет офисных программ от Microsoft во главе с Excel. Однако время идет, и на передний план вышло детище Google под незамысловатым названием «Таблицы». А причин у этого достаточно. Я даже в отдельный список их собрал:

  • сервис полностью бесплатный;
  • доступ к таблицам возможен отовсюду, где есть интернет, вне зависимости от того, мобильное это устройство или десктопное;
  • все сохраняется на 100% автоматически – о нервном нажатии сочетания клавиш «CTRL+S» можно забыть;
  • очень просто и удобно реализованный совместный доступ – подключить к работе над таблицей своих коллег можно одним кликом;
  • предусмотрена возможность возврата к ранней версии таблицы – вдруг, что напутали, все мы – люди;
  • приятный бонус – вполне несложно настраивается импорт данных из внешних источников.

И это я еще не все преимущества Google Sheets перечислил. Функционал этого сервиса очень многогранен, а главное сделан для простых людей, для нашего с вами удобства. Но человек – существо достаточно примитивное, поэтому из тысячи представителей людского рода лишь сотня умеет достойно пользоваться онлайн-таблицами от компании Google, а их десятая часть, если не меньше, – задействует все функции сервиса так активно, что пыль из под колес летит.

В нашей новой статье, как вы могли заметить из названия, не будет мудреных формул или же тех сценариев по работе с Google Sheets, о которых даже их создатели уже забыли. Здесь мы расскажем вам все самое основное. Все то, что необходимо знать для уверенной работы с онлайн-таблицами. Достойное получилось введение. Приятного чтения, друзья!

Как начать работу с Google-таблицами ?

Начать работать с Google-таблицей очень просто, но и здесь есть несколько вариантов. Первый, он самый простой и распространенный, – через облачное хранилище Google Drive. Думаю, нет смысла вдаваться в подробности и освещать всю историю этого сервиса, ведь вы и так всё знаете об этом диске и его функционале. Вернемся к таблицам, чтобы создать новый файл в облаке, вам нужно выполнить всего два действия:

  1. нажать большой и яркий «+» в левом верхнем углу вашего экрана;

  1. курсором выбрать «Таблицы» из перечня возможных действий.

Но что делать тем, кто уже начал работать в Microsoft Excel (или Numbers, если речь идет о компьютере родом из Купертино). Все данные уже собраны, формулы проставлены, информация отфильтрована, а ваш руководитель только-только соизволил сообщить, что ему также необходим доступ к этой таблице. Ситуация печальная, но весьма реалистичная и ничуть не смертельная. Выход есть – нужно все ваши наработки из Excel загрузить в Google Sheets и отправить незадачливому боссу ссылку на новенькую онлайн-таблицу.

И вообще, взаимная файловая поддержка Microsoft Excel и Google Sheets делает работу с обоими сервисами очень удобной и комфортной. Респект создателям!

Одно письмо в неделю с самыми актуальными статьями
+ обзор digital-профессий!

Файл создан, а что дальше?

Сперва окинем взглядом панель инструментов Google Таблицы. Ничего сверхъестественного мы там при всем желании не найдем. Но именно это и позволяет новым пользователям в кратчайшие сроки адаптироваться к онлайн-таблицам от Google. Интерфейс выглядит даже проще, чем в Microsoft Office. Хотя у некоторых пользователей, привыкание может отнять немного времени.

Сравнивать иконки и сопоставлять наименования мы с вами не будем, не в детском садике все-таки. Но основные инструменты Google Таблицы перечислить необходимо. Слева-направо, как они расположены в панели, так я их и оставил:

  • отменить/повторить последнее действие;
  • отправка в печать;
  • копировать форматирование;
  • масштаб;
  • денежный и процентный форматы;
  • изменение количества знаков после запятой;
  • другие форматы;
  • шрифт и его размер;
  • стандартные текстовые инструменты;
  • заливка ячеек, их границы, объединение;
  • различные вариации выравнивания текста;
  • вставка ссылки, комментария, диаграммы и пр.;
  • фильтрация и функции.

Ничего сложного, все понятно интуитивно. Поехали дальше!

Рабочее пространство в Google Таблицы

Помимо панели инструментов и разлинованного листа, перед вашим взором располагаются еще несколько интересных областей на экране. Первая, о которой я хочу сказать – это так называемая «шапка». Помимо легко изменяемого названия (достаточно просто на него тапнуть), здесь располагаются вполне стандартные для офисного софта разделы. И как бонус – тайминг последнего изменения, нажав на который, вы попадете в историю выбранной таблицы. Очень полезная функция, если вы хотите что-либо перепроверить либо исправить.

Про горизонтальную и вертикальную нумерацию говорить много не буду. Главное помните о том, что в Google Таблице можно нажимать на все, а у каждой клавиши есть своя специальная функция. Например, выбрав один из столбцов (достаточно нажать на его заглавную ячейку), вы откроете следующий ассортимент действий:

Аналогичный пул действий будет доступен, если вы нажмете на одну из пронумерованных ячеек в левой части экрана. Они отвечаю за строки, что вполне логично. Без внимания у нас осталась еще одна зона рабочего поля Google Таблицы, она располагается в самом низу.

Это листы – все просто и во многом похоже на Excel или Numbers. Аналогичным образом, как со столбцами и строками, вы можете открыть дополнительную панель инструментов простым нажатием на заглавную ячейку.

Что можно делать с ячейками , строками , столбцами и прочим наполнением вашей онлайн-таблицы

Любой элемент Google Таблицы можно добавлять, удалять, скрывать, перемещать и изменять. Это несложно, делается обычным нажатием мышки (где-то левой кнопкой, где-то правой, а где-то и вовсе без разницы). Говоря о строках, например, разработчики Google Sheets предусмотрели отличную функцию. Работая с большими объемами информации, вы можете закрепить одну или несколько строчек так, чтобы они всегда оставались на виду.

Как я и говорил ранее, большим преимуществом онлайн-таблиц от Google принято считать не только их удобство, но и возможность совместного доступа. Эта функция реализована до боли просто, но невероятно удобно. Достаточно лишь нажать в правой верхней части экрана «Настройки Доступа».

А во всплывающем окне вам нужно будет выбрать уровень разрешенного доступа человеку, у которого будет эта ссылка.

Но не волнуйтесь, вы, вряд ли помешаете друг другу, работая в таблице параллельно.

Ведь вы гарантированно будете отмечены в таблице у вашего коллеги, либо именем аккаунта Google, под которым зашли, либо «Неопознанным койотом» – у ребят-разработчиков определенного есть чувство юмора. Поработав в совместном доступе пару дней, вы откроете ни один десяток новых животных для себя.

Если же обеспокоены за те данные, что уже внесли в таблицу , и переживаете, что кто-то из коллег может вам помешать – создатели предусмотрели и это. Вы можете просто ограничить доступ к редактированию конкретного диапазона ячеек.

Кроме того, вы можете оставить комментарии, либо примечания для отдельных ячеек со словами, например: «Не трогать – очень важная информация!». Он тут же отобразится у каждого пользователя, у кого есть доступ к таблице.

Форматы и форматирования в Google Таблицах

Буду краток, форматы данных доступны самые разные:

  • текст или числа;
  • дата и время;
  • проценты;
  • финансы и валюты.

Есть и другие форматы, но все они образованы от тех, что я перечислил выше.

За подобные изменения отвечает специальный раздел, который расположен в «шапке» вашей Google Таблицы.

Перейдем к условному форматированию. Буквально пары кликов будет достаточно для того, чтобы изменить внешний вид вашей онлайн-таблицы. Изменить шрифт, его размер, задать курсив, цвет или выравнивание текста, ячеек, столбцов и строк можно на панели инструментов.

Автоматическое форматирование ячеек также можно задать в Google Таблицах. Вы можете, например, выделить столбец, в котором расположены даты и установить правило, что все четные дни – красные, а нечетные – синие. Система автоматически будет окрашивать каждую вновь добавленную ячейку.

Фильтруем и сортируем данные в Google Таблице

Все необходимые для фильтрации или сортировки инструменты располагаются в шапке под названием вашей таблицы в разделе «Данные».

Вот, что после нажатия мгновенно перед вами откроется:

Как и всегда сортировка возможна либо по порядку, либо от конца к началу. Ее можно задать как для всей таблицы, так и для определенного столбца или диапазона. Однако будьте внимательны, а то поторопившись можно случайно отправить под сортировку еще и заголовки своей таблицы.

Для чего нужны фильтры? Они прячут те данные, которые сейчас не так важны. Например, вы загрузили в Google Таблицу квартальные отчеты всех отделов вашей компании, но проанализировать нужно лишь те, которые пришли за последний год. Выставляете соответствующий фильтр – готово, на экране осталась лишь необходимая информация.

Есть еще функция проверки и среза данных, но поиск информации об этом будет для вас факультативом, дабы не увеличивать и без того большую статью, которую вы уже наверняка устали читать.

Сводные таблицы в Google Sheets

Эта часть нашей статьи будет актуальна тем, кому близка тема аналитики. Вообще, основная задумка сводных таблиц – это структурирование информации, чтобы можно было впоследствии сделать корректный вывод. Хотите сделать из 2000 строк отчет на 20 позиций – это именно то, что вам нужно.

Как это делается? Опять-таки все просто до безумия. Раздел «Данные» и дальше выбирайте сводные таблицы. Остается только обозначить диапазон и все практически готово.

Визуализация данных в Google Таблицах

Конечно, есть множество самых разных сервисов для визуализации аналитических данных, например, Power BI и его аналоги. Однако, это можно сделать и в самих Google Таблицах. Мало кто пользуется этой функцией, но разработчики предусмотрели и ее. В Google Sheets вам не составит большого труда представить имеющиеся в таблице данные в формате графика или диаграммы. Это и просто, и наглядно, и очень удобно. Нужно всего лишь выделить необходимый диапазон данных и проделать то, что я заскринил ниже для вас.

Уже создав диаграмму, в редакторе вы можете изменить цвета, формат данных, да и все, что вам будет угодно!

Функции, функции и еще раз функции в Google Таблицах

Чем онлайн-таблицы от Google хуже Excel? Верно, ничем. Поэтому функции есть и там, и тут. Одноименную кнопочку ищите в правой части панели инструментов вашей Google Таблицы.

Вставить функцию вручную также очень просто:

  • ставим сперва знак «=»;
  • затем пишем название буковками той функции, что нам сейчас нужна;
  • последнее и самое важное действие – заковав в скобки отмечаем диапазон данных.

Ну очень легко, говорю же!

Бонусные функции Google Таблиц . Какая же умная машина…

Очень веское преимущество Google Sheets, как и любого другого облачного сервиса от этого IT-гиганта – это взаимная интеграция с другими ресурсами. Например, взять Google Формы и что мы имеем?

Одна клавиша «Создать форму» дает вам возможность свободно интегрировать этот сервис в вашу Google Таблицу. Следовательно, создав опросник, например, на тему рациона питания или умения планировать бюджет, вы сможете с легкостью проанализировать полученные результаты. Все они отобразятся в онлайн-таблице. А там и до интеграции Google Аналитики и создания автоматизированной онлайн-отчетности рукой подать. Ууух!

Читайте также  Вставка, перемещение и удаление разрывов страниц на листе

А знаете, как можно развить свои навыки работы с Google Таблицами и довести их до совершенства? На современных онлайн-курсах! Мы тут даже подборку писали – обязательно ознакомьтесь. Не переставайте учиться и читайте наши статьи! А еще обязательно оставляйте комментарии и хотя бы иногда заглядывайте к нам в Telegram 🙂

Источник:
http://checkroi.ru/blog/google-tablicy-gayd-dlya-novichkov/

Как создать гугл таблицы (Google Excel) с общим доступом, добавлять фильтры, новые листы, графики, гиперссылки и делать копии: пошаговая инструкция

Всем привет! Сегодня я расскажу вам о том, как создать гугл таблицу с общим доступом. Чтобы информация была максимально полезной и понятной, представлю ее в виде пошаговой инструкции и сопровожу скриншотами. Ну и как вишенка на торте покажу, как использовать некоторые полезные функции: создавать новые копии таблицы, добавлять фильтры, новые листы, графики, диаграммы и гиперссылки.

Как создать новую гугл таблицу

Для того чтобы начать работать с таблицами от Google (Sheets или же просто Google Excel) вам понадобится gmail почта. Если она у вас есть – отлично. Если нет – придется регистрироваться. Когда с этим будет покончено, можно переходить к работе с документами.

Итак, авторизовавшись в почте, нажмите на следующую кнопку:

Затем, нажмите кнопку «Еще» и перейдите в документы:

И выберите «Таблицы»:

Отлично, теперь вы находитесь в разделе гугл документы: таблицы. Интерфейс у сервиса простой, присутствует множество готовых шаблонов, которыми можно в любой момент воспользоваться. Все, что вам для этого нужно – нажать на любой из них. Ну, или просто создайте «Пустой файл»:

А теперь давайте вместе попробуем создать новую табличку и открыть к ней общий доступ. Для этого нажмите «Пустой файл».

Как видите, интерфейс схож с аналогичным софтом, но уже от Microsoft. Поэтому, если вы часто работаете в excel, вам не придется долго во всем разбираться.

Чтобы открыть доступ к файлу, в открывшимся документе введите название (красная стрелочка) и щелкните «Настройки доступа» (оранжевая стрелочка):

Перед вами должно появиться окошко настроек общего доступа:

А теперь идем по одному из двух вариантов:

  1. Создаем ссылку-приглашение;
  2. Отправляем приглашение конкретному человеку по электронной почте.

Ну а чтобы не осталось вопросов, сейчас я разберу оба варианта. Ну а начну, пожалуй, с первого.

Итак, если вам нужно пригласить большое количество пользователей, рассылка приглашений через ввод почты будет слишком затратной по времени. На такой случай существует полезная функция – открыть доступ для людей, прошедших по ссылке-приглашению. Для этого нажмите кнопку «Скопируйте ссылку» во втором (нижнем) блоке, после чего появится искомое приглашение, а также настройки доступа:

Выбрав «Доступные пользователям, у которых есть ссылка» вам останется только назначить права, скопировать приглашение и отправить его вашим работникам:

А теперь я расскажу, что делать, если приглашение нужно отправить одному конкретному человеку. Ну, или двоим, не суть важно.

Итак, чтобы отправить приглос ограниченному числу работников вам нужно ввести в первом блоке его email, после чего появится специальное поле, в которое вводится сообщение, а также настраиваются права доступа:

Закончив с этим, нажимаете «Отправить» и эти люди через некоторое время получат сообщение с доступом к документу. Достаточно просто, верно?

На этом, в общем-то всё. Разве что из важного я еще должен упомянуть про настройки приватности. Чтобы их открыть нажмите на шестеренку в верхнем блоке справа вверху. Откроется меню, в котором можно выставить настройки доступа, которые будут нужны:

Закрываем доступ к файлу

Чтобы закрыть доступ к файлу вам нужно:

  1. Если вы отправляли ссылки-приглашения;

Снова открываете «Настройки доступа» и во втором блоке ставите «Доступ ограничен». Нажимаете готово и все, дело сделано.

  1. Если отправляли приглашение по email.

В этом случае все намного проще. Открыв «Настройки доступа», напротив имени и почты сотрудника жмете по полю с уровнем его прав и выбираете «Удалить».

Основные функции

Если вы решили работать с гугл таблицами и тем более делать их общими, советую изучить все доступные функции, чтобы в будущем не терять время. Ниже я расскажу про основные, о которых чаще всего спрашивают меня или задают вопросы в интернете.

  • Как создать копию гугл таблицы.

Для этого в меню нажмите «Файл»:

И выберите «Создать копию»:

Останется ввести название, выбрать, копировать ли настройки и комментарии и нажать «Ок»:

В меню нажимаем «Данные»:

И щелкаем «Создать Фильтр»:

Чтобы отфильтровать данные нажмите на треугольничек и выберите параметры фильтрации:

Ну а чтобы убрать фильтр, снова нажмите «Данные» и выберите «Отключить»:

Чтобы создать новый лист достаточно нажать в самом низу документа, слева, на маленький плюсик:

Для этого в меню нажимаем на «Вставка»:

Вводим url-адрес и анкор:

Готово. Ну а на случай, если вдруг понадобится внести изменения, достаточно щелкнуть по ссылке и появится небольшое окошко, в котором будут три кнопки: сделать копию, внести изменения и кнопка удаления:

  • Как создать график или диаграмму.

Тут тоже все просто. Как и в случае с гиперссылкой, щелкаем «Вставка»:

И выбираем «Диаграмма»:

Появятся настройки, в которых выставляем данные и выбираем тип диаграммы (или меняем ее на подходящий график):

Готово. Если же вам понадобится внести изменения в данные, щелкните по трем точкам справа сверху и нажмите «Настройки», «Удалить» или любой другой подходящий пункт:

Заключение

Теперь и вы знаете, как создать гугл таблицу (Google Excel) с общим доступов. Благодаря схожести интерфейса с Microsoft Excel — это очень полезный и простой в освоении сервис. Кстати, недавно я уже писал про другой похожий сервис от гугла, но уже представляющий собой аналог Microsoft Word. Вот ссылка на статью — «Как создать гугл документ с общим доступом».

Чуть позже я напишу еще одну статью об этом сервисе, но уже расскажу о том, как правильно интегрировать гугл документы на страницы сайта. По правде сказать, это достаточно просто сделать, но я никак не сяду и не изучу этот вопрос досконально. Особенно меня интересует, как правильно задать необходимые размеры и подогнать документ по габаритам страницы.

Ну ладно, поговорим об этом в следующий раз. Если вам вдруг стало интересно, как интегрировать этот сервис на свой сайт, подписывайтесь на обновления моего блога. До встречи в следующих статьях!

Источник:
http://iflife.ru/dlya-novichka/gugl-dokumenty-tablitsy/

Как перенести таблицу Excel в Гугл-Таблицу

Думаю, что вы уже слышали про Гугл.Диск и Гугл.Документы. Если нет, то советую познакомиться с этими очень полезными инструментами. Кратко о том, как создать Гугл.Диск, я рассказал здесь.

Я очень часто использую Excel для различных расчетов и статистики. Это прекрасная и удобная программа. Однако в современном мире, когда вы работаете из разных географических точек, а также используете множество устройств — компьютер, ноутбук, смартфон и т.п., возникает необходимость доступа к файлам со всех этих устройств и из разных мест.

Здесь на помощь приходят облачные решения, такие как Гугл.Диск. И для того, чтобы не привязывать себя к одному устройству, я решил перенести все свои файлы Excel в “облако”, то есть на Гугл.Диск.

Вы можете просто скопировать файл Excel на Гугл.Диск. Но в этом случае вы сможете только просматривать файл, так как у Гугла нет инструментов для редактирования файлов Excel.

Чтобы отредактировать файл, вам придётся сохранить его на компьютер. Но здесь есть несколько неприятностей:

  1. Вам всё-время придётся копировать файл туда-сюда.
  2. Не на всех компьютерах, а тем более смартфонах, есть программное обеспечение для работы с файлами Excel.

Поэтому я применил другое решение — преобразовал все файлы Excel в Гугл.Таблицы. С таблицами от Гугла можно работать без дополнительного программного обеспечения — достаточно браузера. С ними также не возникает сложностей при работе со смартфона или планшета (конечно, если смартфон у вас достаточно быстрый и подключен к Интернету с хорошей скоростью).

Однако у новичков при этом могут возникнуть трудности:

  1. Не все могут догадаться, как преобразовать Excel в таблицы Гугл.
  2. Само преобразование может произойти с ошибками, так как Excel и Гугл-Таблицы не являются полностью совместимыми.

Далее я расскажу, как же всё-таки как открыть Excel в Гугл-Таблице, как превратить Excel в Гугл-Таблицу, и с какими неожиданностями вы можете при этом столкнуться.

Как преобразовать таблицу Excel в Гугл-Таблицу

Итак, преобразование выполняется просто:

  1. Создайте новую таблицу на Гугл.Диске. Для этого щёлкните по кнопке СОЗДАТЬ, а затем в меню по GOOGLE ТАБЛИЦЫ:

Откроется новая страница в браузере с новой таблицей. Таблица будет сохранена автоматически, и по умолчанию у неё будет имя “Новая таблица”.

  1. Затем откройте файл Excel, который вы хотите преобразовать в Гугл-Таблицу.
  2. Выделите всё содержимое страницы в Excel. Для этого щёлкаем левой кнопкой мыши по самому левому верхнему углу страницы (см. рис.):

  1. Затем копируем выделенное как обычно — комбинацией клавиш CTRL+C или ПРАВАЯ КНОПКА — КОПИРОВАТЬ.
  2. Переходим в файл Гугл-Таблицы, который мы создали. Также выделяем всю страницу — щёлкаем по левому верхнему углу левой кнопкой мыши. А затем вставляем скопированное комбинацией клавиш CTRL+V.

Ну вот в общем-то и всё. Вы перенесли содержимое из Excel в Гугл.Таблицу. Однако есть одна неприятность:

Все данные будут скопированы как текст. То есть без формул и прочих прелестей. Графики также могут скопироваться без данных или вообще не скопироваться. Поэтому после копирования придётся “допиливать” файл вручную.

Есть ещё одна неприятность, которая меня лично сильно огорчила. Даже после того, как в Гугл-Таблице вы пропишите нужные формулы вручную, нет никаких гарантий, что они будут правильно работать.

Почему? Причина уже была названа — все данные переносятся как текст. А, например, суммирование, выполняется, разумеется, с числами.

И даже если вы выделите в Гугл-Таблице столбец и измените форматирование (ФОРМАТ — ЧИСЛА), то это не всегда сможет избавить вас от неприятностей — формулы всё-равно могут работать неправильно.

Я пока нашёл только один способ, который заключается в удалении всех данных и вводе их вручную.

Иными словами, если преобразование текста в числа вам не помогло, и формулы всё-равно работают неправильно, то вам придётся:

  1. Установить для нужного диапазона нужный формат (например, число).
  2. Удалить все данные из диапазона.
  3. Вручную вбить в каждую ячейку нужные числа.

Муторно, однако. Но справедливости ради надо сказать, что такие сложные случаи бывают редко. Обычно всё решается преобразованием данных в числовой формат и созданием новых формул.

СОВЕТ
Чтобы проверить, правильно ли работает формула в новой таблице Гугл, которую вы создали из Excel — сравните результат её работы с таким же файлом в Excel, либо вручную пересчитайте на калькуляторе.

Ну вот как-то так. Возможно, существует какое-то программное обеспечение для преобразования Excel в Гугл-Таблицу. Если вы о таком что-то знаете — пишите в комментариях.

Ну а если что-то осталось непонятным — см. видео:

Читайте также  Как в экселе сделать формулу сложения, вычитания, умножения и деления, Как сделать компьютер

Источник:
http://andrey-polyakov.ru/excel-to-google

Как работать с Google Таблицами: полное руководство

Google Sheets — онлайн-аналог Microsoft Excel. С ним можно работать и в офлайне, правда только из браузера Chrome. В этой статье мы научим вас пользоваться Гугл Таблицами и расскажем об их функционале.

Изучаем панель инструментов

Чтобы создать документ-таблицу в Google Sheets, достаточно нажать на блок с плюсом или выбрать один из предустановленных в сервисе шаблонов.

Вы окажетесь в созданном документе, над которым будет панель инструментов. Вот с ней мы сейчас и познакомимся. Всего на панели есть 12 блоков, в каждом из которых присутствует от одной до пяти опций. Левый крайний блок содержит инструменты:

  • Отмена действия.
  • Повтор действия.
  • Печать документа.
  • Копировать форматирование (аналог функции «Формат по образцу» в Excel).

Во втором слева блоке есть лишь один инструмент — «Масштаб», он уменьшает и увеличивает визуальный размер документа. Аналогичную функцию выполняет сочетание клавиш CTRL и «+» или «-» (на Mac OS вместо CTRL нажимайте CMD).

В третьем блоке можно менять формат данных. Например, выбрать денежный, финансовый, валютный, процентный, временной и другие форматы. Здесь же можно сократить или увеличить число знаков после запятой.

Четвертый и пятый блоки позволяют выбирать шрифт и его размер.

Шестой блок содержит инструменты для форматирования шрифтовых начертаний и цветов:

Кнопки седьмого блока применяются для форматирования ячеек таблицы: заливка цветом, границы или объединение ячеек.

В восьмом блоке располагаются инструменты для выравнивания текста, его переноса или поворота.

Девятый блок содержит 5 полезных опций:

  • Вставить ссылку.
  • Добавить комментарий.
  • Сформировать диаграмму.
  • Фильтровать.
  • Применить формулу.

В десятом блоке находится кнопка для активации экранной клавиатуры и ввода текста в рукописном режиме.

Одиннадцатый блок выполнен в форме стрелочки вверх. Он позволяет скрывать заголовок таблицы, общее меню, настройки доступа и оставлять только панель инструментов.

Внизу таблицы есть дополнительная панель. Здесь создается новый лист или открывается список уже имеющихся листов. А при нажатии на стрелочку появляется меню, через которое можно создать копию листа, переименовать его, защитить и т.д.

Что можно делать с отдельными элементами в Google Таблицах

Работайте с элементами таблицы при помощи пункта «Изменить», либо через контекстное меню. Здесь можно добавлять новые ячейки, столбцы и строки, а также удалять, вставлять или скрывать. Сначала выделите элемент, который хотите отредактировать или удалить. Затем нажмите на пункт «Изменить» и выберите необходимую операцию. Либо вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши.

В Google Sheets, как и в Excel, можно закреплять строки и столбцы таблицы. Для чего это нужно? Для удобства. Предположим, у вас документ, который состоит из сотен или тысяч строк. При скроллинге заголовки уходят вверх за пределы экрана и становится непонятно, к чему относится содержимое строк. Если же закрепить строки с заголовками, то они всегда будут на виду. Чтобы закрепить строки или столбец, нажмите на пункт «Вид» в верхнем меню, наведите мышь на вариант «Закрепить» и выберите подходящий вам параметр.

При необходимости все элементы таблицы можно двигать и менять местами. Для этого выделите ячейку, строку или столбец, который хотите переместить, нажмите на пункт «Изменить» в меню, укажите нужное вам действие.

Если переместить элемент таблицы нужно на произвольное место, просто перетащите его. Выделите ячейку, строку или столбец, наведите указатель мыши на границу и дождитесь, пока курсор примет форму руки. Затем зажмите левую кнопку мыши и перетащите ячейку, строку или столбец туда, куда вам надо.

Сортировка и фильтрация данных

Оба инструмента находятся в разделе «Данные» в верхнем меню.

Сортировать информацию в таблице можно по алфавиту в прямом и обратном порядке. Если в таблице только числа, то они будут отсортированы по величине значения.

Чтобы не затрагивать строку заголовков, нажмите на «Сортировка диапазона…» после того, как выберете нужную часть документа, и пометьте пункт «Данные со строкой заголовка». Затем кликните по кнопке «Сортировать».

Что касается фильтров, они позволяют скрывать в таблице определенные данные, оставляя только те, что нужны на текущий момент. Инструмент находится в разделе «Данные». Он имеет 2 варианта:

  1. «Создать фильтр» (сокрытие информации для всех пользователей).
  2. «Фильтры» => «Создать новый фильтр» (фильтрация сведений для себя).

Активируйте фильтр, потом нажмите на его иконку в заголовке строки. Такой значок присваивается каждому столбцу.

Фильтрация от А до Я и наоборот работает аналогично сортировке. Здесь же можно выбрать различные условия для фильтра. Можно создавать несколько фильтров и накладывать их один на другой.

История изменений документов в Google Таблицах

Если вы что-то изменили в таблице и позже обнаружили, что изменения неверны и нужно вернуть всё, как было, ― не спешите переделывать вручную. Google Sheets сохраняет все версии документов вместе с данными об авторах и времени изменений. Они доступны по клику на надпись: «Все изменения сохранены на Диске» или меню «Файл ― История версий ― Смотреть историю версий».

Здесь можно отменить изменения и восстановить любой из вариантов. Конечно, при условии, что у вас есть доступ к редактированию документа.

В Google Таблицах есть еще немало опций, которые пригодятся любому. Это и формулы, и вставка диаграмм, и различные дополнения. Изучайте все возможности сервиса и делитесь своими впечатлениями с сообществом 1C-UMI в социальных сетях ― ВКонтакте и Facebook!

Источник:
http://umi.ru/blog/google_sheets/

9 удивительных возможностей Google Таблиц

Доказывающих, что этот редактор таблиц невероятно крут. И для 95% людей вполне может заменить Excel.

У Google Sheet есть два явных достоинства: он бесплатен и работает через браузер/мобильные приложения (App Store/Google Play). Многие воспринимают его просто как удобное средство для просмотра табличек, присланных по почте. Но такая точка зрения в корне неверна.

Вот обзор интересных возможностей Google Sheets, дополненный несколькими полезными мини-инструкциями, заставит вас посмотреть на приложение совсем другими глазами.

1. Совместная работа над документами

В Google Sheet очень просто организовать совместную работу над файлом. Надо нажать на кнопку Настройки доступа, ввести email нужного человека и выставить для него права: редактирование, комментирование или чтение.

Если в команде слишком много народу, а документ не содержит конфиденциальной информации, то можно включить доступ по ссылке и выложить ее где-нибудь.

Не стоит бояться, что кто-нибудь испортит документ. Все версии сохраняются в истории изменений и откат к более ранней версии можно произвести в пару кликов.

Если очень надо, можно защитить от редактирования определенные диапазоны данных.

Инструкция по блокировке ячеек

1. Выделяем ячейки и нажимаем Защитить лист.

2. Даем имя диапазону и нажимаем на кнопку Задать разрешения.

3. Указываем, кто имеет право редактировать диапазон.

Еще в Google Sheets есть интересный способ указать пользователю на конкретное место в документе. Не надо писать человеку письмо “Привет, Василий! Проверь пожалуйста данные 125 ячейки 17 столбца 30 листа счета №343”. Надо просто нажать на эту ячейку правой кнопкой мыши, выбрать пункт меню “Добавить комментарий” и набрать “+ вопрос к нему”.

В ответ ему придет письмо со ссылкой на нужный лист, ячейку и комментарий. Это очень удобно.

К слову, в Excel тоже можно совместно работать над документами через OneDrive и Office Online. Но стоит это удовольствие от 299 рублей в месяц.

В Google Sheet 371 функция! Здесь их полный список с описаниями на русском языке. Они распределены по 15 разделам:

Для справки, в Excel их на сто функций больше. Если что-то очень нужное, как раз из этой сотни, это не повод отказываться от Google Spreadsheet. Ведь можно создать функцию под себя!

Инструкция по созданию собственных функций

1. Открываем редактор скриптов:

2. Набираем код функции:

[jscript]
function c100wN(x) <
x = x*100*1.4;
return x;
>
[/jscript]

Этот пример функции очень простой, но вооружившись учебником по экономике/статистике/дискретной математике, вы сможете заставить Google SpreadSheet делать вычисления высокой степени сложности и избавиться от необходимости платить за Excel.

P.S. В Excel тоже можно создавать пользовательские функции.

3. Автоматизации

В этой сфере возможности предмета статьи поражают воображения. Автоматизировать можно практически все. Надо только немного подумать.

Мощнейший Google Apps Script (расширенная версия Java Script для работы с сервисами Google) может связать Sheets со следующими приложениями:

  • Google Docs;
  • Gmail;
  • Google Translate;
  • Google Forms;
  • Google Sites;
  • Google Translate;
  • Google Calendar;
  • Google Contacts;
  • Google Groups;
  • Google Maps.

Тему использования этого языка совместно с Google Таблицами на iphones.ru мы поднимали неоднократно:

4. Коллекция дополнений

Если вам не хватает каких-то возможностей в Google Sheet, то можно попробовать найти что-нужно среди дополнений. Страница с доступными аддонами открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения.

Я бы рекомендовала присмотреться к следующим дополнениям:

  • Styles;
  • Remove Blank Words;
  • Advanced Find And Replace;
  • Translate My Sheet;
  • Fitbit Activity Importer;
  • Magic JSON;
  • Drive Links Exporter.

5. Google Forms

Предположим, что нам надо сделать онлайн-опрос и собрать данные в таблицу для последующей обработки. Есть очень быстрый и бесплатный способ это сделать.

Организуем опрос с помощью сервисов Google

1. Инструменты -> Создать форму

2. Заполняем информацию, придумываем вопросы.

3. Получаем ссылку на готовый опрос.

5. Смотрим свой ответ на листе в таблице.

Еще форму можно получить html-код формы и поставить ее на сайт.

6. Интеграция с Google Drive

Для хранения таблиц Google Sheets предоставляется 15 Гб места бесплатно. На том как крут этот сервис мы останавливаться не будем, а просто расскажем о беcценной фиче под названием ОФФЛАЙН РЕЖИМ. Он доступен для текстовых документов, таблиц и презентаций.

О том как включить его в мобильных приложениях, а также десктопной версии браузера Chrome можно подробно ознакомиться здесь.

Стоит также уточнить, что использование Google Drive клиента на компьютере не позволяет работать с таблицами офлайн. Файлы Google Sheet хранятся на компьютере в виде файлов-ссылок, при открытии которых запускается браузер.

7. Горячие клавиши

У Google Sheet есть несколько десятков сочетаний клавиш практически для всех действий. Полные списки для PC, Mac, Chromebook и Android можно посмотреть здесь.

8. Экспорт данных

Созданные таблицы можно не только просматривать и редактировать онлайн, но и скачивать в разнообразных форматах:

9. Мгновенная вставка картинок из интернета

На лист таблицы можно в два счета вставить любое изображение из сети. Просто вставьте в ячейку формулу как на рисунке:

Это были лишь некоторые из самых интересных фич. Если вы осознали мощь программы и захотели начать активно ее использовать, рекомендую посмотреть эти 16 видео-уроков для получения стартовых знаний.

Опрос: Что вы такого делаете в Excel, что не можете делать в Google Sheet?

Ирина Чернова

Рас*здяйка. Графоманка. Боюсь людей. Страдаю манией величия. Фото удалено модераторами, так как внешность безнадежно испорчена тяжелой жизнью.

Источник:
http://www.iphones.ru/iNotes/531797

Пошаговая инструкция как создать гугл таблицу с общим доступом онлайн

Мы привыкли создавать таблицу в “Exсel” и не задумываемся, что её можно сделать где-то еще. Познакомившись с сервисом “Гугл диск”, я сегодня создаю таблицу там. Сравнивать возможности этих программ я не берусь, для этого нужно быть экспертом, а я таковым не являюсь.

Читайте также  Как в экселе пронумеровать строки, столбцы и страницы, Как сделать компьютер

Для меня гугл таблицы – это еще одна возможность расширить свои знания в области компьютерных программ, созданных для комфортной работы. Вот и познакомимся, а может, и подружимся с новыми для нас сервисами “Google”.

Так вот для того, чтобы создать гугл таблицу с общим доступом, первое, что делаем, это регистрируем аккаунт в “Google”, если его нет. Как это сделать, смотрим здесь. Это позволит нам пользоваться всеми приложениями “Гугла”, в том числе и диском.

Мы уже знакомы с “Excel”, теперь нам нужен документ с общим доступом, чтобы не приходилось пересылать его по почте своим сотрудникам или не оставлять копию в облачном хранилище для редактирования другим лицам. Параллельно будем рассматривать возможности гугл таблицы пошагово.

Содержание

Как создать гугл-таблицу с общим доступом

В какой-то мере гугл таблицы – это конкуренты офисной программы “Excel”, но по уровню своих возможностей “Гугл” пока отстает от этого корифея. Хотя заметила, что и там почти каждый день появляются новые функции в работе.

Мне, как человеку не занятому сложными аналитическими вычислениями и бухгалтерским и финансовым учетом, с избытком хватило бы и того, что сегодня предлагает “Google” своим пользователям. Но конкурентная борьба за привлечение человека к своим ресурсам не дает спать спокойно и таким интернет-гигантам, как “Google”.

Но есть у таблицы “Гугла” одно большое преимущество перед другими – возможность открыть общий доступ к документу всем, кому это необходимо. Он позволяет работать с информацией нескольким сотрудникам. Как же создать гугл таблицу с общим доступом?

Для этого наводим курсор на расположенную справа от нас на экране в верхнем углу большую ярко-зеленую кнопку “Настройки доступа” и кликаем по ней. Перед нами всплывает окно, в котором мы прописываем адреса электронной почты людей, которым хотим открыть доступ, и отправляем ссылку.

Пользователи, получившие ссылку, могут ее просматривать или редактировать. Что они будут делать, зависит от того, какие перед ними стоят задачи, и что мы разрешим им. Функция редактирования позволит нашим друзьям и коллегам вносить данные, писать комментарии и участвовать в обсуждениях.

Все действия происходят онлайн, вы тут же видите, что делают коллеги, а если сейчас вам некогда, то можете позже посмотреть историю комментариев. Данная опция расположена рядом с зеленой кнопкой общего доступа.

А можем отправить ссылку только для того, чтобы человек познакомился с данным документом без права вносить изменения, тогда в меню будет ярко-зеленым гореть кнопка “Только просмотр”.

Возможности гугл-таблицы

А теперь по шагам познакомимся с возможностями гугл таблицы для обычного пользователя. Для этого открываем “Гугл диск”, нажимаем кнопку “Создать” или на пустом поле правой кнопкой мыши кликаем, выпадает меню, в нем выбираем “Google Таблицы”.

Открывается новый документ – таблица с пустыми ячейками. Переименовываем его так, чтобы сразу стало понятно, о чем он, можем еще создать папку, в которую поместим ее.

Например, напишем название “Отчет по дням”. Рядом с названием документа стоит звездочка, которая позволяет выделить его из общего списка. Но пока таблица у нас одна, выделять не будем.

Если у вас уже есть папка, в нее можно переместить данный документ, нажав на значок. Если папку не создали, можно сделать это позже, вернувшись на шаг назад, и уже в неё поместить наш готовый документ.

Знакомимся с возможностями редактора, просматриваем меню. Многое нам знакомо по “Excel”, это делает работу приятной и легкой. Основное меню и контекстное во многом совпадают. Хотя список возможных функций в “Эксель” намного шире, но даже того, что сегодня предлагает “Гугл”, хватает, чтобы не чувствовать дискомфорта.

Изменение формы таблицы

Начинаем создавать скелет нашей таблицы, потом мы заполним его мышцами, нервами в виде цифр и слов. Приблизительно мы уже понимаем, что хотим создать исходя из наших потребностей. Приступаем к практическим занятиям.

Например, нам нужен отчет по каждому дню и количеству сделанных (условно) деталей разного размера. Важен итог за день и за месяц по каждому размеру деталей. Начнем с того, что сделаем шапку таблицы, куда выносим:

  • дату;
  • наименование и размер деталей;
  • сами размеры;
  • итого за день.

Общей для нескольких ячеек является строка, где пишем наименование и размер деталей, и ее объединяем, с помощью значка. Десятый размер шрифта нас не устраивает, увеличиваем до 14 и делаем жирным.

Текст в ячейках, чтобы он смотрелся красиво и был удобен для чтения, выравниваем по центру. Делаем это с помощью значка в контекстном меню, предварительно выделив строку или столбец.

Шапка готова, мы сделали ее удобной и функциональной, с учетом наших потребностей. По аналогии делаем любую другую форму гугл таблицы. Главное, чтобы в нашей голове был набросок или эскиз, а по мере создания вносим коррективы.

Только поработав с таблицей, можно понять насколько она тебе подходит. Если что-то не устраивает и чего-то не хватает, мы можем добавить строки или столбцы, для этого есть функция “Вставка”. Заметили, что не пользуетесь каким-то столбцом, или строка лишняя – убираем их с помощью кнопки “Изменить”, в выпадающем меню которой, есть такие возможности.

Заливка ячеек

В работе с таблицами есть такая функция, как заливка фона ячеек. Иногда это необходимо, чтобы подчеркнуть важность информации, содержащейся в данной ячейке. А иногда просто для того, чтобы скучный черно-белый цвет нас не угнетал, раскрашиваем их с помощью заливки фона. Выбор цвета производим соответствующим значком.

Вот теперь совсем другое дело. Документ радует глаз, и работать в нем приятно. Это необязательное условие, возможно для официальных документов такую радугу не стоит применять, а вот для личного использования можно. Хочу обратить внимание ещё на одну деталь, которая позволяет сократить затраты вашего времени при оформлении.

В графе “Дата” мы прописываем только одну строку: 01.01.2019, далее устанавливаем курсор на правом нижнем углу ячейки, на квадратике зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз столько, сколько нужно нам. Останавливаемся и отпускаем мышь, даты проставляются сами. Таким же образом можно и заливку растянуть на нужное нам количество ячеек.

Закрепление строк и столбцов

Когда таблица большая, то работать с ней становится неудобно. Строка с обозначением ячеек уходит с экрана, и приходится все время прокручивать колесико, чтобы найти то, о чем идет речь в данном столбце или строке.

Чтобы этого не происходило, в меню открываем вкладку “Вид”. В выпадающем меню выбираем “Закрепить” и далее по стрелке – одну строку или более. В данном документе нужно закрепить две строки, что мы и сделали.

Таким же образом закрепляем и столбец, в данном случае один. Теперь, какой бы длинной не была таблица, всегда на экране, перед нашими глазами будут даты и размеры.

Очень мне нравится эта возможность закрепки строк и столбцов. Без нее работа была бы некомфортной, а при сегодняшних размерах экрана планшета, смартфона вообще невыносима.

Новый лист таблицы

Часто так бывает, что одним листом в таблице не ограничился, требуется создать второй, а может и больше. Для этого в левом нижнем углу есть кнопка +(плюс), кликаем по ней и попадаем в новый лист.

Теперь надо листы гугл таблицы переименовать для удобства работы. Таблица у нас условно называется “Отчёт по дням” и на первом листе речь шла о месяце январь, логично, что на втором листе будет таблица февраля. Так и называем.

Наводим курсор на слово Лист, кликаем правой кнопкой мыши. Из выпавшего списка выбираем “переименовать” и называем Февраль, первый лист переименовываем в Январь. Сколько в вашей таблице будет листов определяете по потребностям.

Если хотите, можно изменить цвет ячейки с названием листа на любой другой по вашему вкусу. У меня январь, февраль ассоциируется со снегом и метелями, поэтому цвета выбираю синий и фиолетовый. Для этого правой кнопкой мыши кликаем по названию листа и выбираем цвет заливки.

Формулы гугл таблицы

Человечество не зря изобрело компьютер, он избавил нас от рутинной работы, такой как складывание и вычитание. Нужно только уметь формулу задать. Вот как это делается.

В нашей таблице есть столбец “Итого за день”, на первую строку этого столбца наводим курсор и ставим знак равно =сумм, открываем скобки (выделяем все строки, которые надо посчитать) скобки закрываем, клавишей Enter подтверждаем действие. Формула выглядит так: =СУММ(B3;G3) и видим мы её над таблицей.

Теперь, чтобы формула работала на всех строках, устанавливаем мышку на правый нижний угол первой ячейки столбца “Итого” и тянем вниз столько, сколько нам нужно.

Теперь все цифры, которые мы будем заносить в таблицу, сразу будут формулой считаться. И нам не придется вспоминать таблицу умножения или сложения. Итоговая цифра тут же изменяется, это очень удобно, когда вам приходится вносить в гугл таблицу много информации по расходам и поступлениям.

Далее, нам интересны итоги за какой-то период, чтобы их посчитать, необходимо выделить ячейку, где эта сумма будет записана. И выполняем те же действия, =сумм(выделяем ячейки столбца), нажимаем Enter. Теперь вам известна сумма всего за выбранный период.

Вот такие есть возможности у гугл таблицы с общим доступом, мы разобрали некоторые шаги по ее созданию. Научились заливать фон ячеек и закреплять области, сделали шапку документа, задали формулы, и сейчас с таблицей можно работать и получать удовольствие от работы.

Так же как в гугл документах, так и в таблицах сохранять специально ничего не нужно. Сохранение происходит автоматически. Все, что создали сегодня, сохранено и завтра, можно продолжать работу, даже на другом компьютере. Входите в свой аккаунт в “Google”, главное условие, чтобы было подключение к интернету, и делайте анализ на основе табличных данных.

Если статья была вам полезна, порекомендуйте ее друзьям в социальных сетях. А вы пользуетесь сервисами “Гугла”, что вам нравится в них, а что вызывает раздражение? Поделитесь мнением в комментариях, мне будет интересно узнать.

Сделай репост – выиграй ноутбук!

Каждый месяц 1 числа iBook.pro разыгрывает подарки.

  • Нажми на одну из кнопок соц. сетей
  • Получи персональный купон
  • Выиграй ноутбук LENOVO или HP

LENOVO или HP от 40-50 т.р., 8-16ГБ DDR4, SSD, экран 15.6″, Windows 10

Источник:
http://glafved.ru/kak-sozdat-gugl-tablitsu-s-obschim-dostupom