Проверка данных в EXCEL

Проверка данных в EXCEL

26 октября 2012 г.

При вводе большого количества информации в ячейки таблицы легко допустить ошибку. В EXCEL существует инструмент для проверки введенных данных сразу после нажатия клавиши ENTER – Проверка данных.

Инструмент Проверка данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ) не был бы столь популярным, если бы его функциональность ограничивалась бы только собственно проверкой. Ниже кратко перечислены основные приемы работы с этим инструментом.

A. Проверка введенных значений

Как видно на рисунке снизу, условия проверки вводимого значения можно настроить очень гибко.

Можно разрешить ввод значений в ячейку только определенного типа, выбрав необходимое условие из выпадающего (раскрывающегося) списка:

  • Целое число . В ячейку разрешен ввод только целых чисел, причем принадлежащих определенному диапазону;
  • Действительное . В ячейку разрешен ввод только чисел, в том числе с десятичной частью (нельзя ввести текст, дату ввести можно);
  • Дата. Предполагается, что в ячейку будут вводиться даты начиная от 01.01.1900 до 31.12.9999. Подробнее о формате Дата — в статье Как Excel хранит дату и время
  • Время . Предполагается, что в ячейку с Проверкой данный этого типа будет вводиться время. Например, на рисунке ниже приведено условие, когда в ячейку разрешено вводить время принадлежащее только второй половине дня, т.е. от 12:00:00 до 23:59:59. Вместо утомительного ввода значения 12:00:00 можно использовать его числовой эквивалент 0,5. Возможность ввода чисел вместо времени следует из того, что любой дате в EXCEL сопоставлено положительное целое число, а следовательно времени (т.к. это часть суток), соответствует дробная часть числа (например, 0,5 – это полдень). Числовым эквивалентом для 23:59:59 будет 0,99999.

  • Длина текста . В ячейку разрешен ввод только определенного количества символов. При этом ограничении можно вводить и числа и даты, главное, чтобы количество введенных символов не противоречило ограничению по длине текста. Например, при ограничении количества символов менее 5, нельзя ввести дату позднее 13/10/2173, т.к. ей соответствует число 99999, а 14/10/2173 — это уже 100000, т.е. 6 символов. Интересно, что при ограничении, например, менее 5 символов, вы не сможете ввести в ячейку формулу =КОРЕНЬ(2) , т.к. результат =1,4142135623731 (в зависимости от заданной в EXCEL точности), а вот =КОРЕНЬ(4) – сможете, ведь результат =2, а это только 1 символ.
  • Список . Наверное, самый интересный тип данных. В этом случае ввод значений в ячейку можно ограничить ранее определенным списком. Например, если в качестве источника указать через точку с запятой единицы измерения товара шт;кг;кв.м;куб.м , то ничего другого, кроме этих 4-х значений из списка вам выбрать не удастся. В источнике можно указать диапазон ячеек, содержащий заранее сформированный список или ссылку на Именованную формулу . Пример приведен в статье Выпадающий (раскрывающийся) список
  • Другой . В ячейку разрешен ввод значений удовлетворяющих более сложным критериям. Для задания критериев необходимо использовать формулу. Рассмотрим это условие подробнее.

При выбранном типе Другой, в поле Формула нужно ввести формулу для расчета логического значения. Если оно принимает значение ИСТИНА, то такое значение разрешено вводить в ячейку, если ЛОЖЬ, то ваше значение ввести не получится. В качестве аргумента формулы нужно использовать ссылку на саму ячейку, к которой применяется Проверка данных или ссылку на зависящую от нее ячейку. Например,

Источник:
http://excel2.ru/articles/proverka-dannyh-v-ms-excel

Проверка данных в Excel

Используйте проверку данных в Excel, чтобы убедиться, что пользователи вводят в ячейки только определенные значения.

Пример проверки данных

В этом примере мы сделаем такое ограничение, при котором пользователи смогут вводить только целое число между 0 и 10.

Как создать правило проверки данных

Чтобы создать правило проверки данных, следуйте нашей инструкции:

  1. Выделите ячейку С2.
  2. На вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation).

На вкладке Параметры (Settings) диалогового окна Проверка вводимых значений (Data Validation) сделайте следующее:

  • Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите Целое число (Whole number).
  • Из выпадающего списка Значение (Data) выберите Между (Between).
  • Введите минимальное и максимальное значения.

Сообщение для ввода

Сообщения для ввода появляются, когда пользователь выделяет ячейку. Они указывают ему, что нужно вводить. Перейдите на вкладку Сообщение для ввода (Input Message) и сделайте следующее:

  1. Поставьте галочку напротив Отображать подсказку, если ячейка является текущей (Show input message when cell is selected).
  2. Введите заголовок.
  3. Введите само сообщение.

Сообщение об ошибке

Если пользователи игнорируют сообщение для ввода и вводят недопустимое число, вы можете показать им уведомление об ошибке. Перейдите на вкладку Сообщение об ошибке (Error Alert) и сделайте следующее:

  1. Поставьте галочку напротив параметра Выводить сообщение об ошибке (Show error alert after invalid data is entered).
  2. Введите заголовок.
  3. Введите сообщение об ошибке.

  • Нажмите ОК.
  • Результат проверки данных

    1. Выделите ячейку С2.


    Попробуйте ввести число больше, чем 10.

    Примечание: Чтобы удалить проверку данных из ячейки, выделите её и на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation). Затем кликните по Очистить все (Clear All). Чтобы быстро выбрать все ячейки с проверкой данных, используйте инструмент Выделение группы ячеек (Go To Special).

    Источник:
    http://office-guru.ru/excel/proverka-dannyh-v-excel-381.html

    Проверка данных

    Проверка данных является неплохим инструментом Excel для контроля за вносимыми на листах изменениями, не прибегая к помощи VBA. С её помощью можно ограничить ввод в ячейку, разрешив вводить только даты либо время, либо только числа. Да к тому же еще и задать диапазон дат либо предел чисел(к примеру от 1 до 10).Применений, я думаю, можно придумать массу: для корректной работы многих формул требуются корректные исходные данные. Следовательно, мы можем с помощью Проверки данных разрешить пользователю вводить только тот тип и диапазон данных, который может обработать формула, не возвращая значение ошибки. Разберем поподробней.

    Сей чудесный инструмент находится: Данные (Data)Проверка данных (Data Validation) . Должно появиться окно:

    Для начала надо выделить ячейку(или диапазон ячеек) для которой необходимо установить проверку. Затем идем в Данные (Data)Проверка данных (Data Validation) .

    Первая вкладка — Параметры (Settings)

    В поле Тип данных (Allow) — выбирается непосредственно тип данных, который должен быть записан в ячейке. Всего доступно 8 типов: Любое значение, Целое число, Действительное, Список, Дата, Время, Длина текста, Другой (Any Value, Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom) . Пункт Любое значение (Any Value) установлен по умолчанию, проверка не осуществляется. Подробно про пункт Списки (List) и как их создавать можно посмотреть и почитать в статье Выпадающие списки. Там все подробно и с нюансами расписано про списки в проверке данных, поэтому в данной статье рассмотрим оставшиеся 6 типов. Если кратко, то при выборе пункта Список в ячейке появляется выпадающий список допустимых значений. И ввести можно только то значение, которое присутствует в списке

    Остальные типы данных:

    • Целое число (Whole number) — говорит само за себя. После установки такой проверки в ячейку можно будет внести только целое число. Т.е. число, не имеющее дробного остатка( 9,1 например уже нельзя будет ввести). Так же нельзя будет ввести произвольный текст. Чаще всего подобная проверка применяется в полях для записи кол-ва штук товара и т.п. Т.е. там, где не может быть дробных значений.
    • Действительное (Decimal) — тоже, что и в предыдущем пункте, но ввести можно любое число — хоть целое, хоть дробное, но невозможно будет ввести текст

    Примечание: применив данные типы проверок, внести в ячейку можно только число. Занести текст Excel уже не разрешит. Однако стоит помнить, что даты и время Excel воспринимает и хранит именно как ЧИСЛОВЫЕ значения, поэтому ввод даты и времени тоже будет разрешен, если он не противоречит остальным условиям проверки(см.ниже). Но для проверки Целое число разрешен будет ввод только даты, т.к. время Excel хранит как дробное значение(кроме 24:00:00 и 00:00:00, которые Excel воспринимает как 1 и 0 соответственно). Более подробно о восприятии Excel-ем данных читайте в статье Как Excel воспринимает данные?.

  • Дата (Date) — В ячейке может содержаться только значение даты. Дата может быть записана в любом формате, допустимом в текущей локализации Windows. Здесь тот же нюанс, что и проверкой на числа, только в обратную сторону — любая дата это число, поэтому по сути можно будет ввести любое целое число, которое может быть переведено Excel-м в дату.
  • Время (Time) — можно записывать значения в формате времени для текущей локализации и так же как с датой в ячейку можно будет вводить не только время, но и любые числа: целые или дробные
  • Длина текста (Text lenght) — позволяет ограничить количество вводимых в ячейку символов. Данные могут являться и числом и текстом и временем. Чем угодно, только должны соответствовать остальным условиям проверки. Часто применяется для контроля ввода данных по ИНН, КПП, БИК, артикулам и т.п.

    Если посмотреть на картинку в начале статьи, то можно увидеть еще три поля, помимо тех, которые я перечислил: Значение (Data) , Минимум (Minimum) и Максимум (Maximum) . Поле Значение содержит несколько вариантов проверки: Между, Вне, Равно, Больше, Меньше, Больше или равно, Меньше или равно (between, not between, equal to, not equal to, greater than, less than, greater than or equal to, less than or equal to) и доступно оно только при выборе Типа данных Целое число, Действительное, Дата, Время, Длина текста . Для других типов поле Значение недоступно. В зависимости от того, какой пункт выбран в поле Значение появляются дополнительные поля: Минимум и Максимум . При этом может быть только одно поле и название может быть иным. Например, для варианта Равно будет показано только одно поле и называться оно будет Значение (Value) . Но здесь нет никаких подводных камней и разобраться с этими полями можно не напрягаясь и без поллитры 🙂

    По сути все пункты довольно красноречивы и пояснять подробно каждый, думаю, смысла нет. Например, Между (between) — указывается интервал дат или чисел, в который должно входить условие(например целое число от 1 до 12: Минимум = 1, Максимум = 12). Если пользователь попытается ввести число за пределами указанного интервала(скажем число 0 , -3 или 14 ), то Excel выдаст сообщение об ошибке(см.ниже). Вариант Больше или равно (greater than or equal to) позволит вносить только положительные значения больше нуля, если указать в поле Минимум значение 1.
    Чуть большее внимание следует уделить варианту проверки Вне (not between) . При установленном значении Вне, в ячейку можно будет внести только данные, которые не входят в диапазон, указанный в полях Минимум и Максимум. Т.е. при тех же условиях от 1 до 12 ввести можно будет и 0 и -3 и 14 , но нельзя будет ввести 1 или 10.
    При этом в полях для ввода значений допускается указать ссылку на ячейку. Например, в ячейке A1 записана начальная дата приема заявок, в B1 — конечная дата. И надо установить в ячейках A2:A50 проверку на интервал дат, указанных как раз в A1 и B1 . Для этого выделяем ячейки A2:A50 и создаем в них проверку данных: Тип данных: Дата, Значение: Между, Начальная дата: = A1 , Конечная дата: = B1 . Теперь можно регулировать интервал без изменения самой проверки данных — просто изменяя значения ячеек A1 и B1 .

    Другой (Custom) — на мой взгляд самый интересный и самый мощный тип проверки. Здесь нам предоставляется возможность более широко контролировать ввод данных. Для заполнения есть только одно поле — Формула (Formula) . В него необходимо записать формулу и при каждом вводе значений в ячейку, Excel проверит введенное выражение на ИСТИНУ. Если быть точнее то Excel сначала вычислит формулу в этом поле ориентируясь на введенное в ячейку с проверкой данных значение, а потом проверит — возвращает ли формула значение ИСТИНА(TRUE). Если результатом будет ИСТИНА (TRUE) , то введенное значение будет сохранено в ячейке, а если ЛОЖЬ (FALSE) , то будет выдано окно с сообщением об ошибке:

    Приведу простой пример. В ячейку А1 введем число 1. Выделяем ячейку В1 — назначаем проверку данных-Другой. В поле Формула вписываем: = B1 = A1 . Теперь в ячейку В1 можно вписать только значение, которое полностью идентично значению в ячейке А1 .

    Важно: если проверка данных в дальнейшем будет скопирована в другие ячейки, то ссылки будут смещены так, будто это простая формула. Поэтому при создании формул в проверке данных необходимо учитывать возможность смещения и при необходимости закреплять ссылки(знак доллара — $).

    Вкладка Сообщение для ввода (Input Message)

    Здесь указывается текст, который будет отображаться при выделении ячейки с проверкой данных:

    Самое удобное в данном сообщение то, что можно не устанавливать саму проверку данных, а заполнить только эту вкладку. Тогда сообщение будет появляться при выделении ячейки, но никаких ограничений для ввода в ячейку не будет. Т.е. использовать эту возможность просто для дополнительного информирования о предпочтительном формате данных или просто указывать тип вводимой в ячейку информации.

    Вкладка Сообщение об ошибке (Error Alert)
    Здесь указывается отображать сообщение об ошибочном вводе или нет, и сам тип выводимого сообщения об ошибке.

    • Выводить сообщение об ошибке (Show error alert after invalid data is entered) — в большинстве случаев необходимо установить галочку. Если галочка снята, то проверка вводимых в ячейку данных не будет осуществляться.
    • Вид (Style)
      • Останов, Сообщение (Stop, Information) — можно ввести только разрешенные проверкой значения. Различается только вид сообщения(пример сообщения Останов приведен на рисунке выше).
      • Предупреждение (Warning) — в ячейку можно ввести любое значение, но при вводе значения, противоречащего проверке, появиться предупреждающее сообщение с подтверждением ввода данных.
    • Заголовок (Title) — текст, который будет показан в заголовке сообщения об ошибке. Если не указан, то в заголовке будет написано Microsoft Excel.
    • Сообщение (Error message) — непосредственно текст самого сообщения об ошибке. Если не указан, то будет показан текст примерно следующего содержания:
      Это значение не соответствует ограничениям по проверке данных, установленным для этой ячейки
      (This value doesn’t match the data validation restrictions defined for this cell)

    Но так же необходимо помнить, что какое бы условие на проверку Вы не поставили — значение в ячейке можно удалить, нажав кнопку Del. Либо скопировав ячейку из другой книги или листа и вставив на место проверки данных — проверка исчезнет, т.к. вся ячейка будет заменена скопированной. И от этого никак не уйти — такой проверку сделали разработчики.

    Как скопировать проверку данных на другие ячейки
    Все очень просто — копируем ячейку с нужной проверкой данных -выделяем ячейки для создания в них такого же условия -Правая кнопка мыши —Специальная вставка (Paste Special) -в окне выбираем Условия на значения (Validation)Ок:

    Как удалить проверку данных из ячеек
    Выделяем необходимые ячейки -вкладка Данные (Data)Проверка данных (Data Validation) . В поле Тип данных (Allow) устанавливаем Любое значение (Any Value)Ок.

    Маленькая хитрость использования проверки данных
    Если проверка данных на ячейки была установлена уже после того, как данные были внесены, то очень неплохо понять, все ли данные соответствуют условиям проверки. Сделать это несложно. После того, как ячейкам была назначена проверка данных переходим на вкладку Данные (Data)Проверка данных (Data Validation) -раскрываем меню и выбираем Обвести неверные данные (Circle Invalid Data) . Все ячейки, данные в которых не соответствуют условиям проверки данных будут обведены красной линией:

    Это можно использовать не только когда необходима проверка данных, но и просто для определения ошибочных значений. Например, есть список товара на складе и есть лист, в который этот товар вносился сотрудниками вручную. Необходимо определить какие наименования товара не соответствуют тем, которые заведены на складе. Создаем проверку данных Список(Выпадающие списки), указывая в качестве источника список товара на складе. Далее распространяем эту проверку на ячейки с занесенными сотрудниками данными. И теперь применяем функцию Обвести неверные данные.

    Сразу после исправления неверных значений на те, которые есть в списке обводка исчезает. Если не все значения надо исправлять, а обводку тем не менее надо удалить, то после всех нужных правок просто переходим на вкладку Данные (Data)Проверка данных (Data Validation) -раскрываем меню и выбираем Удалить обводку неверных данных (Clear Validation Circles)

    Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Источник:
    http://www.excel-vba.ru/chto-umeet-excel/proverka-dannyx/

    Проверка данных в Excel: методы и особенности

    Табличный редактор Microsoft Excel во время работы требует ввода огромного количества данных. В этом процессе легко можно допустить ошибку, а так как программой многие пользуются для создания отчетности – могут появиться сопутствующие проблемы. Чтобы не допустить таких проблем, разработчиками внедрена особая функция — проверка данных в Excel.

    Кроме проверки присутствуют и многие другие функции, которые позволяют осуществлять эту работу. Перечислим существующие типы проверок.

    Проверка на введенные значения

    Программа Microsoft Office Excel позволяет гибко настроить введенные значения. При этом правильность будет проверяться по одному либо нескольким параметрам. Благодаря этому можно настроить поиск и ячейку.

    Числовые проверки

    Для записывания в ячейку таблицы можно разрешить только один тип данных. К ним относятся:

    • Целочисленные значения – в ячейку можно будет ввести только числа без дробной части. При этом можно также ограничить их значение определенным диапазоном либо запретить ввод отрицательных. Это хорошо подходит для номеров столбцев и строк.
    • Действительные числа. В ячейку можно вводить только числовые значения, которые могут включать дробную часть (до десятых). Однако при этом невозможно ввести любой текст. Можно дополнительно вводить дату.
    • При выборе параметра «Дата» появится возможность вводить числовые данные только в определенном формате. Для этого осуществляются проверка и поиск по введенному числу, и при неправильном выборе формата появится ошибка. Диапазон значений: от первого января 1900 года до 31 декабря 9999.
    • Если выбрать тип ограничений по времени – то, как и в случае с датой, можно будет ввести только временной промежуток в определенном формате. Кроме того, можно ограничить введенные значения, например, введя данные только после полудня. Также существует возможность вводить данные в ячейку программы Microsoft Office Excel при помощи числового эквивалента. Так, 12:00 соответствует число 0.5. Это обуславливается способами хранения данных в Microsoft Office Excel. В приложении за дату и время отвечает дробное число. На примере полудня: 12/24 = 0.5.

    Текстовая проверка

    Можно ограничить способ введения текста различными методами. Рассмотрим подробнее.

    • Проверка данных в Excel по длине введенного текста. Подходит для фамилий и наименований компаний. При этом разрешено вводить в определенную ячейку только заранее заданный объем символов. Также можно вводить числа и даты. Однако здесь существуют свои особенности. Из-за хранения дат в памяти в виде десятичного числа не получится ввести дату позже 13/10/2173, но только если ограничить длительность вводимого значения 5 символами. То же самое относится и к формулам. Если результат формулы слишком длинный, запись в ячейку не будет сделана.
    • Список ограничений. Проверка вводимых данных в Excel осуществляется при помощи заранее заданного списка ограничений. При этом можно заранее задать определенный список ограничений. Кроме того, можно задавать значения в списке при помощи ссылки на ячейку либо именованной формулы. Список можно заполнять различными способами.

    При помощи формулы

    Существует отдельный параметр, если ни один из стандартных не соответствует нуждам пользователя. Проверка данных в Excel в таком случае осуществляет по формуле. В текстовое поле будет предложено ввести формулу, соответствующую желаемому типу значений, которые будут вводиться в ячейку. Таким образом, в Excel проверка данных в ячейке осуществляется более точно.

    Некоторые способы ввода.

    • Для того чтобы ячейка содержала только текст без символов, можно определить для ввода исключительно текстовые значения. Так как в обычной проверке данных невозможно ограничить вводимые значения и в текстовое поле можно по ошибке ввести число.
    • Ограничить введение при условии, что в какой-либо из ячеек значение выходит за пределы заранее заданного диапазона.
    • Добавить проверку введенного значения с формулой «ЕСЛИ». В таком случае можно будет ввести только те значения, которые соответствуют истине в формуле. Таким образом, можно, например, не давать вводить ошибочный возраст или суммы денег.
    • Кроме того, можно в диапазоне ячеек вводить только определенные значения, которые не будут пересекаться.

    При этом существуют ограничения на ввод формул. Поэтому лучше воспользоваться условным форматированием.

    Вывод комментария в случае, если ячейка выбрана

    Функция проверка данных в Excel имеет возможность добавлять различные комментарии при выборе текущей ячейки, в которой была произведена запись по проверке вводимых значений. Для того чтобы это сделать, нужно в окне проверки перейти в раздел сообщения для ввода и ввести в текстовые поля заголовка и сообщения произвольный текст.

    Такой комментарий останется на экране, пока ячейка выделена, что может быть полезно при длительной работе.

    Вывод сообщения об ошибке

    Как сделать проверку данных в Excel? Если пользователь вводит некорректное значение, то можно вывести сообщение об ошибке и предложить ввести значения заново. По факту приложение полностью соответствует функции MessageBox из встроенного языка программирования в Microsoft Excel Visual Basic Application.

    В окне выбора проверки нужно перейти в раздел «Сообщение об ошибке», затем поставить галочку на чекбоксе «Выводить сообщение об ошибке», выбрать тип сообщения, затем ввести заголовок и произвольное сообщение в текстовое поле. Проверка ввода данных в Excel в таком случае осуществляется по двум условиям.

    Виды сообщений об ошибке:

    1. «Остановить» – отменить ввод неправильной информации, вывести заданное сообщение.
    2. «Предупреждение» – при выборе такого типа сообщения произойдет предупреждение о неправильности введенных данных, программа предложит исправить ошибку.
    3. «Сообщение» – примерно то же, что и предупреждение, но выглядит менее устрашающе и не предлагает изменить содержимое ячейки.

    Использование ссылок на другие листы

    В новых версиях программы можно проводить связывание нескольких несвязанных листов, как и в условном форматировании. Для того чтобы было возможно при заполнении условий проверять наличие информации на другом листе, можно воспользоваться функцией получения имен.

    Для того чтобы корректно выполнить проверку данных, которые находятся на другом листе, нужно для начала определить имя листа, а также наименование ячейки, затем при помощи ссылочного типа сослаться на полное имя листа и ячейки и корректно ввести данные. Проблема была устранена с обновлением распространяемого пакета Microsoft Office до 2010 года. Однако в более ранних версиях невозможно отобразить на листе проверку данных, которая проводилась этим способом.

    Принцип работы проверки данных

    Подпрограмма осуществляет свою работу при проверке введенных в ячейку таблицы данных. При этом срабатывает встроенный язык программирования, при корректном значении ошибки не возникнет. Однако в случае если значение не подходит по типу или величине, появится сообщение об ошибке, однако у этого есть свои ограничения.

    При попытке ввести данные при помощи вставки из буфера обмена или при автоматическом заполнении проверка не сработает. Кроме того, в случае копирования можно «задеть» правила проверки и в некоторых случаях их удалить.

    Как найти ячейку с проверкой данных

    Чтобы найти на листе все ячейки, с которыми осуществляется работа и в которых заполнена проверка данных, можно использовать инструмент «Выделение группы ячеек». Он находится в разделе «Главная». Свойство проверки данных этого инструмента позволит выделить все нужные данные в ячейке.

    Источник:
    http://fb.ru/article/451327/proverka-dannyih-v-excel-metodyi-i-osobennosti

    Проверка данных в Excel

    Используйте проверку данных в Excel, чтобы убедиться, что пользователи вводят в ячейки только определенные значения.

    Пример проверки данных

    В этом примере мы сделаем такое ограничение, при котором пользователи смогут вводить только целое число между 0 и 10.

    Как создать правило проверки данных

    Чтобы создать правило проверки данных, следуйте нашей инструкции:

    1. Выделите ячейку С2.
    2. На вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation).

    На вкладке Параметры (Settings) диалогового окна Проверка вводимых значений (Data Validation) сделайте следующее:

    • Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите Целое число (Whole number).
    • Из выпадающего списка Значение (Data) выберите Между (Between).
    • Введите минимальное и максимальное значения.

    Сообщение для ввода

    Сообщения для ввода появляются, когда пользователь выделяет ячейку. Они указывают ему, что нужно вводить. Перейдите на вкладку Сообщение для ввода (Input Message) и сделайте следующее:

    1. Поставьте галочку напротив Отображать подсказку, если ячейка является текущей (Show input message when cell is selected).
    2. Введите заголовок.
    3. Введите само сообщение.

    Сообщение об ошибке

    Если пользователи игнорируют сообщение для ввода и вводят недопустимое число, вы можете показать им уведомление об ошибке. Перейдите на вкладку Сообщение об ошибке (Error Alert) и сделайте следующее:

    1. Поставьте галочку напротив параметра Выводить сообщение об ошибке (Show error alert after invalid data is entered).
    2. Введите заголовок.
    3. Введите сообщение об ошибке.

  • Нажмите ОК.
  • Результат проверки данных

    1. Выделите ячейку С2.


    Попробуйте ввести число больше, чем 10.

    Примечание: Чтобы удалить проверку данных из ячейки, выделите её и на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation). Затем кликните по Очистить все (Clear All). Чтобы быстро выбрать все ячейки с проверкой данных, используйте инструмент Выделение группы ячеек (Go To Special).

    Источник:
    http://office-guru.ru/excel/proverka-dannyh-v-excel-381.html

    Проверка данных Excel

    Во время работы с большими объемами информации, особенно когда ее обработка осуществляется формулами или макросами, важно, чтобы данные не имели ошибок, которые способны повлиять на итог. Сложности в получении корректных исходников появляются, когда они поступают из неструктурированных источников (плохо спроектированные базы данных, ручное заполнение таблиц и форм незаинтересованными в результате людьми). Особенно трудно добиться правильного оформления по определенной маске (шаблону). Например, дату в виде строки можно записать несколькими способами:

    • 01.01.2001;
    • 01/01/2001;
    • 1 января 2001 года и т.д.

    В статье описывается функционал, позволяющий упростить процесс сбора и проверки данных в Excel.

    Где находится?

    Для настройки параметров проверки вводимых значений необходимо на вкладке «Данные» в области «Работа с данными» кликнуть по иконке «Проверка данных» либо выбрать аналогичный пункт из раскрывающегося меню:

    На экране появиться окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных может быть использовано любое значение:

    Настройка условия проверки

    Изначально требуется выбрать тип проверяемых данных, что будет являться первым условием. Всего предоставлено 8 вариантов:

    • Целое число;
    • Действительное число;
    • Список;
    • Дата;
    • Время;
    • Длина текста;
    • Другой.

    В соответствии с выбранным пунктом, появляется возможность выбора дополнительных условий. Для чисел, дат, времени и длины текста возможно указать ограничения: меньше, больше, диапазон и т.п. К списку обязательно привязывается источник, а пункт «другой» предлагает ввести формулу, возвращающую логическое значение.

    Самым необычным видом является выпадающий список.

    Он позволяет выбирать значения, указанные в качестве источника и ограничивать допустимые значения им же. Также возможно создавать динамические выпадающие списки.

    Всплывающая подсказка ячейки Excel

    Функционал проверки данных в Excel позволяет настраивать всплывающие подсказки для ячеек листа. Для этого следует перейти на вторую вкладку окна проверки вводимых значений – «Сообщение для ввода».

    На изображении показан пример возможного сообщения для ячейки, в которую вносятся целые числа от 1 до 31 (настройки вкладки «Параметры»). Заголовок и сообщения указываются по Вашему усмотрению, каких-либо правил к их оформлению нет. Не забудьте установить галочку на поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей», иначе сообщение будет деактивировано.

    Пример всплывающей подсказки в Excel:

    Вывод сообщения об ошибке

    Последняя вкладка окна проверки данных позволяет настроить поведение и вывод сообщений при обнаружении ошибочного значения.

    Существует три варианта сообщений, отличающихся по поведению:

    Останов является сообщением об ошибке и позволяет произвести только 2 действия: отменить ввод и повторить ввод. В случае отмены новое значение будет изменено на предыдущее. Повтор ввода дает возможность скорректировать новое значение.

    Предупреждение более лояльно в сравнении с остановом, так как позволяет оставлять значение, не соответствующее условиям проверки, после подтверждения ввода пользователем.

    Сообщение выводить ошибку в виде простой информации и дает возможность отменить последнее действие.

    Заголовок и сообщение заполняются по Вашему желанию.

    Пример вывода одной и той же ошибки, но под разными видами:

    Источник:
    http://office-menu.ru/uroki-excel/14-professionalnoe-ispolzovanie-excel/70-proverka-dannykh-excel