Складской учет в excel как сделать

Складской учет в excel как сделать

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

  1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
  2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
  3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
  4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

  1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
  2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
  3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
  4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Складской учет в Excel — это прекрасное решение для любой торговой компании или производственной организации, которым важно вести учет количество материалов, используемого сырья и готовой продукции.

Кому могут помочь электронные таблицы

Крупные фирмы приобретают для этих целей готовые решения в электронном формате. Однако они стоят достаточно дорого, а некоторые сложные программы требуют привлекать к работе на складе квалифицированного сотрудника с высокой зарплатой. Это не под силу начинающим или небольшим компаниям. К счастью, выход есть, и можно использовать таблицы Excel. Этот электронный инструмент, который уступает по популярности только офисной программе Word, имеет функционал, вполне достаточный для решения задач складского учета.

Несколько важных правил

Те, кого интересует вопрос о том, как вести складской учет, должны с самого начала серьезно подойти к вопросу создания собственной компьютерной программы. При этом следует с самого начала придерживаться следующих правил:

  • Все справочники должны изначально создаваться максимально точно и подробно. В частности, нельзя ограничиваться простым указанием названий товаров и следует также указывать артикулы, коды, сроки годности (для определенных видов) и пр.
  • Начальные остатки обычно вводятся в таблицы в денежном выражении.
  • Следует соблюдать хронологию и вносить данные о поступлении тех или иных товаров на склад раньше, чем об отгрузке покупателю.
  • Перед заполнением таблиц Excel необходимо обязательно провести инвентаризацию.
  • Следует предусмотреть, какая дополнительная информация может понадобиться, и вводить и ее, чтобы в дальнейшем не пришлось уточнять данные для каждого из товаров.

Складской учет в Excel: общие рекомендации

Перед тем как приступить к разработке электронной таблицы для обеспечения нормального функционирования вашего склада, следует учесть его специфику. Общие рекомендации в таком случае следующие:

  • Необходимо составить справочники: «Покупатели», «Поставщики» и «Точки учета товаров» (небольшим компаниям они не требуются).
  • Если перечень продукции относительно постоянный, то можно порекомендовать создать их номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе таблицы. В дальнейшем расход, приход и отчеты требуется заполнять со ссылками на нее. Лист в таблице Excel с заголовком «Номенклатура» должен содержать наименование товара, коды продукции, товарные группы, единицы измерения и т.п.
  • Отчет формируется посредством инструмента «Сводная таблица».
  • Поступление товаров (продукции) на склад должно учитываться на листе «Приход».
  • Требуется создать листы «Расход» и «Остатки» для отслеживания текущего состояния.

Создаем справочники

Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:

Источник:
http://word-office.ru/skladskoy-uchet-v-excel-kak-sdelat.html

Складской учет в Excel: приход, расход и остаток товаров на складе — примеры, таблицы

Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.

Читайте также  Зависимые выпадающие списки в Excel

Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе

Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

  • нет очередей на складе;
  • вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
  • готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Решения для бизнеса

Кому могут помочь электронные реестры

Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

Но при этом у ПО существуют и преимущества:

  • в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
  • также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

Как вести контроль

Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

  1. Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
  2. При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
  3. Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

Организация складского учета в Excel – таблица

Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

Создаем справочники

Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

  • Название.
  • Сорт (или про другую подобную характеристику).
  • Единица измерения.
  • Размеры.
  • Комментарий.

Разработка «Прироста»

Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

Как наладить автоматическую работу

Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ(«номенклатура!$А$4:$A$8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

«Оборотная ведомость»/«Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.

Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

Инструкция по ведению

Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

  1. Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
  2. Определить структуру.
  3. Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
  4. Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
  5. Проведите первичное детальное заполнение справочников.
  6. Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
  7. Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
  8. Научите работников работать с ПО.
  9. Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

Несколько обязательных принципов

При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

Распорядок приемки

  • Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
  • Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
  • Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

Режим перемещения

Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

Норма отпуска со склада

В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

Шаблон Excel при аналитике продаж

При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

Источник:
http://www.cleverence.ru/articles/biznes/skladskoy-uchet-v-excel-prikhod-raskhod-i-ostatok-tovarov-na-sklade-primery-tablitsy/

Программа для склада в Excel

Записывать складские операции можно в тетради или на компьютере — в таблице учета товара в Excel. Так работать намного удобнее. В таблице складского учета в Excel можно:

  • Фиксировать приход и расход, количество и цену товара.
  • Считать наценки и скидки, делать прайс.
  • Формировать оборотную ведомость, считать прибыль, смотреть остатки.
  • Использовать функции и формулы программы, чтобы автоматизировать расчеты.
  • Вести базу клиентов и поставщиков.

Скачать таблицу учета товаров в Excel можно здесь. В ней есть листы под справочники номенклатуры и покупателей. Таблица готова, чтобы сразу вести в ней складской учет.

Как сделать учет проще и эффективнее?

Возможности учета товаров в Excel ограничены. Таблицу нужно приспособить под свой бизнес, самостоятельно подобрать формулы, постоянно проверять данные. Ошибка в заполнении или сбой — и весь учет под угрозой.

Чтобы упростить работу, можно использовать вместо Excel специальную программу для ведения учета. Формулы больше не понадобятся: просто внесите данные — и все посчитается автоматически. Вы сэкономите до 70% времени.

В программе просто работать с документами. В один клик формируется накладная, счет, прайс. Документы нумеруются, прикрепляются к операциям. Печатать можно отдельно или пакетом, а отправлять — по email или через мессенджер.

Все возможности управления складом

В отличие от Excel, программа для ведения склада подходит не только для записи прихода и расхода. Это полноценная система для складского учета:

  • Все операции с товаром, включая перемещения, списания, инвентаризации.
  • Поддержка нескольких складов, ячейки, учет по серийным номерам и модификациям.
  • Обработка заказов покупателей: резервы, печать чеков.
  • Планирование закупок: автозаказ на основе остатков или статистики продаж.
  • Создание ценников и этикеток во встроенном редакторе.
  • Отчеты по продажам, остаткам, оборотам и рентабельности, удобные визуальные графики.
Читайте также  Примечания в Excel: как добавить, скрыть, изменить, удалить

Бесплатный тариф рассчитан на небольшой бизнес. На нем можно вести полноценный складской учет, для одного пользователя это доступно навсегда и без дополнительных оплат. Платные тарифы подойдут для более крупного бизнеса. В них есть специальные опции: несколько юрлиц, сотрудников, торговых точек.

Подключение к программе бесплатное. Просто зарегистрируйтесь — и можете сразу работать. Начните прямо сейчас!

Надежнее, чем в Excel

Вам больше не понадобится запасная копия вашей таблицы в Excel. Программа для складского учета хранит данные не на компьютере, а в облаке, на сервере. Это надежно: во-первых, вы ничем не рискуете в случае ошибки или сбоя (например, если компьютер сломался или на него попал вирус), во-вторых — у вас есть доступ к ним из любого места, с любого устройства, в любое время. Достаточно авторизоваться с нового устройства. На платных тарифах можно дать доступ сотрудникам и настроить для них права на просмотр данных.

Программу для складского учета не нужно устанавливать, достаточно завести аккаунт. Интерфейс простой, сложных настроек нет. Зарегистрируйтесь — и можно сразу вести учет продаж и товаров.

В программу легко добавить товары, контрагентов и даже новый склад. Загрузите из файла или создайте вручную, настройте собственные фильтры и поля. Программу легче приспособить под свой бизнес, чем таблицу для ведения учета в Excel.

Как оптимизировать складской учет в Excel

Таблица для учета в Excel подходит вам, только если вы торгуете небольшим количеством товара, и в день у вас немного складских операций. В ней удобно записывать приход и расход, вносить сведения об остатках. Но чем дольше вы ведете таблицу учета в Excel, тем очевиднее ее ограничения. Использовать все ее возможности не так просто. Для этого требуется придумать, как приспособить таблицу под ваши операции, а потом — составить нужные формулы и вручную вписать их в ячейки.

Таблицу нужно постоянно проверять: если допустите ошибку в формуле, весь учет пойдет неправильно. Если есть сотрудники, нужно придумать, как наладить для них доступ, а заодно решить, кому вы доверите таблицу, как организуете работу с версиями и главное: как защититесь от ошибок персонала. При ошибке или при сбое вам понадобится в лучшем случае перепроверять, в худшем — восстанавливать данные.

Очевидно, что это отнимает слишком много сил и времени. На каком-то этапе становится критически важно сделать работу проще, уменьшить затраты времени, гарантировать защиту от ошибок и расширить возможности. Для этого удобнее всего вместо Excel использовать программу для учета товаров.

В ней вы можете оформлять инвентаризации, регистрировать заказы от покупателей, создавать заказы поставщикам, не только учитывать закупки, но и планировать их. Создание заказа тоже можно автоматизировать на основе остатков. Вы можете вести несколько складов. В программу можно дать доступ сотрудникам и настроить уровень доступа.

В программе удобно учитывать скидки. Можно рассчитывать себестоимость услуг: например, доставки. Есть встроенный редактор ценников и этикеток с простым интерфейсом. Можно сделать нужный ценник за пару минут и отправить на массовую печать. Вести базу покупателей и контрагентов в программе тоже удобнее, чем в таблице учета в Excel.

Ее можно интегрировать с другими полезными сервисами, например, с банком, интернет-магазином, сервисом для рассылок. Тогда вы сможете управлять связанными процессами из одного центра.

Источник:
http://www.moysklad.ru/programmy-dlja-biznesa/programma-dlja-sklada-v-excel/

Как работать с программой «Складской учет»

1. Разархивируйте приложенные файлы:
клик правой кнопкой мыши и выбрать Извлечь (Extract)

— должно выглядеть так:

3. Включите макросы

Для этого перейдите по ссылке и следуйте инструкции.
Макросы нужны для исполнения программного кода (чтобы заработали все кнопки)

Шаг 1. Выбор параметров

Запустите файл «Учет»

На главной странице кнопка «Настройки»
Снимитепоставьте галочки для нужных параметров и нажмите «Применить»
*** если нужен только количественный учет, то снимите галочку «Цены,суммы»

Шаг 2. Заполните склады
На главной странице кнопка «Склады»
Откройте нужный файл склада и заполните своими данными

Шаг 3. Заполните справочники
На главной странице кнопка «Справочники»
Откройте нужный справочник и заполните своими данными

Шаг 4. Проведите тест
— на листе «Расход» создайте накладную и сохраните ее (кнопка «Действия — Сохранить»)
— в реестре заказов добавится новая накладная (вкладка «Заказы»)
— попробуйте удалить заявку в реестре (двойной клик для появления меню выбора)

На главной странице кнопка «Склады» откроет список имеющихся складов.
*** данная функция доступна только для пользователя с правами админа,
для остальных пользователей склады только в режиме просмотра

  • откройте нужный склад и вручную заполните таблицу своей номенклатурой
  • файл склада — это файл Excel, заполняйте его как обычную таблицу Excel (можно использовать копипаст)
  • сохраните и закройте файл склада

На главной странице кнопка Справочники откроет список справочников:

  • откройте нужный справочник
  • внесите свои данные
  • сохраните и закройте файл

Заполнение накладной

Два способа заполнения расходной накладной:

Способ 1

Перейти на вкладку «Расход»

Кнопка «Добавить позицию» открывает окно для выбора номенклатуры

В открывшемся окне появится список номенклатуры склада.

Если у вас больше одного склада, то из выпадающего списка выберите нужный склад

Двойным кликом выбираем товар из списка. Выбранная позиция загрузится в накладную

Строка поиска
Можно вести поиск товара по наименованию и артикулу.
В соответствующих полях поиска вводите символы искомого товара:

Выбор группы товаров

Если у вас на складе заданы группы товара (перед заголовком группы должна стоять любая цифра)

то в окне ввода можно выбирать по группам

Количество товара в накладной

  • количество товара проставляем прямо в ячейках:

2. Заполнение накладной со склада

Работает по принципу добавления товара в корзину:
— перейти на вкладку «Склад»
— загрузить из выпадающего списка нужный склад
— двойным кликом добавить товар в корзину

Как удалить позицию из накладной

  • для удаления позиции в накладной — двойной клик по нужной строке и выбрать «Удалить позицию»

Заполнение данных

Кнопка «Данные» открывает окно для выбора контрагента, сотрудника и даты


Когда на вкладке «Расход» сформирована накладная:

  • накладную можно сразу отгрузить
  • либо сохранить как отложенный заказ, в этом случае накладная будет сохранена в реестр заказов

Отгрузка накладной
по кнопке «Действия — Отгрузить»

  • все позиции накладной будут списаны из остатков склада
  • накладная будет сохранена в архив

Сохранение накладной
по кнопке «Действия — Сохранить»

  • данная накладная будет сохранена в реестр заказов (заявка сформирована и хранится в ожидании отгрузки)
  • на складе добавится бронь для всех товаров из данной заявки

Реестр заказов (вкладка Заказы) предназначен для управления заявками.
Здесь хранятся все заказы в ожидании отгрузки.

Список всех созданных заказов выглядит так:

— по кнопке «Обновить» происходит обновление реестра (если один из пользователей создает и сохраняет заявку, то по кнопке «Обновить» остальные пользователи увидят эту заявку в своем реестре)

Кнопка Поиска

Открывает окно со списком всех заказов.
Служит для быстрого перехода к нужному заказу (при клике по строке в списке)


Операции с заказами

Двойной клик по шапке заявки — из выпадающего меню выбираем действия:

Редактировать — данный заказ вернется на вкладку «Заявка», после редактирования повторно сохранить заявку
Отгрузить — списать заказ (списание из остатков склада, накладная сохранится в архиве,накладная будет удалена с листа заказов)
Печать — вывод накладной на печать
Удалить — заявка будет удалена с листа заказов

На вкладке «Приход» формируем приходную накладную.

Формирование накладной

  • по кнопке «Данные» выбираем поставщика, сотрудника и дату
  • по кнопке «Добавить позицию» выбираем номенклатуру
  • количество товара проставляем прямо в ячейках

  • для удаления позиции в накладной — двойной клик по нужной строке и выбрать «Удалить позицию»

Ввод номенклатуры:

1. Т.к. у нас таблица склада выполняет по сути роль справочника номенклатуры, то можно выбирать позиции прямо из таблицы склада. Для этого:

Кнопка «Добавить позицию»

Откроет окно с номенклатурой склада.

Если у вас больше одного склада, то из выпадающего списка выберите нужный склад

Двойным кликом выбираем товар из списка. Выбранные позиции попадают в таблицу прихода.

Строка поиска
Можно вести поиск товара по наименованию и артикулу.
В соответствующих полях поиска вводите символы искомого товара:

Читайте также  7 хитростей чтобы сделать вас экспертом Excel

Оприходование накладной
по кнопке «Действия — Оприходовать»

  • все позиции накладной будут добавлены на склад
  • к остаткам склада добавится оприходованное количество
  • накладная будет сохранена в архив

Окно настроек открывается на главной странице кнопкой Настройки.
Данная функция доступна только для пользователей с правами админа.

Вкладка Параметры позволяет скрыть ненужные параметры номенклатуры

Артикул — показатьскрыть колонку с артикулом
Цены, суммы — показатьскрыть цены (только количественный учет)

Вкладка Склад позволяет задать параметры складов

Бронь — показатьскрыть колонку брони (резервирование)
Крит.остатки склада — позволяет задать критические остатки склада
Удалять нулевые остатки — будут удаляться на складах позиции с нулевыми остатками

Вкладка Очистка для очистки данных в программе

Обнулить нумерацию — обнуляет номера накладных
Удалить приходные накладные — удаляет все сохраненные приходные накладные
Удалить расходные накладные — удаляет все сохраненные расходные накладные

На главной странице кнопка Накладные откроет список накладных для просмотра:

Вверху фильтры для отбора накладных по контрагентам, сотрудникам и дате.

По умолчанию в списке показаны накладные за текущий месяц.

Для просмотра накладной два раза кликнуть по нужной строке.
Откроется окно с выбранной накладной для просмотра.
Накладную можно распечатать или отменить.

Стандартная версия программы содержит два вида отчетов:

  • по отгрузкам (сколько, чего и куда отгружено за период)
  • по приходам (сколько и чего приходовано за период)

Отчеты формируются в отдельных файлах Excel.

На главной странице кнопка «Отчеты» откроет список отчетов:

Отчет приходов выглядит так:

Отчет выдачи выглядит так:

В настройках можно задать период по умолчанию

Источник:
http://sklad-excel.ru/help_mgp_1/

Складской учет в Excel

Автор: Леонид Радкевич · Опубликовано 13.05.2013 · Обновлено 06.12.2016

На свете нет такого финансиста или экономиста, который в своей повседневной рабочей деятельности не использовал бы Excel. Сначала может показаться, что эта программа идеальна для ведения учета. Именно поэтому она используется значительной частью компаний не только малого, но и среднего бизнеса.

Что такое Excel?

Excel — это программа, входящая в состав Microsoft Office и предназначенная для работы с электронными таблицами. Она способна красиво и профессионально отображать данные, изменять, отслеживать и анализировать их.

Области применения Excel

    • Учет. Подходит для ведения финансовой документации.
    • Бюджетирование. Возможно создание как личного бюджета, так и бюджета компании.
    • Продажи и выставление счетов. Excel удобен для создания форм документов, полезен для управления данными о продажах и выставлении счетов.
    • Формирование отчетов.
    • Планирование.
    • Отслеживание данных в листах учета.
    • Работа с календарями различных видов.

Как начать вести складской учет в Excel

Дать однозначный ответ на этот вопрос невозможно, так как нужно учитывать специфику конкретного склада. Однако можно вывести несколько рекомендаций.

Для ведения полноценного складского учета в Excel достаточно рабочей книги, состоящей всего из 2 – 3 листов.

1-й лист: «Приход». Здесь учитывается поступление объектов на склад.

2-й лист: «Расход». Учитывается выбытие объектов со склада.

3-й лист (не обязательно): «Текущее состояние». Здесь могут отображаться все товары, имеющиеся на складе в данный момент времени.

На каждом листе нужно создать заголовки и закрепить их. Как закрепить область в excel 2010 и других версиях догадаться не сложно. Достаточно зайти во вкладку «вид» и выбрать соответствующий пункт.

Далее можно приступать к ведению учета, то есть внесению записей.

Работа в excel удобна, только если число операций в организации небольшое. Свою роль играет и выбранная учетная политика, неудобство может быть особенно ощутимо для предприятий среднего бизнеса. Складской учет в excel проще вести методом средневзвешенной стоимости, нежели методом ФИФО, который предполагает внесение записей о каждом объекте отдельно.

Не забывайте, что Excel – это не база данных. Он не предназначен для многопользовательской работы. Использование excel в качестве автоматизированной системы для управления финансами чревато множеством проблем. Это может сильно осложнять жизнь пользователям.

Проблемы с excel, которые могут возникнуть

Люди, имеющие дело с excel, периодически сталкиваются со следующими проблемами:

    • — из-за одной маленькой ошибки нужно вручную перепроверять все значения огромных таблиц;
    • — иногда после редактирования своего файла одним пользователем исчезают данные у другого;
    • — выполнение вручную трудоемких операций;
    • — колоссальные затраты сил и энергии на проверку правильности данных и на приведение файлов в нужный вид;
    • — трудности со сверкой достоверности данных, собранных из нескольких файлов.

От этих проблем не застрахован никто, они возникают часто и неожиданно, отнимая много рабочего времени. Ведь без проверки данных, вынужденных ручных операций и устранения ошибок программы работа не сдвинется дальше.

Учитывая возможные риски, целесообразно использование специальных программ для управления финансами. Отличный вариант – это применение 1С, но можно обойтись и проще, приобретя программу на платформе excel, которых сейчас очень много.

Основные возможности, предлагаемые ими:

Возможности очень сильно меняются и варьируются в зависимости от конкретной программы и её версии.

Более 70% этих программ примитивные и неудачные, но в любом случае рабочие, так как Excel – это мощная платформа, способная обрабатывать большие объемы данных.

Источник:
http://advanceduser.ru/microsoft-excel/skladskoj-uchet-v-excel.html

Складской учет в Excel. Простая программа для автоматизации складского учета

Складской учет в Excel — это прекрасное решение для любой торговой компании или производственной организации, которым важно вести учет количество материалов, используемого сырья и готовой продукции.

Кому могут помочь электронные таблицы

Крупные фирмы приобретают для этих целей готовые решения в электронном формате. Однако они стоят достаточно дорого, а некоторые сложные программы требуют привлекать к работе на складе квалифицированного сотрудника с высокой зарплатой. Это не под силу начинающим или небольшим компаниям. К счастью, выход есть, и можно использовать таблицы Excel. Этот электронный инструмент, который уступает по популярности только офисной программе Word, имеет функционал, вполне достаточный для решения задач складского учета.

Несколько важных правил

Те, кого интересует вопрос о том, как вести складской учет, должны с самого начала серьезно подойти к вопросу создания собственной компьютерной программы. При этом следует с самого начала придерживаться следующих правил:

  • Все справочники должны изначально создаваться максимально точно и подробно. В частности, нельзя ограничиваться простым указанием названий товаров и следует также указывать артикулы, коды, сроки годности (для определенных видов) и пр.
  • Начальные остатки обычно вводятся в таблицы в денежном выражении.
  • Следует соблюдать хронологию и вносить данные о поступлении тех или иных товаров на склад раньше, чем об отгрузке покупателю.
  • Перед заполнением таблиц Excel необходимо обязательно провести инвентаризацию.
  • Следует предусмотреть, какая дополнительная информация может понадобиться, и вводить и ее, чтобы в дальнейшем не пришлось уточнять данные для каждого из товаров.

Складской учет в Excel: общие рекомендации

Перед тем как приступить к разработке электронной таблицы для обеспечения нормального функционирования вашего склада, следует учесть его специфику. Общие рекомендации в таком случае следующие:

  • Необходимо составить справочники: «Покупатели», «Поставщики» и «Точки учета товаров» (небольшим компаниям они не требуются).
  • Если перечень продукции относительно постоянный, то можно порекомендовать создать их номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе таблицы. В дальнейшем расход, приход и отчеты требуется заполнять со ссылками на нее. Лист в таблице Excel с заголовком «Номенклатура» должен содержать наименование товара, коды продукции, товарные группы, единицы измерения и т.п.
  • Отчет формируется посредством инструмента «Сводная таблица».
  • Поступление товаров (продукции) на склад должно учитываться на листе «Приход».
  • Требуется создать листы «Расход» и «Остатки» для отслеживания текущего состояния.

Создаем справочники

Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:

Источник:
http://fb.ru/article/287622/skladskoy-uchet-v-excel-prostaya-programma-dlya-avtomatizatsii-skladskogo-ucheta