Создание отчетов с помощью Сводных таблиц (Pivot Tables)

Создание отчетов с помощью Сводных таблиц (Pivot Tables)

Представьте, что вам нужно с большой таблицы, которая содержит множество разнообразной информации сделать краткий аналитический отчет для принятия решений. Предположим, вы имеете данные, где отображается информация по кредитному портфелю Банка, где есть записанная подробная информация по каждому заемщику. Поэтому, для анализа кредитного портфеля, из базы данных в Excel выгружается примерно вот-такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной кредитной сделке:

  • название заемщика
  • номер сделки
  • дата выдачи и дата погашения по кредиту
  • тип кредита
  • сумма кредита

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и вкалывают всерьез, то каждый день этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и до конца, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасными.

Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Сколько выдали кредитов в каждом месяце? Какова величина кредитного портфеля в разрезе направлений кредитования по количеству и сумме? Десять крупнейших заемщиков? и т.д.

Ответы на все вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Минуты так за три, примерно. С помощью одного из самых потрясающих инструментов Microsoft Excel — Сводных таблиц.

Выделяем всю нашу таблицу с данными и жмем в меню Вставка — Сводная таблица ( Insert — PivotTable ).

Появится вот такое окно, в котором мы можем выбрать куда поместить нашу сводную таблицу и скорректировать диапазон данных.

По умолчанию выбрано поместить сводную таблицу на новый лист (New Worksheet) , однако мы можем, при необходимости, вручную выбрать текущий или любой другой лист книги (Existing Worksheet). Лучше для этого выбирать новый лист — тогда нет риска что сводная таблица «перекроется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку OK и переходим к самому интересному — этапа конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите, нажав кнопку OK называется макет (layout) сводной таблицы:

Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Список полей сводной таблицы (PivotTable Field List) в области строк (Row Labels), столбцов (Column Lables), фильтров (Report Filter) и данных макета (Values). Единственный нюанс — делайте это точнее, не промахнитесь! Поехали.

В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять облик, отражая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все четыре нужных нам поля из списка, Вы получите практически готовый отчет. Останется его только достойно отформатировать.
Выбираем форматирование сводной таблицы в меню PivotTables Tools — Design:

И получаем следующий вид:

Не так уж это все и сложно, не так ли?

Единственный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (перерасчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого перерасчета необходимо щелкнуть по сводной таблицы правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh) .

Источник:
http://moonexcel.com.ua/tip_pivot_tables_ru

Как построить сводную таблицу в Excel

Что такое сводная таблица Excel

Что такое сводная таблица (Pivot Table – англ.)? Pivot Table дословно переводится как «таблица, которую можно крутить, показывать в разных разворотах». Это инструмент, который позволяет представлять данные в виде, удобном для анализа. Вид сводной таблицы можно быстро менять с помощью одной только мышки, помещая данные в строки или столбцы, выбирать уровни группировки, фильтровать и «перетаскивать» мышкой столбцы с одного места на другое.

Также к сводным таблицам можно применять элементы управления и добавлять диаграммы, создавая наглядные отчеты. Примеры таких отчетов можно посмотреть здесь:

Исходные данные для сводной таблицы

Чтобы построить сводную таблицу, нужно обратиться к таблице в Excel, организованной в виде базы данных. Это значит, что все строки такой таблицы заполнены и в ней нет группировок.

Как построить сводную таблицу

1. Выделить таблицу Excel

Выделите одну ячейку на таблице (Excel определит ее границы автоматически на следующем шаге) или выделите всю таблицу вместе с заголовками.

Как быстро выделить таблицу:

  • Выбрать ее любую ячейку и нажать Crtl + * или Ctrl + A, или
  • Выбрать самую первую ячейку в таблице, зажать кнопки Ctrl и Shift, а затем нажать на кнопки: вправо и вниз (→↓).

Если выделить больше одной ячейки, но не всю таблицу, в качестве источника данных будет захвачена только выделенная область.

2. Добавить сводную таблицу

Добавьте сводную таблицу: перейдите на вкладку Вставка и выберите «Сводная таблица».

В появившемся диалоговом окне укажите исходные данные (если вы уже выделили таблицу, источник данных заполнится автоматически) и желаемое место расположения сводной таблицы. Её можно поместить на новый или существующий лист.

Когда сводная таблица добавлена, на листе появляется область сводной таблицы. Если эта область не активна (вы не выделили ее мышкой), на ней будет подсказка: «Чтобы начать работу с отчетом сводной таблицей, щелкните в этой области». Щелкаем по ней мышкой и происходят две вещи:

  1. Справа появится список полей сводной таблицы.
  2. В меню — две дополнительные вкладки, связанные с управлением сводной таблицей (Анализ и Конструктор).

3. Добавить в сводную таблицу необходимые поля

Проставляем «галочки» в нужных для добавления полях сводной таблицы. При этом элементы «сами» встанут на свои места. Если просто поставить «галочки», Excel в зависимости от содержимого ячеек «определит» куда что ставить. Если в столбце содержатся только значения в числовом формате, то его содержимое попадет в область «Σ Значения».

Правило следующее: если поле содержит текст или числа хотя бы с одной пустой или текстовой ячейкой, то Excel автоматически поместит эти данные в область «Названия строк».

После заполнения областей сводной таблицы её вид изменится. В нашем примере: в строках появились ФИО менеджеров и товары, а напротив них – суммы продаж. Далее данные можно «развернуть» по датам, подразделениям, контрагентам, а также ранжировать и создать визуализации.

Поля можно «перетаскивать» мышкой из одной области в другую:

  • Фильтры. С помощью фильтров отбираем из исходных данных нужную информацию. Для этого поместите поля в область фильтров и проставьте галочки рядом теми значениями, которые хотите анализировать.
  • Столбцы – поместите в эту область поля, которые должны быть в заголовках столбцов.
  • Строки – поля, которые будут выводиться в строках таблицы.
    В область строк и столбцов можно поместить несколько полей. Тогда данные в таблице будут сгруппированы. Названия в строках и столбцах уникальны для заданного набора, т.е. исходные данные «сворачиваются» в компактный вид. Так, в нашем примере в исходной таблице было 2 670 строк, которые превратились в 50 строк сводной таблицы с помощью нескольких щелчков мышки.
  • Область значений. В этой области размещаем числовые показатели, которые нужно просуммировать или рассчитать среднее, минимум, максимум и т.д.

Обновление сводной таблицы

Когда исходные данные поменяются, обновите сводную таблицу. Для этого перейдите в меню Данные и нажмите Обновить. Такая же кнопка есть и на вкладке Анализ. Или еще можно щелкнуть правой кнопкой мышки по сводной таблице и выбрать Обновить в появившемся меню. После нажатия этой кнопки сводная таблица «пересчитается».

Если изменился сам источник данных (добавлены новые строки или столбцы), выберите любую ячейку сводной таблицы и перейдите в меню Анализ -> Источник данных.

В появившемся окне выберите источник данных.


Один из оптимальных способов задать источник данных – это указать в качестве него «умную» smart-таблицу Excel. О преимуществах этого способа и вообще о плюсах использования «умных» таблиц читайте в следующей статье.

Источник:
http://finalytics.pro/inform/statya-pivot-table/

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как использовать сводную таблицу Excel для анализа состояния проекта

Сводная таблица позволяет управлять крупным массивом данных, которые введены в ячейках рабочего листа. Благодаря сводным таблицам вы можете быстро анализировать данные под разными углами зрения и легко изменять их вид.

Это довольно компактная совокупность данных, но вообразите, как бы выглядел подобный список, если в нем представить пару десятков исполнителей проекта и несколько сотен рисков! Было бы весьма непросто даже прочитать такой список, не говоря уже о возможности проанализировать его и сделать на этом основании какие-то выводы.

Рис. 1. Реестр рисков проекта Grant St. Move

Попытаемся с помощью Excel преобразовать такой список в таблицу с обозначениями заголовков строк, которые мы могли бы фильтровать. (Не забывайте, что в вашей таблице не должно быть пустых строк или пустых столбцов, разделяющих данные.) Вы, наверное, помните из других наших материалов, что вам нужно просто выделить диапазон ячеек, которые требуется включить в таблицу, а затем выбрать стиль таблицы. Все остальное сделает за вас Excel.

Рис. 2. Результат преобразования в таблицу выделенного диапазона ячеек

Вместо того чтобы начинать с ввода данных в электронную таблицу (без применения табличного форматирования), вы можете сначала применить к диапазону ячеек требуемый табличный формат, а затем заняться вводом.

Теперь, когда данные представлены в табличном формате, вы можете создать сводную таблицу, не забудьте купить клавиатуру для компьютера. Для начала установите табличный курсор в любой ячейке этой таблицы, затем щелкните на значке PivotTable (Сводная таблица) вкладки Insert (Вставка) и в появившемся меню выберите команду PivotTable (Сводная таблица).

Рис. 3. Значок PivotTable расположен в крайней части вкладки Insert (Вставка)

На экране появится диалоговое окно Create Pivot Table (Создание сводной таблицы), показанное на рис. 4. В этом диалоговом окне следует указать программе, на основе каких данных будет построена сводная таблица — рабочего листа текущей рабочей книги или внешних данных (например, SQL Server). Обратите внимание, что в поле Table/Range (Таблица или диапазон) мы оставили заданное по умолчанию значение — Table1 (Таблица1).

Рис. 4. Диалоговое окно Create Pivot Table (Создание сводной таблицы)

Щелкните на кнопке ОК. Программа немедленно создаст макет сводной таблицы па новом рабочем листе (рис. 5), в правой части которого расположена панель Pivot Table Field List (Список полей сводной таблицы). Обратите внимание, что в верхней части этой панели перечислены названия всех полей созданной нами таблицы реестра рисков.

Рис. 5. Рабочий лист, на котором расположен макет сводной таблицы и панель Pivot Table Field List (Список полей сводной таблицы)

Названия полей, перечисленные на панели Pivot Table Field List, представляют собой названия заголовков столбцов, взятые из нашей таблицы. Области макета сводной таблицы предназначены для различного отображения данных. Их можно представлять как некую трехаспектную палитру. Допустим, нам требуется узнать количество рисков по каждой категории. Например, сколько внешних рисков у нашего проекта? Начните с перетаскивания поля Risk Category (Категория риска), как показано на рис. 6, в область Drop Row Fields Here (Перетащите сюда поля строк). (Местоположение этой области показано на рис. 5).

Рис. 6. Результат перетаскивания поля Risk Category (Категория риска) в область Drop Row Fields Here (Перетащите сюда поля строк)

Как видите, название поля Risk Category (Категория риска) появилось в области Row Labels (Названия строк), которая расположена в нижней части панели Pivot Table Field List (Список полей сводной таблицы). Теперь перетащите поле Risk Name (Название риска) в область макета сводной таблицы Drop Data Items Here (Перетащите сюда элементы данных), как показано на рис. 7.

Рис. 7. Результат перетаскивания поля Risk Name (Название риска) в область Drop Data /terns Here (Перетащите сюда элементы данных)

Обратите внимание, что в нижней части созданной нами сводной таблицы программа Excel автоматически добавила строку с заголовком Grand Total (Общий итог), в которой отображено общее количество названий рисков по отдельным категориям. Теперь нетрудно заметить, что, например, категория «Связанные с решением кадровых вопросов» (поле Organizational) содержит два риска, категория «Технические» (поле Technical) — четыре и т.д. В последней строке — Grand Total (Общий итог) — указано общее количество рисков (11) по всем категориям.

Как вы, должно быть, заметили, в области Values (Значения), расположенной в нижней части панели Pivot Table Field List (Список полей сводной таблицы), появился элемент Count of Risk Name (Количество по полю Risk Name), т.е. суммарное количество рисков (см. рис. 7). Существует множество способов отображения, представления и подсчета данных в сводных таблицах Excel. Если хотите увидеть результаты и подсчеты, которые сделает для вас Excel, поэкспериментируйте с перемещением полей из списка панели Pivot Table Field List (Список полей сводной таблицы) в разные области макета сводной таблицы.

Источник:
http://excelexpert.ru/kak-ispolzovat-svodnuyu-tablicu-excel-dlya-analiza-sostoyaniya-proekta

Данная статья содержит информацию о том, как с помощью надстройки Power Pivot в Excel добавлять текстовые поля в область значений сводной таблицы. Это может быть полезно, когда необходимо перечислить сущности, не добавляя их в группировку сводной таблицы. Такими сущностями могут быть номера договоров, перечень ассортимента, различные комментарии и другие характеристики.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОБАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВЫХ ПОЛЕЙ В СВОДНУЮ ТАБЛИЦУ

Чтобы с помощью надстройки Power Pivot добавить текст в сводную таблицу, нужно выполнить последовательно следующие действия:

Шаг 1. Включаем надстройку Power Pivot.

Надстройка Power Pivot входит в стандартный комплект Excel 2013, 2016 и Excel 365 для Windows. Она подключается одной галочкой в окне надстроек:

ФайлПараметрыНадстройкиНадстройки COMMicrosoft Power Pivot.

Шаг 2. Загружаем исходную таблицу Exсel в модель данных Power Pivot и создаем сводную таблицу с подключением к модели. В качестве примера возьмем таблицу (рис. 1), в которой ведутся остатки ассортимента в магазине обуви.

Исходную таблицу с информацией об остатках обуви загружаем в модель данных Power Pivot, как показано на рис. 2.

Выполнив загрузку, выходим из окна Power Pivot, создаем новый лист, через команду «Вставка» строим сводную таблицу.

Важный момент: в случае с Power Pivot для создания сводной таблицы выделять исходную таблицу не нужно.

Шаг 3. Добавим в область строк сводной таблицы следующие поля: Тип обуви, Полное наименование, Размеры, Цвет (рис. 3).

Для начала подсчитаем количество уникальных цветов для выбранной группировки.

По аналогии с вычисляемыми полями сводной таблицы в Power Pivot есть меры, которые создают такие же вычисляемые поля. В отличие от классических вычисляемых полей меры более функциональны и интуитивно понятны.

Чтобы создать меру, нужно на вкладке Power Pivot выбрать «Меры» и «Создать меру» (см. рис. 3).

В окне создания меры необходимо указать таблицу, в которой данная мера располагается, имя меры и формулу. По желанию можно указать формат и описание (рис. 4). Одним из вариантов определения количества уникальных цветов будет мера, записанная следующим образом:

Функция VALUES() создает таблицу из одного столбца с уникальными значениями (в нашем случае это «коричневый», «синий», «черный»).

Функция COUNTROWS() подсчитывает в таблице количество строк.

К мере применяются фильтры сводной таблицы (учитываются ее разрезы).

Рассмотрим, как считает написанная мера.

В группировке Ботильонов и следующего наименования обуви указано 3 — максимальное количество уникальных цветов. Все три цвета повторяются в первом по порядку размере 38, поэтому у данного размера тоже 3. В размере 39 только один цвет, поэтому стоит 1 (рис. 5).

Если функция VALUES() имеет единственное значение, то в значения сводной таблицы его можно добавить текстом, а не только рассчитать количество таких значений, чем ограничивается стандартный Excel.

Предположим, нами создана мера, которая выглядит следующим образом:

Мы получим сообщение об ошибке, так как в строках, где уникальных значений больше одного, результатом функции VALUES() также является более одного значения (рис 6).

Чтобы обойти данную ошибку, нужно определить, когда VALUES() возвращает одно или несколько значений. Для этого воспользуемся функцией HASONEVALUE(). Она возвращает 1 (ИСТИНА), если в ней столбец с одним значением, и 0 (ЛОЖЬ), если столбец с несколькими значениями.

П. М. Чеглаков, ведущий аналитик АО «Тандер»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 10, 2018.

Источник:
http://www.profiz.ru/peo/10_2018/svodnaja_tablica/

Сводная таблица по нескольким диапазонам данных

Постановка задачи

Сводные таблицы — один из самых замечательных инструментов в Excel. Но до сих пор, к сожалению, ни одна из версий Excel не умеет «на лету» делать такой простой и нужной вещи как построение сводной по нескольким исходным диапазонам данных, находящимся, например, на разных листах или в разных таблицах:

Прежде, чем начать давайте уточним пару моментов. Априори я полагаю, что в наших данных выполняются следующие условия:

  • Таблицы могут иметь любое количество строк с любыми данными, но обязательно — одинаковую шапку.
  • На листах с исходными таблицами не должно быть лишних данных. Один лист — одна таблица. Для контроля советую использовать сочетание клавиш Ctrl + End , которое перемещает вас на последнюю использованную ячейку листа. В идеале — это должна быть последняя ячейка таблицы с данными. Если при нажатии на Ctrl + End выделяется какая-либо пустая ячейка правее или ниже таблицы — удалите после таблицы эти пустые столбцы справа или строки снизу и сохраните файл.

Способ 1. Сборка таблиц для сводной с помощью Power Query

Начиная с 2010 версии для Excel существует бесплатная надстройка Power Query, которая умеет собирать и трансформировать любые данные и отдавать их потом как источник для построения сводной таблицы. Решить нашу задачу с помощью этой надстройки совсем несложно.

Сначала создадим новый пустой файл в Excel — в него будет происходить сборка и в нем же потом будет создаваться сводная таблица.

Затем на вкладке Данные (если у вас Excel 2016 или новее) или на вкладке Power Query (если у вас Excel 2010-2013) выберем команду Создать запрос — Из файла — Excel (Get Data — From file — Excel) и укажем исходный файл с таблицами, которые надо собрать:

В появившемся окне выберем любой лист (не принципиально какой именно) и внизу жмем кнопку Изменить (Edit) :

Поверх Excel должно открыться окно редактора запросов Power Query. В правой части окна на панели Параметры запроса удалим все автоматически созданные шаги кроме первого — Источник (Source) :

Теперь мы видим общий список всех листов. Если в файле кроме листов с данными есть еще какие-то побочные листы, то на этом шаге наша задача — отобрать только те листы, с которых нужно загрузить информацию, исключив все остальные с помощью фильтра в шапке таблицы:

Удалим все столбцы, кроме колонки Data, щелкнув по заголовку столбца правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить другие столбцы (Remove other columns) :

Затем можно развернуть содержимое собранных таблиц, щелкнув по двойной стрелке в верхней части столбца (флажок Использовать исходное имя столбца как префикс можно при этом отключить):

Если вы всё сделали правильно, то на этом моменте должны увидеть содержимое всех таблиц, собранных друг под другом:

Осталось поднять первую строку в шапку таблицы кнопкой Использовать первую строку в качестве заголовков (Use first row as headers) на вкладке Главная (Home) и удалить попавшие в данные повторяющиеся шапки таблиц с помощью фильтра:

Сохраним всё проделанное с помощью команды Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в. (Close & Load — Close & Load to. ) на вкладке Главная (Home) , а в открывшемся окне выберем опцию Только подключение (Connection Only) :

Всё. Осталось только построить сводную. Для этого идём на вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) , выбирыем опцию Использовать внешний источник данных (Use external data source) , а затем, нажав кнопку Выбрать подключение, наш запрос. Дальнейшее создание и настройка сводной происходит совершенно стандартным образом путем перетаскивания нужных нам полей в области строк, столбцов и значений:

Если в будущем изменятся исходные данные или добавится еще несколько листов-магазинов, то достаточно будет обновить запрос и нашу сводную с помощью команды Обновить все на вкладке Данные (Data — Refresh All) .

Способ 2. Объединяем таблицы SQL-командой UNION в макросе

Еще одно решение нашей задачи представлено вот таким макросом, который создает набор данных (cache) для сводной таблицы, используя команду UNION языка запросов SQL. Эта команда объединяет таблицы со всех указанных в массиве SheetNames листов книги в единую таблицу данных. То есть вместо физического копирования-вставки диапазонов с разных листов на один мы делаем то же самое в оперативной памяти компьютера. Потом макрос добавляет новый лист с заданным именем (переменная ResultSheetName) и создает на нем полноценную(!) сводную на основе собранного кэша.

Чтобы воспользоваться макросом используйте кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) или сочетание клавиш Alt + F11 . Затем вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и копируем туда следующий код:

Готовый макрос потом можно запустить сочетанием клавиш Alt + F8 или кнопкой Макросы на вкладке Разработчик (Developer — Macros) .

Минусы такого подхода:

  • Данные не обновляются, т.к. кэш не имеет связи с исходными таблицами. При изменении исходных данных надо запустить макрос еще раз и построить сводную заново.
  • При изменении количества листов необходимо правки в код макроса (массив SheetNames).

Зато в итоге получаем самую настоящую полноценную сводную таблицу, построенную по нескольким диапазонам с разных листов:

Техническое замечание: если при запуске макроса вы получаете сообщение об ошибке вида «Provider not registered», то скорее всего у вас 64-битная версия Excel или установлена не полная версия Office (нет Access). Чтобы исправить ситуацию замените в коде макроса фрагмент:

И скачайте и установите бесплатный движок обработки данных из Access с сайта Microsoft — Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable

Способ 3. Мастер консолидации сводных таблиц из старых версий Excel

Этот способ немного устарел, но тоже стоит упоминания. Формально говоря, во всех версиях до 2003 включительно в мастере сводных таблиц была опция «построить сводную по нескольким диапазонам консолидации». Однако, отчет, построенный таким образом, к сожалению, будет лишь жалким подобием настоящей полноценной сводной и не поддерживает многие «фишки» обычных сводных таблиц:

В такой сводной нет заголовков столбцов в списке полей, нет гибкой настройки структуры, ограничен набор используемых функций и, в общем и целом, все это слабо похоже на сводную таблицу. Возможно именно поэтому начиная с 2007 года Microsoft эту функцию убрали из стандартного диалога при создании отчетов сводных таблиц. Теперь эта возможность доступна только через настраиваемую кнопку Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard) , которую при желании можно добавить на панель быстрого доступа через Файл — Параметры — Настройка панели быстрого доступа — Все команды (File — Options — Customize Quick Access Toolbar — All Commands) :

После нажатия на добавленную кнопку нужно выбрать на первом шаге мастера соответствующую опцию:

А затем в следующем окне выделить по очереди каждый диапазон и добавить его в общий список:

Но, повторюсь, это не полноценная сводная, так что не ждите от нее слишком многого. Подобный вариант могу рекомендовать только в очень простых случаях.

Источник:
http://www.planetaexcel.ru/techniques/8/133/

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Источник:
http://statanaliz.info/excel/svodnye-tablitsy/kak-v-excel-sdelat-svodnuyu-tablitsu/