Получение цифрового сертификата и создание цифровой подписи

Получение цифрового сертификата и создание цифровой подписи

В этой статье объясняется, как получить или создать цифровую подпись для использования в документах Office. Чтобы узнать больше о том, как использовать их в документах Office, ознакомьтесь со статьей Добавление и удаление цифровой подписи в файлах Office.

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись (удостоверение) чаще называется цифровым сертификатом. Для цифрового подписания документа Office требуется действующий цифровой сертификат. Цифровые сертификаты обычно выдаются доверенным центром сертификации (ЦС) — надежной сторонней организацией, которая выпускает цифровые сертификаты. Существует множество коммерческих центров сертификации, у которых вы можете приобрести или бесплатно получить цифровой сертификат. Многие учреждения, правительственные организации и предприятия также могут выдавать свои собственные сертификаты.

Цифровой сертификат необходим для цифровой подписи, так как она предоставляет открытый ключ, который можно использовать для проверки закрытый ключ, связанной с цифровой подписью. Цифровые сертификаты позволяют использовать цифровые подписи как способ проверка подлинности цифровой информации.

Получение цифровой подписи от центра сертификации или партнера Майкрософт

Если предполагается обмениваться документами, содержащими цифровую подпись, с другими людьми и при этом позволять получателям документов проверять подлинность цифровой подписи, можно получить цифровой сертификат у известного стороннего центра сертификации. Дополнительные сведения можно найти в разделе Поиск цифрового удостоверения или служб цифровых подписей.

Создание цифрового сертификата

Если вы не хотите приобретать цифровой сертификат у стороннего центра сертификации или вам требуется срочно подписать документ, вы можете создать собственный цифровой сертификат.

  • Какую версию Windows вы используете?
  • Windows 10
  • Windows 8
  • Windows 7, Windows Vista или Windows XP

Перейдите в папку C:Program Files (x86) Microsoft оффицерут (или C:Program FilesMicrosoft OfficerootOffice16 , если используется 64-разрядная версия Office).

Запустите программу SelfCert.exe. Откроется диалоговое окно Создание цифрового сертификата.

В поле Имя вашего сертификата введите описательное имя сертификата.

Нажмите кнопку ОК.

Когда появится сообщение «SelfCert: успех», нажмите кнопку ОК.

Перейдите в папку C:Program FilesMicrosoft Office .

Запустите программу SelfCert.exe. Откроется диалоговое окно Создание цифрового сертификата.

В поле Имя вашего сертификата введите описательное имя сертификата.

Нажмите кнопку ОК.

Когда появится сообщение «SelfCert: успех», нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Пуск и выберите по очереди пункты Все программы, Microsoft Office, Средства Microsoft Office и Средство создания цифровых сертификатов для проектов VBA. Откроется диалоговое окно Создание цифрового сертификата.

В поле Имя вашего сертификата введите описательное имя сертификата.

Нажмите кнопку ОК.

Когда появится сообщение «SelfCert: успех», нажмите кнопку ОК.

Чтобы просмотреть хранилище личных сертификатов, выполните указанные ниже действия.

Откройте Internet Explorer.

В меню Сервис выберите пункт Свойства обозревателя, а затем откройте вкладку Содержание.

Нажмите кнопку Сертификаты и откройте вкладку Личные.

Важно: Если подписать документ с применением собственного цифрового сертификата и поделиться им, то другие пользователи не смогут проверить достоверность вашей цифровой подписи. Им придется вручную указать, что они доверяют вашему самозаверяющему сертификату.

Получение цифровой подписи

Если вы пытаетесь подписать документ Office 2007 без цифрового сертификата, появится диалоговое окно Получение цифрового удостоверения и вам будет предложено выбрать, как вы хотите получить цифровую подпись.

У вас есть два варианта:

Подробнее о каждом варианте см. в следующих разделах.

Получение цифровой подписи от партнера Майкрософт

Если вы выбрали вариант Получить цифровое удостоверение от партнера Майкрософт в диалоговом окне Получение цифрового удостоверения, вы будете перенаправлены на веб-сайт Microsoft Office, где вы можете приобрести цифровой сертификат одного из сторонних центров сертификации (ЦС).

Если предполагается обмениваться документами, содержащими цифровую подпись, с другими людьми и при этом позволять получателям документов проверять подлинность цифровой подписи, рекомендуется получить цифровой сертификат у известного стороннего центра сертификации.

Создание собственной цифровой подписи

Если вы не хотите приобретать цифровой сертификат у стороннего центра сертификации или вам требуется срочно подписать документ, вы можете создать собственный цифровой сертификат, выбрав параметр Создать свое цифровое удостоверение в диалоговом окне Получение цифрового удостоверения.

Создание собственного цифрового сертификата

В диалоговом окне Получение цифрового удостоверения выберите параметр Создать свое цифровое удостоверение.

Важно: Диалоговое окно Получение цифрового удостоверения появится только в том случае, если попытаться поставить цифровую подпись в документе, не имея цифрового сертификата.

В диалоговом окне Создание цифрового удостоверения введите следующие сведения для цифровой подписи:

В поле Имя введите свое имя.

В поле Адрес электронной почты введите свой адрес электронной почты.

В поле Организация введите название организации или компании.

В поле Расположение укажите свое географическое местоположение.

Примечание: Если подписать документ с применением собственного цифрового сертификата и поделиться им, то другие пользователи не смогут проверить достоверность вашей цифровой подписи. Ваша цифровая подпись может быть проверена только на том компьютере, где она была создана.

Источник:
http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%83%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%86%D0%B8%D1%84%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D1%81%D0%B5%D1%80%D1%82%D0%B8%D1%84%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D1%82%D0%B0-%D0%B8-%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%86%D0%B8%D1%84%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9-%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B8-e3d9d813-3305-4164-a820-2e063d86e512

Как подписать документ Ворд электронной подписью

Существует 5 наиболее часто используемых способов, как подписать документ электронной подписью в Word. Выбор определяется версией Microsoft Office, действующей на компьютере. Word 2003 и 2007 сами могли подписать документы ЭЦП, не обращаясь к сторонним программам. Новые версии Word для работы с документами, подписанными цифровыми ключами, требуют отдельных плагинов или установки специального ПО “КриптоПро Office Signature”.

Что обеспечивает ЦП на документе

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) предназначена для выявления изменений в защищаемом тексте и дает возможность устанавливать его владельца.

Защита основана на криптографическом преобразовании данных с применением закрытого ключа. Все вместе (закрытая и открытая части ключа, математические алгоритмы) защищают текст от подделок, обнаруживают изменение любой части документа.

Как подписать документ Word

Проблема заверения документа, созданного в Word, чаще возникает при работе на выезде, когда нет возможности расписаться на бумажном варианте или нотариально заверить заявление. У владельца ЭЦП имеется только текстовый редактор и созданный документ. Проблема решается относительно просто при достаточной квалификации сотрудника и наличия доступа к интернету. Существует широкий набор возможностей, как вставить ЭЦП в текстовый документ.

В КриптоПро CSP

Чтобы подписать документ Ворд электронной подписью через “КриптоПРО CSP”, требуется наличие инсталлированного пакета “КриптоПРО”, сертификатов УЦ и обладателя ЭЦП.

Возможно, будет нужно настроить компьютер в плане распределения пользовательских прав. В случае удачной установки приложения и настройки прав для подписи документа понадобится:

  • открыть файл, зайти в “Сведения”, кликнуть “Добавить ЭЦП”;
  • выбрать требуемый файл ЭЦП, ввести, при необходимости, комментарий и кликнуть “Подписать”.

При отсутствии ошибок Microsoft Windows сообщит об успехе.

В КриптоПРО Office Signature

В данном способе применяется предварительно инсталлированный “КриптоПРО Office Signature”:

  • пользуясь этим плагином, следует запустить файл, выбрать “Добавить цифровую подпись”;
  • задействовав файл ЭЦП, как в способе выше, комментируем, если нужно, и даем команду “Подписать”.

При отсутствии ошибок операционная система Windows уведомит об окончании операции.

В КриптоАРМ

Сертификат подписи может обеспечить программный комплекс “КриптоАРМ”. Его особенностью является возможность шифрования новыми форматами и работы с архивами. Чтобы внедрить в вордовский файл электронную подпись через пакет “КриптоАРМ”, нужно:

  • открыть программу “КриптоАРМ” и указать “Подписать”;
  • изучить указания мастера создания ЭЦП, перейти “Далее”;
  • сделать “Выбор файла” и продвинуться “Далее”;
  • открыть файл для подписи и переместиться “Далее”;
  • указать тип файла, выбрав “Выходной формат”, кодировку оставить без изменений, а для передачи по почте файл сжимают в формат ZIP либо меняют место сохранения;
  • приложить собственные комментарии в разделе “Параметры”, там же поставить галочку, выбрав тип ЭП, присоединенной (к первоначальному файлу) или отсоединенной (будет сохранена отдельно), заполнить прочие поля, после чего нажать “Далее”;
  • сделать клик на пункте “Выбрать” и задать сертификат подписи, завершив шаг нажатием кнопки “Далее”;
  • в открывшемся окне с кратким описанием введенных параметров нажать “Готово”. При многократных повторениях параметры удобно записать в свой профиль.

При отсутствии ошибок появится уведомление операционной системы об удачном завершении операции.

Через КриптоКонтур

Онлайн-сервис предоставляет много услуг, в т.ч. простое заверение документов. Установки ПО на компьютер не требуется. Исполнителем бесплатной услуги является “Контур.Крипто”. Программа создает и проверяет цифровую подпись, шифровку и расшифровку файла. Через сервис подписываются пакеты файлов либо архивов, можно заверять документы электронными подписями нескольких человек. Для работы с софтом требуется только регистрация на сайте. Для шифрования нужна дополнительная установка соответствующего ПО.

Понятный интерфейс позволяет сразу начать работать:

  • файл любого типа для подписи загружаем в сервис; размер ограничен 100 Мб;
  • выбираем ЭП на своем десктопе, которой будем заверять документ;
  • кликаем “Подписать” – в результате создаются каталог с исходником и подпись с таким же именем, но расширением .sig. Оба лежат на сервере и доступны для скачивания обратно на компьютер;
  • при необходимости отправляем документ получателю прямо из веб-приложения. В почтовый ящик адресата придет ссылка на файлы, хранящиеся в “Контур.Крипто”. При желании все файлы загрузить можно на локальный компьютер и отправить собственной почтовой программой.

Ограничения, налагаемые сервисом “Контур.Крипто”:

  • максимальный объем отправляемого файла, требующего проставления подписи, не превышает 100 Мб;
  • формируется только отсоединенная подпись;
  • работа только в ОС Windows;
  • ЭП проверяется любым ПО, работающим с отсоединенными электронными подписями.

Как подписать документ без помощи программ

В программах Ворд/Эксель 2003 и 2007 возможна генерация ЭЦП без применения сторонних плагинов и программ. Основной недостаток этих приложений в том, что они почти не используются в крупных компаниях, которые интенсивно практикуют цифровую маркировку своих документов. Word 2010, 2016 годов не распознают ЭП старых версий. Один из выходов лежит в согласовании используемого ПО, однако это сложно сделать большим компаниям и государственным учреждениям.

В Word 2003 генерация ЭЦП состоит из следующих этапов:

  • выбор в главном меню раздела “Параметры”;
  • переход на “Безопасность” и нажатие кнопки “ЦП”, после чего откроется перечень имеющихся сертификатов;
  • поиск в списке подходящей ЭЦП и подтверждение выбора кнопкой “ОК”;
  • ввод пароля контейнера избранного сертификата и подтверждение кнопкой “ОК”.
Читайте также  Как в word сделать одинаковые пробелы

В Word 2007 прохождение пунктов аналогичное, с той разницей, что вначале требуется выбрать команду “Подготовить” и в меню – “Добавить ЦП”. Наличие цифровой подписи будет обозначаться значком внизу экрана. Внесение поправок в файл сбросит подтверждение ЭП и рассмотренные выше пункты предстоит пройти еще раз. В версиях редакторов Word/Excel с 2010 по 2019 г. такая возможность убрана. Для работы с ЭЦП необходимо использовать отдельный плагин.

Источник:
http://obecp.ru/ecp-word.html

Как подписать документ электронной подписью в WORD

Быстрое внедрение от официального партнера 1С и Контур.Диадок. Проекты любой сложности

Проекты по СЭД, ЭДО, кадровому документообороту, электронный архив, ЭДО для маркировки

Электронная подпись (далее ЭП) – это криптографический шифр, который позволяет идентифицировать владельца документа и таким образом служит аналогом росписи на бумаге. ЭП используется для придания юридической значимости актам в электронном документообороте.

Использование цифровой подписи является обязательным условием, чтобы договор, отчетность или другой акт компании имел законную силу

Подписать электронной подписью можно документ любого формата. Наиболее распространенным текстовым редактором сегодня является «Word», входящий в пакет Microsoft Office. Для подписания вордовского документа существует несколько способов, часть из которых требует подготовки документа и дополнительного ПО. В данной статье разберемся, как подписать ЭП Word, выделим важные моменты и особенности.

Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?

Естественно, нужна установленная программа Word соответствующей версии для проверки и подготовки документа к подписанию, если подписание будет производиться в отдельном ПО, и непосредственно для подписания, если для этого будет использован функционал Word и соответствующие плагины.

При этом рекомендуется использовать при подписании такую же версию Word, какая установлена у получателя, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. Документ в большинстве случаев откроется без ошибок, но с проверкой подписи могут возникнуть сложности, если версия Word отличается.

Окончательная версия документа, желательно, согласованная с контрагентом, поскольку после подписания документ будет недоступен для редакции. Поэтому следует убедиться, что все правки внесены. Если ошибки будут замечены после подписания, потребуется создание новой исправленной копии и повторная процедура подписания.

Действительный сертификат ЭП, определяющий, кем будет подписан документ. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько, например, для придания юридической значимости использовать сертификат квалифицированной ЭП, а не простой.

Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.

Программное обеспечение, отвечающее за подписание. Это могут быть плагины для Word, такие как КриптоПро Office Signature или отдельные программы, такие как КриптоАРМ.

Как подготовить документ к подписанию?

Для начала подготовьте документ Word, который хотите подписать. Для этого воспользуйтесь следующим алгоритмом:

  • Наберите текст;
  • Проверьте ошибки, опечатки;
  • Перепроверьте юридически значимую информацию (номера приказов, актуальность законов, ГОСТ, СНИП и т.д.);
  • Убедитесь, что дополнительные изменения не потребуются.

В техническом смысле документ Word отличается от других типов файлов. Вставить ЭП просто так не получится. Для этого необходимо будет отделить основную часть документа:

  • Поставьте курсор под текстом;
  • Перейдите во вкладку «Вставка» и выберите «Таблицы»;
  • Создайте таблицу в 1 ячейку и настройте ее размер;
  • Нажмите на квадратик в верхнем углу таблицы, далее перейдите во вкладку «Конструктор», выберите тип и ширину границ. Эта опция применяется для формализации документов, при желании можно оставить стандартные настройки.

После проведения указанных манипуляций акт готов к подписанию. Для удобства сохраните вордовский документ как шаблон, это позволит в дальнейшем экономить время.

Как поставить электронную подпись на документ WORD?

Для добавления ЭП в Ворд существует несколько способов. В зависимости от типа документов и требований к его оформлению можно использовать как встроенный функционал WORD, так и стороннее программное обеспечение.

Первый способ подходит в том случае, если вы работаете с документами общего типа и исходящей корреспонденции не так много. При больших объемах данных этот вариант неудобен, поскольку все манипуляции выполняются вручную.

Специализированное ПО стоит денег, зато позволяет автоматизировать процессы. К тому же большинство программ дает возможность опробовать функционал в демо-режиме или предоставляет ограниченный доступ к полному функционалу.

Рассмотрим конкретные примеры, как подписать Ворд-документ с помощью встроенных средств, а также используя расширения, утилиты и консольные приложения.

Без плагина

Хотя любая версия Ворд поддерживает встроенную функцию добавления ЭП, способы того, как это делается в разных релизах, отличаются. «Заморочиться» предстоит владельцам WORD 2003. Подпись делается через системное подменю. Для этого зайдите во вкладку «Сервис», затем перейдите в «Параметры».

В открывшемся меню зайдите в раздел «Безопасность» и добавьте цифровую подпись:

После вставки ЭП программа попросит ввести пароль. Укажите код доступа к вашей подписи. Далее скрипт внесет ЭП в Ворд, после чего документ будет считаться подписанным.

Версии WORD 2007, 2010, 2013, 2016 выполнены в новой, более дружественной к пользователю архитектуре, поэтому процедура выполняется проще:

  • Поставьте курсор в ячейку;
  • Нажмите вкладку «Макет»;
  • В строке поиска напишите «подготовка»;
  • Выберите «Добавить цифровую подпись»;
  • Далее программа предложит сохранить документ в специализированном формате, нажмите «Да»;
  • Программа предложит выбрать сертификат;
  • Укажите ЭП и нажмите «Ок».

После выполнения этого шага документ считается подписанным. Его копии не будут содержать ЭП, поэтому можете не переживать о несанкционированном использовании файла. Любые внесенные изменения также отменяют ЭП.

С плагином

Наиболее удобная надстройка для визирования документов Ворд ЭП – КриптоПро Office Signature. С помощью этого плагина можно подписать документ без установки стороннего ПО. Подходит надстройка для любых версий Ворд, кроме 2003. Архитектура процессора не позволяет подключить плагин.

Также стоит добавить, что в версиях Word 2010-2019 подписать документ можно только с помощью плагина, поскольку встроенного функционала программы недостаточно для работы с квалифицированными цифровыми подписями.

Office Signature не относится к самостоятельному виду ПО и только расширяет базовые возможности MS Office. Это значит, что проводить какие-либо не предусмотренные стандартными вордовскими протоколами операции нельзя. Например, некоторые квалифицированные ключи могут быть не распознаны.

Чтобы скачать утилиту, перейдите на сайт cryptopro.ru и загрузите расширение. Первые 3 месяце плагином можно пользоваться бесплатно, но в дальнейшем придется купить лицензию. Активировать утилиту можно в «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер», и затем остается ввести код.

Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?

Существует несколько подходов при работе с ЭП для Ворд. В разных ситуациях настройки ПО могут отличаться. Например, для версий Word 2010 и выше при работе с КриптоПро обязательно требуется плагин, а в 2007 можно обойтись без него. Существуют возможности подписания файлов даже без установленного Word.

К сожалению, надстройка WORD поддерживает далеко не все виды ЭП. Поэтому может возникнуть необходимость в установке специализированного ПО. Оптимальное решение – плагин КриптоПро. Чтобы им воспользоваться, необходимо подготовить компьютер:

  • Скачайте и установите КриптоПро CSP 4.0 или 5.0. СКЗИ – это системное ядро, которое используется для работы с криптографией ЭП. ПО имеет триал 90 дней, после чего потребует активировать лицензию, купить ее можно на сайте ООО «КРИПТО-ПРО».
  • В процессе установки программы ПО потребует скачки и установки дополнительных драйверов для работы с криптографическим ядром, процесс выполняется автоматически, пользователю необходимо только подтверждать запуск программ.
  • Добавьте ЭП в базу программы, для этого в папке «Корень консоли» найдите папку «Доверенные» и внесите в нее квалифицированные подписи. Личные добавляются в папку «Личное».
  • Установите бесплатную утилиту КриптоПро ЭП Browser plug-in.
  • Скачайте специальное расширение для маршрутизации каналов передачи данных.
  • Проверьте в брандмауэре, чтобы каналы обмена документацией были в списке доверенных.
  • Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.

Далее откройте Ворд и зайдите во вкладку «Добавить цифровую подпись». Выберите нужный сертификат и подпишите документ.

После подписания программа сообщит о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с классическим методом подписания, любое изменение документа приведет к тому, что ЭП станет недействительной. Как видите, подписать файл ЭП Криптопро приложением легко и просто.

При помощи КриптоАРМ

Это полноценное ПО, позволяющее работать с файлами из собственной консоли управления. Этот вариант подходит компаниям с большим документооборотом, поскольку процесс максимально автоматизирован и занимает минимум времени.

Алгоритм работы следующий:

  • Скачайте и установите программу;
  • Запустите ПО и дождитесь автоматической настройки системы;
  • Перейдите через вкладку «Файл» в раздел «Подписать»;
  • Воспользуйтесь автоматическим мастером создания и настройки ЭП;
  • Выберите файл, который нужно подписать;
  • В окне «Выходной формат» укажите доптребования к файлу, например, формат или место сохранения результата, нажмите «Далее»;
  • Выберите сертификат, которым подписываете документ;
  • Дождитесь окончания работы программы.

На подписание документа программа затрачивает несколько секунд. Также есть возможность подписывать несколько файлов сразу, что существенно увеличивает продуктивность работы. Напомним, что после добавления ЭП в документ его изменение становится невозможным. Также следует добавить, что некоторые ключи требуют введения пароля. Если эта опция потребуется, программа автоматически запросит права на использование файла.

При помощи веб-сервисов

В интернете представлено достаточно много сервисов, которые предлагают услуги цифровой подписи документов. Некоторые работают полностью бесплатно. Напоминаем, используя их, вы передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьим лицам. Поэтому важно быть уверенным в платформе.

По отзывам, наиболее авторитетным ресурсом считается «Контур.Крипто». Поэтому рекомендуем пользоваться данным веб-приложением и не испытывать судьбу в работе с сомнительным веб-ПО.

Приложение разработано «СКБ Контур» – лицензированным разработчиком криптографического программного обеспечения. Веб-платформа доступна для использования в бесплатном режиме. Но есть ограничения – размер одного файла не может превышать 100 Мб. К преимуществам платформы относятся:

  • Реализация КЭП полного цикла, включая создание, шифровку, проверку и дешифровку;
  • Совместимость с консольной версией КриптоПро CSP;
  • Доступ к программе предоставляется бесплатно сразу после регистрации;
  • Документооборот осуществляется без использования дополнительного ПО;
  • С помощью программы можно проверить подлинность любой цифровой подписи;
  • Предусмотрена возможность автоматической рассылки завизированной корреспонденции на почту контрагенту или в виде ссылки.
Читайте также  Как изменить прозрачность рисунка в Ворде?

Получатель документа может проверить его подлинность либо через «Контур.Крипто», либо через ПО, которое использует. Применяемый алгоритм шифрования доступен для проверки любыми специализированными программами. Чтобы подписать документ через веб-платформу, выполните следующие шаги:

  • Перейдите на официальный сайт;
  • Зарегистрируйте аккаунт и перейдите в личный кабинет;
  • Войдите в раздел «Создание ЭП»;
  • Загрузите документ, который хотите заверить;
  • Добавьте ЭП;
  • Нажмите кнопку «Подписать».

Программа создает два файла: оригинальный с цифровой подписью и проверочный в расширении .sig. Второй файл служит для проверки подлинности сертификата, поэтому получателю документа необходимо отправлять оба файла.

Нет принципиальной разницы между тем, каким способом проставлять ЭП для Ворда. Если вы работаете со встроенными расширениями Microsoft, процесс может занимать немного больше времени, чем в случае со сторонними приложениями. Используя платное ПО, вы экономите время и обрабатываете больше пакетов данных. Поэтому выбор конкретного способа зависит от размеров вашего документооборота и личных предпочтений. С технической точки зрения подписать документ ЭП не составляет сложностей.

Следует также учитывать, что для комфортной работы рекомендуется установить свежую версию Ворд. Хотя документы будут выглядеть и читаться в любом релизе программы, стоит освежать софт, чтобы ваши контрагенты не столкнулись с проблемой. Например, файлы в расширении .docx не читаются в Word 2003.

Если у вас остались вопросы по тому, как подписывать различные форматы документов ЭП, или вам нужна консультация по организации безбумажного документооборота: ЭДО с контрагентами, СЭД, кадровый ЭДО, ЭДО в маркировке, электронные архивы — обращайтесь к нашим специалистам. В нашем арсенале — большой выбор технических решений, включая собственную разработку WA:ЭДО c прямой интеграцией с 1С и Контур.Диадок, позволяющих реализовать проекты по электронному документообороту любой сложности для компаний любой отрасли и любого размера бизнеса.

Источник:
http://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/kak-podpisat-dokument-word-ep/

Электронная подпись в Ворде

Работая в Microsoft Word с файлами, которые необходимо подтверждать, утверждать, подписывать, Вы знаете, что их нужно распечатывать, и нести на проверку определенному человеку. Или Вы даете на проверку электронную версию, а потом слышите, что все хорошо, и нужно распечатывать его и приносить снова. Но подобных действий можно и избежать.

В данной статье мы с Вами разберемся, как можно подписать документ, созданный в Ворде, электронной цифровой подписью или ЭЦП. Рассмотрим ее различные варианты: создадим ее на видимой строке, или же просто добавим к файлу.

Как сделать линию для вставки электронной подписи в Ворде

Сначала рассмотрим, как вставить нужную строку в Ворд.

Открывайте необходимый документ. Затем установите курсор в том месте, куда нужно вставить область.

Можете написать какой-нибудь текст, например, «Утвердили:» , а с новой строки вставить пустые строки.

Дальше перейдите на вкладку «Вставка» , в группе «Текст» нажмите на стрелочку возле кнопки «Строка подписи» и выберите из списка «Строка подписи Microsoft Office» .

В следующем окне соглашаемся с тем, что там написано, и жмем «ОК» .

Откроется окно «Настройка» . В нем заполните все предложенные поля. Введите данные того, кто будет подписывать: его ФИО, должность, адрес электронной почты. Инструкцию можете изменить, а можно и оставить предложенный текст. Поставьте галочку в поле «Показывать дату…» и нажмите «ОК» .

В результате мы получим вот такую строку. Здесь должен будет расписаться тот человек, чьи данные указаны под ней. Можно распечатать документ и понести его на проверку, а можно, чтобы данный человек расписался прямо в Word, добавив электронную подпись в указанное поле.

Если Вам не обязательно добавлять подобную линию, тогда можете сами сделать линию в Ворде нужного вида и нужной длины. Воспользуйтесь для этого инструкцией, перейдя по ссылке.

Как подписать файл, с помощью ЭЦП

Если в Ваш документ добавлена строка, про которую я писала выше, тогда давайте разберемся, как что-нибудь в нее вставить.

Для начала прочтите текст и убедитесь, что в нем все верно. Затем нажмите в области правой кнопкой мышки и выберите из контекстного меню «Подписать» .

В следующем окне жмите «ОК» .

Цифровая электронная подпись в Ворде может быть разного вида. В предложенном окне в поле напротив крестика можно просто написать свою фамилию и инициалы. А можно добавить в данное поле изображение со своим рукописным вариантом или личной печатью.

Разберем второй вариант. Для этого Вам необходимо расписаться на листе и отсканировать роспись, или можно сфотографировать ее на камеру. Главное, чтобы в результате получилось изображение, сохраненное на компьютере, с Вашей росписью или печатью.

Когда изображение с росписью сделаете, нажимайте в данном окне «Выбрать рисунок» .

Найдите рисунок с росписью на компьютере, выделите его и нажмите «Выбрать» .

Необходимое изображение появится в окне. Также будет добавлено имя учетной записи, с которой был подписан документ. Нажмите «Подписать» .

Подтвердите создание подписи.

После того, как файл будет подписан, вверху появится информационная строка, что данный документ «Помечен как окончательный» , и возможность его редактирования будет ограничена. Также в строке состояния появится соответствующий значок.

Кликнув по нему, справа откроется область «Подписи» . Здесь можно посмотреть, кто еще должен расписаться – они будут показаны в блоке «Требуемые» . Если в тексте уже есть подписи, то они отобразятся в блоке «Действительные» .

Нажав на стрелочку возле подписи, из выпадающего меню можно выбрать один из пунктов: состав, настройку или удаление.

Если Вы открыли подписанный документ и хотите в нем что-то изменить, тогда после нажатия на кнопку «Все равно редактировать» появится окно с предупреждением, что после этого, все подписи будут удалены.

Если Вы согласились на удаление, тогда откроется вот такое окно.

После того, как подписи были удалены, они пропали из текста и в соответствующих полях, а в области справа теперь они находятся в блоке «Требуемые» .

Чтобы заново расписаться, можете справа из выпадающего списка возле нужного человека нажать «Подписать» . Затем выполните все описанные выше действия.

Как подписать весь документ

Сделать это можно и немного другим способом. При этом в текст не будет добавлена строка с данными того человека, который расписался. Выбранный файл просто будет помечен определенным образом и возможность его редактирования пропадет.

Для вставки такой невидимой ЭЦП, перейдите на вкладку «Файл» , затем «Сведения» . Дальше кликните «Защитить документ» и выберите из списка «Добавить цифровую подпись» .

Нажмите «ОК» в появившемся окне.

Дальше можете заполнить поле «Цель» . Если сертификат выбран правильно, нажимайте «Подписать» , если нет – кнопку «Изменить» .

В окне подтверждения жмите «ОК» .

Теперь файл будет подписан, и на вкладке «Файл» – «Сведения» можно будет посмотреть, кем именно.

Кроме того, вверху отобразится информационная строка, что он помечен как окончательный, и редактировать его нельзя, иначе все подписи будут удалены. В области справа в блоке «Действительные» можно посмотреть, кто утвердил, при этом в самом тексте, никакой соответствующей строки не будет.

Думаю, Вам все понятно, и теперь Вы точно сможете добавить или строку для вставки ЭЦП в текст, или самостоятельно подписать электронной подписью нужный файл.

Источник:
http://comp-profi.com/elektronnaya-podpis-v-vorde/

Получение цифрового сертификата и создание цифровой подписи

В этой статье объясняется, как получить или создать цифровую подпись для использования в документах Office. Чтобы узнать больше о том, как использовать их в документах Office, ознакомьтесь со статьей Добавление и удаление цифровой подписи в файлах Office.

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись (удостоверение) чаще называется цифровым сертификатом. Для цифрового подписания документа Office требуется действующий цифровой сертификат. Цифровые сертификаты обычно выдаются доверенным центром сертификации (ЦС) — надежной сторонней организацией, которая выпускает цифровые сертификаты. Существует множество коммерческих центров сертификации, у которых вы можете приобрести или бесплатно получить цифровой сертификат. Многие учреждения, правительственные организации и предприятия также могут выдавать свои собственные сертификаты.

Цифровой сертификат необходим для цифровой подписи, так как она предоставляет открытый ключ, который можно использовать для проверки закрытый ключ, связанной с цифровой подписью. Цифровые сертификаты позволяют использовать цифровые подписи как способ проверка подлинности цифровой информации.

Получение цифровой подписи от центра сертификации или партнера Майкрософт

Если предполагается обмениваться документами, содержащими цифровую подпись, с другими людьми и при этом позволять получателям документов проверять подлинность цифровой подписи, можно получить цифровой сертификат у известного стороннего центра сертификации. Дополнительные сведения можно найти в разделе Поиск цифрового удостоверения или служб цифровых подписей.

Создание цифрового сертификата

Если вы не хотите приобретать цифровой сертификат у стороннего центра сертификации или вам требуется срочно подписать документ, вы можете создать собственный цифровой сертификат.

  • Какую версию Windows вы используете?
  • Windows 10
  • Windows 8
  • Windows 7, Windows Vista или Windows XP

Перейдите в папку C:Program Files (x86) Microsoft оффицерут (или C:Program FilesMicrosoft OfficerootOffice16 , если используется 64-разрядная версия Office).

Запустите программу SelfCert.exe. Откроется диалоговое окно Создание цифрового сертификата.

В поле Имя вашего сертификата введите описательное имя сертификата.

Нажмите кнопку ОК.

Когда появится сообщение «SelfCert: успех», нажмите кнопку ОК.

Перейдите в папку C:Program FilesMicrosoft Office .

Запустите программу SelfCert.exe. Откроется диалоговое окно Создание цифрового сертификата.

В поле Имя вашего сертификата введите описательное имя сертификата.

Нажмите кнопку ОК.

Когда появится сообщение «SelfCert: успех», нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Пуск и выберите по очереди пункты Все программы, Microsoft Office, Средства Microsoft Office и Средство создания цифровых сертификатов для проектов VBA. Откроется диалоговое окно Создание цифрового сертификата.

В поле Имя вашего сертификата введите описательное имя сертификата.

Нажмите кнопку ОК.

Когда появится сообщение «SelfCert: успех», нажмите кнопку ОК.

Чтобы просмотреть хранилище личных сертификатов, выполните указанные ниже действия.

Читайте также  Настройка переноса слов в Word

Откройте Internet Explorer.

В меню Сервис выберите пункт Свойства обозревателя, а затем откройте вкладку Содержание.

Нажмите кнопку Сертификаты и откройте вкладку Личные.

Важно: Если подписать документ с применением собственного цифрового сертификата и поделиться им, то другие пользователи не смогут проверить достоверность вашей цифровой подписи. Им придется вручную указать, что они доверяют вашему самозаверяющему сертификату.

Получение цифровой подписи

Если вы пытаетесь подписать документ Office 2007 без цифрового сертификата, появится диалоговое окно Получение цифрового удостоверения и вам будет предложено выбрать, как вы хотите получить цифровую подпись.

У вас есть два варианта:

Подробнее о каждом варианте см. в следующих разделах.

Получение цифровой подписи от партнера Майкрософт

Если вы выбрали вариант Получить цифровое удостоверение от партнера Майкрософт в диалоговом окне Получение цифрового удостоверения, вы будете перенаправлены на веб-сайт Microsoft Office, где вы можете приобрести цифровой сертификат одного из сторонних центров сертификации (ЦС).

Если предполагается обмениваться документами, содержащими цифровую подпись, с другими людьми и при этом позволять получателям документов проверять подлинность цифровой подписи, рекомендуется получить цифровой сертификат у известного стороннего центра сертификации.

Создание собственной цифровой подписи

Если вы не хотите приобретать цифровой сертификат у стороннего центра сертификации или вам требуется срочно подписать документ, вы можете создать собственный цифровой сертификат, выбрав параметр Создать свое цифровое удостоверение в диалоговом окне Получение цифрового удостоверения.

Создание собственного цифрового сертификата

В диалоговом окне Получение цифрового удостоверения выберите параметр Создать свое цифровое удостоверение.

Важно: Диалоговое окно Получение цифрового удостоверения появится только в том случае, если попытаться поставить цифровую подпись в документе, не имея цифрового сертификата.

В диалоговом окне Создание цифрового удостоверения введите следующие сведения для цифровой подписи:

В поле Имя введите свое имя.

В поле Адрес электронной почты введите свой адрес электронной почты.

В поле Организация введите название организации или компании.

В поле Расположение укажите свое географическое местоположение.

Примечание: Если подписать документ с применением собственного цифрового сертификата и поделиться им, то другие пользователи не смогут проверить достоверность вашей цифровой подписи. Ваша цифровая подпись может быть проверена только на том компьютере, где она была создана.

Источник:
http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%83%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%86%D0%B8%D1%84%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D1%81%D0%B5%D1%80%D1%82%D0%B8%D1%84%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D1%82%D0%B0-%D0%B8-%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%86%D0%B8%D1%84%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9-%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B8-e3d9d813-3305-4164-a820-2e063d86e512

Как сделать ЭЦП (самостоятельно)

Из чего состоит электронная подпись

Обмен информацией в электронном виде значительно упрощает и ускоряет документооборот.

Однако при этом возникает потребность в подтверждении личности автора и информационной безопасности данных. Чтобы удостоверить личность уполномоченного лица для заключения сделки, подачи отчета или иного действия, используют электронную подпись. Это зашифрованный код, который выдают физическому лицу, предпринимателю или организации и фиксируют в соответствующем реестре.

Наличие подписи подтверждает личность автора документа, составленного в электронной форме. Также она гарантирует защиту от искажений и исправлений. Такую подпись записывают на USB-накопитель, который представляет собой сертификат ключа проверки. В процессе формирования электронного ключа подписи, данные о его владельце сохраняются в отдельный файл. Этот файл и является сертификатом ключа подписи.

Виды электронной подписи и области применения

В предпринимательской практике сделать электронную подпись возможно в нескольких вариантах в зависимости от назначения и степени защиты информации:

Наиболее защищенная и надежная электронная подпись, которую можно использовать при оформлении любых документов и подаче отчетности в контролирующие органы.

Задача сделать электронную подпись такого типа лежит только на удостоверяющих центрах, прошедших Изготавливать электронную подпись такого типа могут только удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию в Минсвязи. А сертификацию проводит ФСБ.

Каждый пользователь сам определяет, какой вид ему необходим – простая подпись или усиленная для участия в торгах и заключения международных сделок.

Каталог сертификатов

Электронная подпись для торгов

  • Сбербанк-АСТ
  • ЕЭТП
  • ОСЭТ Zakaz RF
  • ММВБ «Госзакупки»
  • РТС «Тендер»

Квалифицированная электронная подпись

  • Закупки и торги по 223-ФЗ
  • Портал госуслуг
  • ООО Zakupki.gov.ru
  • ЕФРСБ и ЕФРСДФЮЛ
  • Электронные торги

Квалифицированная электронная подпись для ЕГАИС

  • 5 площадок Госзаказа
  • Закупки и торги по 223-ФЗ
  • Электронные торги
  • Портал госуслуг
  • ЕФРСБ и ЕФРСДФЮЛ

Электронная подпись 3.0

  • 5 площадок Госзаказа
  • Закупки и торги по 223-ФЗ
  • Электронные торги
  • Портал госуслуг
  • ЕФРСБ и ЕФРСДФЮЛ

Для того, чтобы сделать электронную подпись необходимо 2 электронных ключа, которые не работают по отдельности. У каждого из них есть своя функция:

Используют для того, чтобы передавать документы, оформленные в электронной форме. Ключ играет роль сертификата:

  • подтверждающего подлинность документации;
  • придающего ей юридическую силу.

Оба ключа работают только в течение года, после этого их необходимо обновлять. Взломать или подделать коды ключей практически невозможно, информация надежно защищена от попадания в чужие руки. Однако если произойдет потеря, ключ необходимо немедленно аннулировать и перевыпустить, поставив в известность удостоверяющий центр.

Способы получения электронной подписи

Процедура получения электронной подписи зависит от выбора вида подписи, который необходим для осуществления операций в электронном виде.

Если нужен доступ в интернет-банк, то связку логин-пароль для использования ее в качестве простой ЭП выдает сам банк.

В случае с усиленной электронной подписью инструментом является сертификат электронной подписи. Его можно получить только в удостоверяющем центре. Если нужна квалифицированная электронная подпись, то удостоверяющий центр должен быть аккредитован в Минкомсвязи, если неквалифицированная электронная подпись — удостоверяющий центр, выдающий ее, должен быть каким-то образом связан с той информационной системой, в которой планируется применять подпись. При этом удостоверяющий центр не обязательно должен быть аккредитован в Минкомсвязи.

Юридическим лицам для получения квалифицированного сертификата ЭП потребуются:

  • учредительные документы;
  • документ, подтверждающий факт внесения записи о юридическом лице в ЕГРЮЛ;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе заявителя;
  • заявление, подписанное будущим владельцем сертификата;
  • доверенность или иной документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени других лиц.

Физическим лицам для получения квалифицированного сертификата электронной подписи требуются:

  • личное присутствие;
  • основной документ, удостоверяющий личность (паспорт);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования заявителя (СНИЛС).

Сертификат и ключи ЭП записываются на USB-накопитель, который можно устанавливать на любой компьютер. Цена получения сертификата и ключей ЭП определяется регламентом удостоверяющего центра.

В соответствии с положениями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

При выдаче квалифицированного сертификата аккредитованный удостоверяющий центр направляет в единую систему идентификации и аутентификации сведения о лице, получившем квалифицированный сертификат, в объеме, необходимом для регистрации в единой системе идентификации и аутентификации, и о полученном им квалифицированном сертификате (уникальный номер квалифицированного сертификата, даты начала и окончания его действия, наименование выдавшего его аккредитованного удостоверяющего центра). При выдаче квалифицированного сертификата аккредитованный удостоверяющий центр по желанию лица, которому выдан квалифицированный сертификат, безвозмездно осуществляет регистрацию указанного лица в единой системе идентификации и аутентификации.

Самостоятельное создание электронной подписи в WORD

Некоторые разновидности зашифрованных подписей можно сделать самостоятельно при помощи простых программ.

Многие интересуются, как сделать электронную подпись самостоятельно бесплатно.

Сделать неквалифицированную электронную подпись на документе можно самостоятельно с помощью программ MS Office, которые установлены практически на каждом компьютере. Такую возможность предоставляют некоторые специализированные сайты.

Сделать электронную подпись бесплатно возможно с помощью известного всем текстового редактора WORD. Офисный пакет позволяет подписывать документы в электронном виде, хотя такая подпись приобретает силу далеко не во всех случаях.

Откройте документ и наберите нужный текст. После этого поместите курсор на то место, где в дальнейшем будет стоять электронная подпись. Нужно перейти «Вставка» – кнопка «Строка подписи»:

Затем для создания электронной подписи заполняем необходимые данные:

Для создания подписи разработана следующая пошаговая инструкция:

  1. Откройте документ и поместите курсор на то место, где в дальнейшем будет стоять электронная подпись.
  2. Зайдите в раздел «Вставка», а там выберите пункт «Строка подписи».
  3. Откроется диалоговое окно, в котором в поля необходимо внести инициалы и фамилию подписывающего лица, а также его должность.
  4. После этого на месте в документе появится отметка подписи.

Самостоятельное создание электронной подписи в Adobe Acrobate

Сделать электронную подпись можно в pdf-документе при помощи программы Adobe Acrobat.

Выберите в Adobe Acrobat пункт меню Подписание-Работа с сертификатами и необходимый тип подписи.

После этого, если при выборе метода создания электронной подписи по умолчанию был указан параметр «Спросить при подписании документа», то будет предоставлено окно для выбора метода формирования электронной подписи. В этом случае необходимо выбрать метод «CryptoPro PDF». Если же в настройках был назначен метод создания ЭП по умолчанию, то окно для выбора предоставлено не будет, а указанный метод будет использоваться автоматически.

На следующем шаге в документе следует выделить область для отображения ЭП. После чего в появившемся окне «Выберите сертификат» будет представлен список сертификатов, имеющихся в стандартном хранилище сертификатов Windows. Для удобства работы список сертификатов можно отсортировать по каждой графе, нажав на соответствующее название.

Просмотреть свойства выбранного сертификата можно нажав на кнопку «Показать сертификат».

Далее в окне Sign Document будет предоставлена возможность заполнить дополнительные поля, отображаемые в свойствах ЭП. Для формирования ЭП следует нажать кнопку Sign.

Последним шагом следует указать файл в окне Save as (Сохранить Как), в который будет сохранена подписанная копия документа. Пример созданной в документе ЭП приведен на рисунке

Источник:
http://www.a-practic.ru/articles/kak-poluchit-elektronno-tsifrovuyu-podpis-besplatno/