Как сделать слияние документов в word 2007

Слияние и печать в Word 2007

Слияние и печать в Word 2007 Шесть шагов для завершения слияния

Word 2007 слияния функция, это процесс объединения списка рассылки документов. Word 2007 обеспечивает легкий доступ ко всем командам, необходимые для создания слияния. Эти команды доступны в Рассылки на вкладке ленты. Вы можете объединить список рассылки писем, сообщений электронной почты, конверты и этикетки. Следующие шаги покажут вам весь процесс создания слияния в Microsoft Word 2007. Возможно, вам будет полезен наш Самоучитель Office 2007, это своего рода универсальный справочник программ Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007 с удобной навигацией по темам с картинками (скриншотами), что значительно облегчает изучение.

Начало работы с Microsoft Word 2007 Word 2007 — Лента! Word 2007 — Правильный способ сохранять документы Word 2007 — Буквицы Word 2007 — Как добавить затенение Word 2007 — Границы и заливка Word 2007 — Стили Word 2007 — Размер и ширина символов Word 2007 — Разрыв страницы Word 2007 — Темы Word 2007 — Шаблоны Word 2007 — Колонтитулы Добавления границ к документам Word 2007 Создания таблиц в Word 2007 Как создать таблицу в Word 2007 Удаление столбцов, строк или всей таблицы в Word 2007 Создание оглавления в Word 2007 Работа с графикой в Word 2007 Как добавлять и систематизировать изображения в Word 2007 Управление WordArt в документе Word 2007 Слияние и печать в Word 2007 Слияние письма в Word 2007 Как создать Конверты с Word 2007 Создание наклеек в Word 2007 Использование ПО для печати в Word 2007 Печать в Word 2007 Настройка Word 2007 Word 2007 Настройка языка Space Word 2007 Регулировка Корректура в Word 2007 Office 2007 Средство диагностики Как предотвратить изменения в документе Word 2007 Строка состояния в Word 2007

Скачать для Word:

Сотни Шаблонов
Готовые Документы
Резюме и Договора
Бланки и Письма
и многое др.

Шаг 1: Доступ к Word 2007 слияния команд

Шаг 2: Выбор типа документа

— письма : позволяет изменить одну букву и послать документ к нескольким людям (предположим, мы выбираем эту опцию для демонстрационных целей).
сообщений электронной почты : позволяет персонализировать буквы предназначенные для отправки нескольким людям по электронной почте. Для получения инструкций о том, как выполнить этот тип слияния, обратитесь к Создание слияния электронной почты.
— конверты : позволяет печатать конверты на имя нескольких людей. Для получения инструкций о том, как выполнить этот тип слияния, обратитесь к Создание Слияние конверты.
этикетки : позволяет печатать этикетки на имя нескольких людей. Для получения инструкций о том, как выполнить этот тип слияния, обратитесь к Создание Слияние этикетки.
— каталог : позволяет собирать разнообразные, но соответствующие информации в список, такие как набор списков в отношении отдела каталога, могут включает в себя список имен, телефонных номеров и т.д.

Шаг 3: Выбор получателей

Тип Новый список : Если у вас уже есть список, созданный для слияния документов, вы должны создать новый, набрав каждого получателя. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к другому уроку Получатели слияния.
Использовать существующий список : Когда вы прошли через это или у вас есть удобный список базы данных, который вы хотите использовать. После выбора списка из источника данных выберите диалоговое окно, где вы можете выбрать файл, который вы хотите использовать. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к другому нашему уроку Получатели слияния.
Выбрать из контактов Outlook : Использование существующих контактов Outlook в качестве получателей. Если ваш компьютер подключен к сети с соответствующим видом программного обеспечения сервера Microsoft.

Шаг 4: Создание и вставка полей

Блок адреса : указать формат имен получателей, чтобы вставить название фирмы и почтовый адрес, и формат почтового адреса.
Строка приветствия : в формат как приветствие появится строка (например, Уважаемый г-н Сидоров,) и выбрать, какой формат будет использоваться для неизвестных имен (например, Уважаемые дамы и господа,).
Вставить поле слияния : вставить поля для различных общих опций (например, имя или фамилия, номер телефона, или состояние каждого получателя).

Шаг 5: Предварительный просмотр документов

Слияние представляет Вам возможность рассмотреть то, как объединенный документ будет выглядеть. Таким образом, вы можете вернуться и внести изменения, чтобы точно настроить свое слияние.

Шаг 6: Завершение Word 2007 слияния

Последним шагом для полного слияния должен быть предварительный просмотр, это то, как как слияния будет выглядеть. Вы можете печатать документы или объединения. До печати, можно редактировать отдельные документы.

Источник:
http://master-samouchitel.ru/sliyanie-i-pechat-v-word-2007-/

Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word 2007

В данном материале (презентация и текстовый документ) представлена методическая разработка подготовки документов с использованием инструмента Слияния. Прохождение темы возможно при изучение раздела » Информационные технологии «, предмета «Информатика и ИКТ», в 10 классе. Операция Слияние позволяет автоматически создавать множество копий шаблона документа с различными реквизитами и таким образом подготавливать документы стандартной формы нескольким адресатам (приглашения, уведомления, ведомости результатов и т. п).

Предварительный просмотр:

Подписи к слайдам:

Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word Лучкова О.К., учитель информатики и ИКТ МОУ «СОШ №55» г. Саратов

Процедура слияния: Создание или выбор существующего источника данных . Создание основного документа. Вставка полей слияния . Вывод стандартного документа. 2

1 этап. Подготовка данных электронной таблицы 3

Требования к исходной таблице в таблице не должно быть объединенных ячеек, ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии, если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет. на листе документа MS Excel таблица должна располагаться с певой строки и первого столбца. 4

2 этап. Подготовка шаблона документа Word 5

3 этап. Работа Мастера слияния MS Word 7

Работа Мастера слияния MS Word 8 1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма 2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки

Работа Мастера слияния MS Word 9 3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel , значит отмечаем вариант Использование списка . Затем с помощью кнопки Обзор. выбираем нужный файл в Проводнике

10 После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей

11 Использование фильтрации и сортировки

4 шаг: вставляем нужные поля в документ 12

5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации 13

Форматирование значений полей слияния 14 < MERGEFIELD " дата_заказа "@" DD . MM . YYYY ">До редактирования кода Отредактированный код

Форматирование значений полей слияния 15

16 Окончательный вариант шаблона для формирования квитанций :

Источники: Сенокосов А.И. Слияние документов как лучшее средство от головной боли // Информатика № 02, 2006, http://inf.1september.ru/article.php?ID=200600201 http://www.excelworld.ru/publ/hacks/tools/slijanie_dannykh_ms_excel_i_ms_word/27-1-0-127 18

Предварительный просмотр:

Методические указания к выполнению практической работы «Инструмент Слияние в MS Word»

Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word

В жизни часто возникает необходимость подготовки документов стандартной формы нескольким адресатам (приглашения, уведомления, ведомости результатов и т. п). В подобной ситуации можно последовательно выполнить все действия: оформить основной текст, ввести имя первого адресата, распечатать письмо, изменить имя адресата, распечатать следующее письмо и т.д. Однако текстовый процессор Word предоставляет возможность автоматизированной подготовки подобных документов для рассылки. Программа вставляет по очереди предварительно подобранные данные в стандартный текст и распечатывает результаты. Эта операция позволяет автоматически создать множество копий шаблона документа с различными реквизитами. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Для этого надо первоначально подготовить сам шаблон в виде произвольного документа Word и список реквизитов в отдельном файле, а затем выполнить их слияние. Слияние можно использовать для создания любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным.

Читайте также  Как убрать границы таблицы в Ворде

Процедура слияния состоит из нескольких этапов:

  1. Создание или выбор существующего источника данных . Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источником данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация.
  2. Создание основного документа. Основным документом слияния называется документ, который содержит текст и рисунки, одинаковые в каждой версии конечного документа.
  3. Вставка полей слияния . Поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать, называются полями слияния.
  4. Вывод стандартного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.

Рассмотрим выполнение этих действий на примере слияние данных MS Excel и MS Word.

1 этап. Подготовка данных электронной таблицы

Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:

  • в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы.
  • все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.
  • на листе документа MS Excel таблица должна располагаться с певой строки и первого столбца.

В качестве примера рассмотрим таблицу с перечнем заказов на изготовление продукции некоторой рекламной фирмы.

2 этап. Подготовка шаблона документа Word

На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ-шаблон, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.

Предположим нам необходимо разослать квитанции всем заказчикам буклетов.

Текст документа будет одинаковым за исключением сведений об организации заказчика, типа рекламы, количество заказов, стоимости одного заказа и общей суммы, и даты заказа. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)

Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех квитанций (писем) текст.

Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется активировать опцию Выделить поля слияния в группе Составление документа и вставка полей ленты Рассылки . Если эта опция включена, то поля слияния будут отображаются в документе-шаблоне на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.

3 этап. Работа Мастера слияния MS Word

Открываем файл документа-шаблона MS Word.

Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word 2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки.

В версиях до Word 2007 следует выполнить команду меню Сервис  Письма и рассылки  Слияние. Кроме того, для более удобной работы в версиях до Word 2007 можно вывести панель инструментов Слияние

Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма

Источник:
http://nsportal.ru/vuz/tekhnicheskie-nauki/library/2013/05/30/ispolzovanie-instrumenta-sliyanie-dlya-podgotovki

Слияние Excel и Word, зачем это нужно и что это дает

В статье рассмотрим слияние Excel и Word на практике. Эта нужно при написании какого-либо письма, отчета и других документов. Затем, его отправляют людям по электронной почте или распечатывают через принтер.

Что такое слияние Excel и Word

Здравствуйте друзья! Слияние Excel и Word – это соединение двух документов в один. Word является главным документом, а таблица Эксель его источником. Слияние документов в Word и Excel происходит очень быстро. Эту схему работы мы будем разбирать чуть позже.

Зачем совмещать документы Word и Excel? Это делается для составления писем, электронных сообщений (чтобы отправить письмо по электронной почте), конвертов, каталогов и наклеек.

Допустим мы имеем на компьютере таблицу с информацией о продвигаемых статьях, которую нужно передать коллеге по работе в виде письма. В ней содержится название статьи, дата, когда она была опубликована и какие статьи можно найти в Сети. А документ Word, должен быть пустым, чтобы таблица успешно с ним соединилась.

В следующей части статьи попробуем это сделать.

Сначала работаем с документом Word

Для начала разберём процесс вставки двух документов согласно инструкции:

  1. Откройте на компьютере пустой документ Ворд. Откроем для работы отдельный файл Word, который не должен содержать в себе текстовой и цифровой информации.
  2. Загружаете таблицу в Word. Можете сделать проще – вставьте табличный процессор в документ Excel. Об этом можете узнать в статье на блоге.
  3. Сохраняете документ. После того, как Вы соедините два документа в один, его можно сохранить на компьютер. Или используйте кнопку в Ворде печать, чтобы его распечатать на листе бумаги A4.

Рассмотрим все подробности соединения двух документов во всех деталях.

Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция

Итак, как сделать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заранее таблицу Excel с данными. Далее, создаёте на компьютере пустой документ текстового редактора Word.

Затем, нажмите в созданном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и выберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).

Далее, будет открыто окно справа, в котором нужно нажать на «Письма» или другой вариант. Внизу нажимаете на ссылку – «Далее, открытие документа» (Скрин 2).

В следующем окне оставляем всё без изменений и нажимаете раздел – «Далее, выбор получателей» (Скрин 3).

В нём нужно оставить первый вариант – «Использование списка», чтобы загрузить в документ данные из Excel таблицы.

Для этого нажмите кнопку «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со своего компьютера (Скрин 4).

После чего можете нажать «ОК». Далее, Вам предложат убрать галочки в списке. Если какое-то слово не нужно, то можете его убрать. Затем, нажимаем «OK».

Далее, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).

Вы можете нажать кнопку «Просмотр результатов» и посмотреть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красный крестик или кнопку «Быстрая печать».

Заключение

Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по инструкции. Вы сможете соединить нужные Вам документы довольно быстро. Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова или цифры с помощью горячих клавиш Ворда. Например, используем клавишу «Enter», чтобы перенести часть предложения на другую строку. Когда письмо будет создано, его Вы можете отправить по электронной почте другому человеку. Удачной работы в документе Word!

Источник:
http://biz-iskun.ru/sliyanie-dokumentov-v-word-i-excel.html

Как объединить несколько документов Word в один файл

При работе с текстовыми документами Word может возникнуть необходимость в объединении нескольких файлов в один. Например, для того чтобы продолжить работу с текстом в одном общем документе либо для того, чтобы упростить передачу по электронной почте. Если файлов немного, то их можно объединить вручную, но в том случае, если файлов много или они все большого размера, то вручную объединять их будет сложно.

В данной статье мы рассмотрим два способа, как можно объединить несколько текстовых документов Word в один файл. Статья будет актуальной для всех версий Word, включая Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и даже старый Word 2003.

Читайте также  Как убрать красные подчеркивания в Ворде 2016, 2013, 2010 и 2007, Интернет и компьютер

Объединение с помощью Word

Для объединения документов в один Word файл следует использовать встроенную в Word функцию. Для этого нужно открыть документ, в котором вы хотите объединить остальные файлы, и установить курсор в той точке, где нужно вставить текст. В качестве объединяющего документа можно использовать как существующий документ с текстом, так и новый пустой документ Word.

Для объединения нужно перейти на вкладку « Вставка », нажать на стрелку рядом с кнопкой « Объект » и выбрать вариант « Текст из файла ».

Если вы используете Word 2003, то данный пункт будет доступен в меню « Вставка – Файл ».

После этого откроется окно для выбора файлов. Здесь нужно выделить документы, которые нужно объединить и нажать на кнопку « Вставить ».

Обратите внимание, если при объединении файлов вы хотите сохранить определенный порядок, то перед вставкой нужно использовать сортировку. Например, вы можете задать числовые имена и использовать сортировку по имени. Это гарантирует, что документы будут соединены в правильном порядке.

После этого текст из выбранных файлов появится в той точке вашего текущего документа Word, где был установлен курсор.

После этого вам останется только сохранить текущий документ Word и объединение файлов будет завершено.

Объединение в архив

Если вы хотите объединить файлы для пересылки по электронной почте, то это не обязательно делать с помощью Word. Вы можете просто заархивировать все файлы в один архив и таким образом их объединить.

Для этого нужно открыть папку, выделить файлы, которые нужно объединить, кликнуть правой кнопкой мышки и выбрать « Отправить – Сжатая ZIP-папка ».

В результате выбранные файлы будут сжаты и заархивированы в один общий ZIP архив. Это позволит переслать большое количество документов Word как один файл.

ZIP-архивы без проблем открываются в Windows без использования сторонних программ. Поэтому получатель сможет открыть и извлечь файлы без необходимости устанавливать архиватор.

Источник:
http://comp-security.net/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%BE%D0%B1%D1%8A%D0%B5%D0%B4%D0%B8%D0%BD%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%BD%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%BA%D0%BE-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2-word/

Слияние данных MS Word и MS Excel

Нередко возникают ситуации, когда информацию, приведенную в электронной таблице, нужно использовать для создания договоров, отчетов и других важных документов. Этот нелегкий процесс можно автоматизировать с помощью слияния данных из MS Excel и Word.

Что такое слияние Excel и Word?

Под слиянием подразумевается перенос данных из электронной таблицы в Word.

Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?

Слияние данных осуществляется в несколько шагов. Сначала осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, после чего осуществляется перенос информации в Word.

Есть несколько требований к исходной таблице, которые должны быть соблюдены:

  1. Обязательно, чтобы каждый столбец таблицы, которая переносится в вордовский файл, был озаглавлен. При этом названия должны быть разными, не допускаются повторы.
  2. Кроме этого, в таблице не должно содержаться ячеек, которые были перед этим соединены. В ином случае при переносе строки могут смещаться, что вызовет много дополнительных сложностей.

Простыми словами, уже на этапе создания таблицы Эксель она должна быть в таком же формате, как таблица в Ворд.

Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)

Итак, давайте немного разберемся с тем, как подготовить таблицу. Желательно переконвертировать диапазон в формат умной таблицы с помощью комбинации клавиш Ctrl + T. После этого нужно непосредственно осуществить настройку и подготовку данных.

Настройка источника данных

После создания умной таблицы ее нужно настроить. Это можно сделать стандартными средствами Эксель. В конечном итоге, она должна иметь такой вид.

1

Главное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения описанных выше требований и адаптацию таблицы под них. Это делается вручную, путем разъединения ячеек и добавления заголовков к колонкам.

Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word

В рамках этого шага нужно создать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Предположим, нам нужно сделать рассылку, в которую вставлять подходящие данные. Соответственно, на этапе подготовки шаблона документа Word нужно написать письмо, в котором есть общие строки для всех данных.

Допустим, нам нужно отправить письмо тем клиентам, у которых клубная карта прекращает свое действие в течение ближайшего месяца. В этом случае текст будет аналогичным за тем лишь исключением, что номер клубной карты, срок окончания ее действия будут отличаться. В этом случае можно воспользоваться слиянием, и данные будут импортироваться в соответствующие места из документа Excel.

На скриншоте ниже эта информация отображается сними цветом.

2

Настоятельно рекомендуется, чтобы работа была более удобной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Всегда». Так будет значительно проще различать, какие данные были вставлены автоматически, а какие уже были в шаблоне. Просто соответствующие места будут выделены серым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные выглядят так, как будто письмо набиралось вручную.

Работа с Мастером слияния Word

Наиболее удобно использовать мастер влияния, чтобы перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, после чего нажимаем кнопку «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).

Далее нужно выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния».

3

Если же используется старая версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтобы получить к ней доступ, нужно воспользоваться такими пунктами меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести соответствующую кнопку на панель инструментов, чтобы сделать работу более комфортной.

Важно особенно акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был создан на предыдущем этапе, должен содержаться общий текст. То есть, даже слово «Уважаемый» нужно написать без окончания – «Уважаем». Далее оно будет вставлено автоматически.

А теперь опишем на практике, как мастер слияния используется:

    Сначала выбирается тип документа. Это могут быть как электронные, так и обычные письма. Также возможен выбор ряда других типов документов.

4
Далее надо выбрать тот документ, который будет использоваться для рассылки писем (или того, что вы выбрали на предыдущем этапе). Это может быть как текущий документ, так и находящийся в другом файле. Также можно выбрать пункт «Шаблон». В двух последних случаях будет предложено выбрать файл, в который будут автоматически вставляться данные из Эксель таблицы. В нашем примере мы выберем пункт «Существующий документ».

5
Выбор получателей. В случае с нами в качестве получателей будет использоваться список контактов из Эксель таблицы. Соответственно, нас интересует пункт «Использование списка». А непосредственно выбрать тот список, который будет использоваться в качестве источника данных, можно с помощью кнопки «Обзор», которая располагается немного ниже.

6
Далее нужно выбрать файл с источником данных. После того, как он будет выбран, появится диалог, в котором будет та же таблица, которая у нас есть в экселевском документе. Далее нужно выбрать те записи, которые нас интересуют в конкретный момент времени. Если все, то достаточно просто нажать клавишу ОК. Если появляется такая необходимость, можно осуществить сортировку перечня, фильтрование соответствующих данных или же воспользоваться соответствующими командами, чтобы их найти. Конечно, в Excel встроенный фильтр значительно функциональнее, но в целом, можно отсеять ряд данных, основываясь на текстовых или числовых значениях. Также, с помощью галочек можно выбирать те записи, которые будут использоваться при ручной рассылке.
В нашем случае в качестве поля, по которому осуществляется фильтрация, выступает поле «Рассылка». В качестве критерия используется значение «да» (в нашей таблице это значение появляется, если в текущем месяце срок действия клубной карты подходит к концу).

7
Теперь нужно приступить к этапу вставки соответствующих полей в подходящие места. Но перед этим не стоит забывать ставить курсор туда, куда нужно. Если же вы забыли, мастер закрывать не придется все равно. В таком случае можно просто перенести поле в то место, которое нужно, уже после вставки поля. В нашем случае курсор был поставлен возле восклицательного знака после части слова «Уважаем». Поскольку нам нужны отдельные поля, то необходимо выбрать пункт «Другие элементы».

Читайте также  Как сделать ссылку в Ворде

8
После того, как нами было выбрано подходящее поле (в нашем случае это имя), нужно подтвердить свои действия путем нажатия кнопки «Вставить». Аналогичную операцию нужно провернуть и со всеми другими полями. То есть, если нам нужно вставить отчество, то нужно нажать по соответствующему полю в списке и нажать ту же кнопку, чтобы его вставить в документ. 9

После этого закрываем окно и добавляем пробелы между вставленными словами. Если перед этим вы выставили опцию «Затенение полей» в положение «Всегда», то надписи будут отображаться на сером фоне. Аналогичные действия нужно проделать и со следующим полем с номером клубной карты.
Сначала ставится курсор после значка №, после чего открываем «Другие элементы», предварительно выполнив описанные выше действия, после чего выбирается поле с номером клубной карты. Далее осуществляется нажатие по кнопке «Вставить». И то же самое со сроком действия карты.
Последний этап – вставка окончания слова «Уважаем» в зависимости от того, какого пола человек. Для этого при слиянии используется специальное поле, «Правила». Есть несколько его разновидностей, но нас интересует вид «IF…THEN…ELSE». Найти ее можно на вкладке «Рассылки». Но в старых версиях офисного пакета она также находилась на панели инструментов, как показано на скриншоте.

10
После этого задаем параметры в появившемся окошке. Сначала выбирается поле, которое используется для проверки на предмет соблюдения определенного условия, после чего выставляется логический оператор (в нашем случае равно), а потом уже значение, на соответствие которому нужно проверять это поле. Затем нужно добавить текст, который нужно вставлять, если значение оказывается правильным и тот, который добавляется в случае возвращения результата «ЛОЖЬ». И после нажатия на кнопку ОК получаем такой текст.

11

А вот пример заполнения полей, который был в нашем случае.

12

На следующем этапе нужно получившиеся в результате слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть кнопки навигации, нажимая которые можно проверить, все ли правильно сделано. Также с помощью специальных флажков можно отобразить лишь некоторых получаете.

После осуществления этих действий оказывается, что некоторые данные перенеслись неправильно.

13 14

Были убраны нули в начале номера. Вместо того, чтобы отобразить номер 001768 в результате получилось просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Аналогичные проблемы могут случиться с любыми другими форматами: десятичными числами, деньгами и так далее. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение этой проблемы есть.

Для начала надо понять, что каждая дата, время и так далее имеет свой код, который можно просмотреть и откорректировать. ЧТобы это сделать, нужно кликнуть по соответствующему полю правой кнопкой мыши, после чего нажать на «Коды/Значения полей».

В случае с номером клубной карты результат будет такой.

Мы не будем вносить никаких коррективов в код, обойдемся только добавлением формата.

Если вы хоть чуть-чуть пробовали разные форматы в Эксель, то у вас не должно возникнуть никаких проблем с его добавлением. ЧТобы число сделать шестизначным, то нужно в формате поставить шесть нулей. Получится следующий код.

После этого делаем правый клик мышью по соответствующему полю и нажимаем «Обновить поле». После этого проблема должна решиться автоматически.

Код даты вводится так:

Теперь все правильно.

На финальном этапе осталось только вручную отредактировать некоторые письма, если там возникают ошибки, которые невозможно исправить автоматически. После этого их можно сохранить на компьютере или сразу распечатать.

Объединение таблицы Ворд и Эксель

Давайте представим ситуацию, что нам нужно сделать в вордовском документе таблицу, чтобы часть данных была из Excel. При этом важно сделать так, чтобы после вычислений в Экселе данные в Ворде автоматически обновлялись.

Чтобы это сделать, нужно сначала сделать таблицу в Эксель, после чего этот диапазон выделить и скопировать.

После этого нужно воспользоваться функцией «Специальная вставка» Word, которую можно найти в меню «Вставка» и там выбирается опция с листом Майкрософт Эксель.

Чтобы связать таблицы, нужно воспользоваться одноименной функцией.

Слияние текстов Ворда и Эксель

Представим такую задачу: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором нужно заполнить пробелы соответствующими именами и номерами телефонов.

Чтобы это сделать, нужно открыть меню «Сервис – Слияние», потом выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». После этого соответствующие поля вставляются в подходящих местах. После нажатия кнопки «Объединить» действие можно считать выполненным.

Таким образом, слияние данных Ворда и Эксель позволяет сделать работу более удобной. Это значительно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть большое количество данных (например, анкетных), и на их основе нужно создать большое количество документов по шаблону.

Как видим, профессиональное владение офисным пакетом включает не только умение создавать электронные таблицы или текстовые документы, но и осуществлять обмен информацией между двумя приложениями.

Источник:
http://office-guru.ru/excel/functions-tekstovye/sliyanie-dannyx-ms-word-i-ms-excel.html

Как сделать слияние документов в word 2007?

Это рассылка сайта «Блог компьютерного чайника» http://www.elena-chainik.ru

Я уже несколько раз попадала в такие ситуации, когда ко мне сходились разные документы, которые нужно было объединить в один. Разумеется, сделать это можно просто копируя и вставляя текст в нужное место. Но этот способ не совсем удобен.

А можно себе работу облегчить.

Шаг 1.

Откройте тот документ, который будет главным. То есть тот, куда вы будете все вставлять.

Шаг 2.

Поставьте курсор в то место, куда вы хотите вставить следующую часть.

Шаг 3.

На вкладке «Вставка» найдете блок команд «Текст». В этом блоке есть кнопка «Вставить объект». Она без подписи. Подпись появится, если вы задержите указатель мыши на кнопке на пару секунд.

Шаг 4.

Щелкните на этой кнопке левой кнопкой мыши. Появится маленький список команд.

Щелкните левой кнопкой мыши на команде «Текст из файла».

Шаг 5.

Появится окно «Вставка файла».

Найдите в этом окне нужный документ Word, выделите его и нажмите на кнопку «Вставить».

Будет вставлено все – и текст, и колонтитулы со всеми вставками, и рисунки (если они есть). Как видите, это очень удобно. Выполните такую вставку столько раз, сколько частей вам надо соединить.

Единственное дополнение, которое у меня есть, относится к форматированию.

Допустим, составные части большого документа набирают несколько человек. Очень хорошо, если вы сможете заранее обговорить оформление частей. То есть – размер и шрифта, настройки полей, колонтитулов, оформление заголовков.

Еще неплохо бы знать, в какой программе люди будут набирать свои части. У меня бывало так, что набранный, отформатированный и сохраненный в Word документ открывали для редактирования в Open Office, а потом начинались жалобы, что форматирование поехало и что делать, как исправить?

На худой конец, можно договориться вообще не форматировать части, и заняться форматированием в уже собранном документе (чтобы не переделывать одно и то же несколько раз).

Источник:
http://subscribe.ru/archive/comp.edu.word/201309/08182341.html